Ochrana souboru sdíleného e-mailem pomocí aplikace pro sdílení obsahu Rights ManagementProtect a file that you share by email by using the Rights Management sharing application

Platí pro: Active Directory Rights Management Services, Azure Information Protection, Windows 10, Windows 7 s aktualizací SP1, Windows 8, Windows 8.1Applies to: Active Directory Rights Management Services, Azure Information Protection, Windows 10, Windows 7 with SP1, Windows 8, Windows 8.1

Když nastavíte ochranu souboru sdíleného e-mailem, vytvoří se nová verze původního souboru.When you protect a file that you share by email, it creates a new version of the original file. Původní soubor zůstává nechráněný a nová verze s ochranou se automaticky přiloží k e-mailu, který potom odešlete.The original file remains unprotected and the new version is protected and automatically attached to an email that you then send.

V některých případech (u souborů, které vytvořil Microsoft Word, Excel a PowerPoint) vytvoří aplikace Sdílení RMS dvě verze souboru, které přiloží k e-mailové zprávě.In some cases (for files that are created by Microsoft Word, Excel, and PowerPoint), the RMS sharing application creates two versions of the file that it attaches to the email message. Druhá verze souboru má příponu názvu souboru .ppdf a je to stínové kopie souboru ve formátu PDF.The second version of the file has a .ppdf file name extension and it is a PDF shadow copy of the file. Tato verze souboru zajišťuje, aby si příjemci mohli soubor přečíst, i když nemají nainstalovanou stejnou aplikaci, kterou jste použili k jeho vytvoření.This version of the file ensures that recipients can always read the file, even if they don’t have the same application installed that you used to create it. K tomu často dochází, když si lidé čtou e-maily na mobilním zařízení a chtějí si prohlédnout přílohy.This is often the case when people read their email on mobile devices, and want to view their email attachments. K otevření tohoto souboru jim stačí aplikace Sdílení RMS.All they need to open the file, is the RMS sharing application. Přiložený dokument si pak můžou přečíst, nebudou ho ale moct změnit, dokud neotevřou druhou verzi souboru v aplikaci, která podporuje službu Rights Management.Then, they can read the attached file, but they won’t be able to change it until they open the other version of the file by using an application that supports a Rights Management service.

Pokud vaše organizace používá Azure Information Protection, můžete sledovat soubory, které chráníte:If your organization uses Azure Information Protection, you can keep track of the files that you protect by sharing:

  • Vyberte možnost příjmu e-mailů, když se někdo pokusí tyto chráněné přílohy otevřít.Select an option to receive emails when somebody tries to open these protected attachments. Při každém přístupu k souboru dostanete oznámení, kdo a kdy se soubor pokusil otevřít, a jestli byl nebo nebyl úspěšný (úspěšně ověřený).Each time the file is accessed, you will be notified who tried to open the file and when, and whether they were successful (they were successfully authenticated) or not.

  • Použijte lokalitu pro sledování dokumentace.Use the documentation tracking site. Dokonce můžete ukončit sdílení souboru tím, že odvoláte přístup k němu na webu pro sledování dokumentu.You can even stop sharing the file, by revoking access to it in the document tracking site. Další informace najdete v tématu Sledování dokumentů a odvolání přístupu k dokumentům při používání aplikace pro sdílení obsahu RMS.For more information, see Track and revoke your documents when you use the RMS sharing application.

Používání Outlooku: Ochrana souboru, který sdílíte e-mailemUsing Outlook: To protect a file that you share by email

  1. Vytvořte e-mailovou zprávu a přiložte k ní soubor.Create your email message and attach the file. Potom na kartě Zpráva ve skupině RMS klikněte na Sdílet chráněné a potom ještě jednou na Sdílet chráněné:Then, on the Message tab, in the RMS group, click Share Protected and then click Share Protected again:

    Doplněk pro aplikaci Outlook pro aplikaci Sdílení RMS

    Pokud toto tlačítko nevidíte, nejspíš nemáte v počítači nainstalovanou aplikaci Sdílení RMS, není nainstalovaná její nejnovější verze nebo se její instalace musí dokončit restartováním počítače.If you do not see this button, it’s likely that either the RMS sharing application is not installed on your computer, the latest version isn’t installed, or your computer must be restarted to complete the installation. Další informace o tom, jak nainstalovat aplikaci pro sdílení obsahu, najdete v tématu Stažení a instalace aplikace pro sdílení obsahu Rights Management.For more information about how to install the sharing application, see Download and install the Rights Management sharing application.

  2. Zadejte možnosti, které pro tento soubor požadujete, do dialogového okna Sdílet chráněné a klikněte na Odeslat.Specify the options that you want for this file in the share protected dialog box, and then click Send Now.

Další způsoby ochrany souboru, který sdílíte e-mailemOther ways to protect a file that you share by email

Kromě sdílení chráněného souboru pomocí Outlooku můžete použít taky tyto možnosti:In addition to sharing a protected file by using Outlook, you can also use these alternatives:

  • Z Průzkumníka souborů: Tento způsob se dá použít pro všechny soubory.From File Explorer: This method works for all files.

  • Z aplikace Office: Tato metoda se dá použít pro aplikace, které podporuje aplikace Sdílení RMS prostřednictvím doplňku pro Office, takže na pásu karet uvidíte skupinu RMS.From an Office application: This method works for applications that the RMS sharing application supports by using the Office add-in so that you see the RMS group on the ribbon.

Použití Průzkumníka souborů nebo aplikace Office: Ochrana souboru, který sdílíte e-mailemUsing File Explorer or an Office application: To protect a file that you share by email

  1. Použijte jednu z následujících možností:Use one of the following options:

    • V Průzkumníku souborů: klikněte pravým tlačítkem na soubor, vyberte Chránit pomocí RMS a potom vyberte Sdílet chráněné.For File Explorer: Right-click the file, select Protect with RMS, and then select Share Protected:

      Položka nabídky Sdílet chráněné

    • Aplikace Office Word, Excel a PowerPoint: Nezapomeňte soubor nejdřív uložit.For the Office applications, Word, Excel, and PowerPoint: Make sure that you have saved the file first. Potom na kartě Domů ve skupině RMS klikněte na položku Sdílet chráněné a potom znovu klikněte na položku Sdílet chráněné:Then, on the Home tab, in the RMS group, click Share Protected and then click Share Protected again:

      Doplněk panelu nástrojů Office

    Pokud tyto možnosti ochrany nevidíte, nejspíš nemáte v počítači nainstalovanou aplikaci Sdílení RMS, není nainstalovaná její nejnovější verze nebo se její instalace musí dokončit restartováním počítače.If you do not see these options for protection, it’s likely that either the RMS sharing application is not installed on your computer, the latest version isn’t installed, or your computer must be restarted to complete the installation. Další informace o tom, jak nainstalovat aplikaci pro sdílení obsahu, najdete v tématu Stažení a instalace aplikace pro sdílení obsahu Rights Management.For more information about how to install the sharing application, see Download and install the Rights Management sharing application.

  2. Zadejte možnosti, které pro tento soubor požadujete, do dialogového okna Sdílet chráněné a klikněte na Odeslat.Specify the options that you want for this file in the share protected dialog box, and then click Send.

  3. Může se krátce zobrazit dialog s oznámením, že probíhá ochrana souboru, a následně se zobrazí vytvořená e-mailová zpráva s textem, který příjemcům oznamuje, že přílohy jsou chráněné službou RMS a že se musí přihlásit.You might quickly see a dialog box to tell you that the file is being protected, and then you see an email message created for you that tells the recipients that the attachments are protected with Microsoft RMS, and that they must sign in. Když kliknou na přihlašovací odkaz, uvidí pokyny a odkazy, které zajišťují, aby mohli chráněnou přílohu otevřít.When they click the link to sign in, they see instructions and links to ensure that they can open your protected attachment.

    Příklad:Example:

    E-mailová zpráva pro službu Azure Information Protection

    Zajímá vás, co je soubor .ppdf, který se automaticky vytvoří?Are you wondering: What’s the .ppdf file that’s automatically created?

  4. Volitelné: V této e-mailové zprávě můžete změnit všechno, co potřebujete.Optional: You can change anything that you want in this email message. Můžete třeba přidat nebo změnit předmět nebo text ve zprávě.For example, you can add to or change the subject or text in the message.

    Varování

    I když se dají v této e-mailové zprávě přidat nebo odebrat příjemci, nezmění se tím oprávnění pro přílohu, která jste zadali v dialogovém okně sdílet chráněné.Although you can add or remove people from this email message, this does not change the permissions for the attachment that you specified in the share protected dialog box. Pokud chcete tato oprávnění změnit, třeba dát nové osobě oprávnění k otevírání souboru, zavřete e-mailovou zprávu bez uložení nebo odeslání a vraťte se ke kroku 1.If you want to change those permissions, for example, give a new person permissions to open the file, close the email message without saving or sending it, and return to step 1.

  5. Odešlete e-mailovou zprávu.Send the email message.

Příklady a další pokynyExamples and other instructions

Příklady používání aplikace pro sdílení obsahu Rights Management a pokyny k používání najdete v následujících částech uživatelské příručky aplikace pro sdílení obsahu Rights Management:For examples for how you might use the Rights Management sharing application, and how-to instructions, see the following sections from the Rights Management sharing application user guide:

Viz takéSee Also

Uživatelská příručka aplikace pro sdílení obsahu Rights ManagementRights Management sharing application user guide

KomentářeComments

Před přidáním komentáře se podívejte na naše pravidla organizace.Before commenting, we ask that you review our House rules.