Fremgangsmåde: Afstemme debitorbetalinger manuelt

Når du modtager en kontaktrefusion fra en debitor, eller du foretager en kontantrefusion, skal du vælge, om betalingen skal udlignes eller refunderes for at lukke en eller flere åbne debet- eller kreditposter. Du kan angive det beløb, du vil udligne. Du kan f.eks. udligne delbetalinger til debitorposter. Når du lukker debitorposter, sikrer du, at oplysninger som debitorstatistik, kontoudtog og rentenotaer er korrekte.

Bemærk

I vinduet Debitorposter betyder rød skrift, at den tilhørende betaling har overskredet forfaldsdatoen.

Du kan udligne debitorposter på forskellige måder:

  • Ved at indtaste oplysninger i dedikerede vinduer, f.eks. vinduerne Indbetalingskladde og Betalingsudligningskladde.
  • Fra salgskreditnotadokumenter.
  • Fra debitorposter efter at salgsdokumenter er bogført, men ikke udlignet.
Bemærk

Hvis feltet Udligningsmetode på debitorkortet indeholder Saldo, bliver betalinger automatisk udlignet til den ældste åbne kreditpost, medmindre du foretager en manuel angivelse. Hvis udligningsmetoden er Manuel, skal du altid udligne posterne manuelt.

Du kan anvende debitorbetalinger manuelt i vinduet Indbetalingskladde. Indbetalingskladden er en form for finanskladde, og derfor kan den bruges, når der bogføres transaktioner til finans-, bank-, debitor-, kreditor- og anlægskonti. Du kan anvende betalingen på en eller flere debetposteringer, når du bogfører betalingen, eller du kan anvende fra de bogførte posteringer senere.

Du kan også anvende debitor- og kreditorbetalinger i vinduet Betalingsudligningskladde ved hjælp af funktioner til import af bankkontoudtog, automatisk udligning og bankkontoudligning. Du kan finde flere oplysninger i Afstemme betalinger ved hjælp af automatisk udligning. Du kan også afstemme debitorbetalinger, der er baseret på en liste over ubetalte salgsdokumenter i vinduet Betalingsregistrering. Du kan finde flere oplysninger under om udligning af debitorbetalinger i Fremgangsmåde: Afstemme debitorbetalinger på en liste over ubetalte salgsdokumenter.

Sådan udfyldes og bogføres en indbetalingskladde

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Indbetalingskladde, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg handlingen Rediger kladde.
  3. Vælg den ønskede kladde i feltet Kladdenavn.
  4. Udfyld feltet Bogføringsdato.
  5. I feltet Bilagstype skal du vælge Betaling.

    Feltet Bilagsnr. udfyldes af den nummerserie, der er tildelt kladden.

  6. Brug feltet Eksternt bilagsnr. til at lagre et id, som f.eks. debitorens checknummer.
  7. I feltet Kontotype skal du vælge Debitor.
  8. I feltet Kontonr. skal du angive den relevante finanskonto.
  9. Hvis du vil foretage efterudligningen på samme tid, som du bogfører kladden, skal du gøre et af følgende.
  10. I feltet Modkontotype skal du vælge Finanskonto til kontantindbetalinger og Bankkonto til andre betalinger.
  11. I feltet Modkontonr. skal du vælge kontantkontoen til kontantindbetalinger eller bankkontoen til andre betalinger.
  12. Bogfør journalen.

Sådan udlignes en betaling med en enkelt debitorpost

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Indbetalingskladde, og vælg det relaterede link.
  2. Vælg handlingen Rediger kladde.
  3. Angiv de relevante oplysninger om den post, der skal udlignes, i den første indkøbskladdelinje.
  4. I feltet Bilagstype skal du angive Betaling.
  5. I feltet Kontotype skal du angive Debitor.
  6. I feltet Modkontotype skal du angive Bankkonto.
  7. I feltet Udligningsbilagsnr. skal du vælge feltet for at åbne vinduet Udlign debitorposter.
  8. Vælg den post, som betalingen skal udlignes med, i vinduet Udlign debitorposter.
  9. I feltet Beløb, der skal udlignes skal du indtaste det beløb, som du vil udligne med posten. Hvis du ikke indtaster et beløb, udlignes der med det maksimale beløb.

    Nederst i vinduet Udlign debitorposter, kan du se det specifikke beløb i feltet Udligningsbeløb, og også om udligningen balancerer.

  10. Vælg knappen OK. Vinduet Indbetalingskladde viser nu posten, som du valgte, i felterne Udligningsbilagstype og Udligningsbilagsnr. . .
  11. Bogfør indbetalingskladden.

Sådan udlignes en betaling med flere debitorposter:

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Indbetalingskladde, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg handlingen Rediger kladde.
  3. Angiv de relevante oplysninger om den post, der skal udlignes, i den første indkøbskladdelinje.
  4. I feltet Bilagstype skal du angive Betaling.
  5. I feltet Kontotype skal du angive Debitor.
  6. I feltet Modkontotype skal du angive Bankkonto.
  7. I feltet Beløb skal du angive den fulde betaling som et negativt beløb.
  8. Hvis du vil udligne betalingen med flere debitorposter, når du bogfører, skal du vælge handlingen Udlign poster.
  9. Vælg linjer med poster, som du ønsker, at udligningsposten skal udlignes med, og derefter vælge handlingen Sæt udlignings-id.
  10. På linjen i feltet Beløb, der skal udlignes skal du indtaste det beløb, som du vil udligne med posten. Hvis du ikke indtaster et beløb, udlignes der med det maksimale beløb.

    Nederst i vinduet Udlign debitorposter, kan du se det specifikke beløb i feltet Udligningsbeløb, og også om udligningen balancerer.

  11. Vælg knappen OK.
  12. Bogfør indbetalingskladden.

Sådan udlignes en kreditnota på en enkelt debitorpost

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Salgskreditnotaer, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Åbn den relevante salgskreditnota.
  3. Hvis du vil udligne kreditnotaen med en enkelt debitorpost, skal du i feltet Udligningsbilagsnr. vælge den post, som du vil udligne betalingen med.
  4. På linjen i feltet Beløb, der skal udlignes skal du og indtaste beløbet, som du vil udligne posten med.

    Hvis du ikke indtaster et beløb, udligner programmet automatisk det maksimale beløb. Nederst i vinduet Udlign debitorposter, kan du se det specifikke beløb i feltet Udligningsbeløb, og også om udligningen balancerer.

  5. Vælg knappen OK. Vinduet Salgskreditnota viser nu posten, som du valgte, i felterne Udligningsbilagstype og Udligningsbilagsnr. . . Og beløbet på kreditnotaen, som skal bogføres, reguleres i forhold til mulige kontantrabatter.
  6. Bogfør kreditnotaen.

Sådan udlignes en kreditnota med flere debitorposter

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Salgskreditnotaer, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Åbn den relevante salgskreditnota.
  3. Hvis du vil udligne kreditnotaen med flere debitorposter, når du bogfører, skal du vælge handlingen Udlign poster.
  4. Vælg linjer med poster, som du ønsker, at udligningsposten skal udlignes med, og derefter vælge handlingen Sæt udlignings-id.
  5. På linjen i feltet Beløb, der skal udlignes skal du indtaste det beløb, som du vil udligne med posten. Hvis du ikke indtaster et beløb, udlignes der med det maksimale beløb.

    Nederst i vinduet Udlign debitorposter, kan du se det specifikke beløb i feltet Udligningsbeløb, og også om udligningen balancerer.

  6. Vælg knappen OK. Vinduet viser nu Salgskreditnota beløbet på kreditnotaen, som skal bogføres, justeret i forhold til eventuelle kontantrabatter.
  7. Bogfør kreditnotaen.

Sådan udlignes bogførte debitorposter

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Debitorer, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Åbn debitorkortet for debitoren med de poster, du vil udligne.
  3. Vælg handlingen Poster, og vælg derefter linjen med den post, som betalingen skal udlignes med.
  4. Vælg handlingen Udlign. Vinduet Udlign debitorposter åbnes, så du kan se debitorens åbne poster.
  5. Vælg linjer med poster, som du ønsker, at udligningsposten skal udlignes med, og derefter vælge handlingen Sæt udlignings-id .
  6. På hver linje i feltet Beløb, der skal udlignes skal du indtaste det beløb, som du vil udligne med posten. Hvis du ikke indtaster et beløb, udlignes der med det maksimale beløb.

    Nederst i vinduet Udlign debitorposter kan du se det specifikke beløb i feltet Udligningsbeløb.

  7. Vælg handlingen Efterudlign. Vinduet Efterudlign med dokumentnummeret på udligningsposten vises, og bogføringsdatoen på posten med den nyeste bogføringsdato.
  8. Vælg OK for at bogføre udligningen.

    Hvis den bogførte udligning har resulteret i lukkede debitorposter, vil der ikke længere være en markering for disse poster i feltet Åbn.

  9. Hvis du vil se posterne skal du vælge ikonet Søg efter side eller rapport, angive Debitorer og derefter vælge det relaterede link. Find kortet for den relevante debitor for at få vist posterne.

På oversigten over poster kan du se, at afkrydsningsfeltet Åben ikke er markeret på den linje, der indeholder finansposten, der blev fuldt udlignet.

Bemærk

Når du har valgt en post i vinduet Udlign debitorposter eller flere poster ved at indstille feltet Udlignings-id, indeholder feltet Udlignet beløb på kladdelinjen summen af de resterende beløb for de bogførte poster, som du valgte - medmindre feltet allerede indeholder noget. Hvis du markerer Saldo i feltet Udligningsmetode på debitorkortet, sker udligningen automatisk.

Sådan udlignes debitorposter i andre valutaer med hinanden

Hvis du sælger til en debitor i en valuta og modtager betaling i en anden, kan du stadig knytte fakturaen til betalingen.

Hvis du udligner en post (post 1) i en valuta med en post (post 2) i en anden valuta, anvendes bogføringsdatoen i post 1 til at finde relevante valutakurser til at konvertere beløb i post 2. Den relevante valutakurs findes i vinduet Valutakurser.

Udligning af debitorposter i andre valutaer skal være aktiveret. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Muliggøre udligning af finansposter i forskellige valutaer.

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Indbetalingskladde, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Åbn den ønskede kladde, og udfyld den første tomme kladdelinje ved hjælp af en valutakode.
  3. Vælg handlingen Udlign.
  4. Marker linjen med den post, du vil udligne posten i indbetalingskladden med, vælg handlingen Sæt udlignings-id, og vælg derefter den post, du vil udligne posten med.
  5. Vælg knappen OK for at vende tilbage til indbetalingskladde.
  6. Bogfør salgskladden.
Vigtigt

Når du udligner poster i forskellige valutaer, konverteres posterne til RV. Selvom valutakursen for de to valutaer er fast, f.eks. mellem USD og EUR, kan der være et lille restbeløb, når de konverteres til RV. Disse små restbeløb bogføres som gevinst og tab på den konto, der er angivet i feltet Realiseret gevinstkonto eller feltet Realiseret tabskonto i vinduet Valutaer. Feltet Beløb (RV) tilpasses også på kreditorposter.

Sådan rettes en udligning af debitorposter

Hvis du retter en udligning, oprettes og bogføres der automatisk korrigerende poster, der er identiske med den oprindelige post, men med modsat fortegn i beløbsfeltet for alle poster, inklusive alle finansbogføringsposter, der blev afledt af udligningen, f.eks. kontantrabat og kursgevinst/tab. Alle poster, der blev lukket af programmet, genåbnes.

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Debitorer, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Åbn det relevante debitorkort.
  3. Vælg handlingen Poster.
  4. Vælg den relevante finanspost, og vælg derefter handlingen Annuller udligning.
  5. Du kan også vælge handlingen Detaljerede poster.
  6. Vælg udligningsposten, og vælg derefter handlingen Annuller udligning.
  7. Udfyld felterne i hovedet, og vælg derefter handlingen Annuller udligning.
Vigtigt

Hvis en post er udlignet med mere end en udligningspost, skal du fjerne udligningen af den sidste udligningspost først.

Se også

Administrere tilgodehavender
Salg
Arbejde med Finansielle oplysninger