Přehled držitelů záloh
Držitel zálohy je zaměstnanec společnosti, který je zodpovědný za částku výdajů, kterou poskytuje organizace. Pouze pracovník společnosti může být držitelem zálohy. Pokud dojde k pořízení, držitel zálohy nahlásí společnosti uskutečněné výdaje. Společnost refunduje zaměstnanci částku výdajů. Společnost kontroluje zůstatek pro každého držitele zálohy. Uživatelé v právnických osobách v Estonsku, Lotyšsku, Litvě, Polsku, České republice, Maďarsku a Rusku mohou reflektovat určité transakce doprovázející operace se zaměstnanci společnosti, kteří jsou odpovědní za částku výdajů poskytovanou organizací.
Nastavení držitele záloh
Dokončete následující úkoly, abyste nastavili držitele zálohy. Ujistěte se, že tyto úkoly dokončíte v uvedeném pořadí.
- Vytvořte skupiny držitelů záloh.
- Nastavte účetní profil zaměstnance.
- Nastavte parametry závazků.
- Vytvořte specifické platební podmínky pro držitele záloh.
- Vytvořte specifické platební podmínky pro držitele záloh.
- Vytvořte držitele zálohy.
Skupiny držitelů záloh
Použijte stránku Skupiny držitelů záloh k vytvoření skupiny držitelů záloh. Můžete zadat název, popis a protiúčet pro skupinu držitelů záloh.
Účetní profil zaměstnance
Použijte stránku Účetní profily zaměstnanců k vytvoření profilu pro transakce držitelů záloh. Můžete zadat následující informace pro účetní profil zaměstnance.
| Pole | popis |
|---|---|
| Účetní profil | Zadejte identifikační kód účetního profilu držitele zálohy. |
| popis | Zadejte stručný popis účetního profilu. |
| Platné pro | Vyberte jednu z následujících možností pro úroveň seskupení pro nastavení účetního profilu:
|
| Odkaz | Vyberte kód zálohy držitele, pokud je vybraná možnost Tabulka v poli Platné pro nebo vyberte skupinu vlastníků zálohy, pokud je vybraná hodnota Skupina v poli Platné pro. |
| Součtový účet | Vyberte souhrnný účet marže pro zaúčtování transakcí. |
Parametry závazku
Pokud chcete, aby se projevily transakce držitele zálohy, musíte nastavit následující pole na stránce Parametry závazků v části Držitelé zálohy.
| Pole | Popis |
|---|---|
| Účetní profil | Vyberte výchozí profil pro dokončení transakce držitelů záloh. |
| Řazení držitelů záloh | Je-li tato možnost vybrána, držitelé zálohy se zobrazí na začátku seznamu na stránce Držitelé zálohy. |
| Výdej v případě otevřeného zůstatku | Je-li tato možnost vybrána, bude povoleno vydání hotovostní zálohy držiteli zálohy, který má otevřený kladný zůstatek. |
| Uzavření zůstatku pomocí skupiny polí hotovosti: název | Vyberte kód deníku pokladního dokladu. Tento kód deníku slouží ke generování hotovostních výdajových dokladů a refundačních dokladů při uzavření zůstatků držitele zálohy prostřednictvím hotovosti. |
| Hotovost | Zvolte pokladní účet, chcete-li určit doklady, které se používají pro uzavření zůstatků držitele zálohy. |
| Uzavření zůstatku pomocí skupiny polí banky: název | Vyberte kód deníku pro transakce k uzavření zůstatku prostřednictvím banky. |
| Typ účtu | Vyberte banku pro uzavření zůstatku držitele zálohy prostřednictvím banky. |
| Hlavní účet | Vyberte kód bankovního účtu pro uzavření zůstatku držitele zálohy prostřednictvím banky. |
Platební podmínky držitele zálohy
Pro správné zaregistrování a zaúčtování nákupní objednávky prostřednictvím držitele zálohy je nutné použít podmínky platby, které byly nastaveny pomocí možnosti Od držitele zálohy nastavené na True.
Vytvoření držitele zálohy
Před vytvořením držitele zálohy musí mít již nastavené pracovníky. Další informace naleznete v tématu Zadání informací o pracovníkovi (průvodce záznamem úloh).
Přejděte na Závazky>Držitelé zálohy>Držitelé zálohy.
Poznámka
Nelze přidat nebo odstranit zaměstnance na stránce Držitelé záloh. Zaměstnanci musí být nejprve přijati v modulu Lidské zdroje. Na stránce Účetní profil zaměstnance můžete nastavit účetní profil zaměstnance, který se používá k účtování zůstatků držitelů záloh.
Vyberte zaměstnance a poté zvolte Upravit.
Na pevné záložce Obecné nastavte možnost Držitel zálohy na Ano pro označení, že zaměstnanec je držitelem zálohy.
V poli Skupina vyberte skupinu držitele zálohy, ke které zaměstnanec patří.
Do možnosti Osobní doklad zadejte podrobnosti identifikačního dokumentu.
- Řady: Zadejte řadu dokladu, která slouží k ověření totožnosti držitele zálohy.
- Číslo: Zadejte číslo dokladu, které slouží k ověření totožnosti držitele zálohy.
- Datum vydání: Vyberte nebo zadejte datum vydání dokumentu.
- Vydal: Zadejte podrobnosti o orgánu nebo osobě, která dokument vydala.
Zvolte Uložit nebo zavřete stránku.
Poznámka
Pokud je možnost Řazení držitelů záloh nastavena na Ano na stránce Parametry závazků, držitelé záloh se zobrazí v horní části mřížky na stránce Držitelé záloh.
Dotazy a sestavy držitele zálohy
Dotaz na transakce držitelů záloh
Seznam transakcí držitele zálohy získáte vyberte Transakce na stránce Držitelé zálohy. Chcete-li zobrazit transakce pro všechny držitele záloh nebo vytvořit konkrétní dotaz založený na transakcích držitelů záloh, přejděte na nabídku Závazky>Dotazy a sestavy>Dotazy a sestavy držitelů záloh>Transakce. Výběrem možnosti Řádky otevřete stránku Transakce dokladu.
Dotaz na zůstatek držitele zálohy
Použijte stránku Držitelé zálohy k zobrazení zůstatku držitele zálohy. Chcete-li zobrazit zůstatek pro všechny držitele záloh nebo vytvořit konkrétní dotaz založený na účtech držitelů záloh, klikněte na Závazky>Dotazy a sestavy>Dotazy a sestavy držitelů záloh>Zůstatek.
Sestava zůstatku držitele zálohy
Chcete-li zobrazit a vytisknout sestavu na základě informací o zůstatku držitele zálohy, klikněte na Závazky>Dotazy a sestavy>Dotazy a sestavy držitelů záloh>Sestava zůstatku držitele zálohy.
Sestava transakcí držitelů záloh
Chcete-li zobrazit a vytisknout sestavu na základě transakcí držitele zálohy, klikněte na Závazky>Dotazy a sestavy>Dotazy a sestavy držitelů záloh>Sestava transakcí držitelů záloh.
Transakce držitelů záloh
Transakce pro pracovníky, kteří jsou držitelé zálohy, mohou být zaúčtovány pomocí účtů držitele zálohy. ID pracovníka, které je určeno pro každého držitele zálohy, lze použít ke sledování všech transakcí držitele zálohy. Toto číslo je načteno jako číslo účtu pro transakce držitele zálohy na stránkách Hlavní deníky a Transakce držitele zálohy.
Tvorba a zaúčtování nákupních objednávek s podrobnostmi o držiteli zálohy
Další obecné informace o nákupních objednávkách naleznete v tématu Přehled nákupních objednávek. Pokud je faktura dodavatele vytvořena a zaúčtována s podrobnostmi držitele zálohy, zůstatky držitele zálohy budou zaúčtovány do účtu zůstatku zaměstnance namísto do účtu zůstatku dodavatele. Chcete-li přidat podrobnosti držitele zálohy k nákupní objednávce, postupujte takto:
- V poli Platební podmínky v části Ceny a slevy vyberte platební podmínku. Více informací o Platebních podmínkách najdete v článku Definování platebních podmínek dodavatelů.
- Vyberte platební podmínku, která má na stránce Platební podmínky vybranou možnost Od držitele zálohy.
- Na záložce Ceny a slevy v poli Držitel zálohy vyberte držitele zálohy pro nákupní objednávku.
Proces zaúčtování nákupní objednávky vytvoří dvě transakce dodavatele s opačným částkami a jednu transakci držitele zálohy. Bez podrobností držitele zálohy je vytvořena pouze jedna transakce dodavatele.
Vyrovnání zůstatků držitele zálohy prostřednictvím banky
Když vyrovnáte zůstatky držitelů záloh prostřednictvím banky, položky deníku pro uzavření zůstatků držitele zálohy jsou vytvořeny v hlavním deníku. Můžete nastavit kód pro deník a banky v části Držitelé záloh na stránce Parametry závazků.
Pro uzavření zůstatku držitele zálohy prostřednictvím banky, přejděte do nabídky Závazky>Držitelé záloh>Držitelé záloh.
V podokně akcí vyberte Zůstatek>Uzavřít v bance.
Na stránce Uzavřít v bance zadejte následující informace.
Pole popis Datum platby Zadejte datum, ke kterému má být platba zaúčtována. Převáděná částka Zadejte částku zůstatku při zavírání. Částka, která je uvedena v poli Částka na stránce Zůstatek, je ve výchozím nastavení zobrazena. Automatické Vyberte zaškrtávací políčko Automaticky pro automatické vytvoření a zaúčtování deníku, který je přednastavený na stránce Parametry závazků.
Vyrovnání zůstatků držitele zálohy prostřednictvím hotovosti
Když vyrovnáte zůstatky držitelů záloh prostřednictvím hotovosti, položky deníku pro uzavření zůstatků držitele zálohy jsou vytvořeny v deníku dokladů. Můžete nastavit kód pro deník a hotovost na kartě Držitelé záloh na stránce Parametry závazků.
Pro uzavření zůstatku držitele zálohy prostřednictvím hotovosti, přejděte do nabídky Závazky>Držitelé záloh>Držitelé záloh.
V podokně akcí vyberte Zůstatek>Uzavřít v hotovosti.
Na stránce Uzavřít v hotovosti zadejte následující informace.
Pole popis Datum platby Zadejte datum, ke kterému má být platba zaúčtována. Převáděná částka Zadejte částku zůstatku při zavírání. Částka, která je uvedena v poli Částka na stránce Zůstatek, je ve výchozím nastavení zobrazena. Automatické Vyberte zaškrtávací políčko Automaticky pro automatické vytvoření a zaúčtování deníku, který je přednastavený na stránce Parametry závazků.
Po zpracování deníku dokladů, pokud částka v poli Převáděná částka je záporná, výdajový doklad je vygenerován pro držitele zálohy při uzavření zůstatků. Pokud částka v poli Převáděná částka byla pozitivní, vygeneruje se refundační doklad.