Hi ha decisions que es prenguin en funció de les dades o les regles de negoci que cal seguir?
Les dades determinen el resultat d'una decisió?
A la conclusió d'aquesta activitat en el procés, es pren una decisió? Hi ha una manera que la solució pugui prendre automàticament la decisió segons les dades?
Aquesta decisió es comunica a qualsevol persona? Com es comunica?
Aquesta decisió determina si s'executarà el següent pas del procés? Com es comunica?
Teniu cap lògica "if/then"? Per exemple, si un àpat costa $75 o més, llavors els empleats han d'adjuntar els rebuts dels àpats i, si l'import total és més gran que $500, llavors els informes de despeses necessiten un nivell extra d'aprovació.
La decisió requereix aprovacions?
Es necessiten aprovacions abans de començar el següent pas del procés? Com es capturen aquestes aprovacions? Hi ha un usuari o una funció específica que pugui aprovar el pas següent en el procés? Aquesta persona ha de tenir accés a l'aplicació o pot utilitzar-se un altre mètode (com ara un correu electrònic enviat a l'usuari perquè tingui l'autorització per avançar)?
Com rep l'alerta la següent persona en el procés sobre la resposta, de manera que pugui avançar (o no) amb el seu següent pas del procés? Hi ha una manera particular en què s'ha alerta la següent persona del procés?
Hi ha una manera per tal que un usuari sigui conscient quan un element de treball es derivarà perquè no s'hi ha treballat al marc de temps assignat?
Suggeriment
A mesura que considereu aquests diferents aspectes, busqueu sempre el mètode més òptim per ajudar-vos a reduir el temps per respondre a una aprovació.
Es necessiten derivacions?
Aquest procés de negoci requereix derivacions?
Els elements s'haurien de derivar automàticament en determinades condicions? Hi ha terminis que aquesta solució hagi de complir? Si un treballador que utilitza la solució no ha passat una aprovació, quant de temps espereu abans que es passi l'activitat a un altre treballador? O s'envia un altre avís?
Els usuaris haurien de poder derivar un problema?
Si es requereix una derivació, com es presentarà? Els elements de treball que s'endarrereixen passen a la part superior perquè s'hi treballi? La solució canvia de color per permetre que un treballador sàpiga que algunes activitats estan endarrerint-se?
S'han de generar alertes o notificacions?
Exemple: aprovacions d'informes de despeses
El procés de l'informe de despeses requereix aprovacions. Tots els comercials han de rebre l'aprovació de l'informe de despeses per part d'en Nick, el seu cap. Quan un empleat envia un informe, s'ha d'enviar una alerta a Nick perquè revisi i aprovi l'informe de despeses.
Sabem que en Nick és un cap ocupat i, per tant, hauríem de tenir en compte la derivació per als informes de despeses que esperen l'aprovació durant més de cinc dies. Podem tenir en compte diversos mètodes de derivació:
Podem enviar una altra alerta a en Nick; potser en comptes de correu electrònic, considerem que es pot enviar un missatge de text.
Si en Nick encara no ha respost, potser enviem l'informe al camp d'en Nick (o fins i tot a Abhay) perquè el revisi i l'aprovi.