Přehled elektronických podpisů

Tento článek obsahuje přehled informací o elektronických podpisech a o možnostech jejich použití v aplikaci Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations.

Co je elektronický podpis?

Elektronický podpis potvrzuje identitu osoby, která spouští nebo schvaluje určitý proces využívající výpočetní techniku. V některých průmyslových odvětvích má elektronický podpis stejnou právní hodnotu jako ruční podpis.

Elektronické podpisy jsou vyžadovány předpisy v několika průmyslových odvětvích, například ve farmaceutickém, potravinářském, leteckém a zbrojním průmyslu. Jsou rovněž nezbytnou podmínkou souladu s předpisy směrnice CFR 21, část 11, kterou vydal Úřad pro kontrolu potravin a léků (FDA) ve Spojených státech amerických.

Poznámka: Elektronický podpis sám o sobě není totéž jako podpis digitální. Elektronický podpis je prostou náhražkou podpisu psaného rukou, zatímco digitální podpis je doplněn o další bezpečnostní opatření. Digitální podpis vám může pomoci zjistit, zda s daty neoprávněně nemanipuloval jiný uživatel nebo proces. Digitální podpis lze rovněž ověřit, přičemž vlastník certifikátu použitého k podepsání dat nemůže platnost ověření popřít. Jak je popsáno dále, v aplikaci Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations jsou součástí elektronických podpisů i vestavěné funkce podpisů digitálních.

Elektronické podpisy v aplikaci Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations

V aplikaci Finance and Operations můžete používat elektronické podpisy pro důležité obchodní procesy. Některé procesy obsahují vestavěné prvky pro práci s elektronickými podpisy. Kromě toho můžete vytvářet vlastní požadavky na podpisy, připojené k libovolné databázové tabulce a poli.

Součástí digitálního podpisu jsou i elektronické podpisy. Každý uživatel, který podepisuje dokumenty, musí získat platný šifrovací certifikát. Při podepsání dokumentu proběhne ověření soukromého klíče přidruženého k použitému certifikátu. Aplikace Finance and Operations ukládá údaje o elektronických podpisech do protokolu, který může sloužit jako záznam auditu. Popis nastavení elektronických podpisů viz Nastavení elektronických podpisů (Průvodce záznamem úloh).

Uživatelé, kteří potřebují přístup k elektronickým podpisům

Tři druhy uživatelů obvykle vyžadují zabezpečení přístupu k elektronickým podpisům: správci elektronického podpisu, podepisující osoby a auditoři elektronických podpisů.

Administrátoři elektronických podpisů

Administrátor elektronických podpisů určuje požadavky na podpisy, nastavuje obecné parametry a schvalovatele a přijímá výstrahy v případě, že podpisy nelze ověřit. Ve výchozím nastavení uživatel, který patří do role zabezpečení Manažer informačních technologií, má oprávnění ke správě elektronických podpisů.

Podepisující uživatel

Podepisující uživatel připojuje elektronické podpisy k dokumentům a procesům, které vyžadují podepsání. Ve výchozím nastavení uživatel, který patří do role zabezpečení Uživatel systému, má oprávnění k elektronickému podepisování dokumentů.

Poznámka: Podepisující uživatel může vyžadovat další oprávnění pro přístup k datům souvisejícím s podepisovaným dokumentem nebo procesem. Uživatel, který mění data a musí provedené změny pak podepsat, musí mít oprávnění ke změnám těchto dat. Uživatel, který podepisuje jménem jiného uživatele nevyžaduje přístup k datům. Příkladem tohoto typu uživatele je nadřízený, který podepisuje změny zaměstnance.

Auditor elektronických podpisů

Auditor elektronických podpisů kontroluje databázový protokol a kontrolní protokol podpisů, který je k dispozici prostřednictvím databázového protokolu. Ve výchozím nastavení uživatel, který patří do role zabezpečení Manažer informačních technologií, má oprávnění k auditu elektronických podpisů.

Pokud má uživatel jinou roli, než Manažer informačních technologií, ujistěte se, že jsou roli přiřazena následující oprávnění:

  • Zobrazit chyby elektronických podpisů
  • Zobrazit protokol databáze

Elektronické podepsání dokumentů

Získání certifikátu

Před elektronickým podepsáním dokumentů v aplikaci Finance and Operations si musí každý podepisující uživatel vyžádat certifikát.

Poznámka: Aplikace Finance and Operations používá k vytváření certifikátů a správě elektronického podepisování funkce databázového systému Microsoft SQL Server. Není vyžadována žádná další infrastruktura certifikátů ani veřejných klíčů (PKI).

Vyžádáte-li si certifikát, bude pro vás v databázi aplikace Finance and Operations vytvořen veřejný a soukromý klíč. Soukromý klíč je zašifrován s použitím hesla, které znáte pouze vy. Při elektronickém podepsání dokumentu proběhne ověření vaší totožnosti podle hesla, které zadáte.

Pro zažádání o certifikát klikněte na stránce Možnosti na kartě Účty na tlačítko Získat certifikát.

Zadejte a potvrďte heslo, které budete používat pro podepisování. Heslo slouží k ochraně soukromého klíče a k autorizaci použití vašeho certifikátu. Heslo se neukládá do databáze a nemá k němu přístup nikdo jiný než vy, tj. ani administrátor aplikace Finance and Operations.

Jestliže zapomenete heslo připojené k vašemu certifikátu, musíte tento certifikát vynulovat. Vynulování certifikátu neovlivní dokumenty, které jste podepsali s použitím původního certifikátu. Chcete-li obnovit certifikát, na stránce Možnosti klepněte na tlačítko Obnovit certifikát.

Elektronické podepsání dokumentu

Když provedete změnu, která vyžaduje elektronický podpis, zobrazí se stránka Podepsat dokument.

  1. Na stránce Podepsat dokument klepněte na kartu Dokument a zkontrolujte provedené změny.
  2. Na kartě Podpis vyberte kód důvodu.
  3. Zadejte komentář, pokud je vyžadován.
  4. Není-li v poli Podepisující uživatel zobrazeno vaše ID uživatele, vyberte je ze seznamu.
  5. Zadejte umístění, pokud jsou tyto informace požadovány.
  6. Klepněte na tlačítko OK.

Podepsat změny jiného uživatele

V určitých situacích je třeba, aby změny provedené jedním uživatelem podepsal jiný uživatel. Příkladem jsou změny kusovníku provedené zaměstnancem, které musí podpisem potvrdit jeho nadřízený. Tento postup použijte, chcete-li určitého uživatele aplikace Finance and Operations ustanovit podepisujícím uživatelem pro jiného uživatele.

Poznámka: V případě, že uživatel podepisuje změny provedené jiným uživatelem, musí být podpis zadán na pracovní stanici uživatele, který změny provedl. Uživatel nemůže provedené změny uložit, dokud nebudou podepsány.

Chcete-li určit schvalovatele, postupujte takto.

  1. Na stránce Možnosti na kartě Účty klepněte na tlačítko Určit schvalovatele.
  2. V poli ID schvalujícího uživatele vyberte ID uživatele, který musí podepsat změny provedené jiným uživatelem.
  3. V poli Podepsat pro ID uživatele vyberte ID uživatele, jehož změny musí být podepsány.