Vytvoření možností vlastních odpovědí pro toky schváleníCreate custom response options for approval flows

Řekněme, že chcete odeslat žádost o schválení pokaždé, když zaměstnanec nahraje na SharePoint sestavu výdajů, a potom umožnit schvalovateli reagovat jednou ze tří možností: Přijmout, Jsou potřeba další informace nebo Zamítnout.Let’s say you want to send an approval request each time an employee uploads an expense report to SharePoint and then allow the approver to respond with one of three options: Accept, Need more info, or Reject.

PožadavkyPrerequisites

  • Účet Power Automate.A Power Automate account.
  • Seznam SharePoint, do kterého můžou zaměstnanci nahrávat své sestavy výdajů.A SharePoint list for employees to enter their expense reports.

Tip

Podrobné informace o používání SharePointu s Power Automate naleznete v dokumentaci k SharePointu.For detailed information about using SharePoint with Power Automate, see the SharePoint documentation.

Vytvoření toku schváleníCreate approval flow

  1. Přihlaste se ke službě Power Automate.Sign in to Power Automate.

  2. Na levém navigačním panelu vyberte Moje toky.Select My flows from the left navigation bar.

  3. Vyberte Nový > Automatizovaný od začátku.Select New > Automated-from blank.

    Možnost Vytvořit z prázdné

  4. Na obrazovce, která se otevře, zadejte název vašeho toku v položce Název toku.On the screen that opens, provide a name for your flow in Flow name.

  5. Vyhledejte SharePoint ve Vyberte trigger vašeho toku, vyberte Když je položka vytvořena ze seznamu triggerů a pak vyberte Vytvořit.Search for SharePoint in Choose your flow's trigger, select When an item is created from the list of triggers, and then select Create.

    Vyberte Vytvořit z prázdné.

  6. Zadejte Adresu webu a Název seznamu SharePoint.Provide the SharePoint Site Address and List Name.

    Tip

    Vyberte Zadejte vlastní hodnotu z pole Adresa webu před zadáním textu Adresa webu.Select Enter custom value from the Site Address field before you enter text into Site Address.

  7. Vyberte Nový krok, vyhledejte Schválení a pak vyberte Zahájit a čekat na schválen.Select New step, search for Approval, and then select Start and wait for an approval.

  8. Na kartě Zahájit a čekat na schválení vyberte seznam Typ schválení.On the Start and wait for an approval card, select the Approval type list.

  9. Vyberte Vlastní odpovědi – Počkat na jednu odpověď.Select Custom Responses - Wait for one response.

    Typ schválení

    V dalším kroku vytvoříte vlastní odpovědi, které budou schvalovatelé používat při reakcích na žádosti zaměstnanců o schválení výdajů.Next, you will create the custom responses that your approvers will use when they respond to an approval request for an employee expense.

  10. Do pole Položka možností odpovědi zadejte Přijmout a pak vyberte Přidat novou položku.In the Response options Item box, enter Accept and then select Add new item.

    Vlastní odpověď 1

  11. Do pole Položka možností odpovědi zadejte Zamítnout a pak vyberte Přidat novou položku.In the Response options Item box, enter Reject and then select Add new item.

  12. Do pole Položka možností odpovědi zadejte Jsou potřeba další informace.In the Response options Item box, enter Need more info.

    Vlastní odpověď 3

  13. Zadejte Název, Přiřazeno (e-mail pro schvalovatele) a Podrobnosti (podrobnosti, které mají být obsaženy v žádosti o schválení).Enter a Title, Assigned to (email for the approver), and Details (the details to be contained in the approval request).

    Tady je příklad toho, co byste mohli zahrnout pro vaši organizaci.Here's an example of what you might include for your organization.

    Podrobnosti vlastních odpovědí

Teď, když jste vytvořili vlastní odpovědi, můžete chtít dělat v toku různé věci v závislosti na reakci schvalovatele.Now that you've created your custom responses, you might want to do different things in your flow, depending on the response from the approver.

Použití odpovědí na žádosti o schváleníUse approval responses

Pokud odpověď na žádost je Přijmout, můžete chtít poslat e-mail účetnímu oddělení a požádat je, aby uhradilo zaměstnanci výdaje.If the response to the request is Accept, you might want to send an email to the accounting department, asking them to reimburse the employee for the expense.

Pokud odpověď je Zamítnout, můžete chtít poslat e-mail zaměstnanci a dát mu vědět, že žádost byla zamítnuta.If the response is Reject, you might want to send an email to the employee, letting them know that the request was rejected.

A konečně, pokud odpověď schvalovatele je Jsou potřeba další informace, můžete chtít poslat e-mail zaměstnanci a požádat ho o poskytnutí dalších informací.And finally, if the response from the approver is Need more info, you might want to send an email to the employee, requesting the employee to provide more information.

Když chcete libovolnou z těchto věcí udělat v toku, přidejte do toku Podmínku nebo akci Přepínač a pak v dynamickém výběru obsahu vyberte pole Výsledek žádosti o schválení.To do any of these in the flow, add a Condition or a Switch action to your flow, and then select the Outcome field of the approval request from the dynamic content picker. Zajistěte, aby hodnota byla Přijmout, Jsou potřeba další informace nebo Zamítnout.Be sure to confirm whether the value is Accept, Need more info, or Reject.

Reakce na žádosti o schválení vlastní odpovědíRespond to approval requests with a custom response

Schvalovatelé obdrží žádosti o schválení v e-mailu.Approvers receive approval requests in email. Žádosti se také zobrazí ve schvalovacím centru služby Power Automate.The requests are also displayed in the approval center on Power Automate.

E-mail se žádostí o schválení

OmezeníLimitations

Zprávy akcí Outlook a Outlook Web Access (OWA) mají limit pěti vlastních odpovědí.Outlook and Outlook Web Access(OWA) actionable messages have a limit of five custom responses. To znamená, že pouze prvních pět odpovědí, které jsou definovány v toku, bude vidět v akční části Power Automate schvalovacích e-mailů.This means that only the first five responses that are defined within the flow will be visible in the actionable section of Power Automate approval emails. Zbývající možnosti můžete odeslat prostřednictvím neakčního e-mailu s HTML, centra pro schvalování Power Automate, mobilní aplikace Power Automate nebo Týmy.You can submit the remaining options via a non-actionable HTML email, the Power Automate approval center, the Power Automate mobile application, or Teams.

Poznámka

Protože schválení používají jednu vlastní odpověď, rozšiřují aplikace Outlook a OWA pole odpovědi, takže uživatelé nemusí vybírat tlačítko, než budou moci reagovat stejně jako v případě, že existuje více možností schválení.For approvals using a single custom response, Outlook and OWA expand the response field so users do not need to select a button before they can respond like they do when there are multiple approval options.

Další informaceLearn more