Bruge Business Central som din virksomheds Indbakke i Outlook

Business Central introducerer muligheden for at administrere forretningsinteraktioner med kunder og leverandører direkte i Microsoft Outlook. Med Outlook-tilføjelsesprogrammerne i Business Central kan du se finansielle data, der er relateret til debitorer og kreditorer samt oprette og sende finansielle dokumenter, f.eks tilbud og fakturaer.

Få tilføjelsesprogrammet

Det er nemt at komme i gang med Business Central-tilføjelsesprogrammet til Outlook. I den assisterende opsætningsvejledning Konfigurer din virksomhedsindbakke i Outlook kan du oprette forbindelsen til dig selv eller til din virksomhed, hvis virksomheden bruger Office 365. Du skal blot angive dit Office 365 brugernavn og din adgangskode, hvis du bliver bedt om det, og fortælle os, om du vil modtage et eksempel på en mailmeddelelse. Business Central-tilføjelsesprogrammerne føjes derefter automatisk til Outlook. Du kan finde flere oplysninger i Minimumkrav til Outlook.

Når du derpå åbner Outlook, vises en mailmeddelelse fra Dynamics 365 Business Central Administration. De nye tilføjelsesprogrammer føjes til Outlook-båndet, og i browseren kan du se Business Central-tilføjelsesprogrammerne lige over eller under brødteksten i mailen. Tilføjelsesprogrammerne opdateres med jævne mellemrum, og du får besked, når en ny version er klar i Outlook.

Tip

Hvis du bruger den nye Outlook online, kan Business Central-tilføjelsesprogrammerne være skjult under Flere handlinger. Hvis du ofte bruger tilføjelsesprogrammet, kan du fastgøre det, så det altid er synligt med det samme. Du kan finde flere oplysninger under Sådan bruger du tilføjelsesprogrammer i Outlook online.

Hvis du arbejder med mere end ét Business Central-regnskab, kan du nemt skifte mellem firmaer i Outlook. På tilføjelsesprogrammets handlingslinje skal du vælge Flere handlinger, hvorefter du kan se indstillingen for at skifte mellem virksomheder.

Bemærk

Skift mellem virksomheder kræver frigivelsesbølge 2 i 2019 Business Central eller nyere, som annonceret i frigivelsesplanen.

Nogle virksomheder, der bruger Office 365, begrænser brugernes adgang til at implementere tilføjelser. Derfor skal du kontrollere, at du har et Office 365-abonnement, der omfatter mail, hvor du kan implementere tilføjelser. Hvis du vil prøve tilføjelsesprogrammet alligevel, kan du prøve Office 365 gratis.

Bruge tilføjelsesprogrammet Kontaktoplysninger

Antag, at du får en e-mail fra en kunde, som ønsker et tilbud på nogle varer. I Outlook kan du åbne Business Central-tilføjelsesprogrammet direkte. Programmet genkender afsenderen som debitor og åbner debitorkortet for hans firma. Fra dette dashboard kan du få vist oversigtsoplysninger om kunden samt gå i dybden for at få yderligere oplysninger om bestemte dokumenter. Du kan også se nærmere på salgsoversigten for debitoren. Hvis det er en ny kontakt, kan du oprette vedkommende som en ny kunde i Business Central uden at forlade Outlook.

I tilføjelsesprogrammet kan du oprette et salgstilbud og sende det tilbage til kunden uden at forlade Outlook. Alle oplysninger, du behøver for at sende salgstilbuddet, er tilgængelige i din virksomheds Indbakke i Outlook.
Når du har indtastet dataene, kan du bogføre tilbuddet. Du kan derefter sende det via mail. Business Central genererer en .PDF-fil med salgstilbuddet og vedhæfter den i den mailmeddelelse, du laver udkast til i tilføjelsesprogrammet.

På samme måde, hvis du modtager en e-mail fra en leverandør, kan du bruge tilføjelsesprogrammet til at arbejde med kreditorer og købsfakturaer.

I nogle tilfælde kan det være praktisk at kunne se flere felter, end du kan i tilføjelsesprogrammet, f.eks når du skal udfylde linjerne i en faktura. For at få lidt mere plads til at arbejde på kan du åbne tilføjelsesprogrammet på en separat side. Det er stadig en del af Outlook, men du har mere plads. Når du angiver data for dokumentet gemmes ændringerne automatisk i det vindue, du har åbnet. Når du er færdig med at indtaste data til dokumentet, kan du vælge knappen OK. Når du vælger tilføjelsesprogramruden i Outlook, opdateres dokumentet automatisk med de ændringer, du foretog i det udvidede vindue.

Oprettelse af fakturaer fra dine mødeaftaler

Nogle virksomheder registrerer alle fakturerbare aftaler i Outlook-kalenderen. Med Business Central kan du oprette fakturaen til kunden direkte fra emnet i kalenderen: Åbn aftalen, og derefter kan du åbne Business Central-tilføjelsesprogrammet, søge efter eksisterende oplysninger eller oprette en faktura eller et andet salgsdokument dér.

Foretage hurtigt dokumentopslag

Business Central-tilføjelsesprogrammet Dokumentlinks giver dig hurtig adgang til dokumenter, der nævnes i mails. Tilføjelsesprogrammet kan bruges i en mail, hvis der findes et gyldigt bilagsnummer i selve meddelelsen. Når tilføjelsesprogrammet åbnes, giver det hurtig adgang til dokumentet.

F.eks. hvis du modtager en mail, hvor der i teksten står S-QUO100, identificerer Business Central det som et salgstilbud, og så kan du åbne dette dokument i Outlook. I Outlook skal du vælge knappen Dokumentlinks umiddelbart oven over brødteksten i mailen. I Outlook-webappen skal du vælge teksten S-QUO1001 i brødteksten i mailen.

I tilføjelsesprogrammet Dokumentlinks kan du redigere og foretage handlinger i dokumentet, ligesom du kan i Business Central.

Manuel tilføjelse af tilføjelsesprogrammerne

I nogle tilfælde bliver tilføjelsesprogrammerne ikke føjet automatisk til Outlook. Selvom du eller en kollega har kørt den assisterede opsætningsvejledning på vegne af virksomheden, bliver Business Central muligvis ikke vist i Outlook. Hvis du oplever dette problem, kan du tilføje Business Central-tilføjelsesprogrammer manuelt.

Først skal du kontrollere, at du har adgang til tilføjelsesprogrammerne på din Office 365-konto. Åbn ganske enkelt Outlook i en browser, åbn en meddelelse, vælg Flere handlinger (...) øverst i meddelelsen, og vælg derefter Hent tilføjelsesprogrammer nederst på listen. Derved åbnes siden Tilføjelsesprogrammer til Outlook, hvor du kan aktivere Business Central for Outlook. Derefter, når du går tilbage til Outlook, skulle Business Central være tilgængeligt.

På samme måde kan du i Outlook-skrivebordsklienten kontrollere, at Business Central er angivet på siden Hent tilføjelsesprogrammer.

I begge tilfælde, hvis Business Central stadig ikke er tilgængelig, skal du hente manifest for tilføjelsesprogram-filerne. Du kan få flere oplysninger ved at kontakte Office 365-administratoren.

Bruge andre mailkonti

Tilføjelsesprogrammerne er designet til at blive brugt sammen med Office 365. Hvis du bruger Business Central lokalt, vil administratoren vide, om du kan bruge Business Central-tilføjelsesprogrammerne i Outlook. Du kan finde flere oplysninger i Hvilken mailadresse kan jeg bruge sammen med Business Central? og Funktioner, der kræver særlige omstændigheder.

Se også

Introduktion
Få Business Central på min mobilenhed
Sende dokumenter som mail
Finans
Salg
Køb
Minimumkrav til Outlook
Bruge tilføjelsesprogrammer i Outlook på internettet