Vytvoření toku pro správu schválení projektůCreate a flow to manage project approvals

Poznámka

Tento článek je součástí série kurzů, jak používat PowerApps, Microsoft Flow a Power BI s SharePointem Online.This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. Přečtěte si úvod k sérii, který vám poskytne obecnější přehled celého tématu i související soubory ke stažení.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

V této úloze vytvoříme tok, který řídí proces schvalování projektů.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. Služba Microsoft Flow je integrovaná se SharePointem, takže je možné snadno vytvořit tok přímo ze seznamu.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. Tok, který vytvoříme, se aktivuje při přidání položky do seznamu Project Requests (Žádosti projektů).The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. Tok pošle e-mail osobě, která schvaluje projekt, a ta následně schválí nebo zamítne žádost přímo v e-mailu.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. Tok potom pošle schvalovací nebo zamítací e-mail žadateli o projekt a odpovídajícím způsobem aktualizuje sharepointové seznamy.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

Krok 1: Konfigurace šablony tokuStep 1: Configure the flow template

  1. V seznamu Project Requests klikněte nebo klepněte na Tok a potom na Vytvořit tok.In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    Vytvoření toku

  2. V pravém podokně klikněte nebo klepněte na Při přidání nové položky zahájit schvalování.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    Vytvoření toku schválení

  3. Pokud ještě nejste přihlášení, přihlaste se k SharePointu a Outlooku a pak klikněte nebo klepněte na Pokračovat.If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    Přihlášení, aby bylo možné použít šablonu

    Teď vidíte šablonu pro tento tok, která je připravená k dokončení.You now see the template for this flow, ready for you to complete. Pole v toku představují jednotlivé kroky.The boxes in the flow represent steps. Přebírají zadání z předchozích kroků, ale i to, co zadáte vy.They take input from previous steps, as well as input that you provide. Každý krok potom může poskytovat výstup následným krokům.Each step can then provide output to subsequent steps.

    Šablona schválení

  4. Do pole Assigned To (Přiřazeno) zadejte jméno, které je ve vašem tenantovi platné.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    E-mailový kontakt schválení

    Další pole v toku odpovídá rozhodnutí schvalovatele projektu a směřuje tok do jedné ze dvou větví: If yes (Když ano) nebo If no (Když ne).The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    Podmínka schválení

Krok 2: Vytvoření akcí pro schváleníStep 2: Create actions for Approve = yes

Ve výchozím nastavení tato větev pošle schvalovací e-mail žadateli.By default, this branch sends an approval email to the requestor. Provedeme také aktualizaci seznamu Project Requests a přidáme položku do seznamu Project Details (Podrobnosti projektu), protože projekt je schválený.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. Ve větvi If yes klikněte nebo klepněte na Inform item creator of approval (Informovat tvůrce položky o schválení) a potom na Edit (Upravit). Zobrazí se výchozí možnosti e-mailu, který se pošle žadateli.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Úprava nastavení e-mailu

  2. Ve výchozím nastavení se pošle e-mail osobě, která vytvořila tuto položku seznamu, s řádkem předmětu a zprávou, které vidíte.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Předmět i text zprávy můžete změnit, pokud chcete.You can update these if you like.

    Výchozí nastavení e-mailu

  3. Klikněte nebo klepněte na Add an Action (Přidat akci).Click or tap Add an Action.

    Přidání akce

  4. V části Choose an action (Zvolit akci), vyhledejte položku SharePoint a potom klikněte nebo klepněte na SharePoint – Update item (SharePoint – Aktualizovat položku).Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Aktualizace akce položky

  5. Zadejte adresu URL sharepointového webu a název seznamu.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Aktualizace parametrů položky

  6. Vyberte pole Id a potom klikněte nebo klepněte na ID v dialogovém okně dynamického obsahu.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Dynamický obsah ID seznamu

    Dynamický obsah vychází z předchozích kroků a máte ho k dispozici během celého toku.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. V tomto případě jsou k dispozici informace o sharepointovém seznamu, které použijeme ve vytvářených akcích.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. Vyberte pole Title (Název), v dialogovém okně dynamického obsahu vyhledejte řetězec Title a potom klikněte nebo klepněte na Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Dynamický obsah názvu seznamu

  8. Do pole Approved (Schváleno) zadejte Yes.In the Approved box, enter "Yes". Tato část toku by teď měla vypadat jako na následujícím obrázku.This part of the flow should now look like the following image.

    Aktualizace seznamu

  9. Znovu klikněte nebo klepněte na Add an Action.Click or tap Add an Action again. Tentokrát přidáme položku do seznamu Project Details u projektu, který byl schválen.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    Přidání akce

  10. V části Choose an action vyhledejte položku SharePoint a potom klikněte nebo klepněte na SharePoint – Create item (SharePoint – Vytvořit položku).Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    Akce vytvoření položky

  11. Zadejte adresu URL sharepointového webu a název seznamu.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parametry vytvoření položky

  12. Vyberte pole Title (Název), v dialogovém okně dynamického obsahu vyhledejte řetězec Title a potom klikněte nebo klepněte na Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Dynamický obsah názvu seznamu

  13. Vyberte pole RequestId (ID žádosti) a potom klikněte nebo klepněte na ID v dialogovém okně dynamického obsahu.Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Dynamický obsah ID seznamu

  14. Do pole PMAssigned (Přiřazený PM) zadejte Unassigned (Nepřiřazeno).In the PMAssigned box, enter "Unassigned". Tato část toku by teď měla vypadat jako na následujícím obrázku.This part of the flow should now look like the following image.

    Dokončení vytvoření položky

Krok 3: Krok akce pro neschváleníStep 3: Review action for Approve = no

Ve výchozím nastavení tato větev pošle žadateli zamítací e-mail.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. Také aktualizujeme seznam Project Requests.We'll also update the Project Requests list. Projekt se nikam neposouvá, a proto položku do seznamu Project Details nepřidáme.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. Ve větvi If no klikněte nebo klepněte na Inform item creator of rejection (Informovat tvůrce položky o neschválení) a potom na Edit. Zobrazí se výchozí možnosti e-mailu, který se pošle žadateli.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Úprava nastavení e-mailu

  2. Ve výchozím nastavení se pošle e-mail osobě, která vytvořila tuto položku seznamu, s řádkem předmětu a zprávou, které vidíte.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Předmět i text zprávy můžete změnit, pokud chcete.You can update these if you like.

    Výchozí nastavení e-mailu

  3. Klikněte nebo klepněte na Add an Action (Přidat akci).Click or tap Add an Action.

    Přidání akce

  4. V části Choose an action (Zvolit akci), vyhledejte položku SharePoint a potom klikněte nebo klepněte na SharePoint – Update item (SharePoint – Aktualizovat položku).Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Aktualizace akce položky

  5. Zadejte adresu URL sharepointového webu a název seznamu.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Aktualizace parametrů položky

  6. Vyberte pole Id a potom klikněte nebo klepněte na ID v dialogovém okně dynamického obsahu.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Dynamický obsah ID seznamu

  7. Vyberte pole Title (Název), v dialogovém okně dynamického obsahu vyhledejte řetězec Title a potom klikněte nebo klepněte na Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Dynamický obsah názvu seznamu

  8. Do pole Approved zadejte No.In the Approved box, enter "No". Tato část toku by teď měla vypadat jako na následujícím obrázku.This part of the flow should now look like the following image.

    Aktualizace seznamu

  9. V pravém horním rohu obrazovky klikněte nebo klepněte na Vytvořit tok.At the top right of the screen, click or tap Create flow.

    Tok je teď hotový a při sbalení polí by měl vypadat jako na následujícím obrázku.The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    Dokončený tok

  10. V pravém horním rohu obrazovky klikněte nebo klepněte na Hotovo.At the top right of the screen, click or tap Done.

    Tlačítko Hotovo

Krok 4: Spuštění toku schváleníStep 4: Run the approval flow

  1. V seznamu Project Requests klikněte na Quick Edit (Rychlá úprava) a přidejte podobnou položku:In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Title = New monitor for MeganTitle = "New monitor for Megan"

    • Description = Megan needs a 24" monitorDescription = "Megan needs a 24" monitor"

    • ProjectType = New hardwareProjectType = "New hardware"

    • RequestDate = 02/03/2017RequestDate = "02/03/2017"

    • Requestor = Megan BowenRequestor = "Megan Bowen"

    • EstimatedDays = 1EstimatedDays = "1"

    • Approved = PendingApproved = "Pending"

      Položka přidaná do seznamu

  2. Až skončíte, klikněte nahoře na stránce na Hotovo.Click Done at the top of the page when you're finished.

    Značka zaškrtnutí Hotovo

  3. Zkontrolujte doručenou poštu na e-mailovém účtu schvalovatele.Check the inbox of the approver's email account. Měla by obsahovat podobný e-mail.You should have an email like the following.

    E-mail Allanovi Deyoungovi

  4. Po kliknutí na Approve (Schválit) nebo Reject (Zamítnout) spustí tok jiný proces a vy přímo v e-mailu dostanete podobnou zpětnou vazbu.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    Dokončení akce schválení

  5. Tok pošle e-mail Megan s Allanovou odpovědí stejně jako na následujícím obrázku.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Tento e-mail přijde od Megan, protože ona je vlastníkem toku.This email comes from Megan because she owns the flow.

    E-mail Megan Bowenové

Další krokyNext steps

Dalším krokem v této sérii kurzů je vytvoření aplikace pro správu projektů.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.