Crear un informe Power BI per analitzar projectes

Nota

Aquest article forma part d'una sèrie de tutorials sobre l'ús de Power Apps, Power Automate i Power BI amb SharePoint En línia. Assegureu-vos que llegiu la introducció de la sèrie per obtenir una idea general, així com las baixades relacionades.

En aquesta tasca, crearem un informe Power BI basat en les dues llistes de SharePoint. Portarem les dades de la llista a Power BI Desktop i netejar-les una mica, farem alguns models bàsics de dades i crearem un conjunt de visuals que ens diguin alguna cosa sobre les dades.

Revisió ràpida de Power BI Desktop

Abans de submergir-nos en la creació d'informes, repassem Power BI Desktop. Es tracta d'una eina potent, amb moltes característiques, per la qual cosa ens centrarem en una visió general de les àrees que utilitzareu en aquesta tasca. Hi ha tres àrees de treball o visualitzacions principals a Power BI Desktop: visualització d'informes, Visualització de dades i Visualització de relacions. Power BI Desktop també inclou Editor de consultes, que s'obre en una finestra separada.

La pantalla següent mostra les tres icones de visualització a l'esquerra de Power BI Desktop: Informe, Dades i · Relacions, de dalt a baix. La barra groga de l'esquerra indica la visualització actual; en aquest cas, es mostra la visualització Informe. Canvieu les visualitzacions seleccionant qualsevol d'aquestes tres icones.

Power BI Desktop vistes.

La visualització Informe té cinc àrees principals:

  1. La franja, que mostra tasques habituals associades a informes i visualitzacions.
  2. La visualització Informe, o el llenç, on es creen i s'organitzen les visualitzacions.
  3. La pestanya Pàgines de la part inferior, la qual us permet seleccionar o afegir una pàgina d'informe.
  4. La subfinestra Visualitzacions, en què canvieu les visualitzacions, personalitzeu els colors o els eixos, apliqueu filtres, arrossegueu camps, etc.
  5. La subfinestra Camps, en què els elements de consulta i els filtres es poden arrossegar a la visualització Informe o a l'àrea Filtres de la subfinestra Visualitzacions.

Power BI Desktop pestanyes, visualitzacions i subfinestres.

La visualització Dades té tres àrees principals:

  1. La franja, que té la pestanya Modelatge seleccionada a sota. En aquesta pestanya, creeu taules i columnes calculades i feu altres canvis al model de dades.
  2. La subfinestra central, on es mostren les dades de la taula seleccionada.
  3. La subfinestra Camp, on podeu controlar la manera com es visualitzen els camps als informes.

Power BI Desktop visualització de dades.

No utilitzem la visualització Relacions d'aquesta tasca, però podeu comprovar-la més endavant després de portar les dades de la llista a Power BI Desktop.

A l'Editor de consultes, creeu consultes i transformeu dades i, a continuació, carregueu aquest model de dades refinat en Power BI Desktop. L'Editor de consultes té quatre àrees principals:

  1. La franja, que té moltes opcions per perfilar i transformar les dades que inclogueu.
  2. La subfinestra esquerra, on es mostren les consultes i estan disponibles per a la selecció, la visualització i el perfilat.
  3. La subfinestra central, on es visualitzen les dades de la consulta seleccionada i estan disponibles per al perfilat.
  4. La finestra Configuració de la consulta, on es mostren les propietats de la consulta i els passos de transformació de dades que s'hagin aplicat.

Power BI Desktop editor de consultes.

Pas 1: obteniu dades a Power BI Desktop

En aquest pas, primer ens connectarem a les dues llistes. A continuació, netejarem les dades suprimint les columnes que no necessitem per a l'anàlisi de les dades. També canviarem els tipus de dades d'algunes de les columnes restants per tal que els càlculs funcionin correctament. Per obtenir més informació sobre l'obtenció i la neteja de dades a Power BI Desktop, consulteu la secció Obtenció de dades del nostre curs d'aprenentatge guiat.

Connecta't a llistes SharePoint

  1. A Power BI Desktop, a la pestanya Inici, feu clic o toqueu Obtén dades i, a continuació, Més...

    Obtenció de les dades.

  2. Al quadre de diàleg Obtén dades, feu clic a SharePoint Llista en línia i, a continuació, Connecteu -.

    Connecta't a SharePoint llista.

  3. Introduïu l'URL del lloc SharePoint i, a continuació, feu clic a o toqueu D'acord.

    URL de la llista SharePoint.

  4. Si obteniu el quadre de diàleg següent, assegureu-vos que heu iniciat la sessió amb les credencials correctes i, a continuació, toqueu o feu clic a Connecta't.

    SharePoint credencials de llista.

  5. Seleccioneu els camps Detalls de projecte i Sol·licituds de projecte, i després toqueu o feu clic a Edita.

    Seleccioneu llistes de SharePoint.

    Les llistes es visualitzen ara com a taules a l'Editor de consultes.

    Taules a l'editor de consultes

Suprimir columnes innecessàries de les taules

  1. A la subfinestra de navegació esquerra, toqueu o feu clic a Detalls de projecte.

  2. A la subfinestra central, seleccioneu la columna FileSystemObjectType i, a continuació, toqueu o feu clic a Suprimeix columnes.

    Suprimir columnes.

  3. Suprimiu les dues columnes després de la columna ID: ServerRedirectedEmbedURL i ContentTypeId.

    Suggeriment

    Utilitzeu la tecla Maj per seleccionar ambdues columnes i, a continuació, toqueu o feu clic a Suprimeix columnes.

  4. Suprimiu totes les columnes a la dreta de la columna PMAssigned (un total de 22 columnes). La taula ha de coincidir amb la imatge següent:

    Taula de detalls del projecte a l'editor de consultes

  5. Repetiu el procés que acabeu de realitzar, ara per a Sol·licituds de projecte: suprimiu FileSystemObjectType, ServerRedirectedEmbedURL, ContentTypeId i totes les columnes a la dreta de la columna Approved (un total de 22 columnes). La taula ha de coincidir amb la imatge següent:

     Taula de sol·licituds de projecte a l'editor de consultes

Canviar el tipus de dades a les columnes Detalls de projecte

  1. Seleccioneu la columna ProjectedDays, toqueu o feu clic a Tipus de dades: qualsevol i, a continuació, Nombre enter.

    Canviar el tipus de dades a números enters.

  2. Repetiu el pas anterior per a la columna ActualDays.

  3. Seleccioneu la columna ApprovedDate, toqueu o feu clic a Tipus de dades: qualsevol i, a continuació, Data.

     Canviar el tipus de dades a data.

  4. Repetiu el pas anterior per a les columnes ProjectedStartDate i ProjectedEndDate.

Canviar el tipus de dades a les columnes Sol·licituds de projecte

  1. Seleccioneu la columna EstimatedDays, toqueu o feu clic a Tipus de dades: qualsevol i, a continuació, Nombre enter.

  2. Seleccioneu la columna RequestDate, toqueu o feu clic a Tipus de dades: qualsevol i, a continuació, Data.

Aplicar i desar els canvis

  1. A la pestanya Inici, feu clic a Tanca i aplica per tancar l'editor de consultes i tornar a la finestra principal Power BI Desktop.

    Tancar i aplicar els canvis.

  2. Toqueu o feu clic a Fitxer i, a continuació, a Desa, i deseu amb el nom project-analysis.pbix.

Pas 2: Millorar el model de dades

Ara que tenim les dades de les nostres llistes de SharePoint extretes a Power BI Desktop, passarem al modelatge de dades. El modelatge de dades pot ser un procés que requereix molt de temps, però us mostrarem breument algunes coses interessants que podeu fer per obtenir més informació de les dades de la llista a Power BI Desktop:

  • Canviar la manera com es relacionen les dues taules entre si
  • Afegir una taula de dates per tal que puguem fer càlculs basats en dies laborables
  • Afegiu columnes calculades per calcular els lapses de temps entre les fites dels projectes
  • Afegir mesures per calcular la variància en els dies previstos en comparació amb els dies reals per a un projecte

Quan s'hagin completat aquests passos, podem crear visualitzacions que aprofitin les millores del nostre model. Per obtenir més informació sobre les dades de modelatge a Power BI Desktop, consulteu l'apartat Modelització del nostre curs d'Aprenentatge Guiat.

Canviar les relacions de taula

Quan Power BI Desktop portat les llistes, va crear una relació entre elles basada en la columna D'identificador de les dues taules. La relació hauria d'estar entre la columna ID de la taula Sol·licituds de projecte i la columna Requestid de la taula Detalls de projecte. Corregim això:

  1. Toqueu o feu clic a la icona Visualització de dades.

    Visualització de dades

  2. A la pestanya Modelatge, toqueu o feu clic a Administra relacions. Romandrem en aquesta pestanya de la visualització Dades per a tots els passos de modelatge de dades.

    Administrar les relacions.

  3. Assegureu-vos que la relació existent està selecciona, toqueu o feu clic a Suprimeix i, a continuació, a Suprimeix de nou per confirmar.

    Suprimir relació.

  4. Feu clic a Crea per crear una relació diferent.

  5. Al quadre de diàleg Crea una relació:

    1. Per a la primera taula, seleccioneu Sol·licituds de projecte i la columna Id.

    2. Per a la segona taula, seleccioneu Detalls de projecte i la columna RequestId.

    3. La pantalla s'hauria de veure com a la imatge següent. Quan estigueu a punt, toqueu o feu clic a D'acord i, a continuació, a Tanca.

      Crear una relació.

Afegir una taula de dates per tal que els càlculs basats en la data siguin més fàcils

  1. Toqueu o feu clic a Taula nova.

    Taula nova

  2. Introduïu aquesta fórmula a la barra de fórmules: Dates = CALENDARAUTO().

    Barra de fórmules amb Dates = CALENDARAUTO()

    Aquesta fórmula crea una taula anomenada Dates amb una sola columna de dates. La taula abasta totes les dates de l'altra taula i s'actualitza automàticament si s'afegeixen dates addicionals (és a dir, si les dades s'actualitzen).

    Aquesta fórmula i les altres d'aquesta secció utilitzen expressions d'anàlisi de dades (DAX), un llenguatge de fórmules per a Power BI i altres tecnologies. Per obtenir més informació, vegeu els conceptes bàsics del DAX a Power BI Desktop.

  3. Premeu Retorn per crear la taula Dates.

    Taula de dates

Afegir una columna calculada a la taula Dates

  1. Mentre continueu a la taula de dates, toqueu o feu clic a Columna nova.

    Columna nova

  2. Introduïu aquesta fórmula a la barra de fórmules: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1).

    Aquesta fórmula determina si una data de la columna Date és un dia de la setmana. Si la data és un dia de la setmana, la columna IsWeekDay obté un valor d'1; en cas contrari, obté un valor de 0.

  3. Premeu Retorn per afegir la columna IsWeekDay a la taula Dates.

    Afegir la columna IsWeekDay.

Afegir una columna calculada a la taula Detalls de projecte

  1. A la subfinestra dreta, toqueu o feu clic a la taula Detalls de projecte i, a continuació, a Columna nova.

    Columna nova

  2. Introduïu aquesta fórmula a la barra de fórmules:

    ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
       DATESBETWEEN(Dates[Date],
          'Project Details'[ApprovedDate],
          'Project Details'[ProjectedStartDate]
      )
    )
    

    Aquesta fórmula calcula la diferència en dies entre el moment en què s'ha aprovat un projecte i el moment en què es preveu que comenci. Utilitza la columna IsWeekday de la taula Dates, de manera que només compta dies entre setmana.

  3. Premeu Retorn per afegir la columna ApprovedStartDiff a la taula Detalls de projecte.

    Afegir la columna ApprovedStartDiff.

Afegir una columna calculada a la taula Sol·licituds de projecte

  1. A la subfinestra dreta, toqueu o feu clic a la taula Sol·licituds de projecte i, a continuació, a Columna nova.

    Columna nova

  2. Introduïu aquesta fórmula a la barra de fórmules:

    RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
       DATESBETWEEN(Dates[Date],
          'Project Requests'[RequestDate],
          NOW()
       )
    )
    

    Aquesta fórmula calcula la diferència en dies entre el moment en què s'ha sol·licitat un projecte i la data d'avui (NOW()). Novament, la fórmula compta només els dies entre setmana. Aquesta columna s'utilitza per cercar el projecte que està pendent des de fa més temps.

  3. Premeu Retorn per afegir la columna RequestDateAge a la taula Sol·licituds de projecte.

    Afegir la columna RequestDateAge.

Afegir una mesura a la taula Detalls de projecte

  1. A la subfinestra dreta, toqueu o feu clic a la taula Detalls de projecte i, a continuació, a Mesura nova.

    Mesura nova

  2. Introduïu aquesta fórmula a la barra de fórmules:

    VarProjectedActual = DIVIDE(
        SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]),
        SUM('Project Details'[ProjectedDays])
    )
    

    Aquesta fórmula calcula la variància entre els dies reals i els previstos per a un projecte. L'hem afegida com a mesura, en comptes d'una columna calculada, per la qual cosa torna els resultats correctes, independentment de com es filtrin o s'agreguin les dades en un informe.

  3. Premeu Retorn per afegir la mesura VarProjectedActual a la taula Detalls de projecte.

    Afegir una mesura VarProjectedActual.

Afegir una mesura a la taula Sol·licituds de projecte

  1. A la subfinestra dreta, toqueu o feu clic a la taula Sol·licituds de projecte i, a continuació, a Mesura nova.

    Mesura nova

  2. Introduïu aquesta fórmula a la barra de fórmules:

    MaxDaysPending = MAXX(
        FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"),
        'Project Requests'[RequestDateAge]
    )
    

    Aquesta fórmula troba el projecte que està pendent des de fa més temps, en funció de la columna calculada que hem definit abans.

  3. Premeu Retorn per afegir la mesura MaxDaysPending a la taula Sol·licituds de projecte.

    Afegir la mesura MaxDaysPending.

Pas 3: Crear visualitzacions d'informe

Ara som al pas que molta gent s'imagina quan pensa en l'anàlisi de dades: crear visualitzacions per tal que puguem trobar patrons a les nostres dades. En aquest pas, crearem quatre visualitzacions:

  • Un gràfic de columnes que mostra els dies previstos en comparació amb el dies reals als projectes.
  • Un gràfic de columnes que mostra la variància de cada projecte.
  • Una targeta que mostra el projecte que està pendent des de fa més temps.
  • Una taula que mostra el temps entre l'aprovació d'un projecte i la data d'inici prevista.

Després de crear aquestes visualitzacions d'informes a Power BI Desktop, publicarem les dades i els informes al servei del Power BI, de manera que puguem crear i compartir escriptoris digitals. Per obtenir més informació sobre la creació d'informes a Power BI Desktop, consulteu la secció Visualitzacions del nostre curs d'aprenentatge guiat.

Crear un gràfic de barres per mostrar dies previstos en comparació amb els dies reals

  1. Toqueu o feu clic a la icona de visualització Informe. Ens quedarem en aquest punt de vista la resta del nostre temps a Power BI Desktop.

    Visualitzar l'informe.

  2. A la subfinestra Visualitzacions de la dreta, toqueu o feu clic a Gràfic de columnes agrupades.

    Visualitzacions: gràfic de columnes agrupades

  3. Arrossegueu PMAssigned i Títol des de Detalls de projecte de la subfinestra Camps a Eix de la subfinestra Visualitzacions.

    Eix de la subfinestra Visualitzacions

  4. Arrossegueu ActualDays i ProjectedDays des de Detalls de projecte de la subfinestra Camps a Valor de la subfinestra Visualitzacions.

    Valor de la subfinestra Visualitzacions

  5. La visualització ara s'hauria de veure com a la imatge següent.

    ProjectedDays i ActualDays per PMAssigned

  6. Arrossegueu Estat des de Detalls de projecte de la subfinestra Camps a l'àrea Filtres de la subfinestra Visualitzacions i, a continuació, seleccioneu la casella de selecció Completat.

    Filtrar per la columna d'estat.

    El gràfic ara està filtrat per mostrar només els projectes completats, la qual cosa té sentit perquè estem comparant els dies previstos amb els dies reals.

  7. Feu clic a les fletxes de la part superior esquerra del gràfic per desplaçar-vos cap amunt i avall de la jerarquia de projectes i d'administradors de projectes. A la imatge següent, veureu l'aspecte del desglossament dels detalls dels projectes.

    Desglossar els detalls del gràfic de columnes.

Crear un gràfic de barres per mostrar la variància dels dies previstos

  1. Toqueu o feu clic al llenç fora de la visualització que acabeu de crear.

  2. A la subfinestra Visualitzacions de la dreta, toqueu o feu clic a Gràfic de columnes agrupades.

    Visualitzacions: gràfic de columnes agrupades

  3. Arrossegueu PMAssigned i Títol des de Detalls de projecte de la subfinestra Camps a Eix de la subfinestra Visualitzacions.

    Eix de la subfinestra Visualitzacions

  4. Arrossegueu VarProjectedActual des de Project Details de la subfinestra Camps a Valor de la subfinestra Visualitzacions.

    Valor VarProjectedActual a la subfinestra Visualitzacions

  5. Arrossegueu Estat des de Detalls de projecte de la subfinestra Camps a l'àrea Filtres de la subfinestra Visualitzacions i, a continuació, seleccioneu la casella de selecció Completat.

    Filtrar per columna d'estat als detalls del projecte.

    La visualització ara s'hauria de veure com a la imatge següent.

    VarProjectedActual per PMAssigned

    Podeu veure en aquest gràfic que hi ha molta més variabilitat als projectes executats per Irvin Sayers en comparació amb els de Joni Sherman. Desglosseu per veure la variabilitat per projecte i si els dies previstos van ser més o menys que els dies reals.

    VarProjectedActual per Títol

  6. Abans de crear més visualitzacions, moveu i redimensioneu les que ja heu creat per tal que s'ajustin en paral·lel.

    Ajustar els gràfics en paral·lel.

Crear una targeta que mostri el projecte que està pendent des de fa més temps

  1. Toqueu o feu clic al llenç fora de la visualització que acabeu de crear.

  2. A la subfinestra Visualitzacions de la dreta, toqueu o feu clic a Targeta.

    Visualitzacions: targeta

  3. Arrossegueu MaxDaysPending des de Sol·licituds de projecte de la subfinestra Camps a Camps de la subfinestra Visualitzacions.

    Camps de la subfinestra Visualitzacions

  4. Toqueu o feu clic a Format (corró de pintura) i, a continuació, definiu Vora com a Activat.

    Aplicador de format: vora

  5. Definiu Títol com a Activat i, a continuació, afegiu el títol "Màx. de dies pendent d'aprovació".

    Afegiu un títol.

    La visualització ara s'hauria de veure com a la imatge següent.

     Màx. de dies pendent d'aprovació

    Després de publicar aquest informe, farem servir aquesta peça per activar un avís si el valor màxim d'un projecte pendent arriba a un llindar determinat.

Crear una taula que mostri el temps entre l'aprovació d'un projecte i la data d'inici prevista

  1. Toqueu o feu clic al llenç fora de la visualització que acabeu de crear.

  2. A la subfinestra Visualitzacions de la dreta, toqueu o feu clic a Taula.

    Visualitzacions: taula

  3. Arrossegueu PMAssigned, Títol i ApprovedStartDiff des de Detalls de projecte de la subfinestra Camps a Valor de la subfinestra Visualitzacions.

    Valors de la subfinestra Visualitzacions

  4. Arrossegueu ProjectedStartDate des de Detalls de projecte de la subfinestra Camps a l'àrea Filtres de la subfinestra Visualitzacions i, a continuació, seleccioneu totes les dates, excepte (En blanc).

    Filtrar per ProjectedStartDate

  5. Redimensioneu les columnes de la taula per tal que pugueu veure totes les dades i ordenar per ApprovedStartDiff en ordre descendent. La visualització ara s'hauria de veure com a la imatge següent.

    Taula amb valors ApprovedStartDiff

  6. A l'àrea Valors, toqueu o feu clic a la fletxa avall per a ApprovedStartDiff i, a continuació, toqueu o feu clic a Mitjana. Ara podem veure la durada mitjana entre l'aprovació d'un projecte i la data d'inici prevista.

    Calcular la mitjana.

  7. Toqueu o feu clic a la fletxa avall per a ApprovedStartDiff una altra vegada, toqueu o feu clic a Format condicional i, a continuació, toqueu o feu clic a Escales de color de fons.

    Format condicional

  8. Definiu els colors dels camps Mínim i Màxim, tal com es mostra a continuació, i després toqueu o feu clic a D'acord.

    Opcions de format condicional

    La visualització ara s'hauria de veure com a la imatge següent.

    Format condicional completat

    Com podeu veure, els projectes que executa Irvin Sayers tendeixen a començar molt més tard després de l'aprovació. Podria haver-hi altres factors que no tinguin a veure amb l'administrador assignat, però valdria la pena investigar.

Això ens porta al final de la secció d'informes, i ara hauríeu de tenir un informe complet basat en dades importades de SharePoint i netejades i modelades en Power BI Desktop. Si tot ha anat d'acord amb el pla, l'informe hauria de tenir l'aparença de la imatge següent.

Informe completat

Passos següents

El següent pas d'aquesta sèrie tutorial és publicar l'informe del projecte Power BI i crear un escriptori digital.

Consulteu també