Crea o edita dades?
Entendre les tasques en aquest pas us ajudarà a respondre a la pregunta: la solució necessita capturar dades? Si és així, quines dades s'han de capturar? Aquí hi ha algunes coses que cal tenir en compte per a cada element de dades que captura la solució.
Hi ha un formulari existent?
Hi ha un formulari en paper o en format electrònic que s'utilitzi per capturar aquestes dades en l'actualitat? Aquest formulari pot servir com a gran punt inicial mentre penseu la disposició de les pantalles i com es capturen les dades.
A més, penseu en el formulari de manera crítica:
Si els elements de dades es presenten en un ordre diferent més adequat, com els captureu?
El formulari pot dividir-se en formularis separats i més petits que permeten que les parts del procés succeeixin en paral·lel, en comptes d'una en una cada vegada?
Quines dades es capturen?
Quines són les dades que s'estan capturant? Com es diuen? És el nom real de la font de dades o un nom comú que s'utilitza en aquesta part del negoci? Pot ser que hàgiu d'assignar el nom de les dades a la font de dades al nom "amigable" que els usuaris coneixen.
Hi ha una jerarquia per a les dades? Per exemple, cada informe de despeses pot tenir diverses despeses i alguns tipus de despeses requereixen informació addicional.
Quines dades es creen des d'una fórmula o càlcul?
Es fan càlculs per crear les dades? En cas afirmatiu, cal que el resultat calculat s'emmagatzemi o només es mostra en utilitzar l'aplicació? Pot ser que les dades que es puguin tornar a calcular en qualsevol moment (com ara els totals de la suma d'elements o els recomptes) no s'hagin d'emmagatzemar.
Per exemple, l'identificador únic de l'informe de despeses es crearà amb la data d'avui i el nom de l'empleat; cal desar-lo perquè no canviï. També calcularem els subtotals i totals de les despeses, però com que es poden tornar a calcular en qualsevol moment a partir d'altres dades de l'informe, no cal que els deseu per separat.
Les dades són obligatòries?
Per a aquest pas del procés, aquestes dades són obligatòries per completar el procés? En cas que sí, per què són obligatòries? Les dades només es necessiten en determinades situacions?
Quin tipus de dades hi ha?
Quin tipus de dades es capturen?
Text de format lliure: hi ha una longitud definida que estigui permesa? L'entrada d'aquest camp depèn d'un altre camp (per exemple, un valor de camp associat, com ara una opció del menú desplegable Altres)? Hi ha una entrada per defecte que s'hauria d'emplenar? El text deriva d'altres dades?
Números: és un percentatge? És un nombre enter? Hi ha un cert nombre de posicions decimals necessàries? Hi ha un mínim o un màxim que es permet per a aquest número? Aquest número depèn d'un altre número (per exemple, no pot ser major que, o menor que, una altra entrada)? Hi ha un número per defecte que s'hagi de proporcionar o un número que es calcula a partir d'altres entrades?
Dates: quin format s'ha d'utilitzar per a la data? Hauria d'incloure tant la data com l'hora? Hi ha regles per a la data (un mínim o un màxim, no pot ser abans d'avui)? Es calcula (per exemple, "set dies a partir d'avui")? Hi ha una data per defecte que s'hauria d'emplenar?
Opcions: la resposta s'ha de limitar a un conjunt específic de respostes? Quines són les respostes vàlides? Les respostes depenen d'un altre element de dades? Hi ha una opció per defecte o un valor per defecte basat en un altre element de dades? Només es permet seleccionar una única opció, o es poden seleccionar diverses opcions a la vegada?
Imatges o vídeos: s'ha de capturar una imatge o un vídeo? La imatge o el vídeo s'ha capturat des d'una càmera al dispositiu de l'usuari? És una imatge o un vídeo que arriba a través de correu electrònic? Hi ha alguna IA que s'ha d'executar en aquesta imatge (detectar elements de la imatge, per exemple)?
On es posen les dades avui?
Quan es resol el problema empresarial d'avui, on es capturen les dades? Tornen a un sistema existent? S'introdueixen en un full de càlcul? Es capturen en absolut?
Si les dades encara no s'emmagatzemen digitalment, creareu un repositori de dades per a això, que es tractarà a On es troben les dades?
Una altra cosa que cal tenir en compte és si aquestes dades poden ser valuoses per a altres processos de l'organització. Es podrien automatitzar altres processos si aquestes dades estiguessin a la seva disposició?
Algú utilitza aquestes dades més endavant en el procés?
Hi ha un pas posterior en el procés que utilitzi aquestes dades? Com s'utilitzen aquestes dades? Si aquestes dades estaven disponibles abans en el procés, podria un procés posterior començar abans o executar-se en paral·lel?
De vegades, l'automatització d'un procés ajuda a reduir el temps total per resoldre el problema empresarial perquè les dades estan disponibles abans i altres participants que treballen per resoldre el problema poden actuar més aviat. Això pot contribuir al valor de negoci que proporciona l'automatització del procés de negoci.
Qualsevol altra persona pot beneficiar-se d'aquestes dades fora d'aquest procés?
Hi ha un altre equip o procés que pugui utilitzar les dades capturades en aquest procés? (No en un pas més endavant dins del procés, sinó un procés en qualsevol altre lloc del negoci que podria capturar aquesta mateixa informació o pugui utilitzar-la?)
Els usuaris empresarials de vegades només pensen dins dels límits del que fan dia a dia. Si feu un pas enrere, podeu veure les oportunitats d'ampliar aquestes dades en altres processos que es poden automatitzar? Moltes vegades, els processos són manuals perquè un procés en una altra àrea no té el mitjà pel qual ha d'obtenir les dades. Ara que aquest procés s'està automatitzant, hi ha una oportunitat perquè altres processos es basin en aquest?
Exemple: creació de dades d'informes de despeses
A continuació, us indiquem alguns dels elements de dades del full de càlcul per al procés de captura de l'informe de despeses.
| Nivell de dades | Element de dades | Tipus d'element | Es pot editar? | Format permès | Validació | Per defecte/càlcul |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Informe de despeses | Número d'informe de despeses | Text | No | No pot estar en blanc | "EXP" + Data (AAAAMMDD) + UserID | |
| Article de despesa | Data de la despesa | Date | Sí | MM-DD-AAAA | No es pot produir en el futur | |
| Article de despesa | Tipus de despesa | Opció | Sí | Seleccioneu de la llista: Viatges, Menjar, Hotel, Transports, Estacionament, Subministraments | No pot estar en blanc | |
| Article de despesa | Import | Número | Sí | ###.###,## | No pot estar en blanc, pot ser un valor negatiu | |
| Article de despesa | Rebut | Imatge | Sí | JPG, PNG | Necessari si l'import és més gran que $74,99 | |
| Article de despesa | Reemborsable | Sí/No | Sí | Sí/No | Per defecte: No | |
| Detall de la despesa | Nom del convidat | Text | Sí | Tot | Obligatori per a una despesa del tipus Menjar en què l'import és més gran que $75 |
En aquest exemple, s'estan capturant tres nivells de dades. (Això esdevindrà molt important en la fase de disseny per al disseny de la pantalla i el disseny de l'emmagatzematge de dades.)
Informe de despeses: aquests elements es capturen una vegada per a l'informe general de despeses.
Article de despesa: aquests elements es capturen per a cadascuna de les despeses que s'informen en aquest informe de despeses. Diversos articles de despesa es poden associar amb el mateix informe de despeses.
Detall de la despesa: aquests elements s'associen amb els articles de despesa específics Menjar i Hotel, i ajuden a desglossar aquests dos tipus de despeses. Si l'article de despesa és Menjar, es requereix Nom del convidat i Empresa del convidat. Si l'article de despesa és Hotel, es requereix Tipus de despesa i Import, i l'import de cadascuna d'aquestes entrades ha de ser igual a l'import de l'article de despesa.
Les dades que es mostraran a l'aplicació però no s'emmagatzemaran enlloc són càlculs sobre la marxa:
Sumar els articles de despesa en un total de l'informe de despeses
Sumar els detalls de la despesa en un total d'articles de despeses
Comptar el nombre d'entrades de l'informe de despeses
Determinar si el total de l'informe de despeses és superior al límit d'aprovació per al cap de la persona que l'envia
En última instància, les dades que s'han capturat durant el procés de l'informe de la despesa s'hauran de publicar en el sistema financer. No obstant, els informes de despeses no s'emmagatzemen actualment en línia, només en paper. Per tant, no hi ha cap sistema existent per col·locar aquestes dades; haurem de crear-ne un.
Tenir totes aquestes dades de despeses serviria per a l'anàlisi del futur si les capturéssim digitalment. Per exemple, si tots els empleats es queden al mateix hotel quan viatgen, el departament de subministrament pot recuperar les dades de despeses i potencialment negociar unes millors tarifes. En prendrem nota en el pla del projecte.