Dodavatelská spolupráce s externími dodavateli

Modul Dodavatelská spolupráce je zaměřen na dodavatele, kteří nemají integraci výměny elektronických dat (EDI) s aplikací Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations Enterprise Edition. To umožňuje dodavatelům práci s nákupními objednávkami, fakturami, informace o zásobách dodávek a požadavky na nabídku a také jim dává možnost mít přístup k části jejich dodavatelských hlavních dat. Toto téma vysvětluje, jak můžete spolupracovat s externími dodavateli, kteří používají rozhraní dodavatelské spolupráce k práci s nákupními objednávkami, požadavky na nabídku a zásobami dodávek. Také vysvětluje, jak konkrétnímu dodavateli umožnit používání dodavatelské spolupráce a definovat informace, které dodavatelé uvidí při odpovídání na nákupní objednávku.

Další informace o tom, co mohou externí dodavatelé provádět v rozhraní spolupráce dodavatelů, uvádí téma Spolupráce dodavatelů s odběrateli.

Poznámka

Informace v tomto tématu o dodavatelské spolupráci se vztahují pouze na aktuální verzi aplikace Finance and Operations. V aplikaci Microsoft Dynamics AX 7.0 (únor 2016) a verzi aplikace Microsoft Dynamics AX 7.0.1 (květen 2016) můžete spolupracovat s dodavateli pomocí modulu Portál pro dodavatele. Informace o modulu Portál pro dodavatele naleznete v tématu Spolupráce s dodavateli pomocí portálu pro dodavatele.

Další informace o tom, jak mohou dodavatelé používat spolupráci s dodavateli v procesech fakturace, uvádí téma Pracovní prostor fakturace dodavatelské spolupráce. Informace o zřizování nových uživatelů pro spolupráci s dodavateli uvádí téma Správa uživatelů dodavatelské spolupráce.

Definování informací zobrazených dodavatelům při odpovědi na nákupní objednávky

Když dodavatelé reagují na nákupní objednávku, kterou jim pošlete, zobrazí se jedno ze tří oken se zprávou, ve kterém musí potvrdit, zda objednávku přijmou, odmítnou nebo přijmou se změnami. Vzhledem k tomu, že informace, které musí být zobrazeny v daném okamžiku dodavateli, můžou být specifické pro vaši firmu, můžete určit text, který se zobrazí v každé potvrzovací zprávě. Text například může informovat dodavatele o dalších krocích v procesu nebo podmínkách a ujednáních.

Chcete-li určit text, který se zobrazí v reakci na nákupní objednávky, postupujte podle těchto kroků

  1. Na stránce Informace pro dodavatele reagující na nákupní objednávky vyberte typ reakce a pak vyberte Upravit.
  2. V okně Informační zpráva zadejte informace, které mají být zobrazeny dodavatelům v okně se zprávou.

Pokud musíte přidat zprávy ve více jazycích, vytvořte samostatné zprávy a určete příslušný jazykový kód pro každou zprávu. Zpráva, která se každému dodavateli zobrazí, bude v jazyce, který používá.

Nastavení možností spolupráce pro konkrétního dodavatele

Správce konfiguruje obecná nastavení pro dodavatelskou spolupráce v aplikaci Finance and Operations, jako jsou například role zabezpečení, které jsou k dispozici pro všechny dodavatele, se kterými spolupracujete. Existují však také nastavení, která se můžou lišit pro každý účet dodavatele. Tato nastavení byste měli nakonfigurovat.

  • Povolte spolupráci s dodavatelem.
  • Určete, zda má dodavatel vidět informace o ceně.

Povolení spolupráce s dodavatelem

Před vytvořením uživatelských účtů pro externí dodavatele nakonfigurujte účet dodavatele, aby mohl dodavatel používat dodavatelskou spolupráci. Na stránce Dodavatelé na kartě Obecné nastavte pole Aktivace spolupráce. Existují tyto možnosti:

  • Aktivní (nákupní objednávka je automaticky potvrzena)– nákupní objednávky se automaticky potvrzují, pokud je dodavatel přijme beze změn.
  • Aktivní (nákupní objednávka není automaticky potvrzena)– nákupní objednávky musí být ručně potvrzeny vaší organizací poté, co je dodavatel přijal.

Určení, zda má dodavatel vidět informace o ceně

Pokud chcete sdílet informace o ceně pro nákupní objednávky prostřednictvím rozhraní dodavatelské spolupráce, je nutné nastavit možnost Ceny/částky nákupní objednávky na kartě Výchozí nastavení nákupní objednávky pro účet dodavatele na Ano. Tato Informace o ceně zahrnuje jednotkové ceny, slevy a poplatky.

Práce s nákupními objednávkami při použití dodavatelské spolupráce

Odeslání nákupní objednávky dodavateli

Nákupní objednávky jsou připravovány v modulu Finance and Operations. Pokud nákupní objednávka bude mít stav Schváleno, odesíláte ji dodavateli zvolením možnosti Odeslat potvrzení na stránce Nákupní objednávka. Stav nákupní objednávky se změní na V externí revizi. Po odeslání nákupní objednávky ji dodavatel může zobrazit na stránce Nákupní objednávky ke kontrole v rozhraní spolupráce dodavatele. Dodavatel pak může nákupní objednávku přijmout, odmítnout nebo pro ni navrhnout změny. Dodavatel může také přidat komentáře pro předávání informací, jako jsou například změny v nákupní objednávce. Pokud chcete tohoto dodavatele upozornit na novou nákupní objednávku, můžete také nákupní objednávky odeslat e-mailem pomocí systému správy tisku.

Potvrzení a přijetí nákupní objednávky dodavatelem

Poté, co dodavatel akceptuje nákupní objednávku, ta může být automaticky potvrzena nebo ji může být třeba potvrdit ručně. Toto chování závisí na tom, zda je hodnota v poli Aktivace spolupráce nastavena na Aktivní (nákupní objednávka je automaticky potvrzena) nebo na Aktivní (nákupní objednávka není automaticky potvrzena) pro dodavatele.

Následující tabulka zobrazuje typické výměny informací v závislosti na odpovědi dodavatele, když mu je odeslána objednávky k potvrzení:

Odpověď dodavatele Výsledek
Dodavatel přijímá objednávku a aplikace Finance and Operations je nakonfigurována tak, aby automaticky potvrdila nákupní objednávky, které dodavatel přijme. Stav objednávky bude aktualizován na hodnotu Potvrzeno. Pokud nelze z nějakého důvodu objednávku aktualizovat, odpověď dodavatele i tak bude zaznamenána jako Přijato, ale nákupní objednávka zůstane ve stavu Externí revize. Nákupní objednávka, která byla odeslána dodavateli a má stav Externí revize, se aktualizuje s potvrzenými daty dodání na řádcích. Tato aktualizace zahájí novou verzi, která bude automaticky nastavena na stav potvrzeno. Potvrzená nákupní objednávka se zobrazí v rozhraní dodavatelské spolupráce.
Dodavatel přijímá objednávku, ale aplikace Finance and Operations není nakonfigurována tak, aby automaticky potvrdila nákupní objednávky, které dodavatel přijme. Odpověď dodavatele bude zaznamenána jako Přijato, ale nákupní objednávka zůstane ve stavu Na externí kontrole. Nákupní objednávka, která byla odeslána dodavateli a má stav Externí revize, se aktualizuje s potvrzenými daty dodání na řádcích. Tato aktualizace zahájí novou verzi, která bude automaticky nastavena na stav V externí revizi. Poté lze ručně potvrdit nákupní objednávku.
Dodavatel odmítne objednávku. Odpověď dodavatele bude zaznamenána jako Zamítnuto a nákupní objednávka zůstane ve stavu Na externí kontrole. Odmítnutí je přijato společně s poznámkou dodavatele.
Dodavatel přijme objednávku se změnami. Na úrovni řádků je možné navrhnout změny. Dodavatele může přijmout nebo odmítnout jednotlivé řádky. Zde jsou některé další změny, které může dodavatel navrhnout:
  • Změna dat nebo množství.
  • Rozdělení řádků pro jiná data dodání nebo množství.
  • Náhrada zboží.
Údaje o ceně a náklady nemůže změnit dodavatel. Dodavatel však může navrhnout tyto změny pomocí poznámek.
Odpověď dodavatele bude zaznamenána jako Přijato se změnami a stav nákupní objednávky zůstane Na externí kontrole. Stavy zobrazují typy změn, které navrhl dodavatel. Informace týkající se automatické spotřeby změn naleznete níže v tomto tématu v části Aktualizace nákupní objednávky, když dodavatel navrhne změny.

Pomocí pracovního prostoru Příprava nákupní objednávky můžete sledovat, na které nákupní objednávky dodavatel zareagoval. Tento pracovní prostor obsahuje dva seznamy s nákupními objednávkami se stavem V externí revizi:

  • Na externí kontrole – vyžaduje akci
  • Na externí kontrole čekající na odpověď dodavatele

Změna objednávky

Pokud chcete změnit nákupní objednávku, na kterou dodavatel reagoval, musíte odeslat dodavateli novou verzi nákupní objednávky. Nová nákupní objednávka bude mít příponu, která značí, že se jedná o upravenou verzi nákupní objednávky, která byla dříve odeslána. Stránka Historie potvrzení nákupních objednávek dodavatele umožnuje sledování historie každé objednávky. Dříve potvrzené verze nákupní objednávky zůstane v seznamu potvrzených nákupních objednávek, dokud není potvrzena nová nákupní objednávka.

Zrušení nákupní objednávky

Při zrušení objednávky je stav změněn na Schváleno. Je nutné odeslat nákupní objednávku zpět dodavateli, aby dodavatel mohl potvrdit nebo zamítnout zrušení. Po potvrzení zrušení se nákupní objednávka zobrazí v seznamu potvrzených nákupních objednávek jako Zrušeno.

Přidání přílohy k nákupní objednávce

Do nákupní objednávky můžete přidávat přílohy, například soubory obrázků a poznámky, pomocí systému správy dokumentů. Přílohy typu Externí dodavatel uvidí až poté, co mu pošlete nákupní objednávku.

Aktualizace nákupní objednávky, když dodavatel navrhne změny

Když dodavatel odpoví na nákupní objednávku a navrhne změny, je dalším krokem zpracování odpovědi.

V pracovním prostoru Příprava nákupní objednávky v seznamu Na externí kontrole - vyžaduje akci, můžete identifikovat nákupní objednávku, kterou dodavatel přijal se změnami. Z tohoto seznamu můžete také přejít na odpověď dodavatele.

Při odpovědi dodavatel může změnit následující informace v záhlaví:

  • Odkaz na dokument dodavatele
  • Způsob dodání
  • Dodací podmínky
  • Potvrzené datum dodání

Dodavatel může také přidat poznámku nebo přílohu.

Na řádcích dodavatele lze změnit množství a data dodání, přidávat poznámky a přílohy, zamítnout řádek, nahradit řádek jiným produktem, který je zadaný jako text, a rozdělit řádek na více dodávek. Stav řádku se liší podle změny, které navrhl dodavatel:

  • Přijato se změnami
  • Odmítnuto
  • Nahrazeno – V tomto případě bude přidán další řádek, který má stav Náhrada.
  • Potvrzeno
  • Rozdělit na plán – v tomto případě budou přidány extra řádky se stavem Naplánovat řádky.

Pokud řádek nemá žádné změny, stav řádku bude Přijato.

Při odpovědi vám stavy řádku řeknou typy změn provedené dodavatelem. Kromě toho se všechna změněná pole se zobrazí tučně, což usnadňuje identifikaci změn.

Objednávky lze aktualizovat volbou akce Zpracovat aktualizaci PO v odpovědi nebo v jednom řádku po druhém. Pole Je zpracována aktualizace nákupní objednávky? v záhlaví a řádky označují, zda systém zpracoval záhlaví nebo řádky k aktualizaci nákupní objednávky se změnami, které pocházejí z odpovědi. Akci Zpracovat aktualizaci PO můžete spustit pouze jednou na záhlaví nebo řádek.

Ne všechny navrhované změny lze na nákupní objednávce aktualizovat. Pouze aktualizace v záhlaví a aktualizace dat a množství na řádcích lze automaticky aktualizovat v nákupní objednávce. Další změny musíte aktualizovat ručně na nákupní objednávce. V takovém případě hodnota pole Je PO zpracována? je Ruční aktualizace. Například pokud dodavatel navrhne, že řádek lze rozdělit na plán, tuto změnu je nutné provést ručně.

Všechny řádky, které se nachází ve stavu Přijato, budou mít potvrzené datum dodání. Při spuštění akce Zpracovat aktualizaci nákupní objednávky se toto datum aktualizuje na nákupní objednávce. Poznámky a přílohy nejsou automaticky převedeny na aktuální nákupní objednávku. Všimněte si, že když aktualizujete aktuální nákupní objednávku prostřednictvím akce Zpracovat aktualizaci nákupní objednávky, akce obchodu nebudou na řádcích nákupní objednávky znovu posuzovány.

Stavy a verze nákupní objednávky

V této části jsou popsány různé stavy, které může mít nákupní objednávky až do doby, než je potvrzena. Popisuje také, kdy jsou nové verze nákupní objednávky dostupné pro dodavatele. Chování se liší v závislosti na tom, zda používáte správu změn pro nákupní objednávky.

Verze a stavy, jestliže nepoužíváte správu změn

Následující tabulka zobrazuje příklad změn stavu a verze, kterou objednávka může projít.

Akce Stav a verze
Počáteční verze nákupní objednávky je vytvořena v aplikaci Finance and Operations. Stav je Schváleno.
Nákupní objednávka je odeslána dodavateli. Verze je registrována v rozhraní spolupráce dodavatele a stav se změní na Na externí kontrole.
Dodavatel odešle odpověď Přijata se změnami. Stav bude stále Na externí kontrole.
Provedete změny, které jsou požadovány dodavatelem. Stav je změněn na Schváleno.
Odešlete novou verzi nákupní objednávky dodavateli. Nová verze je registrována v rozhraní spolupráce dodavatele a stav se změní na Na externí kontrole.
Dodavatel přijme novou verzi nákupní objednávky. Stav bude stále V externí revizi, pokud není nakonfigurován účet dodavatele na nákupní objednávce na automatické nastavení stavu na Potvrzeno při přijetí dodavatelem.

Dodavatelé nemusí nákupní objednávku potvrdit pomocí rozhraní spolupráce pro dodavatele. Mohou také odeslat e-mailovou zprávu nebo sdělit jejich přijetí nákupní objednávky prostřednictvím jiných kanálů. Potvrďte objednávku ručně v aplikaci Finance and Operations. V tomto případě se zobrazí upozornění, že objednávka má být potvrzena, přestože není reakce od dodavatele. Nákupní objednávka se poté zobrazí v historii potvrzení jako otevřená potvrzená objednávka, která nemá žádné odpovědi. V tomto okamžiku dodavatel již nemá možnost nákupní objednávku potvrdit nebo odmítnout.

Poznámka

Poznámka: verze nákupní objednávky, která je dostupná pro jiné procesy v aplikaci Finance and Operations, je vždy nejnovější verze, a to i v případě, že tato nebyla registrována v rozhraní pro spolupráci dodavatele.

Verze a stavy, jestliže používáte správu změn

Pokud povolíte správu změn pro nákupní objednávky, nákupní objednávky procházejí workflowem schválení, aby získaly stav Schváleno. Tento proces dodavateli není viditelný.

Pokud je povolena Správa změn, následující tabulka zobrazuje příklad změn stavu a verze, kterou objednávka může projít. Verze je registrována po schválení nákupní objednávky, nikoliv když je nákupní objednávka odeslána dodavateli nebo potvrzena.

Akce Stav a verze
Počáteční verze nákupní objednávky je vytvořena v aplikaci Finance and Operations. Stav majetku je Koncept.
Nákupní objednávka je odeslána do schvalovacího procesu. (Schvalovací proces je interním procesem, do kterého dodavatel nevstupuje.) Stav je změněn z hodnoty Koncept na Na kontrole a na Schválení, pokud nákupní objednávky není během procesu schvalování zamítnuta. Schválená nákupní objednávka je registrována jako verze.
Nákupní objednávka je odeslána dodavateli. Verze je registrována v rozhraní spolupráce dodavatele a stav se změní na Na externí kontrole.
Provedete některé změny požadované dodavatelem, ať už manuálně nebo použitím akce Zpracovat aktualizaci nákupní objednávky v odpovědi na aktualizaci nákupní objednávky. Stav je opět změněn na Koncept.
Nákupní objednávka je opět odeslána do schvalovacího procesu. Stav je změněn z hodnoty Koncept na Na kontrole a na Schválení, pokud nákupní objednávky není během procesu schvalování zamítnuta. Alternativně systém lze nakonfigurovat tak, aby změny konkrétního pole nevyžadovaly opětovné schválení. V tomto případě se stav nejprve změní na Koncept, a pak se automaticky aktualizuje na Schváleno. Schválená nákupní objednávka je registrována jako nová verze.
Odešlete novou verzi nákupní objednávky dodavateli. Nová verze je registrována v rozhraní spolupráce dodavatele a stav se změní na Na externí kontrole.
Dodavatel schválí novou verzi nákupní objednávky. Stav se změní na Potvrzeno buď automaticky nebo když obdržíte odpověď od dodavatele a poté potvrdíte nákupní objednávku.

Sdílení informací o zásobách dodávky

Pokud používáte zásoby dodávky, dodavatelé mohou použít rozhraní spolupráce dodavatele k zobrazení informací na následujících stránkách:

  • Nákupní objednávky spotřebovávající zásoby dodávek – Nákupní objednávky pro zásoby dodávek jsou generovány při změně vlastnictví zásob od dodavatele pro vaši společnost. Současně dojde k zaúčtování příjemky produktu. Tyto nákupní objednávky dodávek se zobrazí pouze na stránce Nákupní objednávky spotřebovávající zásoby dodávek. Nejsou zahrnuty na stránce Všechny potvrzené nákupní objednávky v modulu Dodavatelská spolupráce.
  • Přijaté produkty ze zásob dodávky – Tato stránka uvádí seznam všech transakcí, kde bylo vlastnictví produktů převedeno z dodavatele na vaši společnost. Tyto informace mohou dodavatelé použít k fakturaci zákazníkovi.
  • Zásoby dodávky na skladě - Tato stránka zobrazuje zásoby dodávky na skladě vlastněné dodavatelem, které jsou k dispozici ve vašem skladu.

Práce s požadavky na nabídku při použití dodavatelské spolupráce

Tato část popisuje interakce mezi odběrateli a dodavateli při zpracování požadavku na nabídku. Také vysvětluje, jak jsou informace komunikovány dodavatelům. Základní přehled podpory pro zpracování požadavku na nabídku naleznete v tématu Požadavky na nabídku.

Alternativy, přílohy, dodatky a vrácení

  • Alternativy – na hlavičce případu požadavku na nabídku můžete určit, že alternativy jsou povoleny pro nekatalogové řádky položky. Pokud jsou povoleny alternativy, dodavatele mohou přidat řádek alternativy pro každý požadovaný řádek.
  • Přílohy – přílohy lze přidat na úrovni záhlaví i na úrovni řádku případu požadavku na nabídku. Přílohy lze klasifikovat jako interní nebo externí. Interní přílohy lze zobrazit pouze na straně odběratele, zatímco dodavatelé mohou zobrazit externí přílohy po jejich odeslání.

    Dodavatelé mohou také přidat přílohy ve své odpovědi na nabídku. Tyto přílohy lze zobrazit na straně odběratele poté, co dodavatel odešle odpovědi na nabídku. Přílohy, které dodavatelé přidají, jsou vždy klasifikovány jako externí. Abyste získali přístup k příloze, kterou dodavatel odeslal spolu nabídkou, zvolte Přílohy nabídky nebo Přílohy řádku nabídky.

    K otevření příloh, které byly odeslány společně s případem požadavku na nabídku, použijte symbol kancelářské sponky na odpovědi.

  • Dodatky – po dokončení dodatku jsou existující odpovědi na nabídku odstraněny, aby mohly být nahrazeny aktualizovanými hodnotami. Informace o řádkové ceně a množství z předchozích odpovědí na nabídku lze zobrazit pomocí deníků na případu požadavku na nabídku.

    K vynucení zpracování dodatku na stránce Parametry modulu Zásobování a zdroje na pevné záložce Požadavek na nabídky nastavte možnost Zamknout požadavky na nabídku při jejich odeslání na Ano. (Tato možnost je nastavena a požadovaná pro veřejný sektor)

  • Vrácení – pokud dodavatel předložil nabídku, ale další nebo změněné informace jsou vyžadovány pro případ požadavku na nabídku, odběratel může vrátit nabídka dodavateli. Data z nabídky, která byla dříve odeslaná, se zachovají, a dodavatel může provést požadované úpravy, aniž by bylo nutné znovu spustit proces nabídky.

Rozšíření veřejného sektoru

Pro veřejný sektor rozšířená funkce umožňuje odeslání případu požadavku na nabídku dodavatelům a jeho publikování. Když publikujete požadavek na nabídku, kdokoliv kdo požádá o informace, může zobrazit práci, která je v souladu s předpisy z veřejného sektoru. Všechny dostupné práce se promítnou na stránce se seznamem Otevřené publikované požadavky na nabídky a zrušené, čekající nebo přidělené požadavky na nabídku lze zobrazit na stránce se seznamem Uzavřené publikované požadavky na nabídky stránku se seznamem. Tyto dokumenty lze zobrazit také na webu mimo aplikaci Finance and Operations pomocí integrací s následujícími datovými entitami:

  • Publikované požadavky na nabídky
  • Řádek publikovaných požadavků na nabídky
  • Přílohy záhlaví publikovaných požadavků na nabídky

Tyto entity umožnují osobám, které nejsou zřízení uživatelé v aplikaci Finance and Operations, ale mají anonymní přístup k externímu webu, zobrazovat dostupnou a uzavřenou práci. Kromě toho rozšířená funkce v Odeslat a publikovat poskytuje uživateli, který nastavuje parametry pro proces požadavku na nabídku, definovat šablonu e-mailu. Když pak pracovník zásobování vytvoří případ požadavku na nabídku, musí zvolit šablonu e-mailu pro odeslání požadovaných informací dodavatelům ohledně případu požadavku na nabídku.

Uživatel, který nastavuje parametry pro proces požadavku na nabídku, může vytvořit více šablon e-mailu. Tyto e-mailové šablony mohou obsahovat statický text i následující tokeny nahrazení. Tokeny budou nahrazeny kontextovými hodnotami při vytvoření e-mailu.

  • %RFQCase%
  • %RFQCaseName%
  • %bidType%
  • %inviteOnly%
  • %expiryDateTime%
  • %requester%
  • %requestingDepartment%
  • %accountnum%
  • %todaysdate%
  • %createddate%

Pokud je požadován dodatek a je odeslán po odeslání požadavku na nabídku, požadavek na nabídku bude odeslán znovu všem pozvaným dodavatelům. Publikovaný dokument bude také aktualizován na stránce Otevřené publikované požadavky na nabídky.