Fremgangsmåde: Sælge produkter

Du opretter en salgsordre eller salgsfaktura for at registrere din aftale med en kunde om at sælge bestemte produkter på bestemte leverings- og betalingsbetingelser.

Bemærk

Du skal bruge salgsordrer, hvis din salgsproces kræver, at du kan levere dele af et ordreantal, f.eks. fordi hele antallet ikke er tilgængeligt på én gang. Hvis du sælger varer ved at levere direkte fra leverandøren til kunden som en direkte levering, skal du også bruge salgsordrer. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Foretage direkte leveringer. I alle andre henseender fungerer salgsordrer på samme måde som salgsfakturaer. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Fakturere salg.

Du kan forhandle med kunden ved først at oprette et salgstilbud, som du kan konvertere til en salgsordre, når I har aftalt salget. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Fremsætte tilbud.

Når debitoren har bekræftet aftalen, f.eks. efter en tilbudsproces, kan du sende en ordrebekræftelse for at registrere din forpligtelse til at levere produkterne som aftalt.

Når du leverer varerne, enten helt eller delvist, kan du bogføre salgsordren som leveret eller leveret og faktureret for at oprette de relaterede vare- og debitorposter i systemet. Når du bogfører salgsordren, kan du også sende dokumentet som en vedhæftet PDF-fil i en mail. Du kan få brødteksten i mailen udfyldt med en oversigt over ordre- og betalingsoplysninger, f.eks. et link til PayPal. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Sende dokumenter via mail.

I de situationer, hvor debitoren skal betale, før produkterne leveres, f.eks i detailbranchen, skal du vente på betalingsmodtagelse, før du leverer produkterne. I de fleste tilfælde kan du behandle indgående betalinger nogle uger efter levering ved at udligne betalingerne på de relaterede bogførte ubetalte salgsfakturaer. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Afstemme betalinger ved hjælp af automatisk udligning.

Du kan nemt rette eller annullere en bogført salgsfaktura, der er oprettet i forbindelse med en salgsordre, inden den betales. Dette er nyttigt, hvis du vil rette en skrivefejl, eller hvis debitoren anmoder om en ændring i ordreprocessen. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Rette eller annullere ubetalte salgsfakturaer. Hvis den bogførte faktura betales, skal du oprette en salgskreditnota for at tilbageføre salget. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Behandle salgsreturvarer eller annulleringer.

Varerne kan være både lagervarer og tjenester, angivet af typerne Vare - lager og Vare - Service på salgslinjerne. Salgsordreprocessen er den samme for begge varetyper. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Registrere nye varer.

Du kan udfylde debitorfelter i salgsordren på to måder, afhængigt af om debitoren allerede er registreret. Se trin 2 og 3 i følgende procedure.

Sådan oprettes en salgsordre

  1. På startsiden skal du vælge handlingen Salgsordre.
  2. I feltet Debitor skal du indtaste navnet på en eksisterende debitor.

    Andre felter i vinduet Salgsordre er nu udfyldt med standardoplysningerne for den valgte debitor. Hvis debitoren ikke er registreret, skal du følge disse trin:

  3. I feltet Debitor skal du indtaste navnet på den nye debitor.
  4. I dialogboksen, hvor du registrerer den nye debitor, skal du trykke på knappen Ja.
  5. I vinduet Vælg en skabelon til en ny debitor skal du vælge en skabelon, som det nye debitorkort skal baseres på, og derefter vælge knappen OK.

    Et nyt debitorkort åbnes, udfyldt med oplysninger om den valgte debitorskabelon. Feltet Navn udfyldes på forhånd med den nye debitors navn, som du har angivet på salgsordren.

  6. Fortsæt med at udfylde resten af felterne på debitorkortet. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Registrere nye debitorer.
  7. Når du er færdig med debitorkortet, skal du vælge OK for at vende tilbage til vinduet Salgsordre.

    En række af felterne i salgsordren er nu udfyldt med oplysninger, der er angivet på det nye debitorkort.

  8. Udfyld de resterende felter efter behov i vinduet Salgsordre. Vælg et felt for at læse en kort beskrivelse af det eller et link til flere oplysninger.

    Du er nu klar til at udfylde salgsordrelinjerne med lagervarer eller services, som du ønsker at sælge til debitoren.

    Hvis du har konfigureret de tilbagevendende salgslinjer for debitoren, f.eks en månedlig genbestillingsordre, kan du indsætte disse linjer i ordren ved at vælge handlingen Hent tilbagevendende salgslinjer.

  9. I oversigtspanelet Linjer skal du i feltet Vare indsætte nummeret på en vare eller en service.
  10. Angiv det antal varer, der skal sælges, i feltet Antal.

    Bemærk

    For varer af typen Service er antallet en tidsenhed, f.eks. timer, der er angivet i feltet Enhedskode på linjen.

    Feltet Linjebeløb opdateres, så det viser værdien i feltet Enhedspris ganget med værdien i feltet Antal.

    Prisen og linjebeløbene vises med eller uden moms, afhængigt af hvad du har valgt i feltet Priser inkl. moms på debitorkortet.

  11. I feltet Linjerabatpct. kan du indtaste en procentdel, hvis du vil give debitoren en rabat på produktet. Værdien i feltet Linjebeløb opdateres tilsvarende.

    Hvis du har konfigureret specialvarepriser i oversigtspanelet Salgspriser og salgslinjerabatter på debitor- eller varekortet, opdateres linjerabatprocenten, prisen og beløbet på tilbudslinjen automatisk, hvis de aftalte priskriterier opfyldes. Du kan finde flere oplysninger under Registrere salgspris, rabat og betalingsaftaler.

  12. Hvis du vil tilføje en kommentar om den tilbudslinje, som kunden kan se på det udskrevne salgstilbud, skal du skrive en tekst i feltet Beskrivelse på en tom linje.
  13. Gentag trin 10 til 13 for hver vare, du ønsker at tilbyde til debitoren.

    Totalerne under linjerne beregnes automatisk, mens du opretter eller redigerer linjer.

  14. Et nyt debitorkort viser oplysninger om den valgte debitorskabelon. Udfyld de resterende felter. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Registrere nye debitorer.
  15. Når du er færdig med debitorkortet, skal du vælge OK for at vende tilbage til vinduet Salgsordre.

    En række af felterne i salgsordren er nu udfyldt med oplysninger, der er angivet på det nye debitorkort.

  16. Udfyld de resterende felter efter behov i vinduet Salgsordre. Vælg et felt for at læse en kort beskrivelse af det eller et link til flere oplysninger.

    Du er nu klar til at udfylde salgsordrelinjerne for produkter, du sælger til debitoren, eller til andre transaktioner med debitoren, som du vil registrere i en finanskonto.

    Hvis du har konfigureret de tilbagevendende salgslinjer for debitoren, f.eks en månedlig genbestillingsordre, kan du indsætte disse linjer i ordren ved at vælge handlingen Hent tilbagevendende salgslinjer.

  17. I oversigtspanelet Linjer i feltet Type skal du vælge, hvilken type produkt, gebyr eller transaktion, som du vil bogføre for debitoren med salgslinjen.
  18. I feltet Nummer skal du vælge en post, der skal bogføres i overensstemmelse med værdien i feltet Type.

    Lad feltet Nummer stå tomt i følgende tilfælde: – Hvis linjen bruges til en bemærkning. Skriv bemærkningen i feltet Beskrivelse. – Hvis der er tale om en katalogvare. Vælg handlingen Vælg katalogvarer. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Arbejde med katalogvarer.

  19. I feltet Antal skal du angive, hvor mange enheder af produktet, gebyret eller transaktion, som linjen skal registrere for debitoren.

    Bemærk

    Hvis varen er af typen Vare - Service er Ressource, er antallet en tidsenhed, f.eks. timer, som angivet i feltet Enhedskode på linjen.

    Værdien i feltet Linjebeløb beregnes som Enhedspris x Antal.

    Prisen og linjebeløbene er med eller uden moms, afhængigt af hvad du har valgt i feltet Priser inkl. moms på debitorkortet.

  20. Hvis du vil give en rabat, skal du angive en procentdel i feltet Linjerabatpct.. Værdien i feltet Linjebeløb opdateres tilsvarende.

    Hvis der er konfigureret specialvarepriser i oversigtspanelet Salgspriser og salgslinjerabatter på debitor- eller varekortet, opdateres linjerabatprocenten, prisen og beløbet på salgslinjen automatisk, hvis priskriterierne er opfyldt. Du kan finde flere oplysninger under Registrere salgspris, rabat og betalingsaftaler.

  21. Gentag trin 9 til 12 for hvert produkt eller gebyr, du ønsker at sælge til debitoren.

    Totalerne under linjerne beregnes automatisk, mens du opretter eller redigerer linjer.

  22. I feltet Fakturarabatbeløb skal du indtaste et beløb, der trækkes fra den værdi, der vises i feltet I alt inkl. moms.

    Hvis du har konfigureret fakturarabatter til debitoren, indsættes den angivne procentværdi automatisk i feltet Fakturarabat i %, hvis kriterierne er opfyldt, og det relaterede beløb indsættes i feltet Fakturarabat ekskl. moms. Du kan finde flere oplysninger under Registrere salgspris, rabat og betalingsaftaler.

  23. Hvis du kun vil sende en del af ordreantallet, skal du angive dette antal i feltet Lever antal. Værdien kopieres til feltet Fakturer antal.
  24. Hvis du kun vil fakturere en del af det leverede antal, skal du angive dette antal i feltet Fakturer antal. Antallet skal være mindre end værdien i feltet Lever antal.
  25. Når salgsordrelinjerne er fuldført, skal du vælge handlingen Bogfør og send.

Dialogboksen Bekræftelse af bogfør og send viser debitorens foretrukne metode til modtagelse af dokumenter. Du kan ændre afsendelsesmetoden ved at vælge opslagsknappen for feltet Send bilag til. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Konfigurerer dokumentafsendelsesprofiler.

De relaterede vare- og debitorposter oprettes nu i systemet, og salgsordren udlæses som et PDF-dokument. Når salgsordren er bogført fuldstændigt, fjernes den fra listen over salgsordrer og erstattes med nye dokumenter på listen over bogførte salgsfakturaer og oversigten over bogførte salgsleverancer.

Se også

Salg
Konfigurere salg
Lagerbeholdning
Fremgangsmåde: Sende dokumenter via mail
Arbejde med Financials