Konfigurace vlastností workflowu

Toto téma vysvětluje, jak nakonfigurovat různé vlastnosti workflowu.

Pokud chcete konfigurovat vlastnosti workflowu, otevřete workflow v editoru workflowu. Klikněte na plátno editoru workflowu a klepněte na tlačítko Vlastnosti k otevření stránky Vlastnosti. Pro konfiguraci vlastností workflowu můžete použít následující kroky.

Pojmenování workflowu

Pomocí následujících kroků zadejte název workflowu.

  1. V levém podokně klepněte na tlačítko Základní nastavení.
  2. V poli Název zadejte jedinečný název workflowu. Předpokládejme například, že vytváříte workflowy nákupních požadavků pro každou zemi nebo oblast, ve které působíte. Pro workflow nákupního požadavku můžete například zadat název Nákupní požadavky – Dánsko nebo Nákupní požadavky – Španělsko.

Zadání vlastníka workflowu

Vlastník workflowu je osoba, která bude spravovat workflow. Vlastníka workflowu můžete zadat provedením následujícího postupu.

  1. V levém podokně klepněte na tlačítko Základní nastavení.
  2. V seznamu Vlastník vyberte jméno osoby, který bude spravovat tento workflow.

Výběr šablony e-mailu

Podle těchto kroků vyberte šablonu e-mailu, která se používá k vytvoření oznámení o workflowu.

  1. V levém podokně klepněte na tlačítko Základní nastavení.
  2. V seznamu Šablona e-mailu k oznámení pro workflow vyberte šablonu.

Zadání pokynů pro uživatele

Můžete zadat pokyny pro uživatele, kteří budou odesílat dokumenty ke zpracování a schválení. Tito uživatelé jsou označovány jako původci. Budeme například předpokládat, že vytváříte workflow nákupní žádanky, a že jste zadali pokyny. Tyto pokyny mohou zobrazit uživatelé zadáním nákupního požadavku na stránce Nákupní požadavky. Původce může zobrazit pokyny klepnutím na příslušnou ikonu na panelu zpráv pro workflow. Pokyny pro uživatele můžete zadat provedením následujícího postupu.

  1. V levém podokně klepněte na tlačítko Základní nastavení.
  2. V poli Pokyny pro odeslání zadejte pokyny.
  3. Pokyny můžete přizpůsobit vložením zástupného textu. Zástupný text bude při zobrazení pokynů uživatelům nahrazen odpovídacími daty. Při vkládání zástupného textu postupujte takto:

    1. Klepnutím v poli Pokyny pro odeslání zadejte, kde se má zástupný text zobrazit.
    2. Klikněte na Vložit zástupný text.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte vkládaný zástupný text.
    4. Klepněte na tlačítko Vložit.
  4. Chcete-li přidat překlady pokynů, postupujte takto:

    1. Klikněte na Překlady.
    2. Na nově otevřené stránce klikněte na Přidat.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte jazyk, který chcete použít pro zadání textu.
    4. V poli Přeložený text zadejte text.
    5. Text můžete přizpůsobit vložením zástupného textu. Pokyny, jak zadat zástupný text, naleznete v kroku 3.
    6. Klepněte na tlačítko Zavřít.

Určete, kdy se má použít tento workflow.

Můžete vytvořit více workflowů založených na stejném typu. Můžete například vytvořit workflow nákupních požadavků, pro každou zemi nebo oblast, ve které působíte, například Nákupní požadavky – Dánsko a Nákupní požadavky – Španělsko. Pokud máte více workflowů založených na stejném typu, je nutné zadat, kdy má být který workflow použit. U předchozího příkladu zadáte následující podmínky:

  • Nákupní požadavky – Dánsko se má používat v případě, že země či oblast = DK
  • Nákupní požadavky – Španělsko se má používat v případě, že země či oblast = ES

Pomocí následujících kroků zadejte, kdy se má použít workflow, který konfigurujete.

  1. V levém podokně klikněte na Aktivace.
  2. Označte pole Nastavit podmínky pro spuštění tohoto workflowu.
  3. Klepněte na možnost Přidat podmínku.
  4. Zadání podmínky
  5. Zadejte všechny další podmínky, které jsou požadovány.
  6. Chcete-li ověřit, zda jsou zadané podmínky nastaveny správně, postupujte následovně:
    1. Klepněte na možnost Test.
    2. Na stránce Podmínka testovacího workflowu v oblasti Ověřit podmínku vyberte záznam.
    3. Klepněte na možnost Test. Systém záznam vyhodnotí a určí, zda odpovídá zadaným podmínkám. Například pokud vytváříte workflow nákupního požadavku pro Španělsko, oblast Ověřit podmínku na stránce bude obsahovat seznam nákupních žádanek. Po klepnutí na možnost Test systém vyhodnotí vybraný nákupní požadavek, aby zjistil, zda země či oblast = ES.
    4. Klikněte na tlačítko OK nebo klepnutím na tlačítko Storno se vraťte na stránku Vlastnosti.

Zadejte, kdy se mají odesílat oznámení.

Když je dokument odeslán ke zpracování, je vytvořena instance workflowu. Uživatelům lze odeslat oznámení v případech, kdy jsou instance workflowu (na základě tohoto workflowu) spuštěny, dokončeny, zrušeny nebo zastaveny z důvodu chyby. Pomocí následujících kroků můžete zadat, kdy mají být odeslána oznámení.

  1. V levém podokně klikněte na Oznámení.
  2. Označte pole u každé události, která má spustit oznámení:

    • Zahájeno – odesílat oznámení při zahájení instance workflowu.
    • Zastaveno – odesílat oznámení v případě, že je instance workflowu zastavena z důvodu chyby.
    • Dokončeno – odesílat oznámení při dokončení instance workflowu.
    • Bez možnosti obnovy – odesílat oznámení v případě, že je instance workflowu zastavena z důvodu neobnovitelné chyby.
    • Ukončeno – odesílat oznámení při ukončení instance workflowu.
  3. Vyberte řádek pro událost, kterou jste vybrali v kroku 2.

  4. Na kartě Text oznámení zadejte text oznámení.
  5. Text můžete přizpůsobit vložením zástupného textu. Zástupný text bude při zobrazení textu uživatelům nahrazen odpovídacími daty. Při vkládání zástupného textu postupujte takto:

    1. Klepnutím do pole zadejte, kde se má zástupný text zobrazit.
    2. Klikněte na Vložit zástupný text.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte vkládaný zástupný text.
    4. Klepněte na tlačítko Vložit.
  6. Chcete-li přidat překlady textu, postupujte takto:

    1. Klikněte na Překlady.
    2. Na nově otevřené stránce klikněte na Přidat.
    3. V nově otevřeném seznamu vyberte jazyk, který chcete použít pro zadání textu.
    4. V poli Přeložený text zadejte text.
    5. Text můžete přizpůsobit vložením zástupného textu. Pokyny, jak zadat zástupný text, naleznete v kroku 5.
    6. Klepněte na tlačítko Zavřít.
  7. Na kartě Příjemce použijte následující možnosti k určení příjemce oznámení.

    Možnost Oznámení bude odesláno těmto uživatelům Při odesílání oznámení postupujte takto
    Účastník Uživatelé, kteří jsou přiřazeni k určité skupině nebo roli
    1. Na kartě Příjemce klepněte na možnost Účastník.
    2. Na kartě Založeno na roli v seznamu Typ účastníka vyberte typ skupiny nebo role, které chcete oznámení odeslat.
    3. V seznamu Účastník vyberte skupinu nebo roli, které chcete oznámení odeslat.
    Uživatel workflowu Uživatelé, kteří jsou účastníci tohoto workflowu
    1. Na kartě Příjemce klepněte na možnost Uživatel workflowu.
    2. Na kartě Uživatel workflowu v seznamu Uživatel workflowu vyberte účastníka tohoto workflowu.
    Uživatel Konkrétní uživatelé aplikace Finance and Operations
    1. Na kartě Příjemce klepněte na možnost Uživatel.
    2. Na kartě Uživatel obsahuje seznam Dostupní uživatelé všechny uživatele aplikace Finance and Operations. Vyberte uživatele, kterým chcete odeslat oznámení, a pak přesuňte tyto uživatele do seznamu Vybraní uživatelé.

  8. Zopakujte kroky 3 až 7 pro každou událost, kterou jste vybrali v kroku 2.

Zadejte komentáře ke změnám provedeným v daném workflowu

Chcete-li zadat komentáře ke změnám provedeným u tohoto workflowu, proveďte následující kroky.

  1. V levém podokně klikněte na Poznámky.
  2. V poli Zadat komentáře k workflowu zadejte své poznámky.
  3. Zkontrolujte své komentáře. Po přidání komentáře je již nelze upravit.
  4. Kliknutím na Přidat přidáte komentáře do oblasti Historie poznámek.