Přehled faktur dodavatele

  • Článek

Důležité

Některé nebo všechny funkce pojednávané v tomto článku jsou k dispozici jako součást verze Preview. Obsah a funkce se mohou změnit. Další informace o předchozích verzích naleznete v tématu Dostupnost aktualizací služby.

V tomto článku jsou obecné informace o fakturách dodavatele. Faktury dodavatele jsou požadavky na platbu za produkty a služby. Faktury dodavatele mohou představovat účet za průběžné služby nebo mohou být založeny na nákupních objednávkách specifického zboží a služeb.

Faktury dodavatele

Faktura dodavatele z nákupní objednávky je vytvořena při přijetí produktů nebo služeb podle nákupní objednávky, kterou jste uskutečnili s dodavatelem. Faktura dodavatele obsahuje hlavičku a jeden nebo více řádků se zbožím nebo službami. Faktura dodavatele představuje konec cyklu nákupní objednávky, příjemky produktu a faktury dodavatele.

Ačkoliv jsou některé faktury dodavatele propojeny s nákupní objednávkou, mohou faktury dodavatele obsahovat také řádky, které neodpovídají řádkům nákupní objednávky. Můžete vytvořit také faktury dodavatele, které nejsou přidruženy k žádné nákupní objednávce. Tyto faktury dodavatele mohou představovat probíhající služby, například fakturu za služby. Když přidáte probíhající službu, nemusíte odkazovat na nákupní objednávku.

Je několik způsobů, jak zadat fakturu dodavatele:

  • Registr faktur dodavatele umožňuje rychle zadat faktury, které neodkazují na nákupní objednávky, abyste mohli určovat časově rozlišené výdaje. Pomocí deníku schválení faktur dodavatelů můžete tyto faktury vybrat a zaúčtovat je do zůstatku dodavatele a časové rozlišení tak stornovat.
  • Deník faktur dodavatele slouží k rychlému zadání faktur, které neodkazují na nákupní objednávku, v jediném kroku.
  • Spolu s evidencí faktur dodavatele slouží registr faktur dodavatele k rychlému zadání faktur, které mají mít časově rozlišené výdaje. Přidružené nákupní objednávky můžete později otevřít k zaúčtování faktury na účet výdajů.
  • Stránky Otevřít faktury dodavatele a Nevyřízené faktury dodavatele slouží k vytváření faktur dodavatele z potvrzených nákupních objednávek.
  • Řešení Invoice Capture automaticky vytváří faktury dodavatele z digitálních obrázků faktur. Další informace najdete v tématu Invoice Capture.

V následující diskusi naleznete více informací o použití stránek Otevřít faktury dodavatele nebo Nevyřízené faktury dodavatele k vytvoření faktury dodavatele z nákupní objednávky.

Princip množství na řádcích faktury

Při otevření faktury dodavatele ze související nákupní objednávky systém vytvoří řádky faktury z nákupní objednávky. Dle výchozího nastavení systém převezme množství z příjemky produktu. Můžete však použít některé z následujících výchozích chování:

  • Množství nynějšího příjmu – tuto možnost použijte pro částečné dodávky. Výchozí hodnota v poli Množství bude nastavena na množství určené v poli Přijmout nyní na nákupní objednávce.
  • Objednané množství – tuto možnost použijte pro úplné dodávky. Výchozí hodnota v poli Množství bude nastavena na množství určené v poli Objednáno na nákupní objednávce.
  • Registrované množství – tuto možnost použijte, pokud položka vyžaduje registraci určuje se na stránce Skupiny modelů položek. Výchozí hodnota v poli Množství je fyzické upravené množství, které bylo zaregistrováno.
  • Množství v příjemce produktu – tuto možnost použijte, pokud pro danou objednávku již byla přijata příjemka produktu. Výchozí hodnota v poli Množství je celkové množství dostupných příjemek produktu.
  • Registrované množství a služby – tuto možnost použijte, pokud byla množství registrována v deníku doručených položek pro položky na skladě nebo položky, které nejsou na skladě. Tato možnost zahrnuje také služby bez ohledu na to, zda jsou registrovány.

Používá-li vaše právnická osoba párování faktur, můžete si zobrazit výsledky párování množství ve sloupci Spárování množství v příjemce produktu. K zobrazení výsledků párování množství můžete použít také tlačítko Podrobnosti o párování na kartě podokna akcí Kontrola.

Přidání řádku, který nebyl v nákupní objednávce

Do faktury dodavatele můžete přidat řádek, který nebyl na nákupní objednávce. Je nutné vybrat číslo položky nebo kategorii zásobování. Poté lze na řádek přidat množství, ceny a částky. Řádek bude zahrnut pouze v zásadách párování pro součty faktur.

Odeslání faktury dodavatele ke kontrole

Vaše organizace může využívat workflowy ke správě procesu kontroly faktur dodavatele. Hlavička faktury, řádek faktury, nebo obojí může vyžadovat přezkoumání pracovního postupu. Ovládací prvky workflow se použijí na záhlaví nebo řádek podle toho, která část byla před zvolením ovládacího prvku aktivní. Namísto tlačítka Zaúčtovat se tlačítko Odeslat odesílá faktury dodavatele do procesu kontroly.

Zabránění odeslání faktury do workflowu

Následuje několik způsobů, jak lze zabránit odeslání faktury do workflowu.

  • Celková částka faktury a zaregistrovaná celková částka se neshodují. Uživatel, který odeslal fakturu, obdrží upozornění, že součty nejsou stejné. Tato výstraha poskytuje uživateli příležitost opravit zůstatky před opětovným odesláním faktury do systému workflow. Tato funkce je k dispozici, pokud jsou zapnuté parametry Zakázat odeslání do pracovního postupu, když se součet faktury a registrovaná faktura neshodují na stránce Správa funkcí a Volba pracovního postupu, když se součet faktury a registrovaný součet nerovnají na stránce Parametry závazků.
  • Faktura obsahuje nepřidělené náklady. Uživatel, který odeslal fakturu, obdrží upozornění, že faktura má nepřiřazené poplatky. Tímto způsobem může uživatel opravit fakturu předtím, než ji znovu odešle do systému workflow. Tato funkce je k dispozici, pokud jsou zapnutí parametry Zakázat odesílání do workflow, když jsou nepřiřazené poplatky na faktuře dodavatele na stránce Správa funkcí a Možnost workflow, když existují nepřiřazené poplatky na stránce Parametry závazků.
  • Faktura obsahuje stejné číslo faktury jako jiná zaúčtovaná faktura. Uživatel, který odeslal fakturu, obdrží výstrahu s oznámením, že byla nalezena faktura s duplicitním číslem. Uživatel může duplicitní číslo opravit předtím, než znovu odešle fakturu do systému workflow. Výstraha se zobrazí, pokud je parametr Zkontrolovat použité číslo faktury v závazcích nastaven na Zamítnout duplikaci. Tato funkce je k dispozici , pokud je zapnutý parametr Zabránit odeslání do workflowu, pokud číslo faktury již existuje na zaúčtované faktuře a systém není nastaven, aby přijímal duplicitní čísla faktur na stránce Správa funkcí.
  • Faktura obsahuje řádek, kde je množství faktury menší než shodné množství příjmu produktu. Uživatel, který odešle fakturu nebo se pokusí ji zaúčtovat, obdrží zprávu, že množství není stejné. Tato zpráva poskytuje uživateli příležitost opravit hodnoty před opětovným odesláním faktury do systému workflow. Tato funkce je k dispozici, pokud jsou zapnuté parametry Blokovat účtování a odesílání faktur dodavatele do pracovního postupu na stránce Správa funkcí a Blokovat zveřejňování a odesílání do pracovního postupu na stránce Parametry závazků.

Spárování faktur dodavatele s příjemkami produktu

Podle potřeby můžete zadávat a ukládat informace o fakturách dodavatele a porovnat řádky faktury s řádky příjemky produktu. Také můžete spárovat částečná množství pro řádek.

Fakturu dodavatele lze vytvořit na základě řádkových položek příjemek produktu, které byly přijaty do dnešního data, a to i tehdy, když všechny položky určité nákupní objednávky nebyly dosud přijaty. Tuto možnost můžete využít například tehdy, když dodavatel zasílá jednou za měsíc fakturu pokrývající všechny jím odeslané dodávky v daném měsíci. Každá příjemka produktu představuje částečnou nebo úplnou dodávku položek uvedených v nákupní objednávce.

Když je faktura ve workflow, schvalovatel může aktualizovat množství faktur tak, aby odpovídala hodnotě v poli Product-receipt-quantity-to-match. Chcete-li tak učinit, vyberte funkci Aktualizovat množství faktur tak, aby odpovídala množství příjemek ve workflow v pracovním prostoru Správa funkcí a vyberte Povolit. Pokud schvalovatel v procesu pracovního postupu odstranil všechny shody ze všech příjemek z řádku faktury, řádek faktury bude odstraněn. Pokud tato funkce není povolena, množství faktur se u faktur ve workflow neaktualizuje.

Při zaúčtování faktury je množství v poli Zůstatek faktury u každé položky aktualizováno celkovým počtem přijatého množství z vybraných příjemek produktu. Pokud bude množství Zůstatek faktury i množství Zbývá dodat pro všechny položky na nákupní objednávce nulové (0), stav nákupní objednávky se změní na hodnotu Fakturováno. Pokud množství v poli Zůstatek faktury není nulové (0), stav nákupní objednávky se nezmění a k této objednávce je možné zadat další faktury.

Tato možnost předpokládá, že pro nákupní objednávku byla zaúčtována alespoň jedna příjemka produktu. Faktura dodavatele je založena na těchto příjemkách produktu a odráží na nich uvedená množství. Finanční údaje pro fakturu jsou založeny na údajích zadaných při zaúčtování faktury.

Více informací naleznete v tématu Zaznamenání faktury dodavatele a spárování s přijatým množstvím

Konfigurace automatizované úlohy pro workflow faktury dodavatele za účelem zaúčtování faktury dodavatele pomocí dávkové úlohy

Můžete přidat automatizovanou úlohu zaúčtování do workflowu faktury dodavatele, aby byly faktury zpracovány v dávce. Zaúčtování faktur v dávce umožňuje pokračovat v procesu workflowu, aniž by bylo nutné čekat na dokončení zaúčtování, což zlepšuje celkový výkon všech úloh odeslaných do workflowu.

Chcete-li zaúčtovat fakturu dodavatele v dávce, zapněte na stránce Správa funkcí parametr Dávkové zaúčtování faktur dodavatele. Workflowy faktur dodavatele jsou konfigurovány přechodem na Závazky > Nastavení > Workflowy závazků.

V editor workflowů se nachází úloha Zaúčtovat faktury dodavatele pomocí dávky bez ohledu na to, zda je povolen parametr funkce Dávkové zaúčtování faktur dodavatele. Není-li parametr funkce povolen, faktura obsahující úlohu Zaúčtovat faktury dodavatele pomocí dávky nebude zpracována v rámci workflowu, dokud není parametr povolen. Úloha Zaúčtovat faktury dodavatele pomocí dávky nesmí být použita ve stejném workflowu jako automatizovaná úloha Zaúčtovat faktury dodavatele. Kromě toho úloha Zaúčtovat faktury dodavatele pomocí dávky by měla být posledním prvkem v konfiguraci workflowu.

Můžete zadat počet faktur, které mají být zahrnuty do dávky, a počet hodin, jak dlouho se má čekat před přeplánováním dávky, pomocí nastavení Závazky > Nastavení > Parametry závazků > Faktura > Worflow faktury.

Práce s více fakturami

Můžete pracovat s více fakturami současně a zaúčtovat je všechny najednou. Pokud je nutné vytvořit více faktur, použijte stránku Nevyřízené faktury dodavatele. Potřebujete-li zaúčtovat a vytisknout více faktur dodavatele, použijte Deník pro schvalování faktur. Když používáte deník pro schvalování faktur, musí být pro nákupní objednávku zaúčtována alespoň jedna příjemka produktu a faktura pro nákupní objednávku musí být zaúčtována do registru faktur. Finanční informace pro fakturu pocházejí z faktury zaúčtované do registru.

Obnovení faktur dodavatele, které se používají

Když se používá faktura dodavatele, nemůže být upravena jiným uživatelem. Stav faktury však může někdy znamenat, že se faktura používá, i když není aktivně upravována. Aplikace například mohla přestat odpovídat, když byla faktura upravována, nebo uživatel může nechtěně nechat otevřenou fakturu v aplikaci.

Můžete použít stránku Obnovit faktury dodavatel pro obnovení nebo uvolnění faktur dodavatele, které byly používány déle než čtyři hodiny, aby mohly být upraveny. Můžete otevřít tuto stránku z navigace Periodická úloha nebo dlaždice v pracovním prostoru Záznam faktury dodavatele. Po obnovení faktury bude k dispozici pro úpravy na stránce Faktura dodavatele.

Na stránku Obnovit faktury dodavatele budete mít přístup pouze v případě, že vám je přiděleno funkční oprávnění zabezpečení Obnovit používané faktury dodavatele. Kromě toho musí být zapnutý parametr Povolit obnovení faktury dodavatele na stránce Parametry závazků.

Výchozí finanční rozměr v řádcích faktury dodavatele

U faktur dodavatele, které jsou spojeny s nákupní objednávkou, bude výchozí finanční dimenze odvozena z odpovídajících řádků objednávky. 

U faktur dodavatele, které nejsou spojeny s žádnou objednávkou, sloučí výchozí finanční rozměr rozměr z odkazu na rozměr, záhlaví faktury, položku.  Pokud je v odkazu dimenze, záhlaví faktury a položce definována stejná dimenze, bude se dimenze na řádku faktury řídit pořadím priority: odkaz dimenze > záhlaví faktury > položka

Resetování stavu workflow pro faktury dodavatele z Bez možnosti obnovy na Koncept

Instance workflow, která byla zastavena kvůli neobnovitelné chybě, bude míst stav workflow Bez možnosti obnovy. Pokud je stav faktury dodavatele Bez možnosti obnovy, můžete ho obnovit do stavu Koncept výběrem možnosti Obnovit. Poté můžete upravit fakturu dodavatele. Tato funkce je k dispozici, pokud je zapnutý parametr Resetování stavu workflowu pro faktury dodavatele z Bez možnosti obnovy na Koncept na stránce Správa funkcí.

Na stránce Historie workflowu můžete resetovat stav workflow na Koncept. Tuto stránku můžete otevřít Faktury dodavatele nebo z navigace Obecné > Dotazy > Workflow. Chcete-li obnovit stav workflow na Koncept, vyberte možnost Obnovit. Stav workflow můžete také resetovat na koncept výběrem akce Obnovit na stránce Faktura dodavatele nebo Čekající faktury dodavatele. Po resetování stavu workflow na Koncept bude k dispozici pro úpravy na stránce Faktura dodavatele.

Zobrazení celkové fakturované částky na stránce Čekající faktury dodavatele

Celkovou fakturovanou částku můžete zobrazit na stránce Čekající faktury dodavatele povolením parametru Zobrazit součet faktur na seznamu čekajících faktur dodavatele vyřízení na stránce Parametry závazků.

Sestava otevřených transakcí dodavatelů

Sestava Otevřené transakce dodavatele poskytuje podrobné informace o otevřených transakcích pro každého dodavatele k datu, které zadáte. Tato sestava se často používá během auditního postupu pro ověření zůstatků mezi transakcemi v knize dodavatelů a transakcemi na účtu hlavní knihy.

Pro každou transakci obsahuje sestava následující údaje:

  • Číslo faktury
  • Datum transakce
  • Číslo dokladu
  • Částka transakce v měně transakce a účetní měně
  • Kreditní zůstatek v měně transakce a účetní měně
  • Debetní zůstatek v měně transakce a účetní měně
  • Částka mezisoučtu v zúčtovací měně
  • Datum splatnosti platby

Filtrování dat v sestavě

Při generování sestavy Otevřené transakce dodavatele jsou k dispozici následující výchozí parametry. Slouží k filtrování dat, která se zobrazí v sestavě.

  • Vyloučit budoucí vypořádání – Toto zaškrtávací políčko zaškrtněte, chcete-li vyloučit transakce, které jsou vypořádány po datu zadaném do pole Otevřené transakce za.
  • Otevřené transakce za – Zadejte datum pro zahrnutí transakcí, které jsou k tomuto datu otevřené. Pokud nezadáte datum, toto pole je nastaveno na maximální datum. (Maximální datum je nejzazší datum, které systém přijme, 31. prosince 2154.) Ve výchozím nastavení bude toto pole při příštím spuštění sestavy nastaveno jako poslední datum, které do něj bylo zadáno.

Můžete použít filtry pod polem Záznam k zahrnutí pro další omezení transakčních dat, která jsou zahrnuta ve zprávě.

Další prostředky