Vytvoření možností vlastních odpovědí pro toky schválení

  • Článek

Řekněme, že chcete odeslat žádost o schválení pokaždé, když zaměstnanec nahraje na SharePoint sestavu výdajů, a potom umožnit schvalovateli reagovat jednou ze tří možností: Přijmout, Jsou potřeba další informace nebo Zamítnout.

Požadavky

  • Účet Power Automate.
  • Seznam SharePoint, do kterého můžou zaměstnanci nahrávat své sestavy výdajů.

Tip

Podrobné informace o používání SharePointu s Power Automate naleznete v dokumentaci k SharePointu.

Vytvořit tok schválení

  1. Přihlaste se do Power Automate

  2. V levém navigačním panelu vyberte Moje toky.

  3. Vyberte Nový>Automatizovaný od začátku.

  4. Na obrazovce, která se otevře, zadejte název vašeho toku v položce Název toku.

  5. V poli Vyberte trigger svého toku vyhledejte SharePoint.

  6. Ze seznamu triggerů vyberte Při vytvoření položky.

  7. Vyberte Vytvořit.

    Vyberte Vytvořit z prázdné.

  8. Zadejte Adresu webu a Název seznamu SharePoint.

    Tip

    Vyberte Zadejte vlastní hodnotu z pole Adresa webu před zadáním textu Adresa webu.

  9. Vyberte Nový krok, vyhledejte Schválení a pak vyberte Zahájit a čekat na schválen.

  10. Na kartě Zahájit a čekat na schválení vyberte seznam Typ schválení.

  11. Vyberte Vlastní odpovědi – Počkat na jednu odpověď.

    Typ schválení

    V dalším kroku vytvoříte vlastní odpovědi, které budou schvalovatelé používat při reakcích na žádosti zaměstnanců o schválení výdajů.

  12. Do pole Položka možností odpovědi zadejte Přijmout a pak vyberte Přidat novou položku.

    Vlastní odpověď 1

  13. Do pole Položka možností odpovědi zadejte Zamítnout a pak vyberte Přidat novou položku.

  14. Do pole Položka možností odpovědi zadejte Jsou potřeba další informace.

    Vlastní odpověď 3

  15. Zadejte Název, Přiřazeno (e-mail pro schvalovatele) a Podrobnosti (podrobnosti, které mají být obsaženy v žádosti o schválení).

    Tady je příklad toho, co byste mohli zahrnout pro vaši organizaci.

    Podrobnosti vlastních odpovědí

Teď, když jste vytvořili vlastní odpovědi, můžete chtít dělat v toku různé věci v závislosti na reakci schvalovatele.

Použití odpovědí na žádosti o schválení

Pokud odpověď na žádost je Přijmout, můžete chtít poslat e-mail účetnímu oddělení a požádat je, aby uhradilo zaměstnanci výdaje.

Pokud odpověď je Zamítnout, můžete chtít poslat e-mail zaměstnanci a dát mu vědět, že žádost byla zamítnuta.

A konečně, pokud odpověď schvalovatele je Jsou potřeba další informace, můžete chtít poslat e-mail zaměstnanci a požádat ho o poskytnutí dalších informací.

Když chcete libovolnou z těchto věcí udělat v toku, přidejte do toku Podmínku nebo akci Přepínač a pak v dynamickém výběru obsahu vyberte pole Výsledek žádosti o schválení. Zajistěte, aby hodnota byla Přijmout, Jsou potřeba další informace nebo Zamítnout.

Reakce na žádosti o schválení vlastní odpovědí

Schvalovatelé obdrží žádosti o schválení v e-mailu. Žádosti se také zobrazí ve schvalovacím centru služby Power Automate.

E-mail s žádostí o schválení

Omezení

Zprávy akcí Outlook a Outlook Web Access (OWA) mají limit pěti vlastních odpovědí. To znamená, že pouze prvních pět odpovědí, které jsou definovány v toku, bude vidět v akční části Power Automate schvalovacích e-mailů. Zbývající možnosti můžete odeslat prostřednictvím neakčního e-mailu s HTML, centra pro schvalování Power Automate, mobilní aplikace Power Automate nebo Týmy.

Schválení, která se spoléhají na vlastní odpovědi, mohou selhat, pokud jsou znovu odeslána mnoha uživatelům s typem nastaveným na Každý musí schválit. Toto selhání je způsobeno omezením velikosti dat pole výsledků.

Poznámka:

Protože schválení používají jednu vlastní odpověď, rozšiřují aplikace Outlook a OWA pole odpovědi, takže uživatelé nemusí vybírat tlačítko, než budou moci reagovat stejně jako v případě, že existuje více možností schválení.

Viz také