Fremgangsmåde: Administrere brugere og rettigheder

Når du vil tilføje brugere i Financials, skal din virksomheds Office 365-administrator først oprette brugerne i Office 365 Administration. Du kan finde flere oplysninger under Føje brugere til Office 365 til virksomheder.

Når brugerne er oprettet i Office 365, kan de importeres i vinduet Brugere ved hjælp af handlingen Hent brugere fra Office 365. Brugere tildeles rettighedssæt afhængigt af den plan, der er tildelt til Brugere i Office 365.

Du kan derefter fortsætte med at tildele rettighedssæt til brugerne for at definere, hvilke databaseobjekter, og dermed hvilke elementer i brugergrænsefladen, de skal have adgang til, og i hvilke virksomheder.

Et rettighedssæt er en samling tilladelser til bestemte objekter i databasen. Alle brugere skal være tildelt et eller flere rettighedssæt, før de kan få adgang til Financials. Der findes som standard et antal foruddefinerede rettighedssæt. Du kan bruge disse tilladelsessæt, som allerede er defineret, ændre standardtilladelsessættene eller oprette flere tilladelsessæt.

Du kan føje brugere til brugergrupper. Det gør det nemmere at tildele de samme rettighedssæt til flere brugere.

Administratorer kan bruge vinduet Brugeropsætning til at definere perioder, hvor angivne brugere kan bogføre, og de kan også angive, om systemet skal registrere, hvor lang tid brugerne er logget på.

Bemærk

Denne funktion kræver, at oplevelsen er indstillet til Pakke. Du kan finde flere oplysninger under Tilpasse din Financials-oplevelse.

Sådan tildeles rettigheder til en bruger

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Brugere, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg den bruger, du vil tildele rettigheden til. Ethvert rettighedssæt, der allerede er tildelt brugeren, vises i faktaboksen Rettighedssæt.
  3. Vælg handlingen Rediger for at åbne vinduet Brugerkort.
  4. I oversigtspanelet Brugerrettighedssæt skal du udfylde felterne efter behov på en ny linje. Vælg et felt for at læse en kort beskrivelse af det eller et link til flere oplysninger.

Sådan grupperes brugere i brugergrupper

Du kan oprette brugergrupper, så du bedre kan administrere rettighedssæt for grupper af brugere i virksomheden. Du kan bruge en funktion til at kopiere alle rettighedssæt fra en eksisterende brugergruppe til den nye brugergruppe. Brugergruppemedlemmerne kopieres ikke.

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Brugere, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Du kan også vælge handlingen Brugergrupper i vinduet Brugere.
  3. I vinduet Brugergrupper skal du vælge en eksisterende gruppe, du vil kopiere, og derefter vælge handlingen Kopiér brugergruppe.
  4. I feltet Ny brugergruppekode skal du angive navnet på den nye gruppe og derefter vælge knappen OK.

    I stedet for at kopiere kan du også vælge handlingen Ny for at oprette en ny linje til en tom brugergruppe, som du derefter udfylder manuelt.

  5. Hvis du vil tilføje nye eller flere brugere, skal du vælge handlingen Medlemmer af brugergruppe i vinduet Brugergruppe.
  6. I vinduet Medlemmer af brugergruppe skal du på en ny linje udfylde felterne efter behov ved at vælge mellem eksisterende brugere.
  7. Hvis du vil tilføje nye eller flere rettighedssæt, skal du vælge handlingen Rettighedssæt for brugergruppe i vinduet Brugergruppe.
  8. I vinduet Rettighedssæt for brugergruppe skal du på en ny linje udfylde felterne efter behov ved at vælge mellem eksisterende rettighedssæt.

Sådan oprettes eller redigeres rettighedssæt

Hvis de standardrettighedssæt, der leveres sammen med Financials, ikke er tilstrækkelige eller ikke passer til din organisation, kan du oprette nye rettighedssæt. Og hvis de enkelte objekttilladelser, der definerer et rettighedssæt, ikke er tilstrækkelige, kan du ændre et rettighedssæt. Du kan oprette et rettighedssæt manuelt, eller du kan bruge en registreringsfunktion, der registrerer dine handlinger, når du navigerer gennem et scenarie, og derefter opretter de nødvendige rettighedssæt.

Sådan oprettes eller redigeres rettighedssæt manuelt

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Brugere, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg handlingen Rettighedssæt i vinduet Brugere.
  3. Vælg handlingen Ny i vinduet Rettighedssæt.
  4. Udfyld felterne på en ny linje efter behov.
  5. Vælg handlingen Rettigheder.
  6. I vinduet Rettigheder skal du udfylde felterne i hovedet efter behov.
  7. Udfyld de fem felter for de forskellige rettigheder som beskrevet i følgende tabel på en ny linje.

    Indstilling Beskrivelse
    Tom Angiver, at rettighedstypen ikke er tildelt til objektet.
    Ja Angiver, at rettighedstypen er tildelt med direkte adgang til objektet.
    Indirekte Angiver, at rettighedstypen er tildelt med indirekte adgang til objektet.

    Indirekte rettighed til en tabel betyder, at du ikke kan åbne tabellen og læse fra den, men du kan få vist dataene i tabellen ved hjælp af et andet objekt, f.eks. en side, som du har direkte adgangsrettigheder til. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet "Eksempel - indirekte rettighed" i dette afsnit.

  8. I feltet Sikkerhedsfilter skal du angive et filter, der skal anvendes på rettigheder, ved at markere det felt, hvor du vil begrænse brugeradgangen.

    F.eks. hvis du vil oprette et sikkerhedsfilter, så en bruger kan få vist kun salg med en specifik sælgerkode, skal du vælge feltnummeret for feltet Sælgerkode. I feltet Feltfilter skal du angive værdien af det, du vil bruge til at begrænse adgangen. Hvis du f.eks. vil begrænse en brugers adgang til kun Anne Grethe Hansens salg, skal du angive AGH.

  9. Gentag trin 7 og 8 for at føje rettigheder til flere objekter til rettighedssættet.

Sådan opretter eller redigerer du rettigheder ved at registrere dine handlinger

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Brugere, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Vælg handlingen Rettighedssæt i vinduet Brugere.
  3. Vælg handlingen Ny i vinduet Rettighedssæt.
  4. Udfyld felterne på en ny linje efter behov.
  5. Vælg handlingen Rettigheder.
  6. Vælg handlingen Start i vinduet Rettigheder.

    En registreringsproces begynder at registrere alle dine handlinger i brugergrænsefladen.

  7. Gå til de forskellige vinduer og aktiviteter i Financials, som du vil give brugerne med dette rettighedssæt adgang til. Du skal udføre de opgaver, som du vil registrere rettigheder for.
  8. Når du vil afslutte registreringen, skal du vende tilbage til vinduet Rettigheder og derefter vælge handlingen Stop.
  9. Vælg knappen Ja for at føje de registrerede rettigheder til det nye rettighedssæt.
  10. Angiv, om brugerne skal kunne indsætte, redigere eller slette poster i de registrerede tabeller for hvert objekt på listen over registrerede elementer. Se trin 7 i afsnittet "Sådan oprettes eller redigeres rettighedssæt manuelt".

Eksempel - indirekte rettighed

Du kan tildele en indirekte rettighed for kun at bruge et objekt gennem et andet objekt. En bruger kan f.eks. have rettighed til at køre codeunit 80, Salgs-post Codeunit Salgs-post udfører mange opgaver, herunder ændring af tabel 37, Salgslinje. Når brugeren bogfører et salgsdokument, codeunit Salgs-post, kontrollerer Financials, om brugeren har rettighed til at ændre tabellen Salgslinje. Hvis ikke, kan codeunit'en ikke udføre sine opgaver, og brugeren får en fejlmeddelelse. I så fald kører codeunit'en korrekt.

Men brugeren behøver ikke at have fuld adgang til tabellen Salgslinje for at køre codeunit'en. Hvis brugeren har indirekte rettighed til tabellen Salgslinje, kører codeunit'en Salgs-post korrekt. Når en bruger har indirekte rettighed, kan brugeren kun redigere tabellen Salgslinje ved at køre codeunit'en salgs-post eller et andet objekt, der har rettighed til at ændre tabellen Salgslinje. Brugeren kan kun redigere tabellen Salgslinje, når det sker fra understøttede funktionalitetsområder. Brugeren kan ikke køre funktionen ved et uheld eller skadeligt ved andre metoder.

Sådan opsættes tidsbegrænsninger for brugere

Administratorer kan definere perioder, hvor angivne brugere kan bogføre, og de kan også angive, om systemet skal registrere, hvor lang tid brugerne er logget på. Administratorer kan også knytte ansvarscentre til brugere.

  1. Vælg ikonet Søg efter side eller rapport, angiv Ressourceopsætning, og vælg derefter det relaterede link.
  2. Når vinduet Brugeropsætning åbnes, skal du vælge handlingen Ny.
  3. I feltet Bruger-ID skal du angive ID'et for en bruger, eller vælge feltet for at få vist alle aktuelle Windows-brugere i systemet.
  4. Udfyld felterne efter behov.

Se også

Blive klar til at handle
Velkommen til Financials
Arbejde med Financials