Spravovat sekvenční schválení pomocí Power AutomateManage sequential approvals with Power Automate

Některé pracovní postupy před podepsáním konečným schvalovatelem vyžadují předběžné schválení.Some workflows require pre-approval before the final approver is required to sign off. Společnost například může mít zásadu sekvenčního schválení vyžadující předběžné schválení faktur převyšujících 1000 USD před tím, než je schválí finanční oddělení.For example, a company may have a sequential approval policy that requires pre-approval for invoices over $1000.00 before they're approved by the Finance department.

V tomto názorném postupu vytvoříme sekvenční schvalovací tok pro správu žádostí zaměstnanců o dovolenou.In this walkthrough, we create a sequential approval flow that manages employee vacation requests.

Poznámka

SharePoint se zde používá jen jako příklad; k vytváření schvalovacích toků se nevyžaduje.SharePoint is used here only as an example; it is not required to create approval flows. K řízení svých toků můžete použít kteroukoli z více než 200 služeb, se kterými se služba Power Automate integruje.You can use any of the more than 200 services with which Power Automate integrates to drive your flows. Pokud používáte SharePoint 2010, nahlédněte do tématu Vyřazení pracovního postupu SharePointu 2010If you are using SharePoint 2010, see SharePoint 2010 workflow retirement

Tip

Podrobné informace o používání SharePointu s Power Automate naleznete v dokumentaci k SharePointu.For detailed information about using SharePoint with Power Automate, see the SharePoint documentation.

Podrobné kroky v tokuDetailed steps in the flow

Tento tok:The flow:

  1. Začne, když zaměstnanec v seznamu SharePoint Online vytvoří žádost o dovolenou.Starts when an employee creates vacation request in a SharePoint Online list.
  2. Přidá žádost o dovolenou do schvalovacího centra a potom ji e-mailem odešle předběžnému schvalovateli.Adds the vacation request to the approval center and then emails the request to the pre-approver.
  3. Odešle zaměstnanci e-mailem rozhodnutí o předběžném schválení.Emails the pre-approval decision to the employee.
  4. Aktualizuje seznam SharePoint Online s použitím rozhodnutí předschvalovatele a případných poznámek.Updates the SharePoint Online list with the pre-approver's decision and comments. Poznámka: Pokud je žádost předběžně schválena, tok pokračuje těmito kroky:Note: If the request is pre-approved, the flow continues with these steps:
  5. Odešle žádost konečnému schvalovateli.Sends the request to the final approver.
  6. Odešle zaměstnanci e-mailem konečné rozhodnutí.Emails the final decision to the employee.
  7. Aktualizuje seznam SharePoint s použitím konečného rozhodnutí.Updates the SharePoint list with the final decision.

Předchozí kroky shrnuje tento obrázek:This image summarizes the preceding steps:

Schéma toku sekvenčního schvalování

PožadavkyPrerequisites

  • Power Automate.Power Automate.
  • Seznam SharePoint Online.A SharePoint Online list.
  • Office 365 Outlook a uživatelský účet Office 365.Office 365 Outlook and Office 365 Users account.

Poznámka

V tomto názorném postupu používáme SharePoint Online a Office 365 Outlook, ale můžete použít i jiné služby, třeba Zendesk, Salesforce nebo Gmail.While we use SharePoint Online and Office 365 Outlook in this walk-through, you can use other services such as Zendesk, Salesforce, or Gmail. Pokud používáte SharePoint 2010, nahlédněte do tématu Vyřazení pracovního postupu SharePointu 2010If you are using SharePoint 2010, see SharePoint 2010 workflow retirement

Před vytvořením toku vytvořte seznam SharePoint Online.Before you create the flow, create a SharePoint Online list. Později použijeme tento seznam k vyžádání schválení dovolené.Later, we'll use this list to request approval for vacations.

Pro účely tohoto názorného postupu musí seznam SharePoint Online, který vytvoříte, obsahovat následující sloupce:For the purposes of this walkthrough, the SharePoint Online list that you create must include the following columns:

Seznam SharePoint Online, který vytvoříte, musí obsahovat následující sloupce:The SharePoint Online list you create must include the following columns:

NadpisTitle Jeden řádek textuSingle line of text
ZměněnoModified Datum a časDate and time
Datum vytvořeníCreated Datum a časDate and time
Počáteční datum dovolenéVacation start date Datum a časDate and time
Koncové datum dovolenéVacation end date Datum a časDate and time
KomentářeComments Jeden řádek textuSingle line Of text
SchválenýApproved Ano/NeYes/No
Komentáře manažeraManager comments Více řádků textuMultiple lines Of text
ZměněnoModified Datum a časDate and time
Datum vytvořeníCreated Datum a časDate and time
PředschválenoPre-approved Ano/NeYes/No
VytvořilCreated By Osoba nebo SkupinaPerson or group
UpravilModified By Osoba nebo SkupinaPerson or group

Poznamenejte si název a adresu URL seznamu SharePoint Online.Make note of the name and URL of the SharePoint Online list. Tyto informace použijeme později při konfiguraci triggeru SharePoint - Když je vytvořena nová položka.We use these items later when you configure the SharePoint - When a new item is created trigger.

Vytvořte svůj tokCreate your flow

  1. Přihlaste se do Power AutomateSign in to Power Automate.
  2. Zvolte Moje toky v levém navigačním podokně.Select My flows in the left-side navigation pane.
  3. V nabídce nahoře vlevo vyberte +Nový > + Automatizovaný – od začátku.On the top-left menu, select +New > + Automated-from blank.

Přidejte aktivační událostAdd a trigger

  1. V možnosti Vybrat aktivační událost toku vyberte Když je vytvořena položka - SharePoint a potom vyberte Vytvořit.Under Choose your flow's trigger, select When an item is created - SharePoint, and then select Create.
  2. Na obrazovce Když je vytvořena položka - SharePoint vyberte Adresa webu a Název seznamu pro seznam SharePointu, ve kterém váš tok monitoruje nové položky.On the When an item is created - SharePoint screen, select the Site Address and the List Name for the SharePoint list that your flow monitors for new items.

informace SharePointu

Získání manažera pro osobu, která vytvořila žádost o dovolenouGet the manager for the person who created the vacation request

  1. Vyberte +Nový krok a poté napište do vyhledávacího pole Zvolit akci text Získat správce.Select +New step, and then type get manager into the Choose an action search box.

  2. Vyhledejte a potom vyberte akci Získat správce (V2) - Uživatelé Office 365.Find, and then select the Get manager (V2) - Office 365 Users action.

    zvolit uživatele Office

  3. Do pole Uživatel (UPN) na kartě Získat správce vložte token Vytvořil – e-mail.Insert the Created By Email token into the User (UPN) box on the Get manager card.

    Tato akce získá správce pro osobu, která v SharePointu vytvořila žádost o dovolenou.This action gets the manager for the person who created the vacation request in SharePoint.

    konfigurace akce Získat správce

Poznámka

Je vhodné pravidelně ukládat změny toku během své práce.It's a good idea to periodically save changes to your flow as you go.

Přidání schvalovací akce pro předběžná schváleníAdd an approval action for pre-approvals

  1. Vyberte +Nový krok.Select +New step

  2. Do vyhledávacího pole Zvolit akci zadejte schválení.Type approval into the Choose an action search box.

  3. Vyberte akci Zahájit a čekat na schválení.Select the Start and wait for an approval action.

    výběr akce schválení

  4. Nakonfigurujte kartu Zahájit schvalování tak, aby odpovídala vašim potřebám.Configure the Start an approval card to suit your needs.

    Poznámka

    Pole Typ schválení, Název a Přiřazeno jsou povinná.The Approval type, Title and Assigned To fields are required. K naformátování pole Podrobnosti můžete použít syntaxi Markdown.You can use Markdown to format the Details field.

    konfigurace schválení

Poznámka: Tato akce odešle žádost o předběžné schválení na e-mail uvedený v poli Přiřazené uživateli.Note: This action sends the pre-approval request to the email address in the Assigned To box.

Přidat podmínkuAdd a condition

  1. Vyberte +Nový krok a potom vyberte Stav v seznamu akcí.Select +New step, and then select Condition in the list of actions.

  2. na kartě Stav a potom do vyhledávacího pole Přidá dynamický obsah z aplikací a služeb, které se používají v tomto toku zadejte odpověď.in the Condition card, and then enter response into the search box on the Add dynamic content from the apps and services used in this flow card.

  3. Na obrazovce Stav vyberte první pole Vybrat hodnotu pro zobrazení seznamu možností dynamického obsahu.On the Condition screen, select the first Choose a value field to display a list of dynamic content options. Poté vyberte Odpovědi schvalovatele.Then, select Responses Approver response.

    výběr tokenu odpovědi

  4. Vyberte pole Hodnota a zadejte do něj text Schválit.Select the Value box, and then enter Approve into the box.

    Poznámka

    Platné odpovědi na akci Schválení – Zahájit schvalování jsou Schválit a Odmítnout.The valid responses to the Approvals - Start an approval action are "Approve" and "Reject". V těchto odpovědích se rozlišují velká a malá písmena.These responses are case-sensitive.

  5. Vaše karta Stav by nyní měla zobrazit:Your Condition card should now show:

    • Název objektu: OdpověďObject name: Response
    • Vztah: Je rovnoRelationship: Is equal to
    • Hodnota: SchválitValue: Approve

    Pohled na kartu stavuView of the condition card

Poznámka

Tato podmínka zkontroluje odpověď akce Zahájit a čekat na schválení.This condition checks the response from the Start and wait for an approval action.

Přidání e-mailové akce pro předběžná schváleníAdd an email action for pre-approvals

  1. Ve větvi podmínky Pokud ano vyberte Přidat akci.Select Add an action on the If yes branch of the condition.

    přidat nový krok

  2. Do vyhledávacího pole na kartě Zvolit akci zadejte odeslat e-mail.Enter send email into the search box on the Choose an action card.

  3. Zvolte akci Odeslat e-mail - Office 365 Outlook.Select the Send an email - Office 365 Outlook action.

    výběr akce odeslání e-mailu

  4. Nakonfigurujte kartu e-mailu tak, aby odpovídala vašim potřebám.Configure the email card to suit your needs.

    Poznámka

    Pole Komu, Předmět a Text jsou povinná.To, Subject, and Body are required.

    Tato karta je šablona e-mailu, který se odešle při změně stavu žádosti o dovolenou.This card is a template for the email that is sent when the status of the vacation request changes.

    V poli Text na kartě Odeslat e-mail použijte token Komentáře z akce Schválení – Zahájit schvalování.In the Body box on the Send an email card, use the Comments token from the Approvals - Start an approval action.

konfigurace e-mailové šablony s předběžným schválením

Přidání akce aktualizace pro předběžně schválené žádostiAdd an update action for pre-approved requests

  1. Ve větvi Pokud ano vyberte Přidat akci.Select Add an action in the IF YES branch.

  2. Zadejte aktualizace do vyhledávacího pole na kartě Vybrat akci a poté vyberte akci Aktualizovat položku - SharePoint.Type update in the search box on the Choose an action card, and then select the Update item - SharePoint action.

    výběr aktualizace položky

  3. Nakonfigurujte kartu Aktualizovat položku tak, aby odpovídala vašim potřebám.Configure the Update item card to suit your needs.

konfigurace aktualizace položky

Získání manažera pro předběžného schvalovateleGet the pre-approver's manager

  1. Pomocí postupu z části Získání správce pro osobu, která vytvořila žádost o dovolenou přidejte a potom nakonfigurujte další akci Získat správce.Use the Get the manager for the person who created the vacation request steps we did earlier to add, and then configure another Get manager action. Tentokrát získáme správce pro předběžného schvalovateleThis time we get the pre-approver's manager.

  2. Jakmile budete hotovi, karta Získat správce 2 by měla vypadat podobně jako na tomto obrázku.The Get manager 2 card should resemble this image when you're finished. Nezapomeňte použít token E-mail z kategorie Získat správce na kartě Přidat dynamický obsah z aplikací a služeb, které se používají v tomto toku.Be sure to use the Email token from the Get manager category on the Add dynamic content from the apps and services used in this flow card.

    získání správce pro předběžného schvalovatele

Přidání akce pro konečné schváleníAdd the final approval action

  1. Pomocí postupu z části Přidání schvalovací akce pro předběžná schválení přidejte a potom nakonfigurujte další akci Zahájit a čekat na schválení.Use the add an approval action for pre-approvals steps we did earlier to add, and then configure another Start and wait for an approval action. Tato akce odešle e-mailem žádost o konečné schválení.This action sends an email request for final approval.

  2. Jakmile budete hotovi, karta by měla vypadat podobně jako na tomto obrázku:When you're done, the card should resemble this image:

    konfigurace schválení

Přidání podmínky konečného schváleníAdd the final approval condition

  1. Zopakováním postupu z části Přidání podmínky přidejte a potom nakonfigurujte Podmínku, která zkontroluje rozhodnutí konečného schvalovatele.Repeat the steps from add a condition to add, and then configure a Condition that checks the final approver's decision.

Odeslání e-mailu s konečným schválenímSend email with final approval

  1. Pomocí postupu z části Přidání e-mailové akce pro předběžná schválení přidejte a potom nakonfigurujte akci, která odešle e-mail při schválení žádostí o dovolenou.Use the steps from Add an email action for pre-approvals to add, and then configure an action that sends an email when vacation requests are approved.

  2. Jakmile budete hotovi, vaše karta by měla vypadat podobně jako na tomto obrázku:When you're finished, your card should resemble this image:

    e-mailová šablona s konečným schválením

Aktualizovat SharePoint se schválenímUpdate SharePoint with approval

  1. Pomocí postupu z části Přidání akce aktualizace pro předběžně schválené žádosti přidejte a potom nakonfigurujte akci, která aktualizuje SharePoint při schválení žádostí o dovolenou.Use the steps from Add an update action for pre-approved requests to add, and then configure an action that updates SharePoint when the vacation request is approved.

  2. Jakmile budete hotovi, karta by měla vypadat podobně jako na tomto obrázku:When you're finished, the card should resemble this image:

    konfigurace aktualizace položky

Odeslání e-mailu se zamítnutím předběžného schváleníSend email with pre-approval rejection

  1. Ve větvi Pokud ne vyberte Přidat akci.Select +Add an action on the If no branch.

  2. Zadejte Poslat do vyhledávacího pole karty Vybrat akci a poté vyberte akci Odeslat email - Office 365 Outlook.Type Send into the search box of the Choose an action card, and then select the Send an email - Office 365 Outlook action.

    výběr akce odeslání e-mailu

  3. Nakonfigurujte kartu e-mailu tak, aby odpovídala vašim potřebám.Configure the email card to suit your needs.

    Tato karta představuje šablonu e-mailu, který se odešle při změně stavu žádostí o dovolenou.This card represents the template for the email that's sent when the status of vacation requests change.

Konfigurace pro odmítnuté žádosti

Poznámka: Tuto akci je nutné přidat do větvě POKUD NE, NEDĚLAT NIC pod kartou Podmínka.Note: This action must be added to the IF NO, DO NOTHING branch below the Condition card.

Aktualizace SharePoint s použitím zamítnutí předběžného schváleníUpdate SharePoint with pre-approval rejection

  1. Vyberte Přidat akci.Select Add an action.

  2. Zadejte aktualizace do vyhledávacího pole na kartě Vybrat akci a poté vyberte akci Aktualizovat položku - SharePoint.Enter update into the search box on the Choose an action card, and then select the Update item - SharePoint action.

    výběr aktualizace položky

  3. Nakonfigurujte kartu tak, aby odpovídala vašim potřebám.Configure the card to suit your needs.

Aktualizace SharePointu pro zamítnuté žádosti

Odeslání e-mailu s konečným zamítnutímSend email with final rejection

  1. Pomocí postupu z části Odeslání e-mailu se zamítnutím předběžného schválení přidejte a potom nakonfigurujte akci, která odešle e-mail při zamítnutí žádostí o dovolenou konečným schvalovatelem.Use the steps from Send email with pre-approval rejection to add, and then configure an action that sends an email when the vacation request is rejected by the final approver.

    Poznámka: Tuto akci je nutné přidat do větvě POKUD NE, NEDĚLAT NIC pod kartou Podmínka 2.Note: This action must be added to the IF NO, DO NOTHING branch below the Condition 2 card.

  2. Jakmile budete hotovi, karta by měla vypadat podobně jako na tomto obrázku:When you're finished, the card should resemble this image:

    Konfigurace pro odmítnuté žádosti

Aktualizace SharePoint s použitím konečného zamítnutíUpdate SharePoint with final rejection

  1. Pomocí postupu z části Aktualizace SharePoint s použitím zamítnutí předběžného schválení přidejte a potom nakonfigurujte akci, která aktualizuje SharePoint, pokud konečný schvalovatel zamítne žádost o dovolenou.Use the steps from Update SharePoint with pre-approval rejection to add, and then configure an action that updates SharePoint if the final approver rejects the vacation request.

  2. Jakmile budete hotovi, karta by měla vypadat podobně jako na tomto obrázku:When you're finished, the card should resemble this image:

    karta aktualizace položky

  3. Výběrem Aktualizovat tok uložte svoji práci.Select Update flow to save the work we've done.

Pokud jste postupovali podle nás, měl by váš tok vypadat podobně jako na tomto obrázku:If you've followed along, your flow should resemble this image:

přehled toku

Tok máte vytvořený a teď je čas podívat se na něj v akci.Now that we've created the flow, let's see it in action.

Žádost o schváleníRequest an approval

V seznamu SharePointu Online, který jste vytvořili, vytvořte žádost o dovolenou.Create a vacation request in the SharePoint Online list you created earlier.

Po uložení této žádosti se tok aktivuje a potom:After you save this request, the flow triggers, and then:

  1. Vytvoří žádost v centru schválení.Creates a request in the approvals center.
  2. Odešle schvalovatelům e-mailovou žádost o schválení.Sends an approval request email to the approvers.

Vaše žádost by měla připomínat tento obrázek:Your request should resemble this image:

žádost o dovolenou

Zobrazení žádostí čekajících na schváleníView pending approval requests

Pokud chcete zobrazit všechny žádosti čekající na schválení, použijte následující kroky:View all pending approval requests by following these steps:

  1. Přihlaste se do Power AutomateSign in to Power Automate.
  2. V levém navigačním podokně vyberte Položky akcí > Schválení.In the left-side navigation pane, select Action items > Approvals.
  3. Vaše žádosti čekající na schválení se zobrazí na kartě Přijaté.Your pending approval requests appear on the Received tab.

Předběžné schválení žádostiPre-approve a request

Pokud jste schvalovatel ve schvalovacím toku, obdržíte e-mail vždy, když někdo vytvoří žádost.If you're an approver in an approval flow, you receive an email whenever someone creates a request. Žádost o schválení se také odešle do centra schválení.The approval request is also sent to the approvals center. Žádosti můžete schválit nebo odmítnout prostřednictvím e-mailu, schvalovacího centra nebo aplikace Power Automate.You can then approve or reject requests from the email, the approvals center, or the Power Automate app.

Postup při schválení žádosti:To approve a request:

Z e-mailuFrom email

  1. Vyberte Schválit v e-mailu, který dostanete, když se do seznamu SharePointu Online přidá položka.Select Approve from the email you receive when an item is added to the SharePoint Online list.

    Poznámka: Pokud používáte mobilní zařízení s nainstalovanou aplikací Power Automate, spustí se aplikace Power Automate. V opačném případě se v prohlížeči otevře schvalovací centrum.Note: If you're using a mobile device with the Power Automate app installed, the Power Automate app launches, otherwise, the approvals center opens in your browser.

  2. Zadejte komentář a potom vyberte tlačítko Potvrdit.Enter a comment, and then select the Confirm button.

Z centra schváleníFrom the approvals center

  1. Přihlaste se do Power AutomateSign in to Power Automate.
  2. V levém navigačním podokně vyberte Položky akcí>Schválení.Select the Action items>Approvals in the left-side navigation pane.
  3. V žádosti, kterou chcete schválit, vyberte Schválit.Select Approve on the request you want to approve.
  4. Přidejte jakékoli komentáře a poté vyberte Potvrdit ve spodní části obrazovky.Add any comments, and then select Confirm at the bottom of the screen.

Z aplikace Power AutomateFrom the Power Automate app

  1. Na mobilním telefonu s nainstalovanou aplikací Power Automate vyberte Schválit z e-mailu s žádostí o schválení.On your mobile phone with the Power Automate app installed, select Approve from the request approval email.

  2. Vyberte Potvrdit v pravém horním rohu obrazovky.Select Confirm in the upper right corner of the screen.

    vyberte potvrdit

  3. Zobrazí se stránka s potvrzením úspěšného provedení. Tato stránka indikuje, že vaše schválení je zaznamenané.The success page shows, indicating that your approval has been recorded.

Poznámka

Obrazovky v systémech Android, iOS a Windows Phone se můžou poněkud lišit, ale funkce jsou na všech zařízeních stejné.The screens on Android, iOS and Windows Phone may differ slightly, however, the functionality is the same on all devices.

Schválení žádostiApprove the request

Postup pro schválení žádosti je stejný jako postup pro předběžné schválení žádosti.The steps to approve a request are identical to the steps to pre-approve a request

Poznámka: Konečný schvalovatel obdrží žádost o dovolenou až po jejím předběžném schválení.Note: The final approver gets the vacation request only after the request has been pre-approved.

Odmítnutí žádostiReject a request

Žádost můžete odmítnout prostřednictvím e-mailu, schvalovacího centra nebo aplikace Power Automate.You can reject a request via email, the approvals center, or the Power Automate app. Pokud chcete odmítnout žádost, použijte stejný postup jako při schválení žádosti, ale místo Schválit vyberte Odmítnout.To reject a request, follow the steps for approving a request, but select Reject, instead of Approve.

Jakmile svoje rozhodnutí (odmítnutí žádosti) potvrdíte, tok spustí tyto kroky:After you confirm your decision (rejection of the request), the flow runs the following steps:

  1. Odešle e-mail osobě, která žádala o dovolenou.Sends an email to the person who requested vacation.
  2. Aktualizuje seznam SharePointu Online tímto rozhodnutím a případnými poznámkami od schvalovatele.Updates the SharePoint Online list with the decision, and the comments from the approver.

Další informaceMore information

Názorný postup pro moderní schvalování s jedním schvalovatelemSingle approver modern approvals walkthrough