Definició de valor empresarial de resolució del problema
El valor de negoci entra en una de les quatre categories, que es recorda fàcilment com a REVO:
Ingressos: aquesta solució comporta ingressos que no es realitzarien altrament, a través d'una línia de negoci nova o d'un servei que no s'ha ofert abans.
Eficiència: l'eficiència és estalviar costos. Aquesta solució permet als participants que executin el procés fer-ho més ràpidament.
Volum: l'evitació de costos s'aconsegueix permetent que els usuaris actuals puguin processar més transaccions, a la vegada que eviten el cost dels recursos addicionals.
Altres: la solució ajuda l'organització a complir els seus requisits d'obligacions, que poden comportar evitar sancions financeres.
Després d'haver definit la categoria, necessitem definir el valor que aconseguirem:
Ingressos
Determineu què es cobrarà pel servei
Determineu quants clients compraran el servei o el producte
Determineu l'horitzó de temps que es mesurarà (mensual, trimestral, anual)
Ingressos = (preu × clients) per a l'horitzó de temps
Eficiència
Determineu el nombre de persones que fan la feina en el dia d'avui
Determineu la quantitat de temps directe que tarden en fer la feina avui ("temps antic")
Determineu el nombre de persones que faran la feina després d'haver creat la solució del Microsoft Power Platform
Determineu la quantitat de temps directe que es tardarà en utilitzar la solució nova ("temps nou")
Estalvi de temps = temps antic – temps nou (per convertir-ho en dòlars, multipliqueu els estalvis de temps pel cost totalment carregat de persones per a la unitat de temps que es mesura (per exemple, hores).)
Volum
Determineu el volum de les transaccions que una única persona pot processar per a una determinada unitat de temps ("transaccions per persona")
Determineu el volum de transaccions que la solució nova podrà processar en aquest temps ("noves transaccions per persona")
Determineu el volum de transaccions que s'han de processar en aquest temps ("volum")
Evitació de costos = (volum ÷ transaccions per persona) – (volum ÷ noves transaccions per persona)
Calcula el nombre de persones que no han de processar transaccions per aconseguir el volum processat per la solució.
Un altre
- Determineu la penalització que es pot evitar tenint la informació capturada i disponible a la solució
Si el valor empresarial que rebreu automatitzant el procés no es compara favorablement amb el cost de no fer res, heu de preguntar-vos si aquest és el problema empresarial adient per centrar-vos-hi.
No obstant, si el valor empresarial que rebeu solucionant el problema empresarial és més gran que el cost de no fer res (més el temps de desenvolupament i el cost mensual de qualsevol llicència de programari), té sentit d'automatitzar el procés.
Exemple: el valor empresarial de l'automatització del procés de despesa
En el cas de la nostra aplicació d'exemple, la categoria principal de valor empresarial és l'eficiència. L'aplicació nova reduirà la quantitat de temps que es tarda a processar el mateix nombre d'informes de despeses cada setmana, mes i any. Hem revisat el procés nou i el que ens agradaria que aconseguís l'aplicació amb els nostres futurs usuaris. Els preguntem el temps que esperen estalviar-se amb el procés nou i podent incorporar algunes de les regles a l'aplicació d'informes de despeses.
Encara tindrem 140 informes de despeses enviats cada setmana; això no ha canviat. No obstant això, quan parlem amb la gent que envia informes, hem trobat que seria capaç de reduir el temps invertit fins a 20 minuts mitjançant la possibilitat d'introduir informació immediatament i fer fotos dels rebuts quan es requeria un justificant. El cost totalment carregat també segueix sent el mateix.
(140 informes de despeses en una setmana × 20 minuts) × $90/h = $4.158 en una setmana = $216.216 l'any
En Nick revisarà els informes de despeses del seu equip (aproximadament 100 comercials) i s'estima que trigarà aproximadament en 5 minuts a revisar cada informe de despeses. La seva revisió es limita al tipus de despeses presentades i reconeix que la necessitat dels rebuts (i la necessitat d'incloure els noms dels convidats en els àpats i distribuir les despeses d'hotels en les categories apropiades) estarà controlada per l'aplicació.
(100 informes de despeses en una setmana × 5 minuts) × $90/h = $750 en una setmana = $39.000 l'any
Els altres administradors podran revisar i aprovar els informes de despeses dels seus departaments en el futur, així que els 40 informes de despeses restants costaran $15.600 l'any.
La feina d'Abhay i el seu equip ara ha canviat a revisar informes. No haurien de necessitar refer res; de fet, l'equip d'Abhay podria rebre altres activitats a causa de la reducció de l'esforç necessari per revisar els informes de despeses.
Hem optimitzat el procés d'associar el codi comptable d'un llibre general a cadascuna de les categories de despesa. Ara Abhay i el seu equip poden extreure les dades per crear el diari de pagament i això redueix les 40,3 (16,5 per a la codificació + 23,8 per a la publicació) hores a la setmana a uns minuts, la qual cosa estalvia $188.604 ($77.220 per a la codificació i $111.384 per a la publicació) l'any. Abhay podria assignar tasques a alguns membres del seu equip d'altra feina més important del seu departament.
Amb el nou procés, Abhay i el seu equip poden considerar publicar els informes de despeses cada dia, cosa que proporcionarà a Charlotte una visualització actualitzada del pressupost cada dia i li permetrà respondre més ràpidament quan s'acostin les restriccions pressupostàries.
El nou cost per a l'empresa amb l'aplicació automatitzada és d'aproximadament:
$216.216 + $39.000 + $15.600 = $270.816 l'any
Això estalvia a l'empresa uns $777.738 cada any
