Fremgangsmåde: Bruge timesedler for sager

Du bruger kørslen Opret timesedler til at oprette timesedler for et angivet antal tidsperioder eller uger. Du skal have tilladelser for at kunne oprette timesedler.

Du kan kopiere og bruge dine sagsplanlægningslinjer i en timeseddel. På denne måde må du kun indtaste oplysninger på ét sted, og linjeoplysningerne vil altid være korrekte.

Når du har godkendt timeseddelposter for en sag, kan du bogføre dem i den relevante sagskladde eller ressourcekladde.

Før du kan bruge timesedler, skal du angive generelle oplysninger og angive en administrator og en eller flere godkendere af timesedler. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Angive timesedler.

Bemærk

Denne funktion kræver, at oplevelsen er indstillet til Pakke. Du kan finde flere oplysninger under Tilpasse din Financials-oplevelse.

Sådan opretter du en timeseddel

Du kan bruge kørslen Opret timesedler til at oprette timesedler for et angivet antal tidsperioder eller uger. Derefter kan timesedlens ejer åbne den og registrere tid, der har været brugt på en opgave.

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Timesedler, og vælg derefter det relaterede link.
  2. I vinduet Timeseddeloversigt skal du vælge handlingen Opret timesedler.
  3. Udfyld felterne efter behov. Vælg et felt for at læse en kort beskrivelse af det eller et link til flere oplysninger.
Bemærk

Felterne Brug timeseddel og Bruger-id for timeseddelejer skal udfyldes på kortet for ressourcen for timesedlen.

  1. Vælg knappen OK.

Du kan se de timesedler, du har oprettet, i vinduet Timeseddeloversigt.

Sådan kopieres sagsplanlægningslinjer til en timeseddel

Følgende procedure beskriver, hvordan du hurtigt føjer sagsplanlægningslinjer til en timeseddel.

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Timesedler, og vælg derefter det relaterede link.
  2. I vinduet Timeseddeloversigt skal du vælge en timeseddel for den relevante periode og derefter klikke på handlingen Rediger timeseddel.
  3. Vælg handlingen Opret linjer fra sagsplanlægning. Alle sagsplanlægningslinjer i timeseddeltidsperioden kopieres til timesedlen for personen eller maskinen i feltet Ressourcenr. på timesedlen.

Sådan definerer du arbejdstyper og tilføjer en til en timeseddel

Du kan definere arbejdstypen for alle timeseddellinjer for sager. På denne måde kan du tilføje oplysninger, du behøver for at fakturere debitoren for forskellige typer arbejde.

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Timesedler, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Åbn den relevante timeseddel.
  3. Vælg feltet Beskrivelse.
  4. I vinduet Sagsdetaljer for timeseddellinje skal du vælge feltet Arbejdstypekode og vælge en arbejdstype på listen, f.eks Miles.
  5. Hvis der ikke findes nogen arbejdstyper, skal du vælge handlingen Ny.
  6. I vinduet Arbejdstyper skal du udfylde felterne efter behov.
  7. Gentag trin 4 for at tildele den nye arbejdstype til timesedlen.

Sådan genbruges timeseddellinjer i andre timesedler

Hvis dine timeseddeloplysninger forbliver de samme fra tidsperiode til tidsperiode, kan du spare tid ved at kopiere linjerne fra den forrige tidsperiode. Derefter skal du kun angive tidsforbruget for den nye periode.

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Timesedler, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Åbn timesedlen for en period efter perioden for en eksisterende timeseddel med linjer.
  3. Vælg handlingen Kopier linjer fra en tidligere timeseddel.

Linjerne kopieres, herunder oplysninger som type og beskrivelse. Hvis linjen f.eks. er knyttet til en sag, kopieres Sagsnr. . Alle kopierede linjer har statussen Åben. Du kan nu redigere linjerne efter behov.

Sådan udfyldes en timeseddels linjer og sendes til godkendelse

Registrering af timesedler spores i timer, standardbasisenheden for ressourcer. En timeseddel har som standard almindelige arbejdsdage fra mandag til fredag.

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Timesedler, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg en timeseddel for den relevante periode, og vælg derefter handlingen Rediger timeseddel.
  3. Udfyld felterne på en linje efter behov. Angiv det antal timer, der bruges af ressourcen på hver ugedag.

    Tip

    Du kan se summen af timeseddeltimer, du har angivet i faktaboksen Faktisk/budgetteret oversigt.

  4. Gentag trin 3 for andre arbejdstyper, der udføres af ressourcen.
  5. Vælg handlingen Send, og vælg derefter handlingen Alle åbne linjer for at sende alle linjer eller handlingen Kun valgte linjer for kun at sende de linjer, der er valgt i vinduet Timeseddel.

    Bemærk

    Du kan dog kun sende timeseddellinjer, som du har angivet tidspunkter for.

  6. Hvis du vil ændre oplysningerne på en linje, der er indstillet til Sendt, skal du markere linjen og derefter vælge handlingen Åbn igen.

    Bemærk

    En leder kan afvise en timeseddellinje, der er sendt til godkendelse. Hvis en linje har statussen Afvist, kan du foretage ændringer i linjen og derefter vælge Send igen.

  7. Vælg knappen OK.

Sådan godkendes eller afvises en timeseddel

En timeseddel skal sendes til godkendelse, før den kan bruges. Du kan godkende og afvise individuelle linjer på en timeseddel eller sende dem tilbage til afsenderen til yderligere behandling. En timeseddel kan godkendes på to måder:

  • En timeseddeladministrator kan godkende enhver timeseddel.
  • Den person, der er angivet i feltet Bruger-id for timeseddelgodkender på et ressourcekort, kan godkende timesedler for den pågældende ressource. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Angive timesedler.
  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Leders timesedler, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg en timeseddel på listen.
  3. I vinduet Timeseddel skal du vælge handlingen Godkend og derefter vælge handlingen Alle sendte linjer for at godkende alle linjer eller handlingen Kun valgte linjer for kun at godkende de linjer, der er valgt i vinduet Timeseddel.
  4. Vælg knappen OK.
  5. Du kan også vælge handlingen Afvis og følge trin 4 til 5.
Tip

Brug faktaboksene Timeseddelstatus og Faktisk/budgetteret oversigt for at få et overblik over timeseddeloplysninger.

Når du har godkendt eller afvist en timeseddel, kan den ikke redigeres, medmindre den er blevet genåbnet. Følgende fremgangsmåde beskriver, hvordan du genåbner en godkendt eller afvist timeseddel.

Sådan genåbnes en timeseddel

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Leders timesedler eller Timesedler, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Åbn en timeseddel på listen.

    Bemærk

    Du kan kun åbne linjer med statussen Godkendt. Du kan ikke genåbne linjer med statussen Afvist. Du kan ikke genåbne en timeseddel, hvis den er blevet bogført.

  3. I vinduet Timeseddel skal du vælge handlingen Åbn igen og derefter vælge handlingen Alle sendte linjer for at genåbne alle linjer eller handlingen Kun valgte linjer for kun at genåbne de linjer, der er valgt i vinduet Timeseddel.
  4. Vælg knappen OK. Status for timeseddellinjerne er ændringer for Sendt.

Sådan bogfører du timeseddellinjer i en ressourcekladde

Når du har godkendt timeseddelposter for en ressource, kan du bogføre dem i den relevante ressourcekladde.

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Timesedler, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg handlingen Foreslå linjer fra timesedler.
  3. Udfyld felterne efter behov.
  4. Vælg knappen OK. Der oprettes poster for forbrug i ressourcekladden, hvor du kan ændre oplysningerne efter behov.
  5. Vælg handlingen Bogfør.
  6. Vælg handlingen Poster for at bekræfte posteringen. Vinduet Ressourceposter åbnes og viser resultatet for bogføring af ressourcekladden.

Sådan bogfører du timeseddellinjer i en sagskladde

Når du har godkendt timeseddelposter for en sag, kan du bogføre dem i den relevante sagskladde.

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Sagskladde, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg handlingen Foreslå linjer fra timesedler.
  3. Udfyld felterne efter behov.
  4. Vælg knappen OK. Der oprettes poster for forbrug i sagskladden, hvor du kan ændre oplysningerne efter behov.

    Bemærk

    Oplysninger om arbejdstype, og om arbejdet er fakturerbart, kopieres fra timeseddellinjen. Du kan om nødvendigt reducere antallet af timer og foretage en delvis bogføring. Hvis du reducerer antallet, sker der følgende: Næste gang, du vælger handlingen Foreslå linjer fra timesedler, vil den linje, der oprettes, indeholde den resterende mængde timer.

  5. Vælg handlingen Bogfør.
  6. Vælg handlingen Poster for at bekræfte posteringen. Vinduet Sagsposter åbnes og viser resultatet for bogføring af ressourcekladden.

Sådan arkiveres timesedler

Når du har bogført timesedler, kan du arkivere dem til fremtidig reference. Alle linjer på timesedler skal bogføres, før en timeseddel kan arkiveres.

Bemærk

Når du arkiverer en timeseddel, fjernes den fra oversigterne i vinduet Timesedler og i vinduet Leders timesedler.

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Flyt timesedler til arkiv, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Udfyld felterne efter behov, og vælg derefter knappen OK.
  3. Hvis du vil gennemgå arkiverede timesedler, skal du i øverste højre hjørne vælge ikonet Søg efter side eller rapport, angive Arkiver for timesedler eller Arkiver for leders timesedler og derefter vælge det relaterede link.

Se også

Projektstyring
Konfigurere projektstyring
Finans
Køb
Salg
Arbejde med Financials