Exemple: informes de despeses

L'exemple mostra com una aprovació típica de despeses basada en paper a l'organització té una ineficiències per a diversos departaments i empleats.

Diversos membres de l'equip expliquen els inconvenients de l'actual procés basat en papers.

Com podeu veure a l'exemple, cada persona té els seus propis problemes, però el problema comú aquí és que el procés d'aprovació de despeses es duu a terme en paper, que és tediós i difícil per a Lee, Shawna i Rebecca quan creen els seus informes. Nick està aclaparat per la documentació entrant del seu equip. Abhay llavors necessita transcriure i posar tot a l'Excel per a l'informe de pressupostos setmanals, a més de publicar-ho al sistema financer. Passa temps fins que Charlotte pot descobrir la quantitat que Lee, Shawna i Rebecca han invertit.

Aquest és un problema ideal per a resoldre amb el Microsoft Power Platform, ja que els formularis en paper es poden tornar a crear com a pantalles del Power Apps, l'aprovació es pot configurar al Power Automate i l'anàlisi de les dades es pot fer al Power BI. Tornarem a aquest exemple durant aquest conjunt d'articles.

El problema empresarial que l'equip ha decidit resoldre és:

Informes de despeses: creació d'un procés eficient per als empleats i el departament de comptabilitat, que permeti el seguiment de pressupostos més ràpid i redueixi la nostra exposició a les auditories.

Pensem que és bastant obvi que val la pena canviar a digital. Com a càlcul breu, l'equip d'auditoria ens va dir que processen al voltant de 150 informes de despeses en una setmana, i que fem servir $90/hora com el nostre cost d'empleat estàndard. Si podem estalviar una hora en el cicle de vida de cada informe, és com a mínim $500.000 en l'estalvi només de temps perdut. Haurem de compensar-ho amb els costos de llicències i temps de desenvolupament de l'aplicació, però el CFO ha esmentat que la millora de la visibilitat pressupostària i el compliment dels informes valien la pena per a la inversió.

Al llarg del procés de planificació d'un projecte del Power Apps, ens referirem a aquest exemple.