Administra els documents SharePoint

Microsoft Dataverse suporta la integració amb SharePoint Online això li permet utilitzar les capacitats de gestió documental SharePoint des de dins de Dataverse. Power Apps portals ara admet la càrrega i visualització de documents des de i cap a SharePoint un formulari bàsic o avançat en un portal. Això permet que els usuaris del portal visualitzin, descarreguin, afegeixin i suprimeixin documents d'un portal. Els usuaris del portal també poden crear subcarpetes per organitzar els documents.

Nota

  • L'administració de documents funciona només amb el SharePoint Online.
  • L'administració de documents és compatible amb la integració basada en servidor.

Per treballar amb les capacitats de gestió documental SharePoint des de dins de Dataverse, heu de:

  1. Habilitar la funcionalitat d'administració de documents per al vostre entorn

  2. Configurar la integració SharePoint des del centre d'administració de portals Power Apps

  3. Habilitar l'administració de documents per a taules

  4. Configura el formulari adequat en Power Apps documents

  5. Crear permisos adequats de taula i assignar-los a la funció web adient

Pas 1: habilitar la funcionalitat d'administració de documents a les aplicacions basades en models

Heu d'habilitar la funcionalitat d'administració de documents a les aplicacions basades en models mitjançant la integració del SharePoint basada en servidor. La integració del SharePoint basada en servidor permet a les aplicacions basades en models i del SharePoint Online realitzar una connexió de servidor a servidor. El valor per defecte del registre del lloc del SharePoint l'utilitza el portal. Per obtenir informació sobre com habilitar la funcionalitat de gestió de documents a les aplicacions basades en models, vegeu Configurar aplicacions basades en models per utilitzar SharePoint En línia.

Pas 2: configureu la integració SharePoint des del centre d'administració de portals Power Apps

Per utilitzar les capacitats d'administració de documents de SharePoint, heu d'habilitar SharePoint la integració des del centre d'administració Power Apps portals.

Nota

Heu de ser un administrador global per realitzar aquesta acció.

  1. Obre Power Apps centre d'administració de portals.

  2. Aneu a Configura integració del SharePoint > Habilita integració del SharePoint.

    Habilita la integració SharePoint.

  3. A la finestra de confirmació, seleccioneu Habilita. Això permetrà que el portal es comuniqui amb el SharePoint. Mentre s'està habilitant la integració del SharePoint, el portal es reinicia i no estarà disponible durant una estona. Apareix un missatge quan s'està habilitant la integració del SharePoint.

Quan la integració del SharePoint s'hagi habilitat, estarà disponible l'acció següent:

  • Inhabilitar integració del SharePoint: us permet desactivar la integració del SharePoint amb el portal. Mentre s'està inhabilitant la integració del SharePoint, el portal es reinicia i no estarà disponible durant una estona. Apareix un missatge quan s'està inhabilitant la integració del SharePoint.

    Inhabilita la integració SharePoint.

Habilitar o inhabilitar la integració del SharePoint actualitzarà l'aplicació del Azure Active Directory (Azure AD) per al portal i afegirà o suprimirà els permisos del SharePoint necessaris, respectivament. També se us redirigirà per donar-vos el consentiment per realitzar els canvis a l'aplicació de l'AzureAD.

Inhabilita la pantalla de consentiment d'integració SharePoint.

Si no proporcioneu el consentiment:

  • L'acció d'habilitar o inhabilitar la integració del SharePoint no es completarà i es mostrarà un missatge d'error.

  • El vostre inici de sessió de l'AzureAD de fàbrica no funcionarà.

Pas 3: Habilitar l'administració de documents per a taules

Heu d'habilitar l'administració de documents per a les taules per emmagatzemar els documents relacionats amb els registres de taula al SharePoint. Per obtenir informació sobre com habilitar la gestió documental per a taules, vegeu Habilitar SharePoint gestió documental per a taules específiques.

Pas 4: Configurar el formulari corresponent per visualitzar els documents

Power Apps personalització

Identifiqueu el formulari on voleu utilitzar les funcions d'administració de documents. Heu d'editar el formulari amb l'editor de formularis d'aplicacions basades en models i afegir-hi una subquadrícula. La subquadrícula afegeix una secció al formulari que us permet treballar amb els documents d'un portal. Heu de definir aquestes propietats a la subquadrícula per a que la característica funcioni:

  • A Font de dades, seleccioneu Ubicació del document des de la llista Taula.

  • A Font de dades, seleccioneu Ubicació del document actiu des de la llista Vista per defecte.

Podeu especificar el nom i l'etiqueta segons el vostre requisit. Deseu i publiqueu el formulari un cop s'hagi afegit i configurat la subquadrícula.

Nota

L'administració de documents s'ha d'habilitar per a la taula per a la qual editeu el formulari. Més informació: Habilitació de l'administració de documents per a les taules

Configuració dels portals Power Apps

Deixant de banda la configuració estàndard necessària per al formulari bàsic o el formulari avançat, heu de definir les propietats següents per permetre l'administració de documents:

  • Nom de taula i Nom de formulari: introduïu els noms de taula i formulari personalitzats al pas anterior, respectivament.

  • Seleccioneu la casella Habilitar permís de taula al formulari per permetre que un usuari llegeixi els documents.

  • Definiu el Mode a Edita per permetre les pujades de documents.

Nota

Per carregar documents ha d'existir el registre de taula principal. Si establiu el mode a Insereix, la càrrega de documents no funcionarà perquè el registre de la taula principal no es crearà fins que no s’enviï el formulari.

Pas 5: Crear permisos adequats de taula i assignar-los a la funció web adient

Es requereixen dos registres de permís de taula per establir l'accés necessari per visualitzar i carregar documents.

  • Permisos a la taula del formulari de taula o avançat:
    • Creeu un registre de Permís de taula que especifiqui el Nom de la taula com la taula del formulari bàsic o el formulari avançat configurat prèviament.
    • Seleccioneu un Tipus d'accés i una relació de tipus d'accés que sigui adient per al comportament del formulari que vulgueu.
    • Habiliteu els privilegis de Lectura i Annexa a per permetre l'accés de lectura als documents i, de manera opcional, habiliteu el privilegi d'Escriptura per permetre la càrrega de documents. Ignoreu la secció Permisos de taula secundària fins que s'empleni al pas següent.
  • Permisos a la Ubicació del document amb el Tipus d'accés principal que es refereixen al registre de permisos anterior:
    • Creeu un registre de Permís de taula que especifiqui el Nom de la taula com a taula d'Ubicació de document amb el Tipus d'accés establert com a Principal.
    • Seleccioneu el permís de taula principal al registre de permís de taula creat al pas anterior.
    • Privilegis
      • Els privilegis mínims per permetre l'accés de lectura als documents són Lectura, Creació i Annexa.
      • Incloeu privilegis d'Escriptura per a l'accés de càrrega de documents.
      • Incloeu permisos de Supressió per permetre la supressió d'un document.

Nota

S'ha de crear un permís de taula secundari corresponent a la taula d'ubicació del document per a cada cas del registre de permís de taula principal que existeix a la taula del formulari de taula o avançat on s'han de mostrar els documents.

Configuració de la mida de càrrega de l'arxiu

Per defecte, la mida del fitxer està definida a 10 MB. Tanmateix, podeu configurar la mida del fitxer a un màxim de 50 MB amb la configuració del lloc SharePoint/MaxUploadSize.

Mida màxima de baixada del fitxer

Es recomana limitar la mida dels fitxers individuals disponibles per baixar a 250 MB o menys. Si utilitzeu portals per baixar fitxers més grans de SharePoint, l'operació pot tenir un temps d'espera després d'un parell de minuts.

Configuració d'exemple per habilitar l'administració de documents al formulari bàsic Cas

A continuació, l'exemple següent mostra la configuració amb la taula Cas, que necessita l'aplicació del Dynamics 365 Customer Service com a requisit previ. Tot i que aquesta mostra utilitza la taula Cas, és només una il·lustració dels passos esmentats anteriorment i es pot seguir amb qualsevol altra taula personalitzada o qualsevol taula Dataverse que admeti la gestió de documents en SharePoint.

  1. Seguiu les instruccions del Pas 1 per assegurar-vos que la configuració basada en el servidor s'hagi completat per a la integració del vostre entorn i de SharePoint.

  2. Seguiu les instruccions de Pas 2 per assegurar-vos que el portal té els permisos necessaris per integrar-se amb el SharePoint.

  3. Seguiu les instruccions del Pas 3 per assegurar-vos que l'administració de documents està habilitada per a la taula Cas.

  4. Seguiu les instruccions del Pas 4 amb les configuracions següents:

    • Personalització d'aplicacions basades en models

      a. Aneu a Configuració > Personalització > Personalitza el sistema.

      b. A la solució per defecte, aneu a la taula Cas > Formularis.

      c. Obriu Web: edita cas a l'editor de formularis.

      Formulari web: edició de casos

      d. Seleccioneu el camp Creat el al formulari i, a la pestanya Insereix, seleccioneu Subquadrícula.

      Afegir una subquadrícula al formulari web: edició de casos.

      e. Al quadre de diàleg Defineix les propietats, establiu les propietats següents i seleccioneu D'acord:

      • Nom (pot ser qualsevol nom): DocumentsDelCas

      • Etiqueta (pot ser un nom d'etiqueta qualsevol): Documents del cas

      • Taula: ubicacions de documents

      • Visualització per defecte: ubicacions del document actiu

      Propietats de subquadrícula

      f. A l'editor de formularis, seleccioneu Desa i, a continuació, Publica.

    • Configuració dels portals Power Apps

      a. Obriu l’aplicació d’administració del portal -> Formularis bàsics.

      b. Cerqueu i obriu el formulari bàsic Customer Service: edita el cas.

      c. Reviseu i assegureu-vos que es defineixen aquestes propietats:

      • Nom de la taula: Cas (incident)

      • Nom del formulari: Web: edita el cas

      • Mode: edita

      • Permís de taula: habilitat

      d. Si heu fet els canvis al formulari, seleccioneu Desa.

  5. Seguiu el Pas 5 per assegurar-vos que s'han concedit els permisos de taula als usuaris.

    1. Aneu al registre de funció web que s'associa a l'usuari. Per a aquest exemple, considerarem que l'usuari té una funció web d'administrador.

    2. Assegureu-vos que hi ha un registre de Permís de taula amb el nom de Customer Service: casos en què el contacte és client.

      Nota

      Assegureu-vos que la vostra funció web tingui aquest permís de taula afegit. Si el vostre usuari ja és administrador, el permís de taula anterior no ha d'assignar-se explícitament.

    3. Creeu un permís de taula nou, introduïu les dades següents i seleccioneu Desa:

    • Nom (pot ser qualsevol nom): Customer Service: documents relacionats

    • Nom de l Taula: ubicació del document

    • Tipus d’accés: principal

    • Permís de taula principal: Customer Service: casos en què el contacte és el client

    • Relació principal: incident_SharePointDocumentLocations

    • Privilegis: Lectura, Creació, Annexa, Escriptura, Supressió

    1. Inicieu la sessió al portal per assegurar-vos que l'administració de documents està habilitada per a la taula Cas.

      a. Aneu a la pàgina de suport tècnic.

      Pàgina de suport tècnic del portal

      b. Seleccioneu un registre de cas existent de la llista. Aneu a la secció Documents de cas de la pàgina i consulteu la llista de documents afegida.

      Document del cas

Consulteu també

Microsoft Learn: Gestió documental amb SharePoint