Qui està fent la feina, quan i on?

Per a aquest pas, heu d'entendre qui està fent la feina. Quina és la seva funció?

Podria ser més fàcil començar amb els noms de les persones, però haureu d'entendre quina és la seva funció quan estan fent la tasca. Per exemple:

  • Qualsevol empleat que presenti un informe de despeses

  • El cap de la persona que envia l'informe que aprova l'informe (la relació amb la persona que envia l'informe és la clau)

  • Expert en comptabilitat que revisa l'informe (si pertany o no a un un equip específic és la clau)

  • El CFO que revisa les finances agregades (el càrrec específic és la clau)

Una sola persona podria de vegades tenir cadascuna d'aquestes funcions, però la clau és entendre la funció que té quan fa la tasca. Comprendre les funcions us ajudarà a dissenyar les pantalles de l'aplicació i configurar l'accés i la seguretat. (Entrarem en aquest tema en la fase de disseny.)

En termes de TI, cada persona o grup de persones que realitzen la mateixa funció s'anomena funció de feina i la descripció de les seves característiques pertinents s'identifica en un persona (que sovint té un nom adjunt per fer-hi referència fàcilment).

Després d'identificar el "qui", considereu:

  • Quin dispositiu s'utilitza? On és la ubicació principal de la feina? És a l'oficina? Lloc del client? Fàbrica? (En parlarem més a les seccions següents.)

  • Quins altres sistemes s'utilitzen regularment? (Saber això serà útil en la fase de disseny. Per exemple, un administrador que "viu" al Microsoft Teams podria voler obtenir les sol·licituds d'aprovació allà en comptes del correu electrònic.)

  • Què guanyaria aquesta persona mitjançant l'ús de l'aplicació o cooperant per treballar amb aquest nou procés?

L'últim punt és molt important, perquè pot haver-hi objeccions o dubtes de les persones involucrades en el procés abans o després dels passos gestionats per l'aplicació. Això podria donar lloc que l'aplicació no s'utilitzés a causa de la falta de cooperació.

Suggeriment

És essencial saber qui es veurà afectat per un canvi en un procés empresarial. Identifiqueu els usuaris que utilitzaran l'aplicació i qui es veurà afectat per aquest canvi, encara que no utilitzi l'aplicació.

Suggeriment

En passar per aquesta anàlisi per a la informació que potser no sabeu, el millor és parlar amb la persona i obtenir la seva perspectiva. Certament, podeu fer una suposició sobre la manera com fa la feina, però és increïble el que podeu aprendre en una conversa ràpida; no només la manera de fer-ho avui, sinó de quina manera preferiria fer-ho en el futur.

Amb quina freqüència fa la feina?

També escriviu la freqüència amb què es fa la tasca. Diàriament, setmanalment, de tant en tant, estacionalment?

Una aplicació que s'utilitza diàriament té consideracions de disseny diferents que una que només s'utilitza ocasionalment. (Per exemple, pot ser que calgui optimitzar la primera i que la segona hagi d'incloure més text explicatiu).

On es fa la feina?

Quan considereu cada persona que contribueix a resoldre el problema, penseu com fa la seva feina:

  • És una cosa que fa a l'escriptori?

  • Treballa en una ubicació específica en el camp?

  • Es desplaça entre ubicacions al camp?

És bo entendre com treballa cadascun dels usuaris de manera que la solució que creeu funcioni per a ells.

  • Serà una aplicació mòbil?

  • Serà una aplicació d'escriptori?

  • Hauria d'haver-hi tant versions mòbils com d'escriptori?

Consideracions de connectivitat

Quan cada treballador exerceix la seva part en el procés, pot connectar-se en línia?

Està en el camp on no hi ha cap connectivitat? L'usuari pot treballar amb la solució automatitzada per captar les dades en temps real i tenir les dades sincronitzades quan s'estableix la connectivitat?

Què han de conèixer els altres participants en el procés (en cas que calgui) mentre la persona que realitza aquest pas està fora de línia?

La comprensió d'aquestes ajuda a determinar si necessiteu processos que capturen dades localment de manera que l'usuari es pugui "desconnectar" mentre fa la part del procés i, a continuació, sincronitzar els resultats quan es torni a connectar.

Consideracions de dispositius

Quan enteneu com treballa cada col·laborador per resoldre el problema, també és important saber amb quins dispositius treballa. Si un treballador és al camp i només treballa al seu telèfon o una tauleta, és bo saber-ho quan definiu l'aspecte i el funcionament de les pantalles. Si tots els contribuïdors estan en ordinador d'escriptori o portàtil, podeu fer plantejaments de disseny diferents. Podeu crear solucions d'escriptori i mòbils que funcionin conjuntament.

Exemple: persones per al procés d'informes de despeses

Aquests són els tipus de funcions, estils de treball i preferències que hem trobat quan hem consultat el nostre procés d'informes de despeses.

Il·lustració de Lee a vendes

Lee: comercial

  • Gairebé sempre fora

  • Prefereix treballar amb una tauleta en reunir-se amb els clients

  • No sempre té la connectivitat a Internet, per la qual cosa ha de poder treballar fora de línia

  • Prefereix captar les seves despeses i rebuts el més ràpidament possible després de produir-se

Il·lustració de Nick, cap de vendes

Nick: cap de vendes

  • Gairebé sempre fora

  • Necessita només una pantalla tàctil

  • Requereix suport tècnic fora de línia per a les ubicacions remotes

  • Responsable d'aprovar els informes de despeses de tots els subordinats directes

Il·lustració de Shawna al servei d'atenció al client

Shawna: servei d'atenció al client

  • Utilitza principalment un ordinador d'escriptori

  • Acostuma a provocar les despeses de moral de l'equip i ha d'identificar els empleats que s'inclouen

Il·lustració de Rebecca, auditora

Rebecca: auditora

  • Ha d'interactuar amb tots els empleats de totes les ubicacions

  • Té despeses de desplaçament ocasionals

  • Utilitza principalment un ordinador d'escriptori, però prefereix utilitzar el seu telèfon mòbil

  • Normalment té accés a Internet

  • Responsable d'assegurar el compliment general dels empleats dels procediments d'informes

Il·lustració d'Abhay a comptabilitat

Abhay: comptable

  • Ha de poder revisar tots els informes de despeses i els rebuts

  • Responsable d'assegurar el compliment de cada informe de despeses

  • Gestiona un gran volum de treball; ha de poder processar la informació ràpidament

  • Ha de poder informar de la manera com s'estan equilibrant les despeses amb el pressupost

Il·lustració de Charlotte, CFO

Charlotte: CFO

  • Ha de controlar el pressupost global de despeses i ajudar els caps de secció a mantenir-se dins del pressupost

  • Viatja a diverses oficines, té reunions i conferències externes, i ha de captar les seves pròpies despeses

  • Treballa des de l'oficina, remotament i des de casa amb diversos dispositius: escriptori, tauleta i el seu telèfon

  • No està sempre connectada a Internet

Quan ens hem fixat específicament en el pas 1 en el nostre procés (crear realment l'informe de despeses), això és el que hem documentat.

Tasca 1: crear un informe de despeses

Qui fa això?Tots els empleats
On passa aquesta feina?A l'oficina, a llocs del client o en desplaçaments
Quan passa aquesta feina?Ad hoc. Alguns empleats fan això com a mínim setmanalment. Els altres ho poden fer una o dues vegades a l'any.
En línia o fora de línia?Això es fa actualment en paper, però l'equip ho vol fer de manera digital. L'entrada de dades es pot fer fora de línia quan no hi ha cap connectivitat disponible. Els comercials no volen haver d'estar en línia per començar a registrar els seus rebuts i les seves despeses. (Per exemple, pot ser que prefereixin fer-ho en el trajecte en avió cap a casa.)
Dispositius?Telèfon, tauleta, portàtil o ordinador d'escriptori