Krok 5: Podívejte se, jak vypadá sdílení chráněných souborů a sledování dokumentů v akciStep 5: See sharing of protected files in action and track your document

Platí pro: Azure Information ProtectionApplies to: Azure Information Protection

Pro tento závěrečný krok úvodního kurzu si najděte wordový dokument nebo excelový sešit, který jste si předem vytvořili a který teď pošlete svému partnerovi nebo kolegovi.For this final step in the tutorial, locate a Word document or Excel spreadsheet that you have already created and will send to a partner or co-worker. Pro účely tohoto kurzu nezáleží na tom, jaký text bude dokument obsahovat, ale nějaký text by obsahovat měl, abyste mohli snáze ověřit, zda jej autorizovaný příjemce mohl přečíst.For this tutorial, it doesn’t matter what text it actually contains, but you will want it to contain some text so you can more easily confirm that the authorized recipient could read it.

Pak jste připravení tento dokument bezpečně sdílet e-mailem.You’re then ready to safely share this document by email.

Bezpečné sdílení dokumentu e-mailemTo safely share your document by email

  1. V Průzkumníkovi souborů klikněte pravým tlačítkem myši na dokument a vyberte Klasifikovat a chránit.In File Explorer, right-click your document and select Classify and protect. Otevře se dialogové okno Klasifikovat a chránit – Azure Information Protection:The Classify and protect - Azure Information Protection dialog box opens:

    Rychlý úvodní kurz pro Azure Information Protection – krok 5 – klasifikace a ochrana prostřednictvím kliknutí pravým tlačítkem myši

  2. Vyberte Chránit pomocí vlastních oprávnění. Otevře se okno s dalšími možnostmi.Select Protect with custom permissions, which displays additional options.

  3. V části Vybrat oprávnění ponechejte nastavenou výchozí možnost Čtenář – jenom prohlížení.For Select permissions, keep the default of Viewer – View Only.

    S tímto nastavením příjemcům umožníte, aby si dokument zobrazili, ale zabráníte jim v jeho úpravě a tisku.With this setting, our recipients will be able to view the document but not edit or print it.

  4. V části Vybrat uživatele zadejte jednu nebo více pracovních e-mailových adres stejným způsobem, jako když posíláte dokument někomu, s kým vaše organizace obchoduje.For Select users, type one or more business email addresses, as you would do when you send a document to someone that your organization does business with. Chcete-li zadat více než jednou adresou, oddělujte středníkem nebo stiskněte klávesu Enter.To specify more than one address, you use a semicolon or press Enter.

    Je nutné zadat e-mailovou adresu firmy, jako například janetm@contoso.com nebo p.dover@fabrikam.com vzhledem k tomu, že Azure Information Protection v současné době nepodporuje osobní e-mailové adresy pro tento scénář.Make sure that you specify a business email address, such as janetm@contoso.com or p.dover@fabrikam.com because currently, Azure Information Protection doesn’t support personal email addresses for this scenario.

    Případně, kliknutím na tlačítko vyberte uživatele, skupiny nebo organizace ikonu vyberte e-mailovou adresu svého pracovního na:Alternatively, click the Select users, groups, or organization icon to select a co-worker's email address:

    Rychlý úvodní kurz pro Azure Information Protection – krok 5 – ochrana pomocí vlastních oprávnění

    Po zadání adres je zkopírujte do schránky, protože je v dalším kroku budeme potřebovat.After specifying the addresses, copy them to the clipboard because we'll use them in a later step.

  5. Klikněte na Použít a počkejte na zprávu Práce je hotová, kde se můžete podívat na výsledky.Click Apply and wait for the Work finished message to see the results. Potom klikněte na Zavřít.Then click Close.

  6. V Průzkumníkovi souborů znovu klikněte pravým tlačítkem myši na soubor, ale tentokrát vyberte Odeslat komu > Příjemce pošty.Back in File Explorer, right-click your file again, and this time, select Send to > Mail recipient. Tím připojíte dokument k e-mailové zprávě spolu s výchozím textem, který změníme.This action attaches your document to an email message with some default text that we will change.

  7. Než změníme výchozí text, vložte e-mailové adresy, které jste zadali dříve, do pole Komu.Before we change the default text, paste the email addresses that you specified earlier into the To box.

  8. Můžete také do pole Předmět zadat nějaký předmět, například Sdílím chráněný dokument.Optionally, type your choice of subject in the Subject box, for example: I am sharing a protected document.

  9. Změňte výchozí popis zprávy tak, aby byl vhodný pro vaše příjemce.Modify the default message description so that it's suitable for your recipients. Přidejte ale tento text:However, add the following text:

    U tohoto souboru je nastavená ochrana služby Microsoft Azure Information Protection. Při prvním použití, najdete v těchto pokynů: https://aka.ms/rms-signup.I've protected this file with Microsoft Azure Information Protection. For first time use, see these instructions: https://aka.ms/rms-signup.

    Rychlý úvodní kurz pro Azure Information Protection – krok 5 – sdílení chráněného dokumentu e-mailem

    Klikněte na Odeslat.Click Send.

Odeslali jste chráněný dokument a teď můžete požádat příjemce, aby počkali na jeho doručení a otevřeli jej.Now you’ve sent your protected document, you’re ready to ask your recipients to wait for it to arrive and then open it.

Požádejte příjemce, aby otevřeli dokument poslaný v e-mailuAsk your recipients to open the emailed document

Vaši příjemci můžou ke čtení chráněného dokumentu, který jim pošlete jako přílohu e-mailu, použít spoustu různých zařízení.Your recipients can use many devices to read the protected document that you sent as an email attachment. Patří mezi ně iPady, iPhony, tablety a telefony s Androidem, počítače Mac i počítače s Windows.The devices include iPads, iPhones, Android tablets and phones, Mac computers, as well as Windows computers.

Požádejte je, aby si přečetli e-mailovou zprávu, kterou jste jim poslali.Ask them to read the email message that you sent. V případě, že je to poprvé, co dostali přílohy, které jsou chráněné službou Rights Management, požádejte je, aby klikli na odkaz s pokyny.Assuming that this is the first time that they have received attachments that are protected by Rights Management, ask them to click the instructions link. Zobrazí se jim uvítací stránka služby Microsoft Azure Information Protection, která je požádá o zadání jejich pracovní e-mailové adresy.They will then see the Welcome page for Microsoft Azure Information Protection, which asks them to enter their work email address.

Když uživatelé kliknou na Zaregistrovat se, služba Azure Information Protection zkontroluje, jestli jejich organizace má předplatné, které obsahuje službu pro ochranu dat Azure Rights Management.When they click Sign up, Azure Information Protection checks whether their organization has a subscription that includes the Azure Rights Management data protection service. Pokud takové předplatné nemají, můžou požádat o bezplatný účet.If not, they can apply for a free account.

Pokyny pro příjemce: Zobrazení přílohy chráněného dokumentuInstructions for recipient: To view the protected document attachment

  1. Na počítači nebo mobilním zařízení s Office otevřete přílohu, abyste si mohli přečíst dokument.On a PC or mobile device that has Office installed, open the attachment to read the document.

  2. Pokud se zobrazí výzva k zadání vašeho uživatelského jména a hesla, zadejte uživatelské jméno ve stejném formátu jako e-mailovou adresu, kterou jste použili k zaslání e-mailu a přílohy.If you are prompted for your user name and password, enter your user name in the same format as the email address that was used to send you the email and attachment. Příklad: janetm@contoso.com nebo p.dover@fabrikam.com. Jako heslo zadejte heslo, které jste dostali při přihlášení k RMS pro jednotlivce.For example, janetm@contoso.com or p.dover@fabrikam.com. For your password, type the password that you supplied when you signed up for RMS for individuals. Případně, pokud vaše organizace používá cloudovou službu jako je Office 365 nebo Azure, zadejte vaše běžné pracovní heslo.Or, if your organization has a cloud service such as Office 365 or uses Azure, enter your usual work password.

  3. Až se dokument otevře, přečtěte si ho.Read the document contents when it opens. Protože je jen pro čtení, nemůžete obsah změnit.Because it’s read-only, you cannot change the contents.

Jako volitelný krok můžete příjemce e-mailu požádat, aby e-mail přeposlal dalším lidem, které jste nezahrnuli do původního e-mailu.As an optional step, your recipient could forward the email to other people that you didn’t specify in your original email. Ti nebudou moct přílohu otevřít.These people won’t be able to open the attachment. Pokud se jim zobrazí výzva k zadání uživatelského jména, přístup k dokumentu jim bude odepřený.When they are promoted for their user name, access to the document will be denied.

Teď, když příjemce otevře přílohu a případně ji předá někomu jinému, můžete dokument sledovat.Now that the recipient has opened the attachment and optionally, forwarded it to somebody else, you're ready to track your document.

Sledování chráněného dokumentuTo track your protected document

  1. Otevřete dokument, u kterého jste nastavili ochranu a který jste sdíleli.Open the document that you protected and shared. Banner s informacemi potvrzuje nastavení vlastní ochrany, které jste zadali:The information banner confirms the custom protection settings that you specified:

    Banner s informacemi o nastavení vlastní ochrany

  2. Na kartě Domů klikněte na Chránit > Sledovat a odvolat:On the Home tab, click Protect > Track and Revoke:

    Možnost sledovat využití

    Pomocí této možnosti přejdete na web pro sledování dokumentů.This takes you to the document tracking site.

  3. Pokud se vám zobrazí stránka Ochrana a sdílení na míru, klikněte na možnost Přihlásit se a znovu zadejte uživatelské jméno a heslo.If you see the Protect and share on your terms page, click Sign in and supply your user name and password again.

  4. Na stránce Vaše sdílené dokumenty uvidíte název dokumentu, který jste sdíleli.On the Your shared documents page, you’ll see the document name that you shared. V tomto okamžiku se jedná o jediný zobrazený soubor, ale seznam se bude rozšiřovat s každým chráněným dokumentem, který budete sdílet.At this point, it’s the only file displayed but as you share additional protected documents, the list will grow.

    Z této stránky se zobrazí, když jste sdíleli dokumentu (Pokud jste odeslali e-mailu s chráněnou přílohou), jeho aktuální stav (aktivní, zrušené nebo vypršela platnost) a jméno příjemce, které jste poslali v e-mailu.From this page, you’ll see when you shared the document (when you sent the email with the protected attachment), its current status (active, revoked, or expired), and the name of the recipient you sent the email to. Pokud chcete zobrazit další informace, klikněte na název dokumentu.Click the document name for additional details.

  5. Na nové stránce s názvem souboru, na který jste klikli, se zobrazí souhrnné informace pouze pro tento dokument a seznam dalších možností, které jsou pro dokument k dispozici (Seznam, Časová osa, Mapa, Nastavení).On the new page, which has the name of the file that you clicked, you’ll see summary details for that document only, and a list of other options that are available for the document (List, Timeline, Map, Settings).

    Proklikejte jednotlivé možnosti a prozkoumejte různé způsoby, pomocí kterých je možné chráněný dokument sledovat.Click each option to explore different ways to track your protected document. Alternativně můžete na stránce Summary (Souhrn) kliknutím na položku Otevřít v aplikaci Excel exportovat informace do tabulky nebo kliknutím na položku Revoke access (Odvolat přístup) ukončit sdílení dokumentu.Or, still on the Summary page, click Open in Excel to export the information to a spreadsheet, or click Revoke access to stop sharing the document.

Na tento web se můžete vrátit a sledovat další aktivitu chráněného dokumentu nebo odvolat přístup, pokud to bude třeba.You can return to this site to track further activity for your protected document, or revoke access if necessary. Na stránku můžete přejít dokonce i z mobilního zařízení nebo tabletu pomocí prohlížeče pomocí tohoto odkazu: sledování dokumentuYou can even access the site from your mobile device or tablet, by using a browser with this link: document tracking

Pokud potřebujete další informaceIf you want more information Další informaceAdditional information
Kompletní pokyny pro ochranu souborů, které pak můžete bezpečně sdíletFull instructions for protecting files that you can then safely share Klasifikace a ochrana souborů nebo e-mailůClassify and protect a file or email
O bezplatném účtu, který si můžou založit jiní uživateléAbout the free account for others users to sign up RMS pro jednotlivce a Azure Rights ManagementRMS for individuals and Azure Rights Managmenet
O použití stránky pro sledování dokumentůAbout using the document tracking site Sledování dokumentů a odvolávání přístupu k nimTrack and revoke your documents

Další krokyNext Steps

Už jste se přesvědčili, jak fungují výchozí zásady Azure Information Protection, jakým způsobem se dají přizpůsobit a také jak funguje označování pro dokument aplikace Word. Teď vyzkoušíme některá další nastavení a podíváme se, jak fungují v ostatních aplikacích Office, které podporují Azure Information Protection: v Excelu, PowerPointu a Outlooku.Now you've seen the default Azure Information Protection policy and how to customize it, and how labeling works for a Word document, try some of the other settings and see how they work in the other Office applications that support Azure Information Protection: Excel, PowerPoint, Outlook. Pokud tyto aplikace byly při instalaci klienta Azure Information Protection otevřené, zavřete je a znovu otevřete. Teprve pak je zkuste použít s Azure Information Protection.If these applications were open when you installed the Azure Information Protection client, close and reopen them before you try using them with Azure Information Protection.

Zkuste sdílet více dokumentů a sledujte, jak se používají, a vyzkoušejte si, jak funguje odvolávání přístupu k nim.Try sharing more documents and track how they are being used, and confirm how document revocation works.

Může pak pro vás být užitečné vrátit se na stránku Rychlý start na portálu Azure Portal, pročíst si některé nejčastější dotazy týkající se Azure Information Protection a prozkoumat další články o dokumentaci.You might then find it useful to return to the Quick start page in the Azure portal, read some of the frequently asked questions for Azure Information Protection, and explore some of the other documentation articles. Pokud jste ale připravení začít nasazovat Azure Information Protection ve vaší organizaci, měli byste pokračovat na Plán nasazení služby Azure Information Protection.But if you're ready to start deploying Azure Information Protection for your organization, your next stop should be the Azure Information Protection deployment roadmap.

KomentářeComments

Před přidáním komentáře se podívejte na naše pravidla organizace.Before commenting, we ask that you review our House rules.