De fem faser til planlægning af programindførelse

Ud fra eksisterende kundeimplementeringer har vi fundet frem til, at der som regel er fem planlægningsfaser, når Dynamics 365 Field Service skal indføres og tages i brug. I denne artikel vil vi undersøge de fem typiske faser. De vedrører mest tidlig indførelse i Field Service (f.eks. ved projekter af begrænset omfang), men faserne gælder også, når der er implementeringer af større omfang eller omfatter flere lokationer.

Det anbefales at bruge Field Service-sporingsanalyser i alle disse faser for at måle, hvor planlægning opfylder dine definerede forretningsmål. Eksempelvis indeholder Field Service data for rejsetid, tid på jobbet og job pr. dag til brug efter behov.

Valg af de rette ressourcer

Det er vigtigt at bemærke, at planlæggere og planlægningsanalytikere med de rette forudsætninger er nødvendigt for denne proces. Identificer, oplær og giv disse ressourcer værktøjer tidligt i forsøgsplans- eller udrulningsprocessen. Husk, at dette er de ressourcer, der deltager dagligt i planlægningen. Du kan finde flere oplysninger om ressourcetyperne i artiklen om planlægning af karakterer.

Fase 1: Manuel planlægning

For at definere omfang og lokationer begynder planlæggeren og planlægningsassistenten med at planlægge alt faktisk arbejde manuelt. Derved kan alle aktivt involverede ressourcer få indsigt i planlægningsværktøjer og -processer. Det planlagte arbejde skal være faktiske arbejdsordrer, der er tildelt og udført af egentlige teknikere. Det hjælper også teknikere med at tilpasse sig de ændrede processer.

Anbefalet tid til denne fase: 1-2 uger

Fase 2: Planlægningsassistent

I den næste fase introduceres en planlægningsassistent til planlægningsarbejde. Dette skal gøres af planlæggeren og planlægningsanalytikeren. På samme måde som ved manuel planlægning lærer planlæggerne, hvordan de skal arbejde sammen med planlægningsassistenten og bruge planlægningsområdets mange funktioner. Arbejde, der er planlagt med planlægningsassistenten, skal være faktiske arbejdsordrer, der er tildelt til og udført af egentlige teknikere.

Anbefalet tid til denne fase: 1-2 uger

Fase 3: Automatiseret planlægning om natten + manuel håndtering af undtagelser (optimering af ressourceplanlægning)

I takt med at virksomheden vokser, stiger behovet for planlægning, men det er vanskeligt at planlægge alle krav manuelt. I denne fase kan planlæggere og planlægningsanalytikere eksperimentere og navigere i automatiserede planer, hvilket giver mulighed for at tilpasse omfang, mål og timing af kørsler.

Optimering af ressourceplanlægningen er en supplerende funktion, der automatisk tilpasser ressourcer og behov ud fra færdigheder, lokationer, varighed, bekræftede tidsvinduer, prioriteter og mange andre faktorer. Ved lokationsspecifikt arbejde minimerer optimeringen generelt rejseafstande og giver nøjagtige og detaljerede beregninger af rejsetiden. Alt dette har til formål at forbedre teknikernes produktivitet og kundetilfredsheden.

RSO inddrager også ændret planlægning og annulleringer, og jobfordelere kan stadig tilsidesætte planerne manuelt efter behov.

Mange virksomheder planlægger ressourcetildelinger en uge i forvejen. Den hemmelige opskrift er optimeringsomfang. Ved at udnytte det fleksible omfang til at opdele optimeringsplaner i mindre sæt af ressourcer og krav kan RSO optimere parallelt.

Måling af vellykkede optimeringer

Hvad organisationer vælge at måle og spore afhænger af deres forretningsmål. Med optimeringsstatistisk out-of-the-box kan planlægningsanalytikere måle:

1. Rejsetid vs. arbejdstid pr. plan

2. Hvor mange sager med høj prioritet der er planlagt

3. Rejsetid og arbejdstid pr. tekniker pr. dag

4. Hvor mange job, der ikke er blevet planlagt

Efter optimeringen kan analytikere derefter se:

1. For hvor mange job blev tidsplanen ændret manuelt efter optimeringen og hvorfor

2. Hvor mange job er fuldført i henhold til planen

3. Hvor mange job er annulleret

Analyser for optimering af ressourceplanlægning gør det muligt for planlægningsanalytikere at sammenligne simuleringsresultaterne og beslutte sig for den bedste RSO-planlægning ved behandling om natten. Som ved de øvrige indførelsesfaser skal alt planlagt arbejde være faktiske arbejdsordrer, der tildeles til og udføres af egentlige teknikere.

Bedste fremgangsmåde: manuel håndtering af undtagelser efter optimering

Undtagelserne håndteres af planlæggeren ved hjælp af manuel og assisteret planlægning. Det betyder oprettelse eller ændring af reservationer for nye krav og justering af den resterende planlægning.

Undtagelseshåndtering er nyttigt i følgende situationer:

• En arbejdsordre annulleres, og teknikeren har tilgængelighed midt på dagen

• Teknikeren er forsinket på grund af det forrige job og kan ikke nå næste job til tiden

• Teknikeren skal udføre arbejde, der er tildelt af koordinatoren i en nødsituation, og det skaber konflikt med andre job

Sådan håndteres undtagelser manuelt i sådanne tilfælde:

1. Træk og slip arbejdet relateret til nødsituationen til den bedste ressource (ud fra færdighed, eller fordi ressourcen er fysisk tæt på jobbet)

2. Brug planlægningsassistenten til at forespørge på den bedste ressource til arbejdet i nødsituationen

Du kan finde flere oplysninger om planlægning om natten i artiklen om planlægningstyper.

Anbefalet tid til denne fase: 1-2 uger

Fase 4: Optimering af enkelt ressource

Næste fase består i at udnytte optimering af ressourceplanlægning til at planlægge ændringer og undtagelser. Det gør du ved hjælp af optimering af enkelt ressource i planlægningsområdet. I stedet for at optimere hele planlægningen for arbejdsstyrken igen gør optimering af en enkelt ressource det muligt at målrette planlægningen for den specifikke servicetekniker, når der opstår undtagelser. SRO skal udføres af planlæggeren med hjælp fra planlægningsanalytikeren, hvis det er nødvendigt.

I modsætning til et optimeringsscenario fra dag til dag er omfanget anderledes for en enkelt ressourceoptimering og slutter normalt, når den aktuelle dag slutter. Derudover skal Planlæg inden for arbejdstid-begrænsningen fjernes fra det tilknyttede optimeringsmål, da det er i orden at udsætte reservationer lidt uden for arbejdstiderne. Endelig skal "Krav med høj prioritet" angives som det første mål for at optimere arbejde i nødsituationer, hvis det er relevant.

I denne indførelsesfase kan analytikere se, om manuel planlægning eller optimering af en enkelt ressource fungerer bedst (og derefter tilpasse herudfra) for en enkelt ressources tidsplan, ved at:

• Sammenligning af tidsforbrug for ressourcer – manuel planlægning vs. automatisk planlægning for optimering af en enkelt ressource

• Sammenligning af rejsetid mellem manuel planlægning vs. automatisk planlægning for optimering af en enkelt ressource

• Sammenligning af mængden af arbejde med høj prioritet ved manuel planlægning vs. automatisk planlægning for optimering af en enkelt ressource

Se vores artikel om SRO for at få flere oplysninger om brugen.

Anbefalet tid til denne fase: 1-2 uger

Fase 5: Fuldt automatiseret (optimering af ressourceplanlægning)

I denne sene indførelsesfase kører planlægningerne for optimeringen af ressourceplanlægning hele dagen for at genoptimere undersæt af den overordnede planlægning. Afhængigt af hvad du har lært, skal systemet konfigureres til at vælge det korrekte omfang af genoptimering (f.eks. optimeringer baseret på krav, ressourcer eller reservationer).

Planlæggere kan også manuelt udløse genoptimeringskørsler efter behov.

Planlægningsanalytikeren står i spidsen for dette arbejde med hjælp fra planlæggeren. Planlæggeren fortsætter med at bruge manuel og assisteret planlægning i begrænset omfang efter behov.

Bedste fremgangsmåde: fuldt automatiseret planlægning for både dag til dag og undtagelser

Nødsituationer og undtagelser kan indtræffe når som helst. Hvordan kan vi at sikre, at disse nødsituationer behandles i tide og samtidig sørge for, at aftaler overholdes, og teknikereffektiviteten forbliver høj? Fremgangsmåde for, hvordan du definerer smarte optimeringsomfang, der kan håndtere dine planlægningsproblemer:

1. Definer en mindre plan med få ressourcer, der normalt håndterer nødsituationer.
2. Foruddefiner en ressourcevisning med et bestemt antal ressourcer, eller foruddefiner en ressourcevisning, der kan ændres dynamisk baseret på forretningslogik (f.eks. en markering af en nødsituationen i det ressourceobjekt, der skiftes til og fra i en arbejdsproces).
3. Indstil planlægningen for "Nødsituation" til at køre hver time, så du kan registrere nye anmodninger i nødsituationer og blande eksisterende reservationer på ny. Du kan også bruge en arbejdsproces til at kalde udløsning af optimeringen af handlingen Kør nu for optimering af ressourceplanlægning, når der opstår nødsituationer. Det fungerer kun, hvis nødsituationer ikke forekommer ofte i et bestemt omfang.
4. Kontrollér, at dine nye krav til nødstilfælde bliver planlagt som forventet
5. Kontrollér, at ressourcer har rimelig ruter, der er baseret på rejsetid og planlægningsområdets kort

Anbefalet tid til denne fase: 1-2 uger

Se også

• Oversigt over optimering af ressourceplanlægning