Vytvoření a test pracovního postupu schvalování se službou Power Automate

Pomocí Power Automate můžete spravovat schvalování dokumentů nebo procesů napříč několika službami, včetně služeb SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive pro firmy, Zendesk nebo WordPress.

Pokud chcete vytvořit pracovní postup schvalování, přidejte do libovolného toku akci Schválení – zahájit a počkat na schválení. Po přidání této akce může váš tok spravovat schvalování dokumentů nebo procesů. Můžete třeba vytvořit schvalovací toky pro dokumenty, které schvalují faktury, pracovní objednávky nebo prodejní nabídky. Můžete ale také vytvořit schvalovací toky pro procesy, které schvalují žádosti o dovolenou, práci přesčas nebo cestovní plány.

Schvalovatelé mohou odpovědět na žádosti ze složky doručených e-mailů, centra pro schvalování, v Power Automate nebo z aplikace Power Automate.

Vytvořit tok schválení

Tady je přehled toku, který vytvoříme a otestujeme:

Tok schválení

Tok provede následující kroky:

  1. Začne, když někdo vytvoří žádost o dovolenou v seznamu SharePoint Online.
  2. Přidá žádost o dovolenou do schvalovacího centra a potom ji e-mailem odešle schvalovateli.
  3. Jakmile schvalovatel dojde k rozhodnutí, odešle e-mail osobě, která požádala o dovolenou.
  4. Aktualizuje seznam SharePoint Online s použitím rozhodnutí schvalovatele a případných poznámek.

Tip

Podrobné informace o používání SharePointu s Power Automate naleznete v dokumentaci k SharePointu.

Important

Vždy postupujte podle osvědčených postupů pro zabezpečení SharePoint a osvědčených postupů vaší organizace k zabezpečení vašeho prostředí. Zabezpečení je mimo rozsah tohoto článku.

Požadavky

K dokončení tohoto názorného postupu musíte mít přístup k těmto položkám:

  • Power Automate.
  • Seznam SharePoint Online.
  • Office 365 Outlook a uživatelský účet Office 365.

Note

V tomto názorném postupu používáme SharePoint Online a Office 365 Outlook, ale můžete použít i jiné služby, třeba Zendesk, Salesforce nebo Gmail. Pokud používáte SharePoint 2010, nahlédněte do tématu Vyřazení pracovního postupu SharePointu 2010

Před vytvořením toku vytvořte seznam SharePoint Online. Později použijeme tento seznam k vyžádání schválení dovolené.

V seznamu SharePoint Online vytvořte tyto sloupce:

Column Typ
Název Jeden řádek textu
Počáteční datum Datum a čas
Koncové datum Datum a čas
Komentáře Jeden řádek textu
Schválený Ano/Ne
Komentáře manažera Jeden řádek textu

Poznamenejte si název a adresu URL seznamu SharePoint Online. Tyto informace bude potřebovat později při konfiguraci triggeru SharePoint - Když je vytvořena položka.

Vytvoření automatizovaného cloudového toku

  1. Přihlaste se do Power Automate
  2. Zvolte Moje toky v levém navigačním podokně.
  3. V nabídce nahoře vlevo vyberte Nový tok > Automatizovaný cloudový tok.

Přidání triggeru

  1. Pojmenujte svůj tok.
  2. V možnosti Vybrat aktivační událost toku vyberte Když je vytvořena položka - SharePoint a potom vyberte Vytvořit.
  3. Na kartě Když je vytvořena položka vyberte Adresa webu a Název seznamu pro seznam SharePointu, který jste dříve vytvořili.

Adresu webu a název seznamu jste si poznamenali na začátku tohoto názorného postupu.

Informace SharePoint

Přidání akce profilu

  1. Vyberte ový krok a poté napište do vyhledávacího pole Zvolit akci text profil.

  2. Vyberte Uživatelé Office 365.

  3. Vyhledejte a potom vyberte akci Získat můj profil (V2).

    hledání profilu

  4. Vyberte pole ze svého profilu, která chcete zahrnout do toku, a poté volbou Vytvořit uložte dosavadní práci.

Přidání schvalovací akce

  1. Vyberte Nový krok.

  2. Do vyhledávacího pole Zvolit akci zadejte schválení.

  3. Vyberte akci Zahájit a čekat na schválení.

    výběr akce schválení

  4. Nakonfigurujte kartu Zahájit a počkat na schválení tak, aby odpovídala vašim potřebám.

    Note

    Pole Typ schválení, Název a Přiřazeno jsou povinná. K naformátování pole Podrobnosti můžete použít syntaxi Markdown.

    Nakonfigurujte start a počkejte na schválení

Note

Tato akce odešle žádost o schválení na e-mail uvedený v poli Přiřazeno.

Pokud to váš scénář vyžaduje, můžete k žádostem o schválení používajícím Microsoft Dataverse připojit soubory.

Přidat podmínku

  1. Vyberte Nový krok a potom vyberte Stav v seznamu akcí.

  2. Na kartě Stav vyberte Vybrat hodnotu vlevo.

    Zobrazí se seznam dynamických hodnot.

  3. Vyberte Odpovědi schvalovatele ze seznamu dynamických hodnot.

    výběr tokenu odpovědi

  4. Vyberte pole Vybrat hodnotu vpravo a zadejte do něj text Schválit.

    Note

    Platné odpovědi na akci Schválení – Zahájit schvalování jsou Schválit a Odmítnout. V těchto odpovědích se rozlišují velká a malá písmena.

  5. Vaše karta Stav by nyní měla zobrazit:

    Pohled na kartu stavu

Přidání e-mailové akce pro schválení

Postupujte podle těchto kroků a po schválení žádosti o dovolenou odešlete e-mail:

  1. Ve větvi podmínky Pokud ano vyberte Přidat akci.

    přidat nový krok

  2. Do vyhledávacího pole na kartě Zvolit akci zadejte odeslat e-mail.

  3. Zvolte akci Odeslat e-mail (V2).

    výběr akce odeslání e-mailu

  4. Nakonfigurujte kartu e-mailu tak, aby odpovídala vašim potřebám.

    Note

    Pole Komu, Předmět a Text jsou povinná.

    Tato karta je šablona e-mailu, který se odešle při změně stavu žádosti o dovolenou.

    V poli Text na kartě Odeslat e-mail (V2) použijte token Komentáře z akce Schválení – Zahájit schvalování.

Konfigurace e-mailové šablony se schválením

Přidání akce aktualizace pro schválené žádosti

  1. Ve větvi Pokud ano vyberte Přidat akci.

  2. Zadejte SharePoint do vyhledávacího pole na kartě Vybrat akci, vyberte filtr SharePoint a pak akci Aktualizovat položku.

    výběr aktualizace položky

  3. Nakonfigurujte kartu Aktualizovat položku tak, aby odpovídala vašim potřebám.

Note

Pole Adresa webu, Název seznamu, ID a Nadpis jsou povinná.

konfigurace aktualizace položky

Přidání e-mailové akce pro odmítnutí

  1. Ve větvi Pokud ne vyberte Přidat akci.

  2. Zadejte Odeslat do vyhledávacího pole karty Vybrat akci, pak pro filtrování akcí vyberte Office 365 Outlook a poté vyberte akci Odeslat e-mail (V2) - Office 365 Outlook.

    výběr akce odeslání e-mailu

  3. Nakonfigurujte kartu e-mailu tak, aby odpovídala vašim potřebám.

    Tato karta představuje šablonu e-mailu, který se odešle při změně stavu žádosti o dovolenou.

Konfigurace pro odmítnuté žádosti

Přidání aktualizační akce pro odmítnuté žádosti

  1. Vyberte Přidat akci.

  2. Zadejte aktualizace do vyhledávacího pole na kartě Vybrat akci a poté vyberte akci Aktualizovat položku - SharePoint.

    výběr aktualizace položky

  3. Nakonfigurujte kartu tak, aby odpovídala vašim potřebám.

Note

Pole Adresa webu, Název seznamu, ID a Nadpis jsou povinná.

karta aktualizace položky

  1. Vyberte Uložit pro dosud vykonané práce.

Pokud jste postupovali podle nás, měl by váš tok vypadat podobně jako na tomto snímku:

Dokončený tok

Tok máte vytvořený a teď je čas ho otestovat!

Žádost o schválení testování toku

V seznamu SharePointu Online, který jste vytvořili, vytvořte žádost o dovolenou.

Po uložení této žádosti se tok aktivuje a potom:

  1. Vytvoří žádost v centru schválení.
  2. Odešle schvalovatelům e-mailovou žádost o schválení.

Vytváření dlouhotrvajících schválení

Pokud je pravděpodobné, že váš tok bude spuštěný déle než 30 dnů, zvažte uložení schválení v Microsoft Dataverse. Umožní vám to vytvářet toky, které pracují s odpověďmi na žádosti o schválení, i když už časový limit původního toku vypršel.

Použijete k tomu dva toky, jeden k odeslání žádosti o schválení a druhý ke spuštění obchodní logiky na odpovědích na žádost o schválení, a to na základě akce Vytvořit schválení (V2). Přečtěte si další informace o dlouhotrvajícím schválení.

Tip

Pokud používáte moderní e-mailové klienty, nemusíte se zajímat, jestli je požadavek stále nutný, protože Power Automate automaticky aktualizuje e-mail, aby značil, že žádost o schválení byla dokončena.

Zrušení žádosti o schválení

Někdy můžete chtít zrušit žádost o schválení, kterou jste odeslali. Možná jste v žádosti udělali chybu, nebo už není relevantní. V obou případech může osoba, která žádost odeslala, tuto žádost zrušit pomocí těchto kroků:

  1. Výběr schválení
  2. V bočním podokně vyberte Zrušit schválení.

Tip

Kdykoli můžete vybrat kartu Historie a zobrazit žádosti o schválení, které jste zrušili.

Note

Funkce zrušení se podporuje u akce Vytvořit schválení (V2).

Žádosti o schválení od uživatelů typu host

Žádosti o schválení můžete odesílat osobám mimo vaši organizaci. Chcete-li to provést, použijte hostující uživatele Azure Active Directory (Azure AD) pozvání uživatelů od ostatních klientů jako hostů.

Když hostovi přiřadíte nějakou roli, získá host oprávnění vyžadované k tomu, aby se mohl účastnit procesu schválení.

Teď když máte tok vytvořený a otestovaný, nezapomeňte dát ostatním vědět, jak ho použít.

Další informace

Note

Můžete nám sdělit, jaké máte jazykové preference pro dokumentaci? Zúčastněte se krátkého průzkumu. (upozorňujeme, že tento průzkum je v angličtině)

Průzkum bude trvat asi sedm minut. Nejsou shromažďovány žádné osobní údaje (prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů).