Import obchodních vztahů, zájemců nebo jiných dat

Bez ohledu na to, zda jsou data uložena v tabulkách, databázích nebo jiných systémech, budete pravděpodobně chtít data importovat do aplikace Dynamics 365 for Customer Engagement, kde můžete udržovat přehled o všech informacích o zákaznících na jednom místě.

Je možné importovat libovolný typ informací, jako například obchodní vztahy, zájemce nebo příležitosti – dokonce i aktivity nebo případy. (Různé typy informací se nazývají „typy záznamů“.) Kontakty obvykle pochází z e-mailového programu. Informace o tomto tématu si můžete přečíst zde: Další informace: Import kontaktů

Krok 1: Příprava importovaného souboru

Nejprve musíte shromáždit data do souboru.

Při vytváření importovaného souboru se ujistěte, že vaše data jsou tak úplná a přesná, jak je to možné. Vyplňte všechny chybějící informace a ověřte, zda jsou jména a další informace správně napsány.

Podporovány jsou tyto formáty souborů:

  • Hodnoty oddělené čárkami (CSV)

  • Text (TXT)

  • Komprimovaný soubor (ZIP)

  • Tabulka Excel 2003 (XML)

  • Sešit aplikace Excel (XLSX)

    Maximální povolená velikost souboru pro soubory s příponou ZIP je 32 MB. U ostatních formátů souborů je maximální povolená velikost 8 MB.

    Tip

    Pokud potřebujete importovat větší množství dat, přečtěte si další podrobnosti v dokumentaci pro vývojáře Import dat.

    Můžete přidat více importovaných souborů do jednoho souboru ZIP a potom importováním souboru ZIP přenést všechny soubory najednou. Například pokud více prodejců vloží zájemce z veletrhu do různých tabulek, můžete je shromáždit do jednoho souboru ZIP a ten importovat.

    Nejlepších výsledků dosáhnete tak, že se ujistíte, abyste měli (nebo váš správce Dynamics 365 for Customer Engagement, jedná-li se o jinou osobu) zavedená pravidla ke snížení počtu duplicit při importu dat (označovaná jako „pravidla vyhledávání duplicit“). Další informace: Nastavení pravidel vyhledávání duplicit, aby data neobsahovala zbytečné položky

    Import se nezdaří, pokud používáte šablonu, kterou jste exportovali z aplikace Dynamics 365 for Customer Engagement, a poté jste přidali nový sloupec a nyní importujete data zpět do aplikace Dynamics 365 for Customer Engagement.

Krok 2: Spusťte průvodce importem dat

Při importování souboru budete využívat průvodce Importovat data.

  1. Přejděte na Nastavení > Správa dat.

  2. Zvolte možnost Importy > Importovat data.

  3. Přejděte do složky, kam jste uložili soubor s importovanými soubory. Vyberte soubor a pak zvolte Otevřít. Poté zvolte tlačítko Další.

    Tip

    Současně lze importovat pouze jeden soubor. Chcete-li přenést více souborů, spusťte průvodce znovu, nebo přidejte všechny importované soubory do jednoho souboru ZIP.

  4. Zkontrolujte název souboru a pokud je soubor ve formátu XLSX, XML, CSV, TXT nebo ZIP, ověřte správnost oddělovače polí a dat. Ve většině případů lze přijmout výchozí oddělovače. Chcete-li je zkontrolovat, postupujte podle tohoto kroku:

    1. Klikněte na příkaz Nastavení oddělovače a poté vyberte znaky oddělující obsah polí a dat. (Tyto znaky se nazývají „oddělovače“.)

      Výchozím oddělovačem polí je čárka (,). Mezi další podporované oddělovače polí patří dvojtečka (:), středník (;) a znak tabulátoru (/t).

      Příklad oddělovače polí:

      Company Name,Address,City,State  
      

      Výchozím oddělovačem dat jsou dvojité uvozovky ("). Mezi další podporované oddělovače dat patří jednoduché uvozovky (') a žádný oddělovač.

      Příklady oddělovače dat:

          Company Name,Address  
      
          "Fabrikam, Inc.","150 A Street"  
      

      Poznámka

      Protože v souboru XML se nepoužívají oddělovače, při odeslání souboru ve formátu Tabulka XML 2003 nebo souboru ZIP obsahujícího soubory ve formátu Tabulka XML 2003 nebudou k dispozici informace o oddělovačích.

  5. Klikněte na tlačítko Další.

  6. Vyberte, jak průvodce určuje, která pole chcete použít pro data. Další informace: Výběr mapování dat.

    • Možnost Výchozí (automatické mapování) vyberte, pokud chcete, aby průvodce odpovídající pole v aplikaci Dynamics 365 for Customer Engagement určil automaticky. V případě, že průvodce nemůže pole najít, budete mít příležitost k vlastnoručnímu mapování.
      -- NEBO --

    • Pokud importovaný soubor obsahuje kontakty a obchodní vztahy (a hlavním typem dat jsou kontakty), vyberte možnost Pro obecný kontakt a data obchodních vztahů.
      -- NEBO --

    • Pokud je tato možnost ve vaší organizaci k dispozici, zvolte vlastní mapování dat. (V případě, že jsou k dispozici, zobrazí se v seznamu.)

  7. Zvolte Další.

  8. Pokud budete vyzváni, v rozevírací seznamu Dynamics 365 for Customer Engagement Typy záznamů vyberte typ importovaného záznamu, například Obchodní vztah nebo Zájemce. Poté zvolte tlačítko Další.

  9. Potvrďte, že Průvodce importem dat namapoval veškeré požadované informace (nazývané "pole") v importovaném souboru na správná pole v aplikaci Dynamics 365 for Customer Engagement. Ke zobrazení všech polí v importovaném souboru může být nutné se v něm přesunout dolů. V případě typů záznamů s výstražnou ikonou namapujte pole z importovaného souboru k odpovídajícímu poli v aplikaci Dynamics 365 for Customer Engagement.

    Importovaný soubor obsahující kontakty může například obsahovat pole Křestní jméno, Příjmení a Funkce. Přesvědčte se, zda jsou tato pole správně namapována na odpovídající pole v aplikaci Dynamics 365 for Customer Engagement.

    Pro všechna pole v importovaném souboru označené jako Není namapováno přejděte k rozevíracímu seznamu Typy pole Dynamics 365 for Customer Engagement a vyberte název pole, které chcete použít v aplikaci Dynamics 365 for Customer Engagement. Ke zobrazení všech dostupných polí může být nutné se přesunout dolů.

  10. Po zkontrolování mapování polí vyberte Další.

  11. Zkontrolujte souhrn a poté klikněte na tlačítko Další.

  12. Vyberte další nastavení importu. Další informace: Kontrola nastavení a importování dat.

    • Pokud je v pořádku, aby Průvodce importem dat importoval duplicitní záznamy, vyberte v nabídce Povolit duplicity hodnotu Ano.

      Upozornění

      Ve většině případů nechcete importovat duplicitní informace a měli byste zachovat tuto možnost nastavenou na hodnotu Ne.

    • Pokud chcete stanovit, kdo je vlastníkem importovaných záznamů, zvolte v části Vybrat vlastníka importovaných záznamů tlačítko Vyhledat Tlačítko Vyhledat. Vyberte možnost Vyhledat další záznamy, zadejte jméno uživatele a potom zvolte tlačítko Přidat.

      Poznámka

      Jak se rozhodnout, kdo má „vlastnit“ importovaná data? Obvykle je vlastník osoba odpovědná za provádění akcí s daty. Zde je příklad: Pokud importovaný soubor obsahuje kontakty z veletrhu a vy chcete přiřadit uživatele, který tyto kontakty zpracuje, zadejte tuto osobu jako vlastníka. Budete-li chtít jako vlastníka importovaných záznamů přiřadit někoho jiného, než sebe, musí vaše role zabezpečení disponovat oprávněním k vytváření záznamů uživatele. Pokud nemáte dostatečná oprávnění, průvodce ve výchozím nastavení přiřadí jako vlastníka importovaných záznamů vás.

    • K uložení těchto nastavení importu pro jejich pozdější použití zadejte název nastavení (nazývaný také „mapování dat“).

      Při příštím spuštění Průvodce importem dat uvidíte v nabídce Vlastní mapy nové mapování dat.

  13. Zvolte Odeslat.

  14. Chcete-li ověřit úspěšné použití průvodce, zvolte tlačítko Importy a prohlédněte si hlášení. Jinak zvolte položku Dokončit.

  15. V případě potřeby si přečtěte informace o odstraňování duplicit: Sloučení duplicitních záznamů pro obchodní vztahy, kontakty nebo zájemce

Viz také

Výběr mapování dat
Kontrola nastavení a importovaných dat
Import kontaktů
Import dat (pro vývojáře)