Fremgangsmåde: Registrere køb

Du kan oprette en købsfaktura eller købsordre for at registrere omkostningerne ved køb og spore gæld. Hvis du vil styre en lagerbeholdning, benyttes købsfakturaer og købsordrer også til at opdatere lagerniveauer dynamisk, så du kan minimere lageromkostningerne og yde bedre kundeservice. Købsomkostningerne, herunder serviceudgifter og lagerværdier, der stammer fra bogføring af købsfakturaer eller -ordrer, bidrager til avancebeløb og andre finansielle nøgletal i på din startside.

Bemærk

Du skal bruge købsordrer, hvis din købsproces kræver, at du kan registrere delleveringer af et ordreantal, f.eks. fordi hele antallet ikke er tilgængeligt hos leverandøren. Hvis du sælger varer ved at levere direkte fra leverandøren til kunden som en direkte levering, skal du også bruge købsordrer. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Foretage direkte leveringer. I alle andre henseender fungerer købsordrer på samme måde som købsfakturaer. Følgende procedure er baseret på en købsfaktura. Fremgangsmåden er den samme for en købsordre.

Når du modtager lagervarerne, eller når den købte service er fuldført, skal du bogføre købsfakturaen eller -ordren for at opdatere lager- og finansrecords og aktivere betaling til kreditor i henhold til betalingsbetingelserne. Du kan finde flere oplysninger under Foretage betalinger.

Forsigtigt

Bogfør ikke en købsfaktura, før du modtager varerne og kender de endelige omkostninger for købet, herunder eventuelle yderligere udgifter. Ellers kan din lagerværdi og avancetal blive skævt.

Du kan nemt rette eller annullere en bogført købsfaktura, før du betaler kreditoren. Dette er nyttigt, hvis du vil rette en skrivefejl, eller hvis du ønsker at ændre købet tidligt i ordreprocessen. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Rette eller annullere ubetalte salgsfakturaer. Hvis du allerede har betalt for varer på den bogførte købsfaktura, skal du oprette en købskreditnota for at tilbageføre købet. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Behandle købsreturvarer eller annulleringer.

Varer kan være af typen Lager eller Service. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Registrere nye varer. Købsfakturaproceduren er den samme for begge varetyper.

Bemærk

Købsordrefunktioner kræver, at oplevelsen er indstillet til Suite. Du kan finde flere oplysninger under Tilpasse din Financials-oplevelse.

Du kan udfylde kreditorfelter i købsfakturaen på to måder, afhængigt af om debitoren er registreret.

Sådan oprettes en købsfaktura

  1. På startsiden skal du vælge handlingen Købsfaktura.
  2. I feltet Kreditor skal du indtaste navnet på en eksisterende kreditor.

    Andre felter i vinduet Købsfaktura er nu udfyldt med standardoplysningerne for den valgte kreditor. Hvis kreditoren ikke er registreret, skal du følge disse trin:

  3. I feltet Kreditor skal du indtaste navnet på den nye kreditor.
  4. I dialogboksen, hvor du registrerer den nye kreditor, skal du trykke på knappen Ja.
  5. I vinduet Vælg en skabelon til en ny kreditor skal du vælge en skabelon, som det nye kreditorkort skal baseres på, og derefter vælge knappen OK.
  6. Et nyt kreditorkort åbnes, udfyldt med oplysninger om den valgte kreditorskabelon. Feltet Navn udfyldes på forhånd med den nye kreditors navn, som du har angivet på købsfakturaen.
  7. Fortsæt med at udfylde resten af felterne på kreditorkortet. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Registrere nye kreditorer.
  8. Når du er færdig med kreditorkortet, skal du vælge OK for at vende tilbage til vinduet Købsfaktura.

    Flere felter i vinduet Købsfaktura udfyldes med de oplysninger, som du angav på det nye kreditorkort.

  9. Udfyld de resterende felter efter behov i vinduet Købsfaktura. Vælg et felt for at læse en kort beskrivelse af det eller et link til flere oplysninger.

    Du er nu klar til at udfylde købsfakturalinjerne med lagervarer eller services, som du har købt af kreditoren.

    Bemærk

    Hvis du har konfigureret de tilbagevendende købslinjer for kreditoren, f.eks en månedlig genbestillingsordre, kan du indsætte disse linjer i fakturaen ved at vælge handlingen Hent tilbagevendende købslinjer.

  10. I oversigtspanelet Linjer skal du i feltet Varenr. indsætte nummeret på en vare eller en service.
  11. Angiv antal varer, der skal købes, i feltet Antal.

    Bemærk

    For varer af typen Service er antallet en tidsenhed, f.eks. timer, der er angivet i feltet Enhedskode på linjen.

    Feltet Linjebeløb opdateres, så det viser værdien i feltet Købspris ganget med værdien i feltet Antal.

    Prisen og linjebeløbet vises med eller uden moms, afhængigt af hvad du har valgt i feltet Priser inkl. moms på kreditorkortet.

  12. I feltet Fakturarabatbeløb skal du indtaste et beløb, der trækkes fra den værdi, der vises i feltet I alt inkl. moms nederst i fakturaen.

    Bemærk

    Hvis du har konfigureret fakturarabatter til kreditoren, indsættes den angivne procentværdi automatisk i feltet Leverandørfakturarabat i %, hvis kriterierne er opfyldt, og det relaterede beløb indsættes i feltet Fakturarabatbeløb.

  13. Når du modtager de købte varer eller servicer, skal du vælge Bogfør.

Købet afspejles nu i lager- og finansrecords, og kreditorbetalingen aktiveres. Købsfakturaen fjernes fra listen over købsfakturaer og erstattes med et nyt bilag i oversigten over bogførte købsfakturaer.

Se også

Køb
Opsætning af indkøb
Fremgangsmåde: Anmode om tilbud
Fremgangsmåde: Købe varer til et salg
Fremgangsmåde: Registrere nye kreditorer
Fremgangsmåde: Forberede direkte leveringer
Arbejde med Financials