Konfigurace schvalovacích procesů ve workflowu

Důležité

V případě zákazníků používajících Human Resources, funkce uvedené v tomto článku jsou aktuálně dostupné v obou samostatných verzích Dynamics 365 Human Resources a sloučené finanční infrastruktuře. Během provádění aktualizací se může navigace lišit. Pokud potřebujete najít konkrétní stránku, použijte vyhledávání.

Pomocí následujícího postupu nakonfigurujte vlastnosti schvalovacího procesu.

Pokud budete chtít nakonfigurovat schvalovací proces, v editoru workflowu klikněte pravým tlačítkem myši na prvek schválení a kliknutím na tlačítko Vlastnosti otevřete formulář Vlastnosti.

Pojmenování schvalovacího procesu

Pomocí následujících kroků zadejte název schvalovacího procesu.

1. V levém podokně klepněte na tlačítko Základní nastavení.
2. V poli Název zadejte jedinečný název schvalovacího procesu.

Určení podmínky, podle které systém automaticky provede akci u dokumentu

Můžete nakonfigurovat systém tak, aby automaticky zpracoval dokument, pokud jsou splněny určité podmínky. Systém může například schvalovat vyúčtování výdajů, která mají celkové částky nižší než 100 USD. Pomocí tohoto postupu určete podmínky, za kterých má systém u dokumentu provést akci.

1. V levém podokně klepněte na tlačítko Automatické akce.

2. Označte pole Povolit automatické akce.

3. Klikněte na možnost Přidat podmínku.

4. Zadání podmínky

5. V případě potřeby zadejte další podmínky.

6. Chcete-li ověřit, zda jsou zadané podmínky nastaveny správně, postupujte následovně:

   1. Klepnutím na tlačítko Test otevřete formulář Podmínka testovacího workflowu.
   2. Vyberte v oblasti Ověřit podmínku formuláře záznam.
   3. Klepněte na možnost Test. Systém záznam vyhodnotí a určí, zda odpovídá zadaným podmínkám.
   4. Kliknutím na tlačítko OK nebo Zrušit se vraťte do formuláře Vlastnosti.

7. V seznamu Akce automatického dokončení vyberte akci, která má být u dokumentu provedena.

Zadejte, kdy se mají odesílat oznámení.

Při schválení, zamítnutí, delegování nebo eskalování dokumentu nebo při zadání požadavku na změnu můžete zaslat oznámení určeným osobám. Podle těchto kroků můžete určit oznámení, které se odešle, a osoby, kterým se odešle.

1. V levém podokně klikněte na Oznámení.

2. Označte pole vedle událostí, při kterých se oznámení odešle:

   • Delegování – přiřazení dokumentu jinému uživateli ke schválení.
   • Eskalace – přiřazený uživatel nereagoval na dokument v přiděleném čase.
   • Schválení – schválení dokumentu.
   • Zamítnutí – zamítnutí dokumentu.
   • Požadavek na změnu – přidělený uživatel požaduje změnu odeslaného dokumentu.

3. Vyberte řádek pro událost, kterou jste vybrali v kroku 2.

4. Klepněte na kartu Text oznámení.

5. Do textového pole zadejte název oznámení.

6. Text můžete přizpůsobit vložením zástupného textu, který bude při zobrazení uživatelům nahrazen odpovídacími daty. Při vkládání zástupného textu postupujte takto:

   1. Klepněte do textového pole do umístění, kde se má zástupný text zobrazit.
   2. Klikněte na Vložit zástupný text.
   3. V seznamu, který se zobrazí, vyberte vkládaný zástupný text.
   4. Klepněte na tlačítko Vložit.

7. Chcete-li přidat překlady oznámení, klikněte na Překlady. Ve formuláři, který se zobrazí, postupujte takto:

   1. Klikněte na tlačítko Přidat.
   2. V otevřeném seznamu vyberte jazyk, který chcete použít pro zadání textu.
   3. V textovém poli Přeložený text zadejte text.
   4. Text můžete přizpůsobit vložením zástupného textu.
   5. Klepněte na tlačítko Zavřít.

8. Klikněte na kartu Příjemce.

9. Zadejte, komu se mají odesílat oznámení. Vyberte jednu z možností v následující tabulce a před přechodem na krok 10 postupujte podle dalších kroků pro tuto možnost.

   Parametr	Příjemce oznámení	Další kroky
   Účastník	Uživatelé, kteří jsou přiřazeni k určité skupině nebo roli	Po výběru možnosti Účastník klepněte na kartu Založeno na roli. V seznamu Typ účastníka vyberte typ skupiny nebo role, které chcete oznámení odeslat. V seznamu Účastník vyberte skupinu nebo roli, které chcete oznámení odeslat.
   Uživatel workflowu	Uživatelé zúčastnění v aktuálním workflowu	Po výběru možnosti Uživatel workflowu klepněte na kartu Uživatel workflowu. V seznamu Uživatel workflowu vyberte uživatele, který se účastní workflowu.
   Uživatel	Konkrétní uživatelé	Po výběru možnosti Uživatel klepněte na kartu Uživatel. Vyberte uživatele, kterým chcete odeslat oznámení, a pak přesuňte tyto uživatele do seznamu Vybraní uživatelé.

10. Opakujte kroky 3 až 9 pro každou událost, kterou jste vybrali v kroku 2.

Určení konečného schvalovatele

Chcete-li vyžadovat dodatečné schválení, pokud jej schválí také uživatel, který dokument odeslal, můžete pro krok schválení zadat konečného schvalovatele.

1. V editoru workflowu klikněte pravým tlačítkem myši na prvek schválení a výběrem Vlastnosti otevřete formulář Vlastnosti.
2. V levém podokně klepněte na tlačítko Pokročilá nastavení.
3. Zaškrtněte políčko Použít konečného schvalovatele.
4. V seznamu vyberte uživatele, který bude konečným schvalovatelem.

Zabraňte předkladateli ve schvalování kroků v pracovním postupu

Chcete-li zabránit tomu, aby uživatelé, kteří odesílají dokumenty ke schválení, sami schvalovali dokumenty, postupujte takto:

1. Přejděte na Správa systému > Pracovní postup > Parametry pracovního postupu > Obecné > Schvalovatel.
2. Aktualizujte nastavení Zakázat schválení zadavatelem v pracovním postupu na Ano.

Ve výchozím nastavení je toto nastaveno na Ne a uživatelé mohou dokument schválit, pokud jsou zahrnuti v nastavení přiřazení kroku schválení.

Pokud je pracovní postup nastaven na Zakázat schválení zadavatelem a zahrnuje kroky schválení s konečným schvalovatelem, potvrďte, že konečný schvalovatel není uživatel, který obvykle odesílá dokumenty do pracovního postupu, protože nebudou moci dokončit schválení.

Nastavení časového limitu

Tento postup použijte, pokud je proces schvalování nutné dokončit v určitém čase.

Poznámka

Možnosti, které v těchto krocích vyberete, přepíší možnosti vybrané v oblasti Přiřazení a Eskalace jednotlivých schvalovacích kroků.

1. V levém podokně klepněte na tlačítko Pokročilá nastavení.

2. Označte pole Nastavit časový limit proprvek workflowu.

3. V poli Trvání upřesněte, kdy má být schvalovací proces dokončen. Vyberte některou z následujících možností:

   • Hodiny – zadejte počet hodin, dokdy musí být schvalovací proces dokončen. Pak vyberte kalendář, který vaše organizace používá, a zadejte informace o pracovním týdnu vaší organizace.
   • Dny – zadejte počet dní, dokdy musí být schvalovací proces dokončen. Pak vyberte kalendář, který vaše organizace používá, a zadejte informace o pracovním týdnu vaší organizace.
   • Týdny – zadejte počet týdnů, dokdy musí být schvalovací proces dokončen.
   • Měsíce – vyberte den a týden, do kdy má být schvalovací proces dokončen. Můžete například požadovat, aby byl schvalovací proces dokončen do třetího pátku v daném měsíci.
   • Roky – vyberte den, týden a měsíc, do kdy má být schvalovací proces dokončen. Můžete například požadovat, aby byl schvalovací proces dokončen do třetího pátku v prosinci.

4. Dojde-li k překročení časového limitu, systém u dokumentu provede akci. V seznamu Akce vyberte akci, která má být provedena.

Určení dostupných akcí pro uživatele

Po přidělení dokumentu uživateli ke schválení musí uživatel daný dokument zpracovat. Pomocí tohoto postupu určete akce, které může uživatel u odeslaného dokumentu provádět.

1. V levém podokně klepněte na tlačítko Pokročilá nastavení.
2. Chcete-li uživatelům umožnit schválení dokumentu, zaškrtněte políčko Schválit.
3. Chcete-li uživatelům zamítnout schválení dokumentu, zaškrtněte políčko Zamítnout.
4. Chcete-li uživatelům umožnit vyžádání změn v dokumentu, zaškrtněte políčko Požadavek na změnu.
5. Chcete-li uživateli umožnit, aby úlohu postoupil jinému uživateli ke schválení, zaškrtněte políčko Delegovat.

Poznámka

Políčko Povolit akce z pracovního seznamu v podnikovém portálu se již nepoužívá.

Konfigurace kroků schválení

Schvalovací proces se skládá z kroků schválení. Pomocí následujícího postupu přidáte do schvalovacího procesu kroky a nakonfigurujete je.

1. V editoru workflowu poklepejte na schvalovací proces. V editoru workflowu se zobrazí kroky schvalovacího procesu.
2. Chcete-li přidat schvalovací krok, přetáhněte krok z oblasti Prvky workflowu na plátno.
3. Chcete-li nakonfigurovat schvalovací krok, získáte informace v části Konfigurace schvalovacích kroků ve workflow.