Fremgangsmåde: Bruge OCR til at gøre PDF og filer til elektroniske dokumenter

Fra PDF-filer eller billedfiler, som du modtager fra dine handelspartnere, kan du få en ekstern OCR-tjeneste (Optical Character Recognition) til at oprette elektroniske dokumenter, der kan konverteres til dokumentposter i Financials. F.eks. når du modtager en faktura i PDF-format fra en leverandør, kan du sende den til tjenesten OCR fra vinduet Indgående bilag. Dette beskrives i den første fremgangsmåde.

I stedet for at sende filen fra vinduet Indgående bilag kan du sende den til OCR-tjenesten via mail. Når du får det elektroniske dokument retur, oprettes der automatisk en relateret indgående dokumentpost. Dette beskrives i den anden fremgangsmåde.

Efter nogle sekunder får du filen tilbage fra OCR-tjenesten som en elektronisk faktura, der kan konverteres til en købsfaktura til kreditoren. Dette beskrives i den tredje fremgangsmåde.

Da OCR er baseret på optiske registrering, er det sandsynligt, at OCR-tjenesten fortolker tegn i PDF- eller billedfilerne forkert, første gang programmet f.eks. behandler en bestemt kreditors dokumenter. Det fortolker muligvis virksomhedens logo som leverandørens navn eller fejlfortolker det samlede beløb på en kvittering på grund af layoutet. Hvis du vil undgå disse fejl fremover, kan du rette fejl i en separat version af vinduet Indkommende dokument. Derefter sender du rettelserne til OCR-tjenesten for at lære den at fortolke de bestemte tegn korrekt, næste gang den behandler et PDF- eller billleddokument for samme kreditor. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet "Sådan lærer du OCR-tjenesten at undgå fejl".

Filtrafikken til og fra OCR-tjenesten afvikles af en dedikeret opgavekøpost, der oprettes automatisk, når du aktiverer den relaterede tjenesteforbindelse. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Konfigurere indgående dokumenter.

Sådan sendes en PDF- eller billedfil til OCR-tjenesten fra vinduet Indgående bilag

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Købsfakturaer, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Opret en ny indgående dokumentpost, og vedhæft filen. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Oprette indgående dokumentposter.
  3. I vinduet Indgående bilag skal du vælge en eller flere linjer, og derefter skal du vælge handlingen Send til opgavekø.

    Værdien i feltet OCR-status ændres til Klar. Den vedhæftede PDF- eller billedfil bliver sendt til OCR-tjenesten af opgavekøen i henhold til planen, forudsat at der ikke er nogen fejl.

  4. Alternativt skal du i vinduet Indgående bilag vælge en eller flere linjer, og derefter skal du vælge handlingen Send til OCR-tjeneste.

Værdien i feltet OCR-status ændres til Sendt, forudsat at der ikke er nogen fejl.

Sådan sendes en PDF- eller billedfil til OCR-tjenesten via mail

Brug dit mailprogram til at sende en mail til OCR-tjenesteudbyderen med PDF- eller billedfilen vedhæftet. Du kan finde oplysninger om, hvilken mailadresse du skal sende til, på OCR-tjenesteudbyderens websted.

Da der ikke findes nogen indgående dokumentposter for filen, oprettes der automatisk en ny post i vinduet Indgående bilag, når du modtager det elektronisk oprettede dokument fra OCR-tjenesten. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Oprette indgående dokumentposter.

Bemærk

Hvis du arbejder på en tablet eller telefon, kan du sende filen til OCR-tjenesten, så snart du har taget et billede af dokumentet, eller du kan oprette et indgående dokument direkte. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet "Sådan opretter du indgående bilagsrecords ved at tage et billede" i afsnittet Fremgangsmåde: Oprette indgående bilagsrecords.

Sådan modtager du det resulterende elektroniske dokument fra OCR-tjenesten

Det elektroniske dokument, der oprettes af OCR-tjenesten fra PDF eller billedfilen, modtages automatisk i vinduet Indgående bilag ved den opgavekøpost, som er oprettet, når du aktiverer OCR-tjenesten.

Hvis du ikke bruger en opgavekø, eller du skal have et færdigt OCR-dokument hurtigere end opgavekøplanen angiver, kan du vælge knappen Modtag fra OCR-tjeneste. På denne måde vises alle dokumenter, der er udført af OCR-tjenesten.

Bemærk

Hvis OCR-tjenesten er indstillet til at kræve manuel verifikation af behandlede dokumenter, indeholder feltet OCR-status Afventer bekræftelse. I så fald skal du gøre følgende for at logge på OCR-tjenestens websted for at verificere OCR-dokumentet manuelt.

  1. I feltet OCR-status skal du vælge hyperlinket Afventer bekræftelse. Du kan også vælge feltet Afventer bekræftelse på hjemmesiden.
  2. Log på med legitimationsoplysningerne for din OCR-tjenestekonto på webstedet for OCR-tjenesten. Dette er de legitimationsoplysninger, du brugte, da du konfigurerede tjenesten. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet "Sådan konfigureres en OCR-tjeneste" i Fremgangsmåde: Konfigurere indgående bilag.

    Hvis du åbner webstedet fra feltet OCR-status, vises det pågældende dokument umiddelbart efter logon. Hvis du åbner webstedet ved at vælge feltet på startsiden på den første side i OCR-tjenesten, der åbnes, skal du vælge knappen Start på fanen Bekræft eller dobbeltklikke på det dokument, du vil verificere.

    Oplysninger om OCR-dokumentet vises med både kildeindholdet fra PDF- eller billedfilen og de resulterende OCR-feltværdier.

  3. Gennemgå forskellige feltværdierne, og rediger eller angiv værdier manuelt i de felter, som OCR-tjenesten har kodet som usikre.
  4. Vælg knappen OK. OCR-processen fuldføres, og det resulterende elektroniske dokument sendes til vinduet Indgående bilag i Financials i overensstemmelse med opgavekøplanen.

    Hvis du har adgang til webstedet ved at vælge feltet på startsiden, vises alle andre OCR-dokumenter, der skal bekræftes automatisk, på webstedet.

  5. Gentag trin 4 for andre OCR-dokumenter der skal bekræftes.

Nu kan du fortsætte med at oprette dokumentposter for de modtagne elektroniske dokumenter i Financials manuelt eller automatisk. Der er flere oplysninger i næste procedure. Du kan også forbinde den nye indgående dokumentpost med eksisterende bogførte eller ikke-bogførte dokumenter, så kildefilen er nem at få adgang til fra Financials. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Behandle indgående bilag.

Sådan oprettes en købsfaktura fra et elektronisk dokument, der er modtaget fra OCR-tjenesten

Følgende fremgangsmåde beskriver, hvordan du opretter en købsfakturapost fra en kreditorfaktura, der er modtaget som et elektronisk dokument fra OCR-tjenesten. Fremgangsmåden er den samme som, når du f.eks. opretter en finanskladdelinje fra en udgiftskvittering.

Bemærk

Felterne Beskrivelse og Nummer på de oprettede bilagslinjer udfyldes kun, hvis du først har tilknyttet tekst, der findes i OCR-dokumentet, til de to felter i Financials. Du kan gøre dette som varereferencer for bilagslinjer af typen Vare eller som tekst til konto-tilknytninger for bilags- eller kladdelinjer af typen Finanskonto. Du kan finde flere oplysninger i værktøjstip for handlingen Varereferencer på varekortene og den relaterede procedure Fremgangsmåde: Knytte tekst på tilbagevendende betalinger til konti til automatisk afstemning.

For indgående bilag kan du normalt bruge handlingen Knyt tekst til konto for at definere, at en bestemt tekst på en kreditorfaktura, som er modtaget fra OCR-tjenesten, er knyttet til en bestemt kreditorkonto. Fremover betyder enhver del af beskrivelsen af et indgående dokument, der findes som en tilknytningstekst, at feltet Nr. på resulterende bilags- eller kladdelinjer af typen Finanskonto udfyldes med den pågældende kreditor.

Ud over tilknytning til en kreditorkonto eller finanskonti kan du også knytte til en bankkonto. Dette er nyttigt, f.eks. ved elektroniske dokumenter for udgifter, der allerede er betalt, hvor du vil oprette en finanskladdelinje, der er klar til at blive bogført på en bankkonto.

  1. Vælg den indgående bilagslinje for det elektroniske kreditordokument, der er modtaget fra OCR-tjenesten.
  2. For at knytte tekst i dokumentet til kreditorkontoen, en debetkonto, skal du vælge handlingen Knyt tekst til konto og derefter udfylde vinduet Tekst til konto med de oplysninger, der skal gælde for kreditoren fremover. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Knytte tekst på tilbagevendende betalinger til automatisk afstemning af konti
  3. Hvis du vil knytte varenumrene på bilaget til dine beskrivelser kreditorens varer, skal du åbne kortet for hver vare og derefter vælge handlingen Varereferencer for at oprette krydsreferencer mellem dine varebeskrivelser og kreditorens varer.
  4. I vinduet Indgående bilag skal du vælge handlingen Opret bilag.

Der oprettes en købsfaktura i Financials baseret på oplysningerne i det elektroniske kreditordokument, du har modtaget fra OCR-tjenesten.

Enhver valideringsfejl, der typisk vedrører forkerte eller manglende stamdata i Financials, vises i oversigtspanelet Fejl og advarsler. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet "Sådan håndteres fejl ved modtagelse af elektroniske dokumenter".

Sådan håndteres fejl ved modtagelse af elektroniske dokumenter

  1. I vinduet Indgående bilag skal du vælge linjen for et elektronisk dokument, der er modtaget fra OCR-tjenesten med fejl. Det er angivet med værdien Fejl i feltet OCR-status.
  2. Vælg handlingen Rediger for at åbne vinduet Indgående bilag.
  3. På oversigtspanelet Fejl og advarsler skal du vælge meddelelsen og derefter vælge handlingen Åbn relateret record.
  4. Vinduet med forkerte eller manglende data, såsom et kreditorkort med en manglende feltværdi, åbnes.
  5. Ret fejlen eller fejlene, som beskrevet i hver fejlmeddelelse.
  6. Fortsæt med at behandle det indgående elektroniske dokument ved vælge handlingen Opret manuelt igen.
  7. Gentag trin 5 og 6 for de resterende fejl, indtil det elektroniske dokument kan modtages uden fejl.

Sådan lærer du OCR-tjenesten at undgå fejl

Da OCR er baseret på optiske registrering, er det sandsynligt, at OCR-tjenesten fortolker tegn i PDF- eller billedfilerne forkert, første gang programmet f.eks. behandler dokumenter fra en bestemt kreditor. Det fortolker muligvis virksomhedens logo som leverandørens navn eller fejlfortolker det samlede beløb på en kvittering på grund af layoutet. Hvis du vil undgå disse fejl fremover, skal du rette data modtaget af tjenesten OCR og derefter sende feedback til tjenesten.

Vinduet Korrektion af OCR-data, som du kan åbne fra vinduet Indgående dokument, indeholder felterne fra oversigtspanelet Finansielle oplysninger i to kolonner, én med OCR dataene, som kan redigeres, og én med OCR dataene skrivebeskyttet. Når du vælger knappen Send OCR-feedback, sendes indholdet af vinduet Korrektion af OCR-data til OCR tjenesten. Næste gang tjenesten behandler PDF eller billedfiler, der indeholder de pågældende data, inkorporeres dine rettelser for at undgå samme fejl.

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Købsfakturaer, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Åbn en indgående dokumentpost, der indeholder data, som er modtaget fra OCR-tjenesten, og som du vil rette.
  3. I vinduet Indgående dokument skal du vælge handlingen Korrigér OCR-data.
  4. I feltet Korrektion af OCR-data skal du overskrive dataene i kolonnen, der kan redigeres, for hvert felt, der har en forkert værdi.
  5. Du kan fortryde rettelser, du har foretaget, siden du åbnede vinduet Korrektion af OCR-data, ved at vælge handlingen Nulstil OCR-data.
  6. For at sende rettelserne OCR-tjenesten skal du vælge handlingen Send OCR-feedback.
  7. Hvis du vil gemme ændringerne, skal du lukke Korrektion af OCR-data-vinduet.

Felterne i oversigtspanelet Finansielle oplysninger i vinduet Indgående dokument opdateres med de nye værdier, du angav i trin 4.

Se også

Behandle indgående bilag
Indgående bilag
Køb
Arbejde med Financials