Indgående bilag

Nogle forretningstransaktioner registreres ikke i Financials fra begyndelsen. I stedet sendes et eksternt forretningsdokument til din virksomhed som en vedhæftet fil i mail eller som en papirkopi, som du indscanne i en fil. Dette er typisk for køb, hvor sådanne indgående dokumentfiler repræsenterer betalingskvitteringer for udgifter eller mindre køb.

Fra PDF-filer eller billedfiler, der repræsenterer indgående bilag, kan du få en ekstern OCR-tjeneste (Optical Character Recognition) til at oprette elektroniske dokumenter, som derefter kan konverteres til dokumentposter i Financials.

I vinduet Indkommende dokumenter kan du bruge forskellige funktioner til at gennemgå udgiftsbilag, administrere OCR-opgaver og konvertere indgående dokumentfiler, manuelt eller automatisk, til de relevante købs- og salgsdokumenter eller kladdelinjer. Eksterne filer kan tilknyttes i enhver procesfase, herunder til bogførte dokumenter og til de derved oprettede kreditor-, debitor- og finansposter.

Det indgående dokument kan bestå af følgende primære aktiviteter:

  • Registrer eksterne dokumenter i Financials ved at oprette linjer i vinduet Indgående bilag på en af følgende måder:
    • Manuelt ved at bruge simple funktioner fra en pc eller fra en mobilenhed på en af følgende måder:
      • Brug knappen Opret fra fil, og udfyld derefter de relevante felter i vinduet Indgående dokument. Filen vedhæftes automatisk.
      • Brug knappen Ny, og udfyld derefter de relevante felter i vinduet Indgående dokument, og vedhæft manuelt den relaterede fil.
      • Fra en tablet eller telefon skal du bruge knappen Opret fra kamera til at oprette en ny indgående dokumentpost og derefter sende billedet til OCR-tjenesten f.eks.
    • Automatisk ved at modtage dokumentet fra OCR-tjenesten som et elektronisk dokument, når du har sendt en mail med den relaterede PDF- eller billedfil til OCR-tjenesten. Oversigtspanelet Finansielle oplysninger udfyldes automatisk i vinduet Indgående dokument.
  • Bruge OCR-tjenesten til at omdanne PDF- eller billedfiler til elektroniske dokumenter, der kan konverteres til dokumentposter i Financials.
  • Opret nye dokumenter eller finanskladdelinjer for indgående bilagsrecords ved at angive oplysninger, mens du læser dem fra indgående dokumentfiler.
  • Vedhæfte indgående dokumentfiler for købs- og salgsdokumenter af enhver status, herunder til de kreditor-, debitor- og finansposter, der stammer fra bogføring.
  • Få vist indgående dokumentposter og de vedhæftede filer fra ethvert købs- og salgsdokument eller post eller finde alle finansposter uden indgående dokumentposter fra vinduet Kontoplan.
Hvis du vil Se
Konfigurer funktionen indgående dokumenter og oprette OCR tjenesten. Fremgangsmåde: Konfigurere indgående bilag
Opret indgående dokumentposter, tilknyt filer, brug OCR til at omdanne PDF-filer til elektroniske dokumenter, konverter elektroniske dokumenter til bilagsposter, overvåg bogførte salgs- og købsdokumenter fra indgående dokumentposter. Behandle indgående bilag

Se også

Køb
Arbejde med Financials