Kdo dělá práci, kdy a kde?

V tomto kroku musíte pochopit, kdo práci provádí. Jaká je jejich role?

Může být nejjednodušší začít se jmény lidí, ale budete chtít pochopit, jaká je jejich role, když plní úkol. Příklad:

• Každý zaměstnanec odesílající zprávy o výdajích

• Manažer odesílatele zprávy schvující zprávu (klíčem je vztah k zadavateli)

• Účetní specialista kontrolující zprávy (klíčem je členství v konkrétním týmu)

• CFO kontrolující agregované finance (klíčem je konkrétní titul)

Každá osoba může občas hrát každou z těchto rolí, ale klíčem je pochopit roli, kterou hrají, když plní úkol. Porozumění rolím vám pomůže navrhnout obrazovky aplikací a nakonfigurovat přístup a zabezpečení. (Dostaneme se k nim ve fázi navrhování.)

Z hlediska IT se každá osoba nebo skupina lidí, kteří vykonávají stejnou funkci, označuje jako pracovní pozice a popis jejich příslušných charakteristik je uveden v osobě (ke které je často připojen název pro snadnější orientaci).

Poté, co určíte „kdo“, zvažte:

• Jaké zařízení se používá? Kde je primární umístění díla? Je to v kanceláři? Pracoviště klientů? Továrna? (Budeme o tom diskutovat více v následujících sekcích.)

• Jaké další systémy se používají pravidelně? (Toto vědět bude užitečné ve fázi návrhu. Například manažer, který "žije" v Microsoft Teams možná bude chtít získat žádosti o schválení tam, a ne e-mailem.)

• Co by tato osoba získala použitím aplikace nebo spoluprací při práci s tímto novým procesem?

Poslední bod je velmi důležitý, protože lidé, kteří se na procesu podílejí, mohou mít námitky nebo váhat před kroky provedenými vaší aplikací nebo po nich. To by mohlo vést k tomu, že vaše aplikace nebude používána kvůli nedostatečné spolupráci.

Tip

Je nezbytné vědět, kdo bude ovlivněn změnou obchodního procesu. Určete, kdo bude aplikaci používat a kdo bude touto změnou ovlivněn, i když aplikaci nepoužívají.

Tip

Při procházení této analýzy pro informace, které možná nevíte, je nejlepší mluvit s danou osobou a získat její perspektivu. Určitě můžete předpokládat, jak pracují, ale je to úžasné, co se můžete naučit v rychlé konverzaci—nejen to, jak to dnes dělají, ale i to, jak by to chtěli dělat v budoucnosti.

Jak často dělají práci?

Také si poznamenejte, jak často se úkol provádí. Denně, týdně, příležitostně, sezónně?

Aplikace, která se používá denně, má jiné konstrukční aspekty než aplikace, která se používá pouze příležitostně. (Například první může vyžadovat zjednodušení a druhá může vyžadovat více vysvětlujícího textu.)

Kde dělají práci?

Při zvažování každého člověka, který přispívá k řešení problému, přemýšlejte o tom, jak vykonávají svou práci:

• Je to něco, co dělají u stolu?

• Pracují na konkrétním místě v terénu?

• Pohybují se z místa na místo v terénu?

Je dobré pochopit, jak každý z uživatelů pracuje, aby pro ně vytvořené řešení fungovalo.

• Bude to mobilní aplikace?

• Bude to aplikace pro stolní počítače?

• Měla by existovat mobilní i stolní verze?

Aspekty připojení

Jak každý pracovník provádí svou část procesu, může se dostat online?

Jsou v terénu, kde není připojení? Může uživatel pracovat s automatizovaným řešením pro zachycení dat v reálném čase a synchronizaci dat, když naváže připojení?

Co musí ostatní účastníci procesu vědět (pokud vůbec), zatímco osoba provádějící tento krok je offline?

Porozumění tomu pomáhá určit, zda potřebujete procesy, které zachycují data lokálně, aby uživatel mohl být „odpojen“, zatímco provádí svou část procesu, a pak synchronizovat výsledky při opětovném připojení.

Úvahy o zařízení

Jak chápete, jak každý přispěvatel funguje při řešení problému, je také důležité vědět, na jakých zařízeních pracují. Pokud je pracovník v terénu a pracuje pouze na svém telefonu nebo tabletu, je dobré vědět, jak se dostanete k definování vzhledu a funkce obrazovek. Pokud jsou všichni přispěvatelé na stolním počítači nebo notebooku, můžete použít různé přístupy k designu. Můžete vytvářet stolní a mobilní řešení, která spolupracují.

Příklad: Osoby pro proces hlášení výdajů

Toto jsou typy rolí, pracovních stylů a preferencí, které jsme našli, když jsme se podívali do našeho procesu vykazování výdajů.

Lee - Prodejce

• Téměř vždy v pohybu

• Při setkání se zákazníky dává přednost práci s tabletem

• Nemá vždy připojení k internetu, takže musí být schopen pracovat offline

• Raději zachytí své vlastní výdaje a příjmy co nejdříve poté, co k nim dojde

Nick - Manažer prodeje

• Téměř vždy v pohybu

• Vyžaduje pouze dotykovou obrazovku

• Vyžaduje offline podporu pro vzdálená umístění

• Odpovědný za schvalování výkazů výdajů všech jeho přímých podřízených

Shawn - Zákaznická podpora

• Používá hlavně plochu

• Obvykle mu vznikají náklady na týmovou morálku a musí identifikovat zahrnuté zaměstnance

Rebeka - auditorka

• Musí komunikovat se všemi zaměstnanci na všech místech

• Má občasné cestovní výdaje

• Používá hlavně stolní počítač, ale raději používá svůj mobilní telefon

• Obvykle má přístup na internet

• Odpovědná za zajištění celkového souladu zaměstnanců s postupy podávání zpráv

Abhay - účetní

• Musí být schopen zkontrolovat všechna vyúčtování výdajů a příjmy

• Odpovědný za zajištění souladu s každým vyúčtováním výdajů

• Zvládá velké množství práce; musí být schopen rychle zpracovat informace

• Musí být schopen podat hlášení o tom, jak výdaje odpovídají rozpočtu

Charlotte - CFO

• Musí dávat pozor na celkový výdajový rozpočet a pomoci vedoucím sekce zůstat v rámci rozpočtu

• Cestuje do různých kanceláří, má externí schůzky a konference a musí si zachycovat své vlastní výdaje

• Funguje z kanceláře, vzdáleně a z domova pomocí různých zařízení – stolní počítač, telefon a tablet

• Není vždy připojena k internetu

Když jsme se v našem procesu zaměřili konkrétně na krok 1 (ve skutečnosti vytváříme zprávu o výdajích), zdokumentovali jsme to.

Úkol 1: Vytvořte výkaz výdajů

Kdo to dělá?	Všichni zaměstnanci
Kde se práce odehrává?	V kanceláři, na klientských stránkách nebo na cestách
Kdy se práce odehrává?	Ad hoc. Někteří zaměstnanci to provádějí alespoň jednou týdně. Jiní by to mohli udělat jednou nebo dvakrát ročně.
Online nebo offline?	V současné době se to děje na papíře, ale tým to chce dělat digitálně. Zadávání dat lze provádět offline, pokud není k dispozici žádné připojení. Prodejci nechtějí být online, aby mohli začít zaznamenávat své příjmy a výdaje. (Například by to chtěli udělat na cestě domů letadlem.)
Zářízení?	Telefon, tablet, notebook nebo stolní počítač

Další krok: Jaké činnosti se provádějí?

Poznámka

Můžete nám sdělit, jaké máte jazykové preference pro dokumentaci? Zúčastněte se krátkého průzkumu. (upozorňujeme, že tento průzkum je v angličtině)

Průzkum bude trvat asi sedm minut. Nejsou shromažďovány žádné osobní údaje (prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů).