Servicering af aktiver i Dynamics 365 Field Service

Kundeaktiver giver dig mulighed for at holde styr på udstyr, som du er ansvarlig for at undersøge, vedligeholde og reparere. I deres mest simple form registrerer kundeaktiver de produkter, der er placeret på de enkelte kundelokationer. Men de kan også spore servicehistorik for alle tidligere og eksisterende arbejdsordrer for hvert enkelt aktiv. Hvis du bruger Connected Field Service, kan du oprette forbindelse mellem kundeaktiver og sensorer, der overvåger aktivets tilstand, og udløse IoT-beskeder og-arbejdsordrer efter behov.

I denne artikel kan du se, hvordan du opretter kundeaktiver og noterer dem på arbejdsordrer, aftaler og IoT-enheder for at opbygge servicehistorik.

Hvis du vil have en guidet gennemgang, kan du se følgende video.

Forudsætninger

• Kundeaktiver kan oprettes og registreres på arbejdsordrer i alle versioner af Field Service.
• Hvis du vil knytte kundeaktiv til IoT-enheder, skal du have Connected Field Service, som er tilgængelig sammen med Field Service 7.5.5+ og 8.2+.

Oprette kundeaktiver

Du kan oprette kundeaktiver:

1. manuelt eller via import
2. automatisk, når der bruges arbejdsordreprodukter

Oprette kundeaktiver manuelt

I hovedmenuen skal du gå til Field Service > Kundeaktiver > +Ny.

For følgende felter:

• Navn: Angiv et referencenavn eller en titel til kundeaktivet. Navnet kan være aktivets mærke og model, navnet på produktet i produktkataloget, et generelt navn, f.eks. "HVAC-afdeling", eller endda indeholde beskrivende oplysninger som f.eks. "HVAC-afdeling 2. etage".

• Kategori: Tilføj eller opret en kundeaktivkategori, der tjener som etiket til at organisere aktiverne i nyttige grupper efter funktion, model osv. på basis af virksomhedens behov.

• Servicekonto: Vælg en konto fra opslaget for at angive kundeaktivets adresse og kunde. Som en simpel regel, hvis du vil oprette en arbejdsordre for at reparere kundeaktivet, skal servicekontoen for arbejdsordren og servicekontoen for kundeaktivet være ens.

• Produkt: Hvis kundeaktivet svarer til et produkt i produktkataloget, skal du vælge det under opslaget. Dette felt kan bruges til at opnå fleksibilitet i din aktivstyring, selvom aktivet ikke kommer fra produktkataloget. Det kan f.eks. være, hvis en teknisk serviceorganisation overtager styringen af eksisterende aktiver fra en anden producent eller leverandør.

• Overordnet aktiv: I Field Service understøttes hierarkiske kundeaktivstrukturer. En del kan f.eks. være underordnet en widget, der er underordnet en computer. Du kan have lige så mange overordnede/underordnede-relationer, som der er behov for. Brug dette felt til at identificere det direkte overordnede element for dette kundeaktiv. Masteraktiv viser automatisk den øverste overordnede i relationen. Derudover kan du bruge Underaktiver-gitteret på formularen til at tilføje underordnede kundeaktiver.

Glem ikke at gemme.

Automatisk oprette kundeaktiver ud fra produkter i en arbejdsordre

Det er også muligt at oprette kundeaktiver automatisk, når et arbejdsordreprodukt bruges, når arbejdet udføres.

Du skal først søge efter produktet i produktkataloget, hvor du vil oprette et kundeaktiv, når det sælges til en kunde (eller med andre ord føjet til en arbejdsordre og brugt).

I sektionen Field Service i produktposten, skal du indstille feltet Konverter til kundeaktiv til Ja.

Føj derefter produktet til en arbejdsordre, som opretter et arbejdsordreprodukt. Du kan tilføje produktet manuelt eller automatisk, når en hændelsestype for en arbejdsordre tilføjes.

Tilføj et Antal, og angiv Linjestatus til Brugt på arbejdsordreproduktet, hvilket angiver, at det er forbrugt under arbejdsordren.

Når systemstatus for et arbejdsordre angives til Åben – fuldført, oprettes der automatisk en kundeaktivpost i systemet, og den knyttes til den servicekonto, der er angivet på arbejdsordren.

I modsætning til manuelt oprettede kundeaktiver indeholder automatisk genererede kundeaktiver, der er oprettet ud fra arbejdsordreprodukter, et link til arbejdsordreproduktet.

Oprette servicehistorik

Når kundeaktiver er oprettet, kan du spore reparationer, inspektioner, test, IoT-data og problemer for at opbygge en servicehistorik. Forståelsen af serviceoversigten er vigtig for at kunne træffe bedre beslutninger om reparation, vedligeholde aktiverne og deres oppetid og i sidste ende gøre kunderne glade. Der er nogle måder, du kan oprette en servicehistorik på, herunder følgende:

• Med noter på tidslinjen
• Arbejdsordrer
• Med aftaler

Med noter på tidslinjen

Den nemmeste måde at opbygge servicehistorik på er at bruge noter og tidslinjefunktionen på Dynamics 365-formularer.

Fra Field Service Mobile kan serviceteknikeren f.eks. gå til kundens aktivpost og tilføje en note.

Foruden tekst kan du også tilføje billeder, videoer og stemmeoptagelser med noter i Field Service Mobile.

Noter vises på tidslinjen i kundeaktivformularen og andre elementer, f.eks. billeder, vises som vedhæftede filer.

En ulempe ved at bruge noter og tidslinjen er, at den er mindre organiseret og svær at rapportere om eller oprette målepunkter for. Forestil dig f.eks. en teknisk serviceorganisation, hvor du vil rapportere det antal gange, et bestemt aktiv eller en aktivklasse har haft behov for reparationer. Tidslinjen ville være for uorganiseret til at kunne se disse oplysninger. Det er bedre at bruge tidslinjen til små noter, der giver serviceteknikere kontekst eller tip.

Med arbejdsordrer

En almindelig og mere organiseret måde at opbygge servicehistorik på er at notere kundeaktivet på arbejdsordres hændelser.

Som påmindelse er hændelsestyper almindelige og separate dele, der fungerer som skabeloner for arbejdsordrer og automatisk tilføjer oplysninger som arbejdsordretype, arbejdsordreprodukter, serviceydelser og opgaver. Du kan finde flere oplysninger i artiklen om oprettelse af arbejdsordreskabeloner med hændelsestyper.

Den vigtigste hændelsestype for arbejdsordrer kan tilføjes direkte fra hovedformularen til arbejdsprocessen i feltet Primær hændelsestype. Hvis hændelsestypen f.eks. er en inspektion, og formålet er at undersøge et bestemt aktiv på arbejdsordrens placering (servicekonto), skal du tilføje et Kundeaktiv for primær hændelse.

Se bemærkningen i konfigurationsovervejelser i forbindelse med tilføjelse af kundeaktiver i arbejdsordrer, der ikke er relateret til servicekontoen for arbejdsordren.

Husk på, at du kan føje flere arbejdsordrehændelser til en arbejdsordre ved at gå til Relaterede > Hændelser > + Nye arbejdsordrehændelser, og hver enkelt hændelse kan være relateret til de samme eller andre kundeaktiver, så længe de alle tilhører den samme servicekonto.

Når et kundeaktiv vises på en arbejdsordrehændelse, vises arbejdsordren i sektionen Relaterede arbejdsordrer i kundeaktivet.

Chefer kan nemt se en liste over alle de arbejdsordrer, som kundeaktivet er eller har været genstand for, eller hjælper med rapportering, da du kan få konkrete tilknyttede aktivoplysninger (navn, kategori, produkt) med detaljer om arbejdsordrer (tjenestekonto, arbejdsordretype, hændelsestype).

Med aftaler

På samme måde som med arbejdsordrehændelser kan du også bruge typer af aftalehændelse til at:

1. Notere hvilket kundeaktiv en tilbagevendende vedligeholdelse er beregnet til
2. Sørge for, at tilbagevendende vedligeholdelse er føjet til historik over kundeaktivservice

Du kan finde flere oplysninger om aftaler i artiklen om oprettelse af aftaler til automatisk generering af arbejdsordrer og fakturaer.

Når du har oprettet en aftale og derefter tilføjet en relateret Konfiguration af aftalereservation, kan du tilføje en Hændelse i aftalereservation.

Du kan derefter notere dig et kundeaktiv i Hændelse i aftalereservation.

Når der genereres arbejdsordrer ud fra aftalen og aftalereservationskonfigurationen, føjes hændelserne med deres respektive kundeaktivrelationer også til arbejdsordrerne.

På samme måde som med hændelser for arbejdsordrer kan du tilføje flere aftalehændelser, som alle vil blive føjet til de oprettede arbejdsordrer.

Kundeaktiver med Connected Field Service

Connected Field Service (CFS) bruger aktiver til at udnytte IoT-data bedre.

Se grundlæggende konfigurationsoplysninger denne video om konfiguration af Connected Field Service med Azure IoTCentral.

CFS har et objekt, der kaldes Enheder, som repræsenterer sensorer med internetforbindelse. Et eksempel er et termometer, der måler temperaturen, eller et hygrometer, som måler fugt. CFS giver dig mulighed for at relatere enhederne til kundeaktiver i en-til-mange-relation, hvilket vil sige, at ét kundeaktiv kan have mange relaterede enheder. En enkelt VVS-enhed (kundeaktiv) kan f.eks. have flere enhedssensorer (termometer og hygrometer), der sender aflæsninger til Azure IoT og CFS.

Fra et kundeaktiv kan du oprette en relation mellem enheder ved at vælge Opret forbindelse til enhed på det øverste bånd.

Vælg din IoT-enhed i rullemenuen.

I praksis vil IoT-beskeder for en bestemt sensor også mærke det relaterede kundeaktiv, og hvis der er oprettet en arbejdsordre ud fra IoT-beskeden, vil den bemærke beskeden og aktivet.

Overvejelser ved konfiguration

• Et brugt arbejdsordreprodukt med antallet 2 opretter ikke to kundeaktivposter. Der er en opslagsreference til arbejdsordreproduktet, hvor det præcise antal vises.
• Det er almindeligt at føje brugerdefinerede felter til serienummer, stregkode og QR-kode til kundeaktiver for at opnå en mere specifik sporing. Appen Field Service Mobile (Xamarin) understøtter stregkodescanning for at udfylde felter og finde poster i systemet.
• Det er kun produkter, hvor Field Service-produkttype er angivet til Lager eller Ikke-lager, som kan føjes til arbejdsordrer. Det er kun disse produkter, der automatisk kan konverteres til kundeaktiver. Men når du opretter et kundeaktiv manuelt, kan du tilføje alle produkter.

Tilføje kundeaktiver fra forskellige konti til arbejdsordrer

Du kan konfigurere systemet til at tillade, at kundeaktiver, der er relateret til andre konti end arbejdsordrens tjenestekonto, registreres i arbejdsordrer. Denne konfiguration er en hjælp i scenarier, hvor et aktiv muligvis ejes af en tjenesteudbyder, men der skal oprettes arbejdsordrer for den kunde, der i øjeblikket bruger aktivet, f.eks. gennem en leje- eller leasingaftale.

Denne konfiguration er også nyttig i forbindelse med garantiscenarier, hvor et aktiv kan ejes af forbrugeren, men arbejdsordren skal være knyttet til den producentkonto, der er ansvarlig for garantien.

Gå til Indstillinger > Indstillinger for Field Service > Arbejdsordrereservation-sektion.

Angiv Deaktiver validering af kundeaktiv til Ja.

Når du føjer kundeaktiver til arbejdsordrer, kan du bruge denne indstilling til at søge på tværs af alle aktiver i systemet, ikke kun aktiver, der er knyttet til tjenestekontoen for arbejdsordren.

Angiv Foreslå at angive kundeaktiver som overordnet igen til Ja for at give oprettere af arbejdsordrer mulighed for at skifte tjenestekontoen for arbejdsordren, så den stemmer overens med kundeaktivets konto.

Yderligere bemærkninger

• Vigtige beskeder om reservation, som kan vise nyttige påmindelser i planlægningsområdet, kan være relateret til kundeaktiver, blandt mange andre poster.

• Field Service Mobile (Xamarin) understøtter tilføjelse af 3D-modeller i kundeaktiver, der fungerer som tredimensionale videnartikler. 3D-modeller giver teknikere et bedre indtryk af det aktiv, de arbejder på.

• Brug knappen Tjek IoT-konfiguration på båndet til at undersøge oplysninger om opsætningen af IoT, f.eks. om der er installeret IoT, og der findes enheder i miljøet. Hvis du udfører denne opdatering manuelt, vises der måske flere CFS-elementer på båndet.

  

Se også

• Oprette arbejdsordreskabeloner med hændelsestyper
• Oprette aftaler til automatisk oprettelse af arbejdsordrer og fakturaer
• Tilføjelse af 3D-modeller i kundeaktiver
• Aktivegenskaber
• Definere aktivplaceringer med arbejdssted