Fakturere salg

Du opretter en salgsfaktura eller salgsordre for at registrere din aftale med en debitor om at sælge bestemte produkter på bestemte leverings- og betalingsbetingelser.

I nogle situationer skal du bruge en salgsordre i stedet for en salgsfaktura:

  • Hvis du kun vil levere en del af et ordreantal, f.eks. fordi hele antallet ikke er på lager.
  • Hvis du sælger varer, som leverandøren leverer direkte til kunden. Det kaldes direkte levering. Du kan finde flere oplysninger i Foretage direkte leveringer.

I alle andre henseender fungerer salgsordrer og salgsfakturaer på samme måde. Du kan finde flere oplysninger i Sælge produkter.

Du kan forhandle med debitoren ved først at oprette et salgstilbud, som du kan konvertere til en salgsfaktura, når I har aftalt salget. Du kan finde flere oplysninger under Fremsætte tilbud.

Hvis kunden beslutter at købe, bogfører du salgsfakturaen for at oprette det relaterede antal og værdiposterne. Når du bogfører salgsfakturaen, kan du også sende dokumentet som en vedhæftet PDF-fil i en mail. Du kan få brødteksten i mailen udfyldt med en oversigt over faktura- og betalingsoplysninger, f.eks. et link til PayPal. Du kan finde flere oplysninger under Sende dokumenter via mail.

I de situationer, hvor debitoren skal betale, før produkterne leveres, f.eks i detailbranchen, skal du vente på betalingsmodtagelse, før du leverer produkterne. I de fleste tilfælde kan du behandle indgående betalinger nogle uger efter levering ved at udligne betalingerne på de relaterede bogførte ubetalte salgsfakturaer. Du kan finde flere oplysninger i Afstemme betalinger ved hjælp af automatisk udligning.

I virksomhedsmiljøer hvor kunden betaler med det samme, f.eks. med kontant, PayPal eller kreditkort, kan du vælge den relevante metode i feltet Betalingsformskode på salgsfakturaen. Betalingen registreres derefter straks på den bogførte faktura. Ved betalingstjenester skal du også udfylde feltet Betalingstjeneste. Du kan finde flere oplysninger i Aktivere debitorbetalinger via betalingstjenester.

Du kan også oprette direkte betalte fakturaer for ikke-registrerede kunder ved først at oprette et "kontantkunde"-kort, som du så peger hen på salgsfakturaen. Der er flere oplysninger under Oprette kontantkunder.

Du kan nemt rette eller annullere en bogført salgsfaktura, før den er betalt. Dette er nyttigt, hvis du f.eks. vil rette en skrivefejl, eller hvis debitoren anmoder om en ændring i ordreprocessen. Du kan finde flere oplysninger under Rette eller annullere ubetalte salgsfakturaer. Hvis den bogførte faktura betales, skal du oprette en salgskreditnota for at tilbageføre salget. Du kan finde flere oplysninger i Behandle salgsreturvarer eller annulleringer.

Varerne kan være både lagervarer og tjenester, angivet af typerne Lager og Service på varekortet. Salgsfakturaprocessen er den samme for begge varetyper. Du kan finde flere oplysninger i Registrere nye varer.

Du kan udfylde debitorfelter i salgsfakturaen på to måder, afhængigt af om debitoren er registreret. Se trin 2 og 3 i følgende procedure.

Sådan oprettes en salgsfaktura

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Salgsfakturaer, og vælg derefter det relaterede link.
  2. I feltet Debitor skal du indtaste navnet på en eksisterende debitor.

    Andre felter i vinduet Salgsfaktura indeholder standardoplysningerne om den valgte debitor. Hvis debitoren ikke er registreret, skal du følge disse trin:

  3. I feltet Debitor skal du indtaste navnet på den nye debitor.
  4. I dialogboksen, hvor du registrerer den nye debitor, skal du trykke på knappen Ja.
  5. I vinduet Vælg en skabelon til en ny debitor skal du vælge en skabelon, som det nye debitorkort skal baseres på, og derefter vælge knappen OK.
  6. Et nyt debitorkort viser oplysninger om den valgte debitorskabelon. Udfyld de resterende felter. Du kan finde flere oplysninger i Registrere nye debitorer.
  7. Når du er færdig med debitorkortet, skal du vælge OK for at vende tilbage til vinduet Salgsfaktura.

    En række af felterne i salgsfakturaen er nu udfyldt med oplysninger, der er angivet på det nye debitorkort.

  8. Udfyld de resterende felter efter behov i vinduet Salgsfaktura. Vælg et felt for at læse en kort beskrivelse af det eller et link til flere oplysninger.

Du er nu klar til at udfylde salgsfakturalinjerne for produkter, du sælger til debitoren, eller til andre transaktioner med debitoren, som du vil registrere i en finanskonto.

Hvis du har konfigureret de tilbagevendende salgslinjer for debitoren, f.eks en månedlig genbestillingsordre, kan du indsætte disse linjer i ordren ved at vælge handlingen Hent tilbagevendende salgslinjer.

  1. I oversigtspanelet Linjer i feltet Type skal du vælge, hvilken type produkt, gebyr eller transaktion, som du vil bogføre for debitoren med salgslinjen.
  2. I feltet Nummer skal du vælge en post, der skal bogføres i overensstemmelse med værdien i feltet Type.

    Lad feltet Nummer stå tomt i følgende tilfælde: – Hvis linjen bruges til en bemærkning. Skriv bemærkningen i feltet Beskrivelse. – Hvis der er tale om en katalogvare. Vælg handlingen Vælg katalogvarer. Du kan finde flere oplysninger under Arbejde med katalogvarer.

  3. I feltet Antal skal du angive, hvor mange enheder af produktet, gebyret eller transaktion, som linjen skal registrere for debitoren.

    Bemærk

    Hvis varen er af typen Service, eller hvis feltet Type indeholder Ressource, er antallet en tidsenhed, f.eks. timer, som angivet i feltet Enhedskode på linjen.

    Værdien i feltet Linjebeløb beregnes som Enhedspris x Antal.

    Prisen og linjebeløbene er med eller uden moms, afhængigt af hvad du har valgt i feltet Priser inkl. moms på debitorkortet.

  4. Hvis du vil give en rabat, skal du angive en procentdel i feltet Linjerabatpct.. Værdien i feltet Linjebeløb opdateres tilsvarende.

    Hvis der er konfigureret specialvarepriser i oversigtspanelet Salgspriser og salgslinjerabatter på debitor- eller varekortet, opdateres linjerabatprocenten, prisen og beløbet på salgslinjen automatisk, hvis priskriterierne er opfyldt. Du kan finde flere oplysninger under Registrere salgspris, rabat og betalingsaftaler.

  5. Gentag trin 9 til 12 for hvert produkt eller gebyr, du ønsker at sælge til debitoren.

    Totalerne under linjerne beregnes automatisk, mens du opretter eller redigerer linjer.

  6. I feltet Fakturarabatbeløb skal du indtaste et beløb, der trækkes fra den værdi, der vises i feltet I alt inkl. moms.

    Hvis du har konfigureret fakturarabatter til debitoren, indsættes den angivne procentværdi automatisk i feltet Fakturarabat i %, hvis kriterierne er opfyldt, og det relaterede beløb indsættes i feltet Fakturarabat ekskl. moms. Du kan finde flere oplysninger under Registrere salgspris, rabat og betalingsaftaler.

  7. Når salgsfakturalinjerne er fuldført, skal du vælge handlingen Bogfør og send.

Dialogboksen Bekræftelse af bogfør og send viser debitorens foretrukne metode til modtagelse af dokumenter. Du kan ændre afsendelsesmetoden ved at vælge opslagsknappen for feltet Send bilag til. Du kan finde flere oplysninger under Konfigurere dokumentafsendelsesprofiler.

De relaterede vare- og debitorposter oprettes nu i systemet, og salgsfakturaen udlæses som et PDF-dokument. Salgsfakturaen fjernes fra listen over salgsfakturaer og erstattes med et nyt bilag i oversigten over bogførte salgsfakturaer.

Se også

Salg
Konfigurere salg
Lagerbeholdning
Sende dokumenter som mail
Massefakturering fra Microsoft Bookings i Finance and Operations, Business edition
Arbejde med Finance and Operations, Business edition