Crear un flux per administrar aprovacions de projectes

Nota

Aquest article forma part d'una sèrie de tutorials sobre l'ús de Power Apps, Power Automate i Power BI amb SharePoint En línia. Assegureu-vos que llegiu la introducció de la sèrie per obtenir una idea general, així com las baixades relacionades.

En aquesta tasca crearem un flux que controli el procés d'aprovació de projectes. Power Automate està integrat amb SharePoint, de manera que és fàcil crear un flux directament des d'una llista. El flux que creareu s'activa quan s'afegeix un element a la llista Sol·licituds de projecte. El flux envia un correu electrònic a l'aprovador de projectes, que aprova o rebutja la sol·licitud directament en un correu electrònic. A continuació, el flux envia un correu electrònic d'aprovació o rebuig al sol·licitant del projecte i actualitza les nostres llistes de SharePoint adequadament.

Pas 1: Configurar la plantilla de flux

  1. A la llista Sol·licituds de projecte, toqueu o feu clic a Flux i, a continuació, a Crea un flux.

    Creació d'un flux.

  2. A la subfinestra dreta, toqueu o feu clic a Inicia l'aprovació quan s'afegeixi un element nou.

    Crear un flux d'aprovació.

  3. Si encara no heu iniciat la sessió, inicieu la sessió a SharePoint i Outlook i, a continuació, feu clic o toqueu Continua.

    Iniciar la sessió per utilitzar la plantilla.

    Ara veureu la plantilla d'aquest flux, a la vostra disposició perquè la completeu. Les caselles del flux representen passos. Agafen les entrades dels passos anteriors, així com les entrades que proporcioneu. Cada pas pot proporcionar una sortida a passos posteriors.

    Plantilla d'aprovació

  4. Al quadre Assignat a, introduïu un nom que sigui vàlid al vostre l'inquilí.

    Contacte de correu electrònic d'aprovació

    La casella següent del flux respon a la decisió de l'aprovador de projectes i dirigeix el flux a una de les dues branques: Si sí o Si no.

    Condició d'aprovació

Pas 2: Crear accions per a Aprova = sí

Per defecte, aquesta branca envia un correu electrònic d'aprovació al sol·licitant. També actualitzarem la llista Sol·licituds de projecte i afegirem un element a la llista Detalls de projecte perquè el projecte s'ha aprovat.

  1. A la branca Si sí, toqueu o feu clic a Informa de l'aprovació al creador de l'element i, a continuació, Edita per veure les opcions per defecte del correu electrònic enviat al sol·licitant.

    Editar la configuració del correu electrònic.

  2. Per defecte, s'envia un correu electrònic a la persona que ha creat l'element de la llista amb l'assumpte i el cos del missatge que veieu. Si voleu, podeu actualitzar aquestes opcions.

    Canviar la configuració per defecte del correu electrònic

  3. Toqueu o feu clic a Afegeix una acció.

    Afegir una acció.

  4. A Trieu una acció, cerqueu "SharePoint" i, a continuació, feu clic o toqueu SharePoint : Actualitza l'element.

    Acció Actualitza l'element

  5. Introduïu l'adreça URL del lloc SharePoint i el nom de la llista.

    Actualitzar els paràmetres dels elements.

  6. Seleccioneu el quadre ID i, a continuació, toqueu o feu clic a ID al quadre de diàleg Contingut dinàmic.

    ID de llista de contingut dinàmic

    El contingut dinàmic està disponible a tot el flux, en funció dels passos anteriors. En aquest cas, la informació de la llista de SharePoint està disponible, i podem utilitzar-la en les accions que creem.

  7. Seleccioneu el quadre Títol, cerqueu "Títol" al quadre de diàleg de contingut dinàmic i, a continuació, toqueu o feu clic a Títol.

    Títol de llista de contingut dinàmic

  8. Al quadre Aprovat, introduïu "Sí". Aquesta part del flux s'hauria de veure ara com a la imatge següent.

    Aprovat

  9. Toqueu o feu clic a Afegeix una acció de nou. Aquesta vegada afegirem un element a la llista Detalls de projecte per al projecte que s'ha aprovat.

    Afegir una acció.

  10. A Trieu una acció, cerqueu "SharePoint" i, a continuació, seleccioneu SharePoint : Crea un element.

    Acció Crea un element

  11. Introduïu l'adreça URL del lloc SharePoint i el nom de la llista.

    Crear paràmetres d'elements.

  12. Seleccioneu el quadre Títol, cerqueu "Títol" al quadre de diàleg de contingut dinàmic i, a continuació, toqueu o feu clic a Títol.

    Títol de llista de contingut dinàmic

  13. Seleccioneu el quadre RequestId i, a continuació, toqueu o feu clic a ID al quadre de diàleg Contingut dinàmic.

    ID de llista de contingut dinàmic

  14. Al quadre PMAssigned, introduïu "Sense assignar". Aquesta part del flux s'hauria de veure ara com a la imatge següent.

    Crear un element completat.

Pas 3: Revisar l'acció per a Aprova = no

Per defecte, aquesta branca envia un correu electrònic de rebuig al sol·licitant. També actualitzarem la llista Sol·licituds de projectes. El projecte no avança, per la qual cosa no afegirem un element a la llista Detalls de projecte.

  1. A la branca Si no, toqueu o feu clic a Informa del rebuig al creador de l'element i, a continuació, Edita per veure les opcions per defecte del correu electrònic enviat al sol·licitant.

    Editar les opcions per defecte del correu electrònic.

  2. Per defecte, s'envia un correu electrònic a la persona que ha creat l'element de la llista amb l'assumpte i el cos del missatge que veieu. Si voleu, podeu actualitzar aquestes opcions.

    Configuració per defecte del correu electrònic.

  3. Toqueu o feu clic a Afegeix una acció.

    Afegir una acció.

  4. A Trieu una acció, cerqueu "SharePoint" i, a continuació, feu clic o toqueu SharePoint : Actualitza l'element.

    Acció Actualitza l'element

  5. Introduïu l'adreça URL del lloc SharePoint i el nom de la llista.

    Actualitzar els paràmetres dels elements.

  6. Seleccioneu el quadre Id i, a continuació, toqueu o feu clic a ID al quadre de diàleg Contingut dinàmic.

    ID de llista de contingut dinàmic

  7. Seleccioneu el quadre Títol, cerqueu "Títol" al quadre de diàleg de contingut dinàmic i, a continuació, toqueu o feu clic a Títol.

    Títol de llista de contingut dinàmic

  8. Al quadre Aprovat, introduïu "No". Aquesta part del flux s'hauria de veure ara com a la imatge següent.

    Aprovat: no

  9. A la part superior dreta de la pantalla, toqueu o feu clic a Crea un flux.

    El flux ja està completat i ha de ser similar a la imatge següent si contraieu les caselles.

    Flux completat

  10. A la part superior dreta de la pantalla, toqueu o feu clic a Fet.

    Botó Fet

Pas 4: Executar el flux d'aprovació

  1. A la llista Sol·licituds de projecte, feu clic a Edició ràpida i afegiu un element com el següent:

    • Title = "Monitor nou per a la Megan"

    • Description = "La Megan necessita un monitor de 24"

    • ProjectType = "Maquinari nou"

    • RequestDate = "02/03/2017"

    • Requestor = "Megan Bowen"

    • EstimatedDays = "1"

    • Approved = "Pendent"

      Element afegit a la llista

  2. Feu clic a Fet a la part superior de la pàgina quan acabeu.

    Marca de selecció Fet

  3. Comproveu la safata d'entrada del compte de correu electrònic de l'aprovador. Hauríeu de tenir un correu electrònic com el següent.

    Correu electrònic a Allan DeYoung

  4. Després de fer clic a Aprova o Rebutja, el flux s'executa en un altre procés i obteniu comentaris com el següent directament al correu electrònic.

    Acció d'aprovació completada

  5. El flux envia un correu electrònic a la Megan amb la resposta de l'Allan, com a la imatge següent. Aquest correu electrònic prové de la Megan perquè ella és la propietària del flux.

    Correu electrònic a Megan Bowen

Passos següents

El següent pas d'aquesta sèrie de tutorials és crear una aplicació per administrar projectes..

Consulteu també