Fremgangsmåde: Sende dokumenter via mail

For at give oplysningerne i forretningsdokumenter hurtigt til samarbejdspartnere, f.eks betalingsoplysningerne i salgsdokumenter til debitorer, kan du bruge funktionen Rapportlayout til at definere dokumentspecifik tekst, der bliver automatisk indsat i brødteksten i mails. Du kan finde flere oplysninger under Administrere rapport- og dokumentlayout.

For at aktivere mails fra Financials skal du starte den assisterede Konfigurer mail-opsætning på startsiden.

Du kan sende praktisk talt alle dokumenttyper vedhæftet i mails direkte fra vinduet, der viser dokumentet. Ud over den vedhæftede fil kan du oprette dokumentspecifik brødtekst i mails med grundlæggende oplysninger fra dokumentet og med en foranstående standardtekst, der indeholder en hilsen til modtageren og introducerer dokumentet. Hvis du vil tilbyde kunderne at betale for salg elektronisk ved hjælp af en betalingstjeneste, f.eks PayPal, kan du automatisk få PayPal oplysninger og hyperlink indsat i selve mailen.

Fra alle understøttede dokumenter starter du mailen ved at vælge handlingen Send i bogførte dokumenter eller Bogfør og send i ikke-bogførte dokumenter.

Hvis feltet Mail i vinduet Send bilag til indstilles til Ja (Bed om indstillinger), åbnes Send mail forhåndsudfyldt med kontaktpersonen i feltet Til: og dokumentet vedhæftet som PDF-fil. I feltet Tekst kan du enten indtaste tekst manuelt, eller du kan få udfyldt feltet med dokumentspecifikke brødtekst i mail, som du har oprettet.

Følgende procedure beskriver, hvordan du konfigurerer rapporten Salg - faktura, så den kan bruges til dokumentspecifik brødtekst i mail, når du sender mails med bogførte salgsfakturaer.

Sådan oprettes dokumentspecifik brødtekst i mail til salgsfakturaer

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Rapportvalg - Salg, og vælg derefter det relaterede link.
  2. I vinduet Rapportvalg - salg skal du vælge faktura i feltet Forbrug.
  3. På en ny linje i feltet Rapport-ID skal du vælge f.eks. standardrapport 1306.
  4. Markér afkrydsningsfeltet Brug til brødtekst i mail.
  5. Vælg feltet Layoutkode for brødtekst i mail, og vælg derefter et layoutformat på rullelisten.

    Rapportlayout angiver formatet og indholdet af brødteksten i mailen, herunder standardtekst, som går forud for de centrale dokumentoplysninger i selve mailens brødtekst. Du kan se alle tilgængelige rapportlayout, hvis du vælger knappen Vælg fra komplet liste på listen.

  6. For at få vist eller redigere layoutet, som brødteksten i mailen er baseret på, skal du vælge layoutet i vinduet Rediger Layout og derefter vælge handlingen Tilpassede rapportlayouts.
  7. Hvis du vil tilbyde kunderne at betale for salg elektronisk, kan du konfigurere den relaterede betalingstjeneste, f.eks PayPal, og derefter kan du også automatisk få PayPal oplysninger og hyperlink indsat i selve mailen. Du kan finde flere oplysninger i Fremgangsmåde: Aktivere debitorbetalinger via PayPal.
  8. Vælg knappen OK.

Nu, når du vælger, f.eks. Send-handlingen i vinduet Bogført salgsfaktura, indeholder brødtekst i mail dokumentoplysningerne i rapporten 1306 med foranstående standardtekst, hvor typografierne er i overensstemmelse med det rapportlayout, som du valgte under trin 5.

Følgende fremgangsmåde beskriver, hvordan du sender en bogført salgsfaktura som mailmeddelelse med dokumentet vedhæftet som en PDF-fil og med dokumentspecifik brødtekst i mail.

Sådan sendes dokumenter som mail

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Bogf. salgsfakturaer, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg den relevante bogførte salgsfaktura, og vælg derefter handlingen Send. Vinduet Send bilag til åbnes.
  3. I feltet Mail skal du vælge Ja (Bed om indstillinger). Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Konfigurerer dokumentafsendelsesprofiler.
  4. Vælg knappen OK. Vinduet Send mail åbnes.
  5. I feltet Til: skal du angive en gyldig mailadresse. Standardværdien er kundens mailadresse.
  6. Brug feltet Emne til at indtaste en sigende emnetekst. Standardværdien er debitornavnet og fakturanummeret.
  7. I feltet Vedhæftet fil er den genererede faktura som standard vedhæftet som en PDF-fil. Vælg opslagsknappen for at åbne filen eller tilknytte en anden.
  8. Brug feltet Tekst til at indtaste en kort meddelelse til modtageren.

    Hvis en dokumentspecifik brødtekst i mail er angivet i vinduet Rapportvalg - salg, udfyldes Brødtekst automatisk. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet "Sådan oprettes dokumentspecifik brødtekst i mail til salgsfakturaer" i dette emne.

  9. Vælg knappen OK for at sende mailen.
Bemærk

Hvis du ikke vil angive mailindstillinger, hver gang du sender en mail med et dokument, kan du vælge indstillingen Ja (Brug standardindstillinger) i feltet Mail i vinduet Send bilag til. I så fald åbnes vinduet Send mail ikke. Se trin 4. Du kan finde flere oplysninger under Fremgangsmåde: Konfigurerer dokumentafsendelsesprofiler.

Se også

Administrere rapport- og dokumentlayout
Fremgangsmåde: Konfigurere mail
Fremgangsmåde: Fakturere salg
Arbejde med Financials