Optimització del procés de negoci
Ara que heu inspeccionat tot el procés de negoci, desafieu-vos a optimitzar-lo. La racionalització del procés evita tenir tants passos que els empleats se sentin aclaparats o confusos.
Algunes maneres útils d'afrontar el procés d'optimització:
Comenceu per l'objectiu. Identifiqueu els objectius que voleu aconseguir amb el procés de negoci. Aquests objectius han de proporcionar una visió general de les vostres esperances per al procés futur.
Considereu si alguna cosa es pot completar de manera més eficient, més barata o amb una qualitat més alta.
Cerqueu els indicadors clau de rendiment per identificar el que funciona bé i què s'ha de millorar.
Feu un pas enrere i obtingueu opinions compartint el document de procés amb l'equip.
Compartiu el document de procés amb l'administració per aconseguir una perspectiva de nivell superior i proporcioneu una rendició de comptes transparent per a cada pas dins del procés.
Observeu el vostre procés des del punt de vista de l'usuari o client que podria beneficiar-se del procés i penseu com podeu millorar l'experiència i la satisfacció general.
Algunes preguntes clau per fer:
Es poden reduir algunes activitats restants del procés per augmentar l'eficiència o la qualitat, o disminuir els costos?
Si l'activitat reduïda és important per al negoci global, es pot gestionar en un procés de negoci diferent?
Es pot millorar un pas per aconseguir el vostre objectiu d'una millor manera?
Es pot reorganitzar l'ordre dels passos?
Es poden combinar passos?
Els passos d'aquest procés es poden executar alhora?
Es pot reduir el nombre de persones que es necessiten per executar el procés?
Podeu canviar la manera com notifiqueu a la següent persona del procés per tal que respongui més ràpidament?
Hi ha aspectes del procés que podeu automatitzar encara més? Com ara:
Capturar dades de manera automàtica en comptes de l'entrada manual
Automatització de decisions segons les dades
Automatització de l'acció presa
Utilitzar IA per reemplaçar l'atenció humana
Nota
Si la tasca s'ha fet completament a l'escriptori, podeu utilitzar el Process advisor per optimitzar automàticament el procés. El Process advisor té capacitats per analitzar el procés i visualitzar-lo en una assignació de processos. L'assignació de processos mostra les mètriques i els colls d'ampolla del procés a través d'un informe d'anàlisi.
Exemple: optimitzar el procés de l'informe de despeses
Hem revisat el procés de despesa actual i hem trobat algunes millores òbvies per fer:
Prescindir del paper per a tot el procés. (Hem anotat l'estalvi i l'impacte ambiental com a benefici del projecte també.)
Fer totes les comprovacions de compliment possibles abans de permetre que l'informe s'enviï per a la seva aprovació. (En gran mesura es redueixen les revisions i el temps de processament d'extrem a extrem.)
Cercar i afegir automàticament els codis comptables quan es presenti l'informe de despeses.
Permetre al departament de comptabilitat la comptabilització de les despeses aprovades al sistema financer sense tornar a introduir les dades.
Crear informes de despeses setmanals automàticament a partir de les dades digitals.
Charlotte està considerant altres maneres d'optimitzar el procés de revisió de pressupostos. I Rebecca investiga com es pot optimitzar l'auditoria semestral mitjançant IA.
El nostre procés proposat optimitzat es veu així en la següent il·lustració.
