Získání Dynamics 365 dat na portálu

Jednou z nejzajímavějších funkcí v rámci možností portálu představených v Dynamics 365 Online 2016 – aktualizace 1 je schopnost zobrazování – a možnost správy – dat Dynamics 365 na interním nebo externím webu portálu. V této sekci budeme profilovat entity, které tvoří základ této funkce, a popíšeme kroky potřebné k jejímu dosažení.

Formuláře entit

Záznam formuláře entity umožňuje správci zobrazit formulář Dynamics 365 na portálu za účelem upravení, zobrazení nebo zachycení přizpůsobitelné sady dat od jejich uživatelů. Jedná se o poměrně jednoduchý a přímočarý proces, který eliminuje potřebu jakýchkoli úprav kódu, jež by jinak byly požadovány pro dosažení takového výsledku před nasazením portálu.

Tuto funkci lze využívat z mnoha důvodů a v různých případech, ale obecným příkladem jejího využití je vytvoření nového formuláře v rámci entity Zájemce v rozhraní Přizpůsobit systém aplikace Dynamics 365 a potom vytvoření záznamu formuláře entity, který lze zobrazit na portálu za účelem shromažďování dat zájemců prostřednictvím kontaktní stránky nebo některého typu stránky vyžadující zadání informací. Ve skutečnosti se tento konkrétní příklad používá pro výchozí stránku Kontaktujte nás v rámci portálů, které jsou k dispozici v aktualizaci z prosince 2016 pro aplikaci Dynamics 365 (online). Další příklady zahrnují použití formuláře entity pro správu profilů nebo průzkum na jedné stránce.

Webový formulář Kontaktujte nás v aplikaci Dynamics 365 vlevo a jeho zobrazení na portálu vpravo.

Formuláře entit obsahují vztahy s webovými stránkami a další vlastnosti a řídí tak inicializaci formuláře na portálu. Vztah k webové stránce umožňuje dynamické načítání definice formuláře pro daný uzel stránky v rámci webu portálu.

Při vytvoření nového formuláře entity se nejprve musíte rozhodnout, jaký název formuláře a entity budete zobrazovat, a rovněž i určit režim: Vložit, Upravit nebo Jen pro čtení. Vybraný režim určí, zda vytváříte nový záznam z portálu, upravujete existující záznam nebo pouze zobrazujete informace o záznamu na portálu.

Pro účely této ukázky si vezměme scénář, ve kterém by společnost Contoso, Inc. chtěla vytvořit vlastní entitu v aplikaci Dynamics 365 propojenou s formulářem zobrazovaným na jejich samoobslužném portálu pro zákazníky, který umožní zákazníkům odesílat návrhy na zlepšení, která by ocenili, kdyby je společnost zavedla. Mezi kroky, které by správce ve společnosti Contoso, Inc. měl provést pro dosažení tohoto cíle, patří:

  1. V aplikaci Dynamics 365 vytvořte vlastní entitu pomocí Nastavení > Vlastní nastavení > Přizpůsobit systém > Entity. V tomto příkladu budeme tuto entitu nazývat „Návrh“. Nastavte entitu, aby se zobrazila v navigační oblasti Portály, a potom ji uložte.

  2. V aplikaci Dynamics 365 vytvořte dvě vlastní pole pod entitou Návrh týkající se informací, které by měly být zachyceny ve formuláři. V tomto příkladu vytvoříme pole SuggestionOrigin (sada možností) a SuggestionSummary (více řádků textu). Obě pole budou nastavena na Požadováno podnikem.

  3. V aplikaci Dynamics 365 vytvořte nový hlavní formulář pod entitou Návrh:

    1. Vložte jednosloupcovou kartu a změňte vlastnosti její sekce na dva sloupce.

    2. Ke stávajícímu poli Název přidejte vlastní pole.

    3. Pojmenujte kartu jako Návrhy.

    4. V sekci Vlastnosti formuláře zadejte pro formulář název Formulář návrhu.

    5. Uložte a publikujte jej.

      Vytváření vlastního formuláře v aplikaci Dynamics 365 pro zobrazení na portálu

  4. V aplikaci Dynamics 365 přejděte na Portály > Formuláře entit a vytvořte nový záznam formuláře entity. Pojmenujte jej jako Návrh, nastavte jeho pole Název entity na Návrh (new_suggestion), nastavte jeho Název formuláře na Formulář návrhu, nastavte jeho Název karty na Návrh a nastavte jeho Typ formuláře na Vložit a podle potřeby upravte jakékoli ostatní možnosti.

  5. Na portálu vytvořte novou podřízenou stránku s názvem Návrhy. Nastavte její hodnotu Šablona stránky na Webový formulář, nastavte její hodnotu Formulář entity na Návrh a přidejte úvod k formuláři.

    Poznámka

    V závislosti na preferencích uživatele lze podřízenou stránku vytvořit také prostřednictvím Dynamics 365.

  6. Aby mohli uživatelé snadno přejít do formuláře: Upravte na portálu primární navigaci a kliknutím na ikonu + přidejte nový webový odkaz na formulář. Pojmenujte webový odkaz jako Návrhy a přiřaďte jej ke stránce Návrhy.

Když uživatel navštíví portál společnosti Contoso, přejde na tento formulář, zadá příslušné údaje a odešle jej, bude v aplikaci Dynamics 365 automaticky vygenerován nový záznam s odeslanými informacemi.

Vlastní formulář návrhů zobrazovaný na portálu

Metadata formulářů entit

Záznamy metadat formulářů entit obsahují dodatečnou logiku pro modifikaci chování, která rozšiřuje nebo přepisuje funkčnost polí formuláře, které byste jinak nemohli upravit pomocí nativních funkcí pro úpravu formulářů entit v aplikaci Dynamics 365.

Tyto záznamy umožňují další konfiguraci a správu konkrétních prvků ve formuláři, včetně polí, podmřížek nebo celých sekcí nebo karet. Každý prvek formuláře, který vyžaduje některý typ změny, vyžaduje samostatný záznam metadat, který je zase naopak přidružen k záznamu formuláře entity.

Chcete-li přidat záznamy metadat do formuláře entity, můžete přejít na Přidružené zobrazení metadat formulářů entit z navigační nabídky aplikace Dynamics 365 nebo můžete tyto záznamy vytvořit přímo ze samotného formuláře entity pomocí podmřížky metadat formuláře entity směrem ke konci formuláře záznamu.

Metadata formuláře entity

Záznamy metadat formulářů entit lze použít pro celou řadu situací, včetně řízení stylu pole, předvyplnění pole určitou hodnotou, nastavení hodnot ve formuláři při uložení, ověření hodnot zadaných uživatelem atd.

Seznamy entit

Zatímco záznam formuláře entity umožňuje správci portálu zobrazit formulář aplikace Dynamics 365 uživatelům portálu, seznamy entit poskytují správcům možnost přidat webovou stránku na jejich portál, která zobrazí seznam záznamů aplikace Dynamics 365, aniž by bylo nutné, aby vývojář zpřístupnil zobrazení na portálu pomocí vlastního kódu.

Seznamy entit podporují řazení a filtrování a budou číslovány, je-li počet záznamů větší než hodnota Velikost stránky zadaná v záznamu seznamu entit. Pokud byla rovněž zadána Webová stránka pro zobrazení podrobností, každý záznam bude obsahovat odkaz na stránku a ID záznamu bude připojeno k řetězci dotazu spolu s názvem parametru řetězce dotazu na ID.

Seznamy entit také podporují několik zobrazení a akcí. Pokud bylo zadáno více než jedno zobrazení v aplikaci Dynamics 365, bude koncovému uživateli zobrazena rozevírací nabídka, která mu umožňuje přepínat mezi různými zobrazeními. Stejně tak, pokud akce jako Upravit nebo Odstranit byly přidány jako tlačítka akcí, uvidí uživatelé se správnými oprávněními tyto možnosti v rámci zobrazení.

Na základě předchozího příkladu správce společnosti Contoso Inc., který vytvářel formulář entity za účelem shromažďování návrhů uživatelů, nyní uvedeme kroky, které by správce provedl pro (velmi zjednodušené) zobrazení odeslaných záznamů na portálu ostatním uživatelům, aby si je mohli prohlédnout, a rovněž aby bylo možné snadno odesílat nové záznamy:

  1. V aplikaci Dynamics 365 přejděte na Nastavení > Vlastní nastavení > Přizpůsobit systém > Entity > Návrhy > Zobrazení a upravte zobrazení Aktivní návrhy. Přidejte sloupce k tomuto zobrazení, které by měly být zobrazeny na portálu.

  2. Přejděte na Portály > Seznamy entit a vytvořte nový záznam seznamu entit.

    1. Zadejte název Seznam návrhů, nastavte jeho hodnotu Název entity na Návrh (new_suggestion).

    2. Přidejte výchozí zobrazení Aktivní návrhy nebo vlastní zobrazení k seznamu Zobrazení.

    3. Nastavte hodnotu Webová stránka pro vytvoření na Návrhy a podle potřeby přidejte tlačítko vytvoření nebo text prázdného seznamu.

      Vytvoření seznamu entit

  3. Na portálu vytvořte novou podřízenou stránku s názvem Seznamy návrhů. Nastavte hodnotu Šablona stránky na Celá stránka, nastavte hodnotu Seznam entit na Seznam návrhů a přidejte úvod k zpřístupněnému zobrazení.

  4. Pokud chcete, upravte na portálu Primární navigaci a kliknutím na tlačítko Přidat (+) přidejte nový webový odkaz na seznam. Pojmenujte webový odkaz jako Seznam návrhů a přiřaďte jej ke stránce Seznam návrhů. Můžete přetáhnout dříve vytvořený odkaz na formulář Návrhy pod novým odkazem na seznam, aby se stal podřízeným.

Kromě zjednodušeného nastavení, které bylo popsáno výše, podporují seznamy entit mnoho dalších možností, včetně (nikoli však výhradně):

  • Umožnění uživatelům filtrovat a vyhledávat záznamy v rámci příslušné entity na portálu.
  • Umožnění uživatelům vytvářet, upravovat nebo odstraňovat záznamy i stahovat záznamy do listu aplikace Excel.
  • Umožnění uživatelům provádět okamžitý pracovní postup vůči záznamu vybranému v seznamu.
  • Zobrazení záznamů ze seznamu pomocí zobrazení Map Bing pro data
  • Zobrazení záznamů ze seznamu pomocí zobrazení kalendáře pro data.

Webové formuláře

Webové formuláře umožňují uživatelům definovat formuláře entit a vlastní logiku v rámci aplikace Dynamics 365 za účelem zobrazení formulářů pro zadávání dat na portálu bez potřeby vlastního kódu. Webové formuláře podporují kromě logiky větvení i jednokrokovou a vícekrokovou navigaci. Webové formuláře jsou obvykle používány k tvorbě průzkumů, jako například předpřipravené webové formuláře „Průzkum spokojenosti s případem“, nebo ke zjednodušení požadavků, jako například předpřipravený webový formulář „Otevření nového požadavku na podporu“.

Webové formuláře se liší od formulářů entit v tom, že poskytují správci možnost určit jeden nebo více formulářů, které mají být načteny za účelem vytvoření jednoho formuláře nebo vícekrokového procesu ve stylu průvodce s logikou podmíněného větvení. Webové formuláře mají také další vlastnosti, které lze nastavit v aplikaci Dynamics 365, a přepsat tak některé výchozí chování a překonat některá omezení návrháře formulářů a metadat entit aplikace Dynamics 365.

Nejlepší metodou, jak plně pochopit způsob používání webového formuláře v rámci portálu, je poskytnout příklad použití a potom projít proces vytváření formuláře a všechny jeho související části. Výše v tomto dokumentu jsme si popsali proces vytváření formuláře vlastních entit pro uživatele, aby mohli odesílat návrhy, a seznamu vlastních entit za účelem zpřístupnění těchto návrhů v rámci zobrazení na portálu. Nyní předpokládejme, že společnost Contoso chce provést průzkum u svých uživatelů o tom, který z předložených návrhů by upřednostnili, aby byl realizován, a také chce zjistit další informace o základně svých uživatelů. Kroky, které by správce provedl pro vytvoření takového průzkumu na portálu, by byly následující:

  1. Vytvořte vlastní entitu pomocí Nastavení > Vlastní nastavení > Přizpůsobit systém > Entity. V tomto příkladu budeme tuto entitu nazývat Průzkum.

  2. Nastavte entitu, aby se zobrazila v navigační oblasti Portály, a potom ji uložte.

  3. Vytvořte několik vlastních polí pod entitou Průzkum, která představují odpovědi, z nichž si uživatel bude moci při vyplňování průzkumu vybrat:

    1. Tři vlastní pole s názvem Rozšířená pracovní doba podpory, Nové produkty a Více prodejen pro otázku s více možnostmi odpovědi „Jaký je váš oblíbený návrh v rámci budoucího zlepšení společnosti Contoso?“, kterou správce naplánoval. Každé pole je nastaveno na datový typ Dvě možnosti.

    2. Čtyři vlastní pole s názvem Maloobchodní prodejna, Vyhledávač, Reklama na webu a Při rozhovoru pro otázku s více možnostmi odpovědi „Jak jste se poprvé doslechli o společnosti Contoso Ltd.?“, kterou správce naplánoval. Každé pole je nastaveno na datový typ Dvě možnosti.

    3. Vlastní pole s názvem Hodnocení společnosti Contoso Ltd. datového typu Sada možností. V položce Použít existující sadu možností vyberte Ano a v rozevíracím seznamu vyberte Likertova škála – kvalita.

    4. Pro sledování aktuálního uživatele portálu vyplňujícího průzkum existuje vlastní pole s názvem Týká se kontaktu datového typu Vyhledávání a cílového záznamu Kontakt.
  4. Otevřete hlavní formulář Informace pod entitou Průzkum, vyberte kartu Obecné a potom zvolte Změnit vlastnosti. Na kartě Formátování vyberte Jeden sloupec a potom vyberte OK.

  5. Přepněte na kartu Vložit formuláře Informace, vyberte Sekce a zvolte Dva sloupce. Přesuňte výchozí pole Název a Vlastník do této sekce a odstraňte staré údaje. Otevřete vlastnosti pole Název a zrušte možnost Při výchozím nastavení viditelné na kartě Zobrazení.

    Vytvoření formuláře průzkumu pro zjednodušení otázek a odpovědí v rámci průzkumu

  6. Uložte formulář a potom klikněte na tlačítko Uložit jako na pásu karet pro vytvoření kopie formuláře s názvem Krok průzkumu 2. Znovu vyberte Uložit jako pro vytvoření další kopie s názvem Krok průzkumu 1.

  7. Otevřete formulář Krok průzkumu 1, přepněte na kartu Vložit a potom vyberte Sekce > Dva sloupce.

  8. Otevřete vlastnosti nové sekce, změňte její popisek na „Jaký je váš oblíbený návrh v rámci budoucího zlepšení společnosti Contoso?“ a vyberte políčko pro možnost Zobrazit popisek této sekce ve formuláři.

  9. Přetáhněte pole Rozšířená pracovní doba podpory, Nové produkty a Více prodejen do této sekce.

  10. Opakujte krok přidání nové dvousloupcové sekce, ale tentokrát změňte popisek na „Jak jste se poprvé doslechli o společnosti Contoso Ltd.?“ a přetáhněte pole Maloobchodní prodejna, Vyhledávač, Reklama na webu a Při rozhovoru do této sekce.

  11. Otevřete vlastnosti jednotlivých polí. Na kartě Formátování nastavte Formátování ovládacího prvku na Zaškrtávací políčko. Uložte a zavřete formulář.

    Krok 1 formuláře průzkumu se dvěma otázkami pro zodpovězení uživatelem

  12. Otevřete formulář Krok průzkumu 2, přepněte na kartu Vložit a vyberte Sekce > Jeden sloupec.

  13. Přetáhněte pole Hodnocení společnosti Contoso Ltd. do nové sekce a potom otevřete vlastnosti pole ve formuláři a změňte jeho popisek na „Sdělte nám svůj názor na nás! Ohodnoťte prosím kvalitu různých produktových řad společnosti Contoso Ltd.“. Uložte a zavřete formulář.

  14. V rámci oblasti Formuláře průzkumu zvolte Pořadí formulářů > Sada hlavních formulářů. To vám umožní nakonfigurovat pořadí formulářů, aby pracovaly v posloupnosti Informace > Krok průzkumu 1 > Krok průzkumu 2.

  15. Na hlavním formuláři Informace a kartě Vložit vyberte Sekce > Dva sloupce.

  16. Otevřete vlastnosti nové sekce, změňte její popisek na „Jaký je váš oblíbený návrh v rámci budoucího zlepšení společnosti Contoso?“ a vyberte políčko Zobrazit popisek této sekce ve formuláři. Přetáhněte pole Rozšířená pracovní doba podpory, Nové produkty a Více prodejen do této sekce.

    Opakujte krok přidání nové dvousloupcové sekce, ale tentokrát změňte popisek na „Jak jste se poprvé doslechli o společnosti Contoso Ltd.?“ a přetáhněte pole Maloobchodní prodejna, Vyhledávač, Reklama na webu a Při rozhovoru do této sekce. Otevřete vlastnosti každého ze sedmi polí doposud přidaných do formuláře, klikněte na kartu Formátování a nastavte zaškrtávací políčko Nastavit formátování.

    Zopakujte krok přidání sekce, ale tentokrát zvolte jednosloupcovou sekci. Přetáhněte pole Hodnocení společnosti Contoso Ltd. do této sekce, potom otevřete vlastnosti pole ve formuláři a změňte jeho popisek na „Sdělte nám svůj názor na nás! Ohodnoťte prosím kvalitu různých produktových řad společnosti Contoso Ltd.“.

    Nakonec přetáhněte pole Týká se kontaktu do první sekce karty Obecné, aby bylo možné sledovat, který uživatel vyplnil průzkum. Uložte a zavřete formulář a potom vyberte Publikovat všechna vlastní nastavení.

    Hlavní formulář Informace se všemi přidanými poli průzkumu

  17. Přejděte na Portály > Webové formuláře a vytvořte nový webový formulář s názvem Průzkum společnosti Contoso Ltd.. Nastavte pole Vyžadováno ověření na hodnotu Ano a pole Povoleno několik záznamů na uživatele na hodnotu Ne. Uložte formulář, ale nechejte jej otevřený.

  18. V záznamu webového formuláře „Průzkum společnosti Contoso Ltd.“:

    1. Otevřete vyhledávací pole Počáteční krok a vyberte Nový pro vytvoření nového kroku webového formuláře.
    2. Pojmenujte krok jako Krok průzkumu 1.
    3. Nastavte Logický název cílové entity na Průzkum (new_survey).
    4. Nastavte Název formuláře na Krok průzkumu 1.
    5. Vyberte zaškrtávací políčko Přidružit aktuálního uživatele portálu .
    6. Nastavte Vyhledávací atribut uživatele portálu cílové entity na Týká se kontaktu (new_regardingcontact).
    7. Uložte formulář, ale nechejte jej otevřený.

      První krok vytvořeného formuláře průzkumu

  19. V záznamu kroku webového formuláře „Krok průzkumu 1“:

    1. Otevřete vyhledávací pole Další krok a vyberte Nový pro vytvoření nového kroku webového formuláře.
    2. Pojmenujte krok jako Krok průzkumu 2.
    3. Nastavte webový formulář na Průzkum společnosti Contoso Ltd..
    4. Nastavte Logický název cílové entity na Průzkum (new_survey).
    5. Nastavte Režim na Upravit.
    6. Nastavte Název formuláře na Krok průzkumu 2.
    7. Nastavte Typ zdroje na Výsledek z předchozího kroku.
    8. Nastavte Zprávu o úspěchu na „Děkujeme, že věnujete čas vyplnění tohoto průzkumu!“.
    9. Ujistěte se, že pole Další krok je prázdné a potom uložte formulář, ale nechejte jej otevřený.
  20. V záznamu kroku webového formuláře „Krok průzkumu 2“:

    1. Klikněte na dvojitou šipku zcela vpravo v hlavní navigaci aplikace Dynamics 365 a vyberte Metadata pro otevření přidruženého zobrazení metadat webového formuláře pod záznamem „Krok průzkumu 2“.
    2. Vyberte Přidat nová metadata webového formuláře a nastavte Logický název atributu v tomto novém záznamu na Hodnocení společnosti Contoso Ltd. (new_contosoltdrating) a Styl na Sada možností jako vodorovný seznam přepínačů.
    3. Uložte a zavřete všechny otevřené formuláře.

      Druhý krok vytvořeného formuláře průzkumu

  21. V aplikaci Dynamics 365 přejděte na Portály > Webové stránky a vytvořte novou webovou stránku s názvem Průzkum společnosti Contoso Ltd. Nastavte Web na Contoso Ltd., Nadřazenou stránku na Domovská stránka, Částečnou adresu URL na pruzkum-spolecnosti-contoso-ltd, Šablonu stránky na Celá stránka, Stav publikování na Publikováno a webový formulář na „Průzkum společnosti Contoso Ltd.“, který byl vytvořen dříve. Uložte záznam.

Tyto kroky jsou velmi složité a vyžadují několik záznamů aplikace Dynamics 365, aby pracovaly ve vzájemné součinnosti pro dosažení výsledku. Po dokončení procesu však mohou uživatelé přejít na stránku, kterou jste vytvořili na portálu, a vyplnit průzkum, jak bylo zamýšleno.

První krok ve formuláři průzkumu zobrazeném na portálu

Druhý krok ve formuláři průzkumu zobrazeném na portálu

Každý vyplněný průzkum, který je odeslán, se stane záznamem v rámci entity Portály > Průzkum v aplikaci Dynamics 365 a tento záznam bude obsahovat kontakt, který dokončil webový formulář spolu se všemi jeho odpověďmi pro tabulaci.

Zobrazení prvků formuláře

Ačkoli většinu formulářů aplikace Dynamics 365 lze úspěšně zobrazit na portálu, mějte na paměti, že některé funkce nejsou podporovány ovládacím prvkem EntityFormView aplikace Dynamics 365, který zpracovává aktuální zobrazení formuláře entity.

Podporované prvky formuláře Podporováno, ale s určitými omezeními prvků formuláře Nepodporované prvky formuláře
Všechna pravidla pro ověření polí aplikace Dynamics 365 Všechny typy polí aplikace Dynamics 365, s výjimkou polí Seznam stran Záhlaví a zápatí formuláře se na portálu nezobrazí
Rozložení s jedním i několika sloupci Jsou podporovány pouze typy webových prostředků související s obrázky a „webové stránky (HTML)“. Prvky iFrame
Jazykové překlady popisků aplikace Dynamics 365 Filtrování záznamů ve vyhledávacím poli je podporováno, ale pouze pro vztahy N:1 Skriptování formulářů aplikace Dynamics 365
Poznámky (vložené ve formuláři) Vyhledávací pole jsou podporována, ale není podporováno vytváření nového záznamu pomocí zobrazení vyhledávání ve formuláři
Podmřížky (vložené ve formuláři)

Nakonec stojí za zmínku, že záznam formuláře entity v aplikaci Dynamics 365 má celou řadu možností, které umožňují jeho podrobné úpravy podle potřeby, včetně sekce pro možnosti Připojit soubor. Pokud formulář vyžaduje připojení souborů, vyberte zaškrtávací políčko Připojit soubor a nakonfigurujte možnost Umístění úložiště připojených souborů buď pro Příloha poznámky aplikace Dynamics 365, nebo Azure Blob Storage.