Arbejde med finanskladder

De fleste finansposteringer bogføres i finansregnskabet ved hjælp af dokumenter, f.eks. købsfakturaer og salgsordrer. Du kan dog også behandle forretningsaktiviteter som f. eks.:

• Indkøb
• Udbetaling kladde
• Bruge gentagelseskladder til at bogføre periodiseringer
• Genfinansiere medarbejderudgifter ved at bogføre kladdelinjer i kladder

De fleste kladder er baseret på finanskladde, og du kan behandle alle transaktioner på siden Finanskladde. Flere oplysninger i Bogføre transaktioner direkte i finansposterne.

Du kan f. eks. bruge medarbejderudgifter i forbindelse med refusion. Flere oplysninger i Registrere og refundere medarbejdernes udgifter.

Men Business Central tilbyder også de kladder, der er optimeret til bestemte typer transaktioner, som Udbetalingskladde for at registrere betalinger. Du kan finde flere oplysninger i Registrere indbetalinger og refusioner i udbetalingskladden.

Du kan bruge finanskladder til at bogføre finanstransaktioner til finanskonti og andre konti. De andre konti omfatter bank-, debitor-, kreditor-og medarbejderkonti. Når du bogfører en finanskladde, oprettes der poster på finanskonti, selvom du f. eks. bogfører en kladdelinje til en debitorkonto. Posten bogføres på en finanskonto via en bogføringsgruppe.

De oplysninger, du angiver i en kladde, er midlertidige og kan ændres, mens de er i kladden. Når du bogfører kladden, overføres oplysningerne til poster på individuelle konti, hvor de ikke kan ændres. Du kan imidlertid annullere udligningen af bogførte poster, og du kan bogføre tilbageførsels- eller rettelsesposter. Flere oplysninger i Tilbageføre kladdeposteringer og annullere modtagelser/leverancer.

Bemærk

Finanskladden viser kun et begrænset antal felter på kladdelinjen som standard. Hvis du vil have vist flere felter, f.eks. feltet Kontotype, skal du vælge handlingen Vis flere kolonner. Hvis du vil skjule flere felter igen, skal du vælge handlingen Vis færre kolonner. Når du får vist færre kolonner, bruges samme bogføringsdato på alle linjer. Hvis du vil have flere bogføringsdatoer for den samme kladdepost, skal du vælge handlingen Vis flere kolonner.

Føj kontekst til finanskladdetransaktioner

Når du opretter en kladde, kan du tilføje links, der giver kontekst til transaktionerne. Når du bogfører kladden, kopierer Business Central kæderne til den bogførte kladde og de finansposter, kladden opretter. Du kan f.eks. oprette hyperlinks, som gør livet nemmere for din revisor. Hvis du beholder billeder af udgiftskvitteringerne på dit firmas SharePoint-websted, kan du føje links til filerne. Når du bogfører kladden for at sende udgifterne, kan din revisor hurtigt få adgang til modtagelses filerne.

Bruge kladdeskabeloner og -batches

Der er forskellige finanskladdetyper. Hver kladdetype er repræsenteret af en dedikeret side med bestemte funktioner og de felter, der kræves for at understøtte disse funktioner, f.eks. vinduet Betalingsudligningskladde til behandling af bankbetalinger og siden Udbetalingskladde til betaling af kreditorer eller refusion af medarbejdere. Du kan finde flere oplysninger i Foretage indbetalinger og Afstemme betalinger fra debitorer med indbetalingskladden eller fra debitorposter.

For hver kladdetype kan du angive din egen private kladde som kladdenavn. F.eks. kan du angive din egen kladdetype som udbetalingskladden med dit personlige layout og dine indstillinger. Følgende tip er et eksempel på, hvordan du kan tilpasse en kladde.

Tip

Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Foreslå modkontobeløb på linjen for dit kladdenavn på siden Finanskladdenavne, udfyldes feltet Beløb på f.eks. finanskladdelinjer for samme bilagsnummer automatisk med den værdi, der er nødvendig for at afstemme dokumentet. Få mere at vide i Lade Business Central foreslå værdier.

Tip

Du kan tilføje eller fjerne felter i kladder ved at tilpasse dem. Flere oplysninger i Tilpasse dit arbejdsområde.

validering af Finanskladdenavne

Du kan aktivere en baggrundskontrol, som medvirker til at forhindre forsinkelser ved bogføring. Checken giver dig besked, når en fejl i den finanskladde, som du arbejder i, ikke kan bogføre kladden. På siden Finanskladdenavn kan du vælge Baggrundsfejlkontrol for at Business Central validerer finanskladder som f.eks. generelle eller udbetalingskladder, mens du arbejder på dem.

Når du aktiverer valideringen, viser faktaboksen Kladdekontrol problemer på den aktuelle linje og på hele kørslen. Validering sker, når du indlæser et Finanskladdenavn, og når du vælger en anden kladdelinje. Det samlede antal problemer i faktaboksen viser det samlede antal problemer, som Business Central har fundet, og du kan vælge den for at åbne en oversigt over problemerne.

Du kan bruge handlingerne Vis linjer med problemer og Vis alle linjer til at skifte mellem de kladdelinjer, der har eller ikke har problemer. Faktaboksen med de nye kladdelinjedetaljer giver hurtig oversigt og adgang til data fra kladdelinjer, f.eks. finanskonto, debitor eller kreditor, samt bogføringsopsætning for specifikke konti.

Kontrollér data i dokumenter og kladder under arbejdet

I 2022 udgivelsesbølge 1 har vi introduceret en funktion, som validerer de data, du angiver i dokumenter og kladder, mens du indtaster den. Når du aktiverer denne funktion, kan du f. eks. undgå fejl i dataindtastning eller undlade at bogføre noget pga. en fejl.

Administratoren kan aktivere Funktion: Kontrollér dokumenter og kladder, mens du arbejder på siden Funktionsstyring. Derefter vil du modtage en besked, når du åbner en side for at starte arbejdet med et dokument eller en Journal. Hvis du vil begynde at bruge funktionen, skal du vælge linket Aktivér denne for mig i meddelelsen.

Hvis du aktiverer funktionen, vises faktaboksruden enten et check dokument eller en faktaboks af typen Check kladde, afhængigt af den type dokument, du arbejder på. I faktaboksen vises fejlene på siden, så du hurtigt kan løse problemerne.

Hvis du ikke har brug for funktionen, kan du slå den fra på to måder:

• Deaktiver til/fra for kladder til Aktivér datakontrol i Finanskladde.
• I forbindelse med dokumenter skal du fjerne Vis faktaboksen Dokumentkontrol på siden Mine beskeder.

Om hovedkonti og modkonti

Hvis du har oprettet modkonti for kladdenavnene, udfyldes modkontoen automatisk på siden Finanskladder, når du udfylder feltet Kontonr.. Hvis ikke, skal du udfylde både feltet Kontonr. og feltet Modkontonr. manuelt. Et positivt beløb i feltet Beløb debiteres på hovedkontoen og krediteres på modkontoen. Et negativt beløb krediteres på hovedkontoen og debiteres på modkontoen.

Bemærk

Moms beregnes separat for hovedkontoen og modkontoen, så der kan bruges forskellige momsprocentsatser.

Arbejde med gentagelseskladder

En gentagelseskladde er en finanskladde med særlige felter til styring af transaktioner, som bogføres ofte med få eller ingen ændringer. F.eks. transaktioner for udgifter som f. eks. husleje, abonnementer, elektricitet og varme. Du kan bruge gentagelseskladder til at bogføre faste og variable beløb og angive automatisk tilbageførte poster for dagen efter bogføringsdatoen. Med fordelingsnøgler kan du opdele de gentagne poster mellem forskellige konti. Flere oplysninger i Tildeling af tilbagevendende kladdebeløb til flere konti.

Med gentagelseskladder kan du oprette de poster, der bogføres regelmæssigt, én gang. F.eks. bliver de konti, dimensioner og dimensionsværdier og så videre, du indtaster i felterne, i kladden efter bogføringen. Hvis det er nødvendigt at foretage ændringer, kan du gøre det, hver gang du bogfører.

Feltet Gentagelsesmetode

Feltet Gentagelsesmetode er vigtigt. Dette felt bestemmer, hvordan beløbet på kladdelinjen bliver behandlet efter bogføringen. Hvis du f.eks. bogfører det samme beløb, hver gang du bogfører linjen, kan du vælge at lade beløbet stå. Eller du kan vælge at lade det slette, fordi konti og tekst i linjen kan genbruges ved hver bogføring, men beløbet hver gang varierer.

Hvis du vil	Skal du se
F Fast	Beløbet på kladdelinjen vil blive stående i posten efter bogføring.
V Variabel	Beløbet på kladdelinjen slettes efter bogføring.
B Saldo	Det bogførte beløb på kontoen på linjen bliver fordelt mellem de konti, der er defineret for linjen i tabellen Fordeling. Saldoen på kontoen bliver derfor angivet til nul. Husk at udfylde feltet Fordelingspct. på siden Fordelinger. Du kan finde yderligere oplysninger i Fordeling af gentagelsesposter på flere konti.
RF Fast tilbageførsel	Beløbet i kladdelinjen bliver stående på linjen efter bogføringen, og der bliver bogført en modpost den følgende dag.
RV Variabel til tilbageførsel	Beløbet i kladdelinjen bliver slettet efter bogføringen, og der bliver bogført en modpost den følgende dag.
RB Saldo til tilbageførsel	Det bogførte beløb på kontoen på linjen bliver fordelt mellem de konti, der er defineret for linjen på siden Fordelinger. Saldoen på kontoen angives til nul, og der posteres en modpost den følgende dag.
BD Saldo efter dimension	Kladdelinjen tildeler omkostninger, der er baseret på finanskontoens saldo pr. dimension. Du bliver bedt om at angive, hvilke dimensionsfiltre der skal bruges til at beregne finanskontoens saldo efter dimension, hvorfra der skal allokeres omkostninger. Du kan også vælge handlingen Angiv dimensionsfiltre senere.
RBD Tilbageført saldo pr. dimension	Kladdelinjen tildeler omkostninger, der er baseret på finanskontoens saldo med tilbageføring pr. dimension. Du bliver bedt om at angive, hvilke dimensionsfiltre der skal bruges til at beregne finanskontoens saldo efter dimension, hvorfra der skal allokeres omkostninger. Du kan også vælge handlingen Angiv dimensionsfiltre senere.

Bemærk

Momsfelter kan kun være udfyldt på gentagelseskladdelinjen eller på allokeringkladdelinjen. Det vil sige, at dette felt kun kan udfyldes på siden Fordelinger, hvis det tilsvarende felt på gentagelseskladden ikke er udfyldt.

Feltet Gentagelsesinterval

Dette datoformel angiver, hvor ofte posten på kladdelinjen skal bogføres, og det skal udfyldes. Flere oplysninger i Bruge datoformler.

Eksempler

Hvis kladdelinjen skal bogføres hver måned, skal du angive "1M". Efter hver bogføring bliver datoen i feltet Bogføringsdato opdateret til samme dato i den efterfølgende måned.

Hvis du vil bogføre en post den sidste dag i hver måned, kan du vælge én af følgende muligheder:

• Bogfør den første post på den sidste dag i måneden ved at indtaste 1D+1M-1D (dvs. 1 dag plus 1 måned minus 1 dag). Med denne formel beregnes posteringsdatoen korrekt, uanset antallet af dage i måneden.

• Bogfør den første post på en hvilken som helst dag i en måned ved at indtaste 1M+LM. Med denne formel vil posteringsdatoen være efter én hel måned plus de resterende dage i den indeværende måned.

Feltet Udløbsdato

Dette felt bestemmer, på hvilken dato kladdelinjen bliver bogført for sidste gang. Linjen bogføres ikke efter denne dato.

Fordelen ved at bruge feltet Udløbsdato er, at linjen ikke slettes fra kladden med det samme. Du kan angive en senere dato, så du kan bruge linjen i fremtiden.

Hvis feltet er tomt, bogføres linjen, hver gang du bogfører, indtil den slettes fra kladden.

Tildeling af tilbagevendende kladdebeløb til flere konti

På siden Finansgentagelseskladde, kan du vælge handlingen Fordelinger for at se eller styre, hvordan beløbene i gentagelseskladdelinjen fordeles på flere konti og dimensioner. Fordelinger fungerer som en modkontolinje til gentagelseskladdelinjen.

På samme måde som med en gentagelseskladde kan du angive en allokering én gang, og den forbliver i fordelingskladden efter bogføringen. Du behøver ikke at angive beløb og allokeringer, hver gang du bogfører gentagelseskladdelinjen.

Hvis gentagelsesmetoden i gentagelseskladden er sat til Saldo eller Saldo med tilbageføring, bliver der ikke taget hensyn til dimensionsværdikoder i gentagelseskladden, når kontoen nulstilles. Hvis du fordeler en gentagelseslinje på forskellige globale dimensionsværdier på siden Fordelinger, så vil der kun blive lavet en tilbageførselspost.

Bemærk

Hvis du fordeler en gentagelseskladdelinje, som indeholder en dimensionsværdikode, må du ikke indtaste den samme kode på siden Fordelinger. Hvis du gør det, vil dimensionsværdierne ikke blive korrekte.

Hvis du vil fordele tilbagevendende kladdebeløb baseret på dimensioner, skal du i stedet angive feltet Gentagelsesmetode til Balancere efter dimension eller Tilbageført saldo pr. dimension. Hvis gentagelsesmetoden i gentagelseskladden er sat til Saldo efter dimension eller Tilbageført saldo pr. dimension, bliver der ikke taget hensyn til eventuelle dimensionsværdikoder i gentagelseskladden, når kontoen nulstilles. Hvis du allokerer en gentagelses linje til forskellige dimensionsværdier på siden Fordelinger, oprettes der tilbageførte poster, der svarer til det antal kombinationer af dimensionsværdier, som saldoen består af. Hvis du allokerer kontosaldo via en gentagelseskladde, der indeholder en dimensionsværdikode, skal du huske at bruge Saldo efter dimension eller Tilbageført saldo pr. dimension for at sikre, at dimensionsværdierne er korrekt afstemt eller tilbageført fra kildekontoen.

Din virksomhed har f.eks. nogle forretningsenheder og en hånd af afdelinger, som dine controllere har sat op som dimensioner. For at gøre købsordre processen hurtigere skal du beslutte, om du vil kræve, at kreditorassistenten kun indtaster dimensionerne for koncernvirksomheden. Da hver koncernvirksomhed har specifikke allokeringsnøgler for dimensionen afdeling, f.eks. baseret på antallet af medarbejdere, kan du bruge gentagelsesmetoderne BD Saldo efter dimension eller RBD Tilbageført saldo pr. dimension til at genfordele omkostningerne for hver koncernvirksomhed til de rigtige afdelinger på grundlag af fordelingsnøglerne.

Bemærk

Dimensioner, som du angiver på fordelingslinjer, beregnes ikke automatisk, og du skal angive, hvilke dimensionsværdier der skal angives på fordelingskontiene. Hvis du vil bevare tilknytningen mellem dimensionen kildekonto og allokerings kontodimensionen, anbefales det, at du bruger funktionen til Omkostningsberegning i stedet.

Eksempel: Fordeling af huslejebetalinger til forskellige afdelinger

Du betaler månedlig husleje, så du har indtastet huslejen i indbetalingskonto på en gentagelseskladdelinje. På siden Fordelinger kan du bruge afdelingsdimensionen til at opdele udgiften på flere afdelinger. Afhængigt af det antal kvadratmeter, som hver afdeling optager. Beregningen er baseret på allokeringsprocenten på hver linje. Du kan fordele dem på forskellige måder:

• Angive forskellige konti på forskellige fordelingslinjer for at opdele udlejnings udgifter mellem flere konti.
• Angiv den samme konto, men brug forskellige dimensionsværdikoder til Afdelingsdimensionen på hver linje.

Tilbageføre kladder for at rette fejltagelser

Når du arbejder med kladder med mange linjer, og noget går galt, er det vigtigt, at du har en nem måde at rette fejlene på. Siden Bogført finanskladde indeholder et par handlinger, der kan være en hjælp.

• Kopier udvalgte linjer til kladde - Kopier kun de linjer, du vælger.
• Kopier Finansjournal til Journal - Kopier alle linjer, der hører til samme Finansjournal.

Du kan bruge disse handlinger til at oprette en kopi af en finanskladdelinje eller et batch og derefter angive:

• Den kladde, som linjerne skal kopieres til
• Med modsatte fortegn (en tilbageføringskladde)
• En anden bogføringsdato eller et andet bilagsnummer

Hvis du vil tillade, at kladder kopieres til bogførte finanskladder på siden Finanskladdeskabeloner eller Finanskladdenavn, skal du vælge afkrydsningsfeltet Kopier til bogførte kladdelinjer. Når du har tilladt at kopiere bogførte finanskladder, kan du om nødvendigt slå kopiering til for bestemte kladder.

Beregne annulleringsdatoen

Når du bruger gentagelseskladder til at bogføre periodiseringer i slutningen af en periode, er det vigtigt, at du har fuld kontrol over de tilbageførte poster. På siden Gentagelseskladder kan du i feltet Tilbagefør datoberegning styre den dato, hvor de tilbageførte poster skal bogføres, når der bruges tilbagevendende gentagelsesmetoder.

Eksempel

Periodiseringer bogføres typisk med gentagende Faste, Variable eller Saldo metoder på kladdelinjen. Bogføringsdatoen for det bogførte beløb på kontoen på kladdelinjen beregnes vha. gentagelsesinterval. Bogføringsdatoen for modposten beregnes ved hjælp af feltet Tilbagefør datoberegning følgende måde:

• Hvis feltet er tomt, bogføres modposten efterfølgende dag.
• Hvis feltet indeholder en datoformel (f.eks. 5D for fem dage), vil modposten blive bogført med en bogføringsdato, der er beregnet vha. beregningen af annulleringsdatoen.

Bemærk

Som standard er feltet Tilbagefør datoberegning ikke tilgængeligt på siden Tilbagevendende finanskladder. Hvis du vil bruge feltet, skal du tilføje det ved at tilpasse siden. Du kan finde flere oplysninger i Tilpasse dit arbejdsområde.

Arbejde med standardkladder

Når du har oprettet kladdelinjer, som du ved, at du sandsynligvis skal oprette igen senere, kan du gemme dem som en standardkladde, inden du bogfører kladden. Det samme gælder for varekladder og finanskladder.

Bemærk

Standardkladderne indeholder muligvis ikke alle de felter, du vil medtage i de oprettede poster. Hvis du f. eks. bruger en standard kassekladde til at registrere en betaling, indeholder posterne ikke feltet Betalingsformskode.

Bemærk

Følgende procedure beskriver varekladden, men oplysningerne gælder også for finanskladden.

Sådan gemmes en standardkladde

1. Vælg ikon, skriv Varekladder, og vælg derefter det relaterede link.

2. Indsæt en eller flere kladdelinjer.

3. Vælg de kladdelinjer, der skal genbruges.

4. Vælg handlingen Gem som standardkladde.

5. På siden Gem som standardvarekladde skal du definere en ny eller eksisterende standardvarekladde, som linjerne skal gemmes i.

   Hvis du allerede har oprettet en eller flere standardvarekladder og vil erstatte en af dem med det nye sæt varekladdelinjer, skal du vælge den varakladden i feltet Kode.

6. Vælg OK for at bekræfte, at du vil erstatte indholdet af den eksisterende standardvarekladde.

7. Hvis du vil gemme værdierne i feltet Pris for standardvarekladden, skal du vælge feltet Gem pris.

8. Hvis du vil gemme værdierne i feltet Antal, skal du vælge feltet Gem antal.

9. Vælg OK for at gemme standardvarekladden.

Når du gemmer standardvarekladden, vises siden med varekladden, så du kan bogføre den.

Sådan genbruges en standardkladde

Bemærk

Standardkladder har ikke altid de samme felter som finanskladder. Når du bruger handlingen Hent standardkladder til at kopiere felterne til finanskladden, kan finanskladden indeholde færre oplysninger, end hvis du har oprettet den manuelt.

1. Vælg ikon, skriv Varekladder, og vælg derefter det relaterede link.

2. Vælg handlingen Hent standardkladder.

3. Vælg handlingen Vis kladde, hvis du vil gennemse en standardvarekladde, inden du vælger den til genbrug.

   De ændringer, du foretagert i en standardvarekladde, gemmes med det samme, og de vises næste gang, du åbner eller genbruger standardvarekladden. Sørg for at ændringerne er vigtige nok til, at de skal gælde generelt. Hvis det ikke er tilfældet, kan du foretage ændringerne i varekladden, efter at linjerne i standardvarekladden er indsat. Se trin 4.

4. Vælg den standardvarekladde på siden Standardvarekladder, du vil genbruge, og vælg derefter knappen OK.

   Varekladden indeholder de linjer, du har gemt. Hvis varekladden allerede indeholder linjer, vises de nye linjer efter dem.

   Hvis du ikke aktiverer til/fra-feltet Gem pris, vil feltet Pris på linjer, der indsættes fra standardkladden, indeholde værdien fra feltet Kostpris på varekortet.

   Bemærk

   Hvis du aktiverede til/fra-feltet Gem pris eller Gem antal, skal du kontrollere, at de nye værdier er korrekte, inden du bogfører varekladden.

   Hvis indsatte varekladdelinjer indeholder gemte kostpriser, som du ikke vil bogføre, kan du hurtigt ændre dem til varernes aktuelle værdi på følgende måde:

5. Vælg de varekladdelinjen, som du vil regulere, og vælg derefter handlingen Genberegn pris. Denne handling opdaterer feltet Pris med varens aktuelle pris.

6. Vælg handlingen Bogfør.

Omnummerere bilagsnumre i kladder

Du kan undgå bogføringsfejl pga. bilagets nummerrækkefølge ved at bruge handlingen Omnummerer bilagsnumre, før du bogfører en kladde.

I alle kladder, der er baseret på finanskladden, kan feltet Bilagsnr redigeres, så du kan angive forskellige bilagsnumre til forskellige kladdelinjer eller det samme bilagsnummer til relaterede kladdelinjer.

Hvis feltet Nummerserie i kladdenavnet er udfyldt, kræver bogføringsfunktionen i finanskladder, at bilagsnummeret på individuelle eller grupperede kladdelinjer er i rækkefølge. Du skal blot vælge funktionen Omnummerer bilagsnumre, og relevante Bilagsnr.-felterne opdateres derefter. Hvis relaterede kladdelinjer er grupperet efter bilagsnummer, før du har brugt funktionen, forbliver de grupperet men kan være tildelt et andet bilagsnummer.

Denne funktion fungerer også i filtrerede visninger.

Ved enhver omnummerering af bilagsnumre respekteres relaterede udligninger, f.eks. en betalingsudligning fra bilaget på kladdelinjen til en kreditorkonto. Derfor opdateres felterne Udligningsid og Udligningsbilagsnr. i berørte finansposteringerne.

Omnummerere bilag i kladder

Følgende procedure er baseret på siden Kassekladde, men gælder for alle andre kladder, der er baseret på finanskladden, f.eks. siden Udbetalingskladde.

1. Vælg ikon, skriv Finanskladder, og vælg derefter det relaterede link.
2. Når du er klar til at bogføre kladden, skal du vælge handlingen Omnummerer bilagsnumre.

Værdier i feltet Bilagsnr. ændres, hvor det kræves, så bilagsnummeret på individuelle eller grupperede journallinjer er i rækkefølge. Når bilag omnummereres, kan du bogføre kladden.

Se også

Bogføre transaktioner direkte i Finans
Tilbageføre kladdeposteringer og annullere modtagelser/leverancer
Fordele omkostninger og indtægter
Finans
Arbejd med Business Central
Lukke åbne vareposter, der fremkommer ved fast udligning i varekladden
Regulere lagerbeholdning i værdireguleringskladden
Tælle, justere og ompostere inventar ved hjælp af kladder
Afstemme betalinger fra debitorer med indbetalingskladden eller fra debitorposter
Afstemme kreditorbetalinger med udbetalingskladden eller fra kreditorposter
Arbejde med koncerninterne dokumenter og kladder

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her