Uživatelská příručka: Klasifikovat a chránit soubor nebo e-mailu pomocí Azure Information ProtectionUser Guide: Classify and protect a file or email by using Azure Information Protection

Platí pro: Active Directory Rights Management Services, Azure Information Protection, Windows 10, Windows 8.1, Windows 8, Windows 7 s aktualizací SP1Applies to: Active Directory Rights Management Services, Azure Information Protection, Windows 10, Windows 8.1, Windows 8, Windows 7 with SP1

Poznámka

Pomocí těchto pokynů můžete klasifikovat a chránit dokumenty a e-maily.Use these instructions to help you classify and protect your documents and emails. Pokud potřebujete jenom klasifikovat a ne je chránit dokumenty a e-maily, najdete v článku jen klasifikovat pokyny.If you need to only classify and not protect your documents and emails, see the classify-only instructions. Pokud si nejste jisti, sada pokynů používat, obraťte se na správce nebo HelpDesk.If you are not sure which set of instructions to use, check with your administrator or help desk.

Dokumenty a e-maily můžete snadno klasifikovat a chránit, když je budete vytvářet nebo upravovat v desktopových aplikacích Office: Wordu, Excelu, PowerPointu nebo Outlooku.The easiest way to classify and protect your documents and emails is when you are creating or editing them from within your Office desktop apps: Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

Ale můžete taky klasifikovat a chránit soubory pomocí Průzkumníka souborů.However, you can also classify and protect files by using File Explorer. Tato metoda podporuje další typy souborů a je pohodlný způsob, jak klasifikovat a chránit víc souborů současně.This method supports additional file types and is a convenient way to classify and protect multiple files at once. Tato metoda podporuje ochranu dokumentů Office, souborů PDF, textových a obrázkových souborů a celé řady jiných souborů.This method supports protecting Office documents, PDF files, text and image files, and a wide range of other files.

Pokud vaše štítek použije ochranu na dokument, není vhodný pro ukládaný na SharePoint nebo OneDrive chráněný dokument.If your label applies protection to a document, the protected document is not suitable to be saved on SharePoint or OneDrive. Tato umístění nepodporují následující u chráněných souborů: společné pro vytváření obsahu, Office Online, hledání, náhledu dokumentu, miniaturu a eDiscovery.These locations do not support the following for protected files: Co-authoring, Office Online, search, document preview, thumbnail, and eDiscovery.

Bezpečné sdílení souboru s uživateli mimo vaši organizaciSafely share a file with people outside your organization

Soubory, které jsou chráněné, se dají bezpečně sdílet s jinými uživateli.Files that are protected are safe to share with others. Chráněný dokument se například připojit k e-mailu.For example, you attach a protected document to an email.

Před sdílet soubory s lidmi mimo vaši organizaci, obraťte se na HelpDesk nebo správce jak chránit soubory pro externí uživatele.Before you share files with people outside your organization, check with your help desk or administrator how to protect files for external users.

Například pokud vaše organizace pravidelně komunikuje s uživateli v jiné organizaci, Správce může nakonfigurovat štítků, které se nastaví ochrany tak, aby tyto osoby může číst a používat chráněné dokumenty.For example, if your organization regularly communicates with people in another organization, your administrator might have configured labels that sets protection such that these people can read and use protected documents. Pak vyberte tyto popisky klasifikovat a chránit dokumenty, které se sdílet.Then, select these labels to classify and protect the documents to share.

Alternativně externí uživatelé mají účtů business-to-business (B2B) pro ně byly vytvořeny, můžete použít vaše aplikace Office a nastavit oprávnění pro vlastní nebo použijte Průzkumníka souborů k nastavení vlastní oprávnění pro dokument před sdílením.Alternatively, if the external users have business-to-business (B2B) accounts created for them, you can use your Office app to set custom permissions or use File Explorer to set custom permissions for a document before you share it. Pokud nastavíte vlastních oprávnění a pro interní použití už je chráněný dokument, nejprve vytvořte kopii ho chcete zachovat původní oprávnění.If you set your own custom permissions and the document is already protected for internal use, first make a copy of it to retain the original permissions. Pak použijte k nastavení vlastních oprávnění kopii souboru.Then use the copy to set the custom permissions.

Klasifikace a ochrana dokumentů a e-mailů pomocí aplikací OfficeUsing Office apps to classify and protect your documents and emails

Použití panelu Azure Information Protection nebo chránit na pásu karet vyberte jeden ze štítků, které je nakonfigurovaný pro vás.Use the Azure Information Protection bar or the Protect button on the ribbon to select one of the labels that has been configured for you.

Například následující obrázek ukazuje, že dokumentu nebyl byla označené ještě, protože velkých a malých písmen ukazuje není nastavena na panelu Azure Information Protection.For example, the following picture shows that the document hasn't yet been labeled because the Sensitivity shows Not set on the Azure Information Protection bar. Chcete-li nastavit štítku, jako je například "Obecné", klikněte na tlačítko Obecné.To set a label, such as "General", click General. Pokud si nejste jistí, který popisek máte použít pro aktuální dokument nebo e-mail, použijte popisy popisků, které vám o každému popisku sdělí další informace a kdy jej použít.If you're not sure which label to apply to the current document or email, use the label tooltips to learn more about each label and when to apply it.

Příklad panelu Azure Information Protection

Pokud už je popisek v dokumentu použitý a chcete ho změnit, můžete vybrat jiný popisek.If a label is already applied to the document and you want to change it, you can select a different label. Pokud popisky na panelu nejsou, klikněte nejprve na ikonu Upravit popisek vedle aktuální hodnoty popisku.If the labels are not displayed on the bar, first click the Edit Label icon, next to the current label value.

Kromě ručního výběru popisků se dají popisky použít také následujícími způsoby:In addition to manually selecting labels, labels can also be applied in the following ways:

  • Správce nakonfiguroval výchozí popisek, který si můžete nechat nebo ho změnit.Your administrator configured a default label, which you can keep or change.

  • Správce nakonfiguroval doporučené výzvy k výběru konkrétního popisku, pokud se zjistí citlivá data.Your administrator configured recommended prompts to select a specific label when sensitive data is detected. Doporučení můžete přijmout (a popisek se použije) nebo odmítnout (doporučený popisek se nepoužije).You can accept the recommendation (and the label is applied), or reject it (the recommended label is not applied).

Výjimky pro panel Azure Information ProtectionExceptions for the Azure Information Protection bar

Nevidíte tento panel Information Protection v aplikacích Office?Don't see this Information Protection bar in your Office apps?

Možné důvody:Possible reasons:

  • Nemáte klienta Azure Information Protection nainstalován.You don't have the Azure Information Protection client installed.

  • Máte nainstalovaného klienta, ale váš správce nakonfiguroval nastavení, která nebude zobrazovat na panelu.You have the client installed, but your administrator has configured a setting that doesn't display the bar. Místo toho vyberte štítky z chránit tlačítko na souboru karty na pásu karet Office.Instead, select labels from the Protect button, on the File tab from the Office ribbon.

  • Váš klient je spuštěn režimu jenom pro ochranu.Your client is running in protection-only mode.

Je štítek, který byste měli vidět nezobrazuje?Is the label that you expect to see not displayed?

Možné důvody:Possible reasons:

  • Pokud správce pro vás nedávno nakonfiguroval nový popisek, zavřete všechny instance aplikace Office a znovu ji otevřete.If your administrator has recently configured a new label for you, try closing all instances of your Office app and reopening it. Tato akce kontroluje změny v popiscích.This action checks for changes to your labels.

  • Pokud chybějící popisek provádí ochranu, je možné, že máte edici Office, která nepodporuje použití ochrany Rights Management.If the missing label applies protection, you might have an edition of Office that does not support applying Rights Management protection. Chcete-li ověřit, klikněte na tlačítko chránit > Nápověda a odeslání názoru.To verify, click Protect > Help and Feedback. V dialogovém okně zaškrtněte, pokud máte zprávu stav klienta část, která uvádí, že tento klient nemá licenci pro Office Professional Plus.In the dialog box, check if you have a message in the Client status section that says This client is not licensed for Office Professional Plus.

  • Popisek může být v zásadě s vymezeným oborem, do které nepatří váš účet.The label might be in a scoped policy that doesn't include your account. Obraťte se na helpdesk nebo správce a zjistěte to.Check with your help desk or administrator.

Nastavení vlastních oprávnění pro dokumentSet custom permissions for a document

Pokud je povoleno správcem, můžete zadat vlastní nastavení ochrany pro dokumenty místo pomocí nastavení ochrany, které správce může mít zahrnuté vybraný štítek.If allowed by your administrator, you can specify your own protection settings for documents rather than use the protection settings that your administrator might have included with your selected label. Tato možnost je specifická pro dokumenty a není k dispozici aplikace Outlook.This option is specific to documents and is not available with Outlook.

  1. Na kartě Domů ve skupině Ochrana klikněte na Chránit > Vlastní oprávnění:On the Home tab, in the Protection group, click Protect > Custom Permissions:

    Možnost Vlastní oprávnění

    Pokud nemůžete vybrat vlastní oprávnění, správce neumožňuje použít tuto možnost.If you cannot select Custom Permissions, your administrator does not allow you to use this option.

    Pamatujte na to, že všechna vámi zadaná oprávnění nahradí (nikoliv doplní) nastavení ochrany, která pro vybraný popisek definoval správce.Note that any custom permissions that you specify replace rather than supplement protection settings that your administrator might have defined for your chosen label.

  2. V dialogovém okně Microsoft Azure Information Protection zadejte následující možnosti:In the Microsoft Azure Information Protection dialog box, specify the following:

    • Chránit vlastními oprávněními: Abyste mohli zadat a použít vlastní oprávnění, musí být tato možnost vybraná.Protect with custom permissions: Make sure that this is selected so that you can specify and apply your custom permissions. Pokud chcete jakákoli vlastní oprávnění odebrat, tuto možnost zrušte.Clear this option to remove any custom permissions.

    • Vybrat oprávnění: Pokud chcete soubor chránit tak, aby jste k němu měli přístup jenom vy, vyberte Jen pro mne.Select permissions: If you want to protect the file so that only you can access it, select Only for me. Jinak vyberte úroveň přístupu, kterou chcete lidem přiřadit.Otherwise, select the level of access that you want people to have.

    • Vyberte uživatele, skupiny nebo organizace: Určete lidi, kteří mají mít k souboru nebo souborům oprávnění, která jste vybrali.Select users, groups, or organizations: Specify the people who should have the permissions you selected for your file or files. Zadejte jejich úplnou e-mailovou adresu, e-mailovou adresu skupiny nebo název domény organizace pro všechny uživatele v této organizaci.Type their full email address, a group email address, or a domain name from the organization for all users in that organization.

      Můžete taky ikonu adresáře vyberte uživatele nebo skupiny z adresáře aplikace Outlook.You can also use the address book icon to select users or groups from the Outlook address book.

    • Platnost přístupu: tuto možnost vyberte pouze pro citlivé na čas soubory tak, aby vámi určené osoby nebudou moci otevřít vybraný soubor nebo soubory po zadaném datu, který nastavíte.Expire access: Select this option only for time-sensitive files so that the people you specified will not be able to open your selected file or files after a date that you set. Stále moci otevírat původní soubor, ale po půlnoci (aktuálního časového pásma), dne, který nastavíte, nebudou moci otevřít soubor osoby, které jste zadali.You will still be able to open the original file but after midnight (your current time zone), on the day that you set, the people that you specified will not be able to open the file.

  3. Klikněte na Použít a počkejte na zprávu Aplikována vlastní oprávnění.Click Apply and wait for the Custom permissions applied message. Pak klikněte na Zavřít.Then click Close.

Bezpečné sdílení e-mailemSafely sharing by email

Když sdílíte dokumenty Office e-mailem, můžete dokumentu připojit k e-mailu, který budete chránit, a automaticky je dokument chráněný pomocí stejná omezení, které se vztahují k e-mailu.When you share Office documents by email, you can attach the document to an email that you protect, and the document is automatically protected with the same restrictions that apply to the email.

Však doporučujeme nejprve ochraně dokumentu a poté jej připojit k e-mailu.However, we recommend that you protect the document first, and then attach it to the email. Ochrana e-mailu, i pokud e-mailové zprávě obsahuje citlivé informace.Protect the email as well if the email message contains sensitive information. Dvě výhody ochrany dokumentu před připojením k e-mailu:Two benefits of protecting the document before you attach it to an email:

  • Můžete sledovat a v případě potřeby odvolat dokument po jste odeslali e-mailem ho.You can track and if necessary, revoke the document after you have emailed it.

  • Můžete použít různé oprávnění k dokumentu než e-mailové zprávě.You can apply different permissions to the document than to the email message.

Klasifikace a ochrana souborů pomocí Průzkumníka souborůUsing File Explorer to classify and protect files

Když použijete Průzkumníka souborů, můžete rychle klasifikovat a chránit jeden soubor, několik souborů nebo složku.When you use File Explorer, you can quickly classify and protect a single file, multiple files, or a folder.

Pokud vyberete složku, tak možnosti klasifikace a ochrany, které nastavíte, budou automaticky platit pro všechny soubory v této složce a v jejích podsložkách.When you select a folder, all the files in that folder and any subfolders it has are automatically selected for the classification and protection options that you set. Nové soubory, které v této složce nebo v jejích podsložkách vytvoříte, ale nebudou automaticky nakonfigurovány s těmito možnostmi.However, new files that you create in that folder or subfolders are not automatically configured with those options.

Jestli ke klasifikaci a ochraně souborů použijete Průzkumníka souborů a jeden nebo více popisků je zašedlých, tak soubory, které jste vybrali, nepodporují klasifikaci.When you use File Explorer to classify and protect your files, if one or more of the labels appear dimmed, the files that you selected do not support classification. U takových souborů můžete vybrat popisek jenom v případě, že správce nakonfiguroval popisek k použití ochrany.For these files, you can select a label only if your administrator has configured the label to apply protection. Nebo můžete zadat vlastní nastavení ochrany.Or, you can specify your own protection settings.

Některé soubory jsou automaticky vyloučené z klasifikace a ochrany, protože po jejich změně by mohl přestat fungovat počítač.Some files are automatically excluded from classification and protection, because changing them might stop your PC from running. I když tyto soubory můžete vybrat, přeskočí se jako vyloučená složka nebo soubor.Although you can select these files, they are skipped as an excluded folder or file. Patří sem například spustitelné soubory a složka Windows.Examples include executable files and your Windows folder.

Příručka pro správce obsahuje úplný seznam podporovaných typů souborů a souborů a složek, které jsou automaticky vyloučeny: Typy souborů podporované klientem služby Azure Information Protection.The admin guide contains a full list of the file types supported and the files and folders that are automatically excluded: File types supported by the Azure Information Protection client.

Klasifikace a ochrana souborů pomocí Průzkumníka souborůTo classify and protect a file by using File Explorer

  1. V Průzkumníkovi souborů vyberte jeden soubor, několik souborů nebo složku.In File Explorer, select your file, multiple files, or a folder. Klikněte pravým tlačítkem a vyberte Klasifikovat a chránit.Right-click, and select Classify and protect. Příklad:For example:

    Klasifikace a ochrana pomocí služby Azure Information Protection přes kliknutí pravým tlačítkem myši v Průzkumníkovi souborů

  2. V dialogovém okně Klasifikovat a chránit – Azure Information Protection použijte popisky, jako byste to udělali v aplikaci Office. Nastavíte tak klasifikaci a ochranu definovanou správcem.In the Classify and protect - Azure Information Protection dialog box, use the labels as you would do in an Office application, which sets the classification and protection as defined by your administrator.

    • Pokud nejde vybrat žádný z popisků (jsou zašedlé): Vybraný soubor nepodporuje klasifikaci, ale můžete ho chránit vlastními oprávněními (krok 3).If none of the labels can be selected (they appear dimmed): The selected file does not support classification but you can protect it with custom permissions (step 3). Příklad:For example:

      V dialogovém okně Klasifikovat a chránit – Azure Information Protection** nejsou dostupné žádné popisky.

    • Pokud se v tomto dialogovém okně nezobrazí popisky, ale možnost pro Ochranu předem definovanou společností: Klient je spuštěný v režimu jen s ochranou.If you do not see labels but an option for Company pre-defined protection in this dialog box: The client is running in protection-only mode. Vyberte šablonu, která použije ochranu, kterou pro vás správce nakonfiguroval, nebo vyberte Vlastní oprávnění, která umožňují zadat vlastní nastavení ochrany, a přejděte ke kroku 4.Either select a template to apply protection that your administrator has configured for you, or, select Custom permissions to specify your own protection settings and go to step 4.

      V dialogovém okně Klasifikovat a chránit – Azure Information Protection** nejsou žádné popisky.

  3. Pokud vaše adminsitrator povoleny, můžete zadat vlastní nastavení ochrany místo pomocí nastavení ochrany, které správce může mít zahrnuté vybraný štítek.If allowed by your adminsitrator, you can specify your own protection settings rather than use the protection settings that your administrator might have included with your selected label. Chcete-li to provést, vyberte chránit pomocí vlastních oprávnění.To do this, select Protect with custom permissions.

    Pokud nemůžete vybrat chránit pomocí vlastních oprávnění, správce neumožňuje použít tuto možnost.If you cannot select Protect with custom permissions, your administrator does not allow you to use this option.

    Všechna vámi zadaná oprávnění nahradí (nikoliv doplní) nastavení ochrany, která pro vybraný popisek mohl definovat správce.Any custom permissions that you specify replace rather than supplement protection settings that your administrator might have defined for your chosen label.

  4. Pokud jste vybrali možnost vlastních oprávnění, nastavte následující věci:If you selected the custom permissions option, now specify the following:

    • Vybrat oprávnění: Vyberte úroveň přístupu, kterou mají lidé mít, když budete vybraný soubor nebo vybrané soubory chránit.Select permissions: Select the level of access that you want people to have when you protect the selected file or files.

    • Vyberte uživatele, skupiny nebo organizace: Určete lidi, kteří mají mít k souboru nebo souborům oprávnění, která jste vybrali.Select users, groups, or organizations: Specify the people who should have the permissions you selected for your file or files. Zadejte jejich úplnou e-mailovou adresu, e-mailovou adresu skupiny nebo název domény organizace pro všechny uživatele v této organizaci.Type their full email address, a group email address, or a domain name from the organization for all users in that organization.

      Alternativně můžete použít ikonu adresáře vyberte uživatele nebo skupiny z adresáře aplikace Outlook.Alternatively, you can use the address book icon to select users or groups from the Outlook address book.

    • Zneplatnit přístup: Tuto možnost volte pouze u vybraných souborů, které mají být dostupné pouze po určitou dobu, aby je určení lidé nemohli otevřít po zadaném datu. Budete mít možnost dál otevírat původní soubor, ale po půlnoci (aktuálního časového pásma) dne, který zadáte, nebudou určení lidé moct tento soubor otevřít.Expire access: Select this option only for time-sensitive files so that the people you specified will not be able to open your selected file or files after a date that you set You will still be able to open the original file but after midnight (your current time zone), on the day that you set, the people that you specified will not be able to open the file.

      Upozorňujeme, že pokud byla tato možnost nakonfigurovaná dříve pomocí vlastních oprávnění z aplikace Office 2010, zadané vypršení platnosti se v tomto dialogovém okně nezobrazí, ale přesto bude nastavené.Note that if this setting was previously configured by using custom permissions from an Office 2010 app, the specified expiry date does not display in this dialog box but the expiry date is still set. Tento problém se zobrazením nastává pouze v případě, pokud bylo vypršení platnosti nakonfigurováno v Office 2010.This is a display issue only for when the expiry date was configured in Office 2010.

  5. Klikněte na Použít a počkejte na zprávu Práce je hotová, kde se můžete podívat na výsledky.Click Apply and wait for the Work finished message to see the results. Pak klikněte na Zavřít.Then click Close.

Vybrané soubory jsou teď klasifikovány a chráněny, jak jste určili.The selected file or files are now classified and protected, according to your selections. V některých případech (když se při přidání ochrany změní přípona souboru) se původní soubor v Průzkumníkovi souborů nahradí novým souborem, který má ikonu zámku Azure Information Protection.In some cases (when adding protection changes the file name extension), the original file in File Explorer is replaced with a new file that has the Azure Information Protection lock icon. Příklad:For example:

Chráněný soubor s ikonou zámku pro Azure Information Protection

Pokud změníte na klasifikaci a ochranu názor nebo budete chtít později svoje nastavení změnit, jednoduše tento postup opakujte s novým nastavením.If you change your mind about the classification and protection, or later need to modify your settings, simply repeat this process with your new settings.

Klasifikace a ochrana, kterou jste zadali, zůstane se souborem, i když ho pošlete e-mailem nebo uložíte jinam.The classification and protection that you specified stays with the file, even if you email the file or save it to another location. Pokud jste určili soubor jako chráněný, můžete sledovat, jak ho lidé používají, a pokud to bude nutné, můžete k němu odvolat přístup.If you protected the file, you can track how people are using it and if necessary, revoke access to it. Další informace najdete v článku Sledování chráněných dokumentů a odvolání přístupu k nim při používání služby Azure Information Protection.For more information, see Track and revoke your protected documents when you use Azure Information Protection.

Další pokynyOther instructions

Další pokyny s postupy najdete v uživatelské příručce ke službě Azure Information Protection:More how-to instructions from the Azure Information Protection user guide:

Další informace pro správceAdditional information for administrators

V tématu konfiguraci zásad Azure Information Protection.See Configuring the Azure Information Protection policy.

KomentářeComments

Před přidáním komentáře se podívejte na naše pravidla organizace.Before commenting, we ask that you review our House rules.