Spravovat sekvenční schválení pomocí Power Automate

Některé pracovní postupy před podepsáním konečným schvalovatelem vyžadují předběžné schválení. Společnost například může mít zásadu sekvenčního schválení vyžadující předběžné schválení faktur převyšujících 1000 USD před tím, než je schválí finanční oddělení.

V tomto názorném postupu vytvoříme sekvenční schvalovací tok pro správu žádostí zaměstnanců o dovolenou.

Note

SharePoint se zde používá jen jako příklad; k vytváření schvalovacích toků se nevyžaduje. K řízení svých toků můžete použít kteroukoli z více než 200 služeb, se kterými se služba Power Automate integruje. Pokud používáte SharePoint 2010, nahlédněte do tématu Vyřazení pracovního postupu SharePointu 2010

Tip

Podrobné informace o používání SharePointu s Power Automate naleznete v dokumentaci k SharePointu.

Podrobné kroky v toku

Tento tok:

  1. Začne, když zaměstnanec v seznamu SharePoint Online vytvoří žádost o dovolenou.
  2. Přidá žádost o dovolenou do schvalovacího centra a potom ji e-mailem odešle předběžnému schvalovateli.
  3. Odešle zaměstnanci e-mailem rozhodnutí o předběžném schválení.
  4. Aktualizuje seznam SharePoint Online s použitím rozhodnutí předschvalovatele a případných poznámek. Poznámka: Pokud je žádost předběžně schválena, tok pokračuje těmito kroky:
  5. Odešle žádost konečnému schvalovateli.
  6. Odešle zaměstnanci e-mailem konečné rozhodnutí.
  7. Aktualizuje seznam SharePoint s použitím konečného rozhodnutí.

Předchozí kroky shrnuje tento obrázek:

Schéma toku sekvenčního schvalování

Požadavky

  • Power Automate.
  • Seznam SharePoint Online.
  • Office 365 Outlook a uživatelský účet Office 365.

Note

V tomto názorném postupu používáme SharePoint Online a Office 365 Outlook, ale můžete použít i jiné služby, třeba Zendesk, Salesforce nebo Gmail. Pokud používáte SharePoint 2010, nahlédněte do tématu Vyřazení pracovního postupu SharePointu 2010

Před vytvořením toku vytvořte seznam SharePoint Online. Později použijeme tento seznam k vyžádání schválení dovolené.

Pro účely tohoto názorného postupu musí seznam SharePoint Online, který vytvoříte, obsahovat následující sloupce:

Seznam SharePoint Online, který vytvoříte, musí obsahovat následující sloupce:

Titulek Jeden řádek textu
Počáteční datum dovolené Datum a čas
Koncové datum dovolené Datum a čas
Komentáře Jeden řádek textu
Schválený Ano/Ne
Komentáře manažera Více řádků textu
Změněno Datum a čas
Datum vytvoření Datum a čas
Předschváleno Ano/Ne
Vytvořil Osoba nebo Skupina
Upravil Osoba nebo Skupina

Poznamenejte si název a adresu URL seznamu SharePoint Online. Tyto informace použijeme později při konfiguraci triggeru SharePoint - Když je vytvořena nová položka.

Vytvořte svůj tok

  1. Přihlaste se do Power Automate
  2. Zvolte Moje toky v levém navigačním podokně.
  3. V nabídce nahoře vlevo vyberte Nový tok > Automatizovaný cloudový tok.

Přidání triggeru

  1. Pojmenujte svůj tok.
  2. V možnosti Vybrat aktivační událost toku vyberte Když je vytvořena položka - SharePoint a potom vyberte Vytvořit.
  3. Na kartě Když je vytvořena položka vyberte Adresa webu a Název seznamu pro seznam SharePointu, který jste dříve vytvořili.

informace sharePointu

Získání manažera pro osobu, která vytvořila žádost o dovolenou

  1. Vyberte +Nový krok a poté napište do vyhledávacího pole Zvolit akci text Získat správce.

  2. Vyhledejte a potom vyberte akci Získat správce (V2) - Uživatelé Office 365.

    zvolit uživatele Office

  3. Do pole Uživatel (UPN) na kartě Získat správce vložte token Vytvořil – e-mail.

    Tato akce získá správce pro osobu, která v SharePointu vytvořila žádost o dovolenou.

    konfigurace akce Získat správce

Note

Je vhodné pravidelně ukládat změny toku během své práce.

Přidání schvalovací akce pro předběžná schválení

  1. Vyberte Nový krok.

  2. Do vyhledávacího pole Zvolit akci zadejte schválení.

  3. Vyberte akci Zahájit a čekat na schválení.

    výběr akce schválení

  4. Nakonfigurujte kartu Zahájit a počkat na schválení tak, aby odpovídala vašim potřebám.

    Note

    Pole Typ schválení, Název a Přiřazeno jsou povinná. K naformátování pole Podrobnosti můžete použít syntaxi Markdown.

    Nakonfigurujte start a počkejte na schválení

Poznámka: Tato akce odešle žádost o předběžné schválení na e-mail uvedený v poli Přiřazené uživateli.

Přidat podmínku

  1. Vyberte Nový krok a potom vyberte Stav v seznamu akcí.

  2. Na kartě Stav vyberte Vybrat hodnotu vlevo.

    Zobrazí se seznam dynamických hodnot.

  3. Vyberte Odpovědi schvalovatele ze seznamu dynamických hodnot.

    výběr tokenu odpovědi

  4. Vyberte pole Vybrat hodnotu vpravo a zadejte do něj text Schválit.

    Note

    Platné odpovědi na akci Schválení – Zahájit schvalování jsou Schválit a Odmítnout. V těchto odpovědích se rozlišují velká a malá písmena.

  5. Vaše karta Stav by nyní měla zobrazit:

    Pohled na kartu stavu

Note

Tato podmínka zkontroluje odpověď akce Zahájit a čekat na schválení.

Přidání e-mailové akce pro předběžná schválení

  1. Ve větvi podmínky Pokud ano vyberte Přidat akci.

    přidat nový krok

  2. Do vyhledávacího pole na kartě Zvolit akci zadejte odeslat e-mail.

  3. Zvolte akci Odeslat e-mail (V2).

    výběr akce odeslání e-mailu

  4. Nakonfigurujte kartu e-mailu tak, aby odpovídala vašim potřebám.

    Note

    Pole Komu, Předmět a Text jsou povinná.

    Tato karta je šablona e-mailu, který se odešle při změně stavu žádosti o dovolenou.

    V poli Text na kartě Odeslat e-mail (V2) použijte token Komentáře z akce Schválení – Zahájit schvalování.

konfigurace e-mailové šablony s předběžným schválením

Přidání akce aktualizace pro předběžně schválené žádosti

  1. Ve větvi Pokud ano vyberte Přidat akci.

  2. Zadejte SharePoint do vyhledávacího pole na kartě Vybrat akci, vyberte filtr SharePoint a pak akci Aktualizovat položku.

    výběr aktualizace položky

  3. Nakonfigurujte kartu Aktualizovat položku tak, aby odpovídala vašim potřebám.

konfigurace aktualizace položky

Získání manažera pro předběžného schvalovatele

  1. Pomocí postupu z části Získání správce pro osobu, která vytvořila žádost o dovolenou přidejte a potom nakonfigurujte další akci Získat správce. Tentokrát získáme správce pro předběžného schvalovatele

  2. Jakmile budete hotovi, karta Získat správce 2 by měla vypadat podobně jako na tomto obrázku. Nezapomeňte použít token E-mail z kategorie Získat správce na kartě Přidat dynamický obsah z aplikací a služeb, které se používají v tomto toku.

    získání správce pro předběžného schvalovatele

Přidání akce pro konečné schválení

  1. Pomocí postupu z části Přidání schvalovací akce pro předběžná schválení přidejte a potom nakonfigurujte další akci Zahájit a čekat na schválení. Tato akce odešle e-mailem žádost o konečné schválení.

  2. Jakmile budete hotovi, karta by měla vypadat podobně jako na tomto obrázku:

    konfigurace schválení

Přidání podmínky konečného schválení

  1. Zopakováním postupu z části Přidání podmínky přidejte a potom nakonfigurujte Podmínku, která zkontroluje rozhodnutí konečného schvalovatele.

Odeslání e-mailu s konečným schválením

  1. Pomocí postupu z části Přidání e-mailové akce pro předběžná schválení přidejte a potom nakonfigurujte akci, která odešle e-mail při schválení žádostí o dovolenou.

  2. Jakmile budete hotovi, vaše karta by měla vypadat podobně jako na tomto obrázku:

    e-mailová šablona s konečným schválením

Aktualizovat SharePoint se schválením

  1. Pomocí postupu z části Přidání akce aktualizace pro předběžně schválené žádosti přidejte a potom nakonfigurujte akci, která aktualizuje SharePoint při schválení žádostí o dovolenou.

  2. Jakmile budete hotovi, karta by měla vypadat podobně jako na tomto obrázku:

    konfigurace aktualizace položky

Odeslání e-mailu se zamítnutím předběžného schválení

  1. Ve větvi Pokud ne vyberte Přidat akci.

  2. Zadejte Odeslat do vyhledávacího pole karty Vybrat akci, pak pro filtrování akcí vyberte Office 365 Outlook a poté vyberte akci Odeslat e-mail (V2) - Office 365 Outlook.

    výběr akce odeslání e-mailu

  3. Nakonfigurujte kartu e-mailu tak, aby odpovídala vašim potřebám.

    Tato karta představuje šablonu e-mailu, který se odešle při změně stavu žádosti o dovolenou.

Konfigurace pro odmítnuté žádosti

Poznámka: Tuto akci je nutné přidat do větvě POKUD NE, NEDĚLAT NIC pod kartou Podmínka.

Aktualizace SharePoint s použitím zamítnutí předběžného schválení

  1. Vyberte Přidat akci.

  2. Zadejte aktualizace do vyhledávacího pole na kartě Vybrat akci a poté vyberte akci Aktualizovat položku - SharePoint.

    výběr aktualizace položky

  3. Nakonfigurujte kartu tak, aby odpovídala vašim potřebám.

Aktualizace SharePointu pro zamítnuté žádosti

Odeslání e-mailu s konečným zamítnutím

  1. Pomocí postupu z části Odeslání e-mailu se zamítnutím předběžného schválení přidejte a potom nakonfigurujte akci, která odešle e-mail při zamítnutí žádostí o dovolenou konečným schvalovatelem.

    Poznámka: Tuto akci je nutné přidat do větvě POKUD NE, NEDĚLAT NIC pod kartou Podmínka 2.

  2. Jakmile budete hotovi, karta by měla vypadat podobně jako na tomto obrázku:

    Konfigurace pro odmítnuté žádosti

Aktualizace SharePoint s použitím konečného zamítnutí

  1. Pomocí postupu z části Aktualizace SharePoint s použitím zamítnutí předběžného schválení přidejte a potom nakonfigurujte akci, která aktualizuje SharePoint, pokud konečný schvalovatel zamítne žádost o dovolenou.

  2. Jakmile budete hotovi, karta by měla vypadat podobně jako na tomto obrázku:

    karta aktualizace položky

  3. Výběrem Aktualizovat tok uložte svoji práci.

Pokud jste postupovali podle nás, měl by váš tok vypadat podobně jako na tomto obrázku:

přehled toku

Tok máte vytvořený a teď je čas podívat se na něj v akci.

Žádost o schválení

V seznamu SharePointu Online, který jste vytvořili, vytvořte žádost o dovolenou.

Po uložení této žádosti se tok aktivuje a potom:

  1. Vytvoří žádost v centru schválení.
  2. Odešle schvalovatelům e-mailovou žádost o schválení.

Vaše žádost by měla připomínat tento obrázek:

žádost o dovolenou

Zobrazení žádostí čekajících na schválení

Pokud chcete zobrazit všechny žádosti čekající na schválení, použijte následující kroky:

  1. Přihlaste se do Power Automate
  2. V levém navigačním podokně vyberte Položky akcí > Schválení.
  3. Vaše žádosti čekající na schválení se zobrazí na kartě Přijaté.

Předběžné schválení žádosti

Pokud jste schvalovatel ve schvalovacím toku, obdržíte e-mail vždy, když někdo vytvoří žádost. Žádost o schválení se také odešle do centra schválení. Žádosti můžete schválit nebo odmítnout prostřednictvím e-mailu, schvalovacího centra nebo aplikace Power Automate.

Postup při schválení žádosti:

Z e-mailu

  1. Vyberte Schválit v e-mailu, který dostanete, když se do seznamu SharePointu Online přidá položka.

    Poznámka: Pokud používáte mobilní zařízení s nainstalovanou aplikací Power Automate, spustí se aplikace Power Automate. V opačném případě se v prohlížeči otevře schvalovací centrum.

  2. Zadejte komentář a potom vyberte tlačítko Potvrdit.

Z centra schválení

  1. Přihlaste se do Power Automate
  2. V levém navigačním podokně vyberte Položky akcí>Schválení.
  3. V žádosti, kterou chcete schválit, vyberte Schválit.
  4. Přidejte jakékoli komentáře a poté vyberte Potvrdit ve spodní části obrazovky.

Z aplikace Power Automate

  1. Na mobilním telefonu s nainstalovanou aplikací Power Automate vyberte Schválit z e-mailu s žádostí o schválení.

  2. Vyberte Potvrdit v pravém horním rohu obrazovky.

    vyberte potvrdit

  3. Zobrazí se stránka s potvrzením úspěšného provedení. Tato stránka indikuje, že vaše schválení je zaznamenané.

Note

Obrazovky v systémech Android, iOS a Windows Phone se můžou poněkud lišit, ale funkce jsou na všech zařízeních stejné.

Schválení žádosti

Postup pro schválení žádosti je stejný jako postup pro předběžné schválení žádosti.

Poznámka: Konečný schvalovatel obdrží žádost o dovolenou až po jejím předběžném schválení.

Odmítnutí žádosti

Žádost můžete odmítnout prostřednictvím e-mailu, schvalovacího centra nebo aplikace Power Automate. Pokud chcete odmítnout žádost, použijte stejný postup jako při schválení žádosti, ale místo Schválit vyberte Odmítnout.

Jakmile svoje rozhodnutí (odmítnutí žádosti) potvrdíte, tok spustí tyto kroky:

  1. Odešle e-mail osobě, která žádala o dovolenou.
  2. Aktualizuje seznam SharePointu Online tímto rozhodnutím a případnými poznámkami od schvalovatele.

Další informace

Názorný postup pro moderní schvalování s jedním schvalovatelem

Note

Můžete nám sdělit, jaké máte jazykové preference pro dokumentaci? Zúčastněte se krátkého průzkumu. (upozorňujeme, že tento průzkum je v angličtině)

Průzkum bude trvat asi sedm minut. Nejsou shromažďovány žádné osobní údaje (prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů).