Indgående bilag

Nogle forretningstransaktioner registreres ikke i Finance and Operations, Business edition fra begyndelsen. I stedet sendes et eksternt forretningsdokument til din virksomhed som en vedhæftet fil i mail eller som en papirkopi, som du indscanne i en fil. Dette er typisk for køb, hvor sådanne indgående dokumentfiler repræsenterer betalingskvitteringer for udgifter eller mindre køb.

Fra PDF-filer eller billedfiler, der repræsenterer indgående bilag, kan du få en ekstern OCR-tjeneste (Optical Character Recognition) til at oprette elektroniske dokumenter, som derefter kan konverteres til dokumentposter i Finance and Operations, Business edition.

I vinduet Indkommende dokumenter kan du bruge forskellige funktioner til at gennemgå udgiftsbilag, administrere OCR-opgaver og konvertere indgående dokumentfiler, manuelt eller automatisk, til de relevante købs- og salgsdokumenter eller kladdelinjer. Eksterne filer kan tilknyttes i enhver procesfase, herunder til bogførte dokumenter og til de derved oprettede kreditor-, debitor- og finansposter.

Det indgående dokument kan bestå af følgende primære aktiviteter:

  • Registrer eksterne dokumenter i Finance and Operations, Business edition ved at oprette linjer i vinduet Indgående bilag på en af følgende måder:
    • Manuelt ved at bruge simple funktioner fra en pc eller fra en mobilenhed på en af følgende måder:
      • Brug knappen Opret fra fil, og udfyld derefter de relevante felter i vinduet Indgående dokument. Filen vedhæftes automatisk.
      • Brug knappen Ny, og udfyld derefter de relevante felter i vinduet Indgående dokument, og vedhæft manuelt den relaterede fil.
      • Fra en tablet eller telefon skal du bruge knappen Opret fra kamera til at oprette en ny indgående dokumentpost og derefter sende billedet til OCR-tjenesten f.eks.
    • Automatisk ved at modtage dokumentet fra OCR-tjenesten som et elektronisk dokument, når du har sendt en mail med den relaterede PDF- eller billedfil til OCR-tjenesten. Oversigtspanelet Finansielle oplysninger udfyldes automatisk i vinduet Indgående dokument.
  • Bruge OCR-tjenesten til at omdanne PDF- eller billedfiler til elektroniske dokumenter, der kan konverteres til dokumentposter i Finance and Operations, Business edition.
  • Opret nye dokumenter eller finanskladdelinjer for indgående bilagsrecords ved at angive oplysninger, mens du læser dem fra indgående dokumentfiler.
  • Vedhæfte indgående dokumentfiler for købs- og salgsdokumenter af enhver status, herunder til de kreditor-, debitor- og finansposter, der stammer fra bogføring.
  • Få vist indgående dokumentposter og de vedhæftede filer fra ethvert købs- og salgsdokument eller post eller finde alle finansposter uden indgående dokumentposter fra vinduet Kontoplan.
Hvis du vil Se
Konfigurer funktionen indgående dokumenter og oprette OCR tjenesten. Konfigurere indgående bilag
Opret indgående dokumentposter, tilknyt filer, brug OCR til at omdanne PDF-filer til elektroniske dokumenter, konverter elektroniske dokumenter til bilagsposter, overvåg bogførte salgs- og købsdokumenter fra indgående dokumentposter. Behandle indgående bilag

Se også

Køb
Arbejde med Finance and Operations, Business edition