Bedste fremgangsmåder for mailmarketing

At sende marketingmail er ikke det samme som at sende personlige mails, som de fleste mennesker kender dem. De kan måske forekomme identiske, men der er en vigtig forskel: Personlige mails leveres til kun en enkelt eller nogle få personer, mens marketingmails leveres til mange tusinde eller flere hver måned.

Som svar på forskellige former for mailmisbrug, f.eks. meget målrettet spam og bedrageri, anvender de fleste virksomheder og mailudbydere nu filtrerings- og blokeringsmekanismer til at forsvare deres båndbredde og holde brugernes indbakker rene. Så når nogen begynder at sende store mængder af mails, bemærker internettet det, og det kan evt. aktivere forsvarsmekanismer, som kan medføre, at dine mails ikke når dine kontaktpersoners indbakker. Individuelle mailklienter anvender også deres egne filtreringsalgoritmer, der bl.a. kan filtrere på grundlag af de enkelte brugeres personlige interaktionsoversigter, og det kan betyde, at en identisk meddelelse, der leveres til én modtager, kan blive blokeret af en anden modtagers mailklient.

Disse systemer er ikke beregnet til at stoppe alle former for legitime marketingmails, blot til at forhindre misbrug. Dynamics 365 Marketing er udviklet til at understøtte tilvalgsmarketing til samarbejde, men du skal være opmærksom på, hvordan du arbejder i forhold til almindelige filtreringsstrategier, antispamlove og andre mekanismer til beskyttelse mod misbrug, for at sikre at dine marketingmeddelelser bliver leveret til dine kontaktpersoner i stedet for at sidde fast i deres spamfiltre.

Opbygge og beskytte dit omdømme som afsender

Når en meddelelse sendes ud over internettet, er den IP-adresse, den sendes fra, tilgængelig for hver server, der behandler meddelelsen. Tredjeparts watchdog-organisationer, f.eks. ReturnPath, overvåger aktivitet, meddelelsesindhold og klager, der er forbundet med afsenderadresser, og genererer en omdømmescore for hver afsendelses-IP-adresse og/eller hvert domænenavn. Jo lavere din omdømmescore er, jo mere sandsynligt er det, at dine meddelelser fjernes eller filtreres fra. Hvis din score bliver lav nok, ender du på en blokeringsliste, og ingen af dine meddelelser leveres.

Store mailudbydere (f.eks. Hotmail eller Gmail) og private mailsystemer i store organisationer bruger lignende teknikker til at oprette deres egne, interne, afsenderomdømmer og pointtal, der indfører et ekstra lag af filtrering.

Foruden afsenderomdømme har mange lande og regioner love, der regulerer kommercielle mails, og overtrædelse af denne lovgivning kan udsætte dig for dyre retssager. Eksempler på disse omfatter CAN-SPAM i USA og CASL i Canada. De nye GDPR-regler i EU fastsætter også strenge regler for, hvordan virksomheder må håndtere data og kommunikere digitalt med personer.

Så hvad kan du gøre for at maksimere din levering og holde dig inden for lovgivningen, og hvordan kan Dynamics 365 Marketing hjælpe dig? Læs følgende underafsnit for at finde ud af det. Du kan finde flere oplysninger om leveringsevne og afsenderomdømme ved at søge med Bing efter mange flere gode artikler om dette emne.

Oprette rent, samarbejdende og ansvarligt indhold

Både spamfiltre og systemer for afsenderomdømme analyserer indholdet af de meddelelser, du forsøger at sende. De ser efter tegn på, at du arbejder sammen med modtagerne og identificerer dig selv på en ærlig måde. Fælles krav her er tilstedeværelsen af links til opsigelse af abonnement og din virksomheds fysiske adresse i meddelelsesfeltet. Meddelelser i HTML-format bør også omfatte en version i almindelig tekst med de samme oplysninger. Dynamics 365 Marketing indeholder funktioner, der gør det nemt at medtage disse væsentlige elementer i dine meddelelser og hjælper med til at forhindre dig i at udelade dem ved en fejltagelse.

Vær bevidst om størrelsen på dit HTML-indhold

Begræns HTML-indholdet i mails til en maksimal størrelse på 100 KB. Denne størrelsesgrænse omfatter al HTML-tekst, alle typografier, kommentarer og integreret grafik (men ikke forankret ekstern grafik). Hvis HTML-indholdet overstiger 128 KB, får du en størrelsesadvarsel, men du kan stadig udgive mailen og eventuelle kundekampagneforløb, der inkluderer mailen.

Grænsen for HTML-størrelsen er vigtig, da e-mail-udbydere (f.eks. Gmail) "klipper" e-mails, der er over en vis størrelse (102 KB for så vidt angår Gmail). I stedet for at inkludere hele meddelelsen i modtagerens indbakke afkorter e-mail-udbyderen meddelelsen, og indsætter et link til visning af hele meddelelsen. Derudover kan visse spamfiltre gå mere i dybden med kontrollen, når de ser finder store e-mails.

Når du aktiverer en meddelelse, behandler Marketing HTML-indholdet for at oprette indbygget typografi, komprimere plads og meget mere, så det kan være svært kende den nøjagtige endelige størrelse på meddelelsen. Hvis du har en meddelelse, som du mener overskrider grænsen for HTML-størrelsen, skal du gøre følgende:

1. Åbn en webbrowser, og angiv en URL-adresse i formularen: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Hvor:

• <your_domain> er roden til din Dynamics 365 Marketing-forekomst (som f.eks. "contoso.crm.dynamics.com").
• <email_id> er id'et for den meddelelse, der skal kontrolleres. Du kan finde dette id ved at åbne meddelelsen i Dynamics 365 Marketing og søge efter værdien af den id=-parameter, der vises i browserens adresselinje.

2. Søg efter værdien af feltet "msdyncrm_emailbody" i returnerede JSON.

3. Kopiér værdien af det pågældende felt til et tekstprogram, der kan give dig den nøjagtige størrelse af HTML-indholdet.

Godkend dine afsenderdomæner

Dynamics 365 Marketing indeholder en funktion, som du kan bruge til at konfigurere DomainKeys Identified Mail (DKIM) til at knytte dit Dynamics 365 Marketing-afsendelsesdomæne til dit eget maildomæne. Du kan finde udførlige oplysninger om, hvorfor dette er vigtigt, og hvordan du gør det, under Konfigurere DKIM for dit afsenderdomæne.

Undgå at sende til ugyldige og inaktive mailadresser

Hvis du sender en meddelelse til en ugyldig, inaktiv eller annulleret mailadresse, returneres meddelelsen typisk, hvilket kaldes en afvist mail. Afvisninger forekommer, men omdømme-watchdogs, offentlige udbydere og private værter bemærker det, og jo flere afvisninger, der forbindes med din afsendelses-IP-adresse, jo lavere bliver dit omdømme. Adresser, der er knyttet til en afvisning, bliver sandsynligvis aldrig online igen, så du vil ikke have dem i din database. Dynamics 365 Marketing stopper automatisk med at sende til afviste adresser i seks måneder, før der gøres et nyt forsøg med dem.

Microsoft skal forsvarer det gode ry for vores afsendelses-IP-adresser, så organisationer, der konsekvent opretter et stort antal afvisninger og/eller spamklager kan blive kontaktet af Microsoft Support med råd om, hvordan de forbedrer deres afsendelseslister og/eller meddelelser. Organisationer, der bliver ved med at generere afvisninger og spamklager, kan risikere at få deres konti lukket.

Dynamics 365 Marketing indeholder detaljerede analyser og nøgletal for, hvordan dine kontakter arbejder med dine marketingmails (og andre marketinginitiativer), herunder antallet af åbninger, klik, afvisninger og videresendelser. Du kan bruge disse oplysninger til at evaluere reaktionen fra kontakter og til at holde databasen renset for afviste adresser. Flere oplysninger: Analysér resultater for at få indsigt

Brug ikke købte eller lejede adresselister

Dynamics 365 Marketing er udviklet til at understøtte tilvalgsmarketing, hvor alle kontakter har valgt at modtage marketingmeddelelser fra din organisation og til enhver tid nemt kan vælge at holde op med det. Appen hjælper dig med at opbygge dine adresselister gradvist og i samarbejde med dine aktuelle og potentielle kunder ved at levere funktioner som f.eks. dobbelttilmelding, abonnementsstyring og samtykkeadministration for overholdelse af GDPR. Marketingsider og arrangementswebstedet giver også nye kunder mulighed for at deltage i din database og tilmelde sig adresselister.

Vi fraråder dig at købe eller leje adresselister, da disse lister kan være en overtrædelse af GDPR-samtykkelove og anden lovgivning i andre lande/områder. Lejede og købte lister er også ineffektive, da de normalt indeholder mange udløbne adresser, der afvises, og de kan indeholde mange kontakter, der ikke er interesseret i dine produkter og måske vil klage over modtagelsen af uopfordret mail (muligvis til juridiske myndigheder). Såvel klager som afvisninger vil gå ud over dit afsenderomdømme og dermed din leveringsevne.

Sende ensartede mængder

Afsenderomdømmer med høj score er knyttet til IP-adresser, som sender en ensartet mængde mails. En pludselig stigning vil sænke scoren, og det samme vil uregelmæssige afsendelsesmængder. Microsoft vedligeholder flere IP-adresser, der er dedikeret til at sende meddelelser fra Dynamics 365 Marketing i de enkelte områder, og afstemmer afsendelsesmængden blandt dem for at holde afsendelsesmængden ensartet i en periode for hver IP Hver gang vi tilføjer en ny afsendelses-IP-adresse i et område, "varmer vi den op" ved gradvist at øge den mængde, den sender, indtil den til sidst når samme niveau som de andre IP-adresser i dette område. For de fleste Dynamics 365 Marketing-abonnenter foregår dette automatisk og usynligt, men nye abonnenter, der planlægger at sende marketingmails til et stort antal modtagere (f.eks. flere millioner), kan være nødt til at starte fra bunden og arbejde sig op over tid, før den fulde mængde nås. Hvis det er tilfældet, vil Microsoft-support give dig besked og hjælpe dig under denne proces.

Konfigurere DKIM for dit afsenderdomæne

En af de mest almindelige former for onlinesvindel, også kendt som phishing, opstår, når en falsk meddelelse giver sig for at komme fra en velkendt onlineservice eller finansiel institution. Formålet er at narre modtagerne til at besvare meddelelsen ved at levere private oplysninger som f.eks. adgangskoder eller kreditkortnumre. Det er f.eks. muligt at forhindre phishing, hvis mailmodtagerne godkender afsenderadressen for hver meddelelse for at bekræfte, at den faktisk blev sendt fra et domæne, som tilhører den virksomhed eller organisation, som den hævder at tilhøre. En teknologi kaldet DKIM (DomainKeys Identified Mail) kan gøre dette ved at indarbejde følgende elementer:

• En signatur for offentlig/privat nøgle, der beviser, at meddelelsen blev sendt fra en server, der ejes af en kendt organisation.
• Et centralt register over godkendte signaturer, der gør det muligt for DNS (Domain Name System) at bekræfte, at hver signatur er gyldig, og afsenderdomænet og afsenderadressen tilhører den samme organisation.

Når du sender mail fra Dynamics 365 Marketing, kommer dine meddelelser fra et domæne, der ejes af Microsoft (f.eks. contosomarketing.onmicrosoft.com), men afsenderadressen vil sikkert tilhøre en af dine egne marketing-, salgs- eller kundechefer, der bruger et mere velkendt domæne, som tilhører din organisation (f.eks. you@contoso.com). Denne uoverensstemmelse kan være et faresignal, når en indgående mailserver udfører en DKIM-kontrol af indgående meddelelser, så derfor er en komplet implementering af DKIM meget vigtig for at sikre høj leveringsevne, især når du bruger en tredjeparts afsenderservice, f.eks. Dynamics 365 Marketing.

Dynamics 365 Marketing hjælper dig med at oprette, registrere, og bekræfte DKIM-nøgler for hvert af dine afsendelsesdomæner. Se Godkende dine domæner for at få instruktioner.

Konfigurere en SPF-post

SPF (Sender Policy Framework) er en metode til godkendelse via mail, der hjælper med at forhindre forfalskning af mails. Hvis du vil oprette en SPF-post, kan en mailafsender få vist IP-adresser, der er godkendt til at sende mails på vegne af afsenderens domæne.

SPF-posten konfigureres som en post af typen TXT DNS for det afsendende domæne. Mailmodtagere kan kontrollere TXT-posten, når de modtager en mail, og afvise mails, der stammer fra ukendte IP-adresser. Når du implementerer en SPF-post for dit afsendelsesdomæne, vises der modtagere, som dine mails er sendt fra en gyldig kilde. Resultatet af et "SPF PASS" vil forbedre scoren af dit domænes omdømme i modtagernes filtre til uønsket post.

Du kan få mere at vide om SPF-poster, og hvordan du konfigurerer en SPF TXT-post til dit afsendelsesdomæne, under Oprette en SPF TXT-post

Test din leveringsevne

Når du har alle relevante mailgodkendelsessystemer på plads, anbefales det kraftigt, at du tester din leveringsevne til alle de større mailværter (f.eks. Gmail, Outlook.com, Yahoo-mail osv.) og så mange private domæner, som du kan (herunder dit eget). Dette gør du på denne måde:

1. Konfigurer en mailkonto, som du kan læse på alle eller så mange tjenester og domæner som muligt.
2. Konfigurer en kontaktpersonpost for hver af disse adresser i Dynamics 365 Marketing.
3. Kør en enkel mailkampagne, der er målrettet mod alle dine testkontakter.
4. Undersøg indbakken for hver konto for at bekræfte, at dine meddelelser modtages i indbakken og ikke bliver mærket som uønsket post.

Microsofts spampolitik for mailmarketing

I hele dette emne har vi understreget vigtigheden af at vedligeholde rene, afsendelseslister med tilmeldte kombineret med værdsat indhold og samarbejdende afsendelsesfunktioner. Disse er alle vigtige aspekter ved opbygning af et stærkt afsenderomdømme, og når du vil opnå høj leveringsevne og placering i indbakker. Da mails, der sendes af Dynamics 365 Marketing, leveres fra delte afsendelsesdomæner, overvåger Microsoft hele tiden alle leveringsresultater, klager over spam og blokeringslister for at sikre, at vores afsendelsesdomæner bevarer deres høje omdømme til gavn for alle kunder.

Som et led i at beskytte dig, den ansvarlige marketingmedarbejder, mod tvivlsomme aktørers uønskede adfærd, som ligger uden for din kontrol, har vi implementeret en anti-spam politik, der beskytter dit afsendelsesomdømme. Det fungerer således:

Fase 1: Informer og advar

Når vi bemærker, at et Dynamics 365 Marketing-miljø genererer en høj afvisningsrate eller spamklager, sender vi en mail til administratoren for at informere om problemet og hjælpe dem med at finde en løsning. Hvis der er behov for yderligere hjælp, vil kommunikationen opfordre administratoren til at kontakte Microsoft Support.

Fase 2: Flyt til en afsendelsespulje med høj risiko

Hvis problemet med afvisningsrate eller spam varer ved i mere end et par dage, og hvis administratoren stadig ikke har kontaktet Microsoft Support, flyttes Marketing-miljøet til en afsendelsesgruppe med høj risiko. Den højrisikobaserede afsendelsesgruppe har et dårligere omdømme end standardafsendelsesgruppen med høj leveringsevne.

Når et Marketing-miljø flyttes til afsendelsesgruppen med høj risiko, sender vi en mail til administratoren for at informere om ændringen i afsendelsesgruppen og opfordrer dem til at kontakte Microsoft Support for at få hjælp. Det kan stadig være muligt for Marketing-miljøet at vende tilbage til afsendelsesgruppen med lav risiko, men først, når administratoren har kontaktet Microsoft Support for at håndtere problemet.

Brug en dedikeret afsender-IP-adresse

I en standard Dynamics 365 Marketing-konfiguration administreres alle afsender-IP-adresser af Microsoft og deles mellem kunder, som har lignende omdømmescorer. På denne måde kan vi styre omdømme, afbalancere belastningen fra afsendelse og varme nye IP-adresser op efter behov. Men nogle organisationer foretrækker at bruge én eller flere af deres egne, dedikerede afsender-IP-adresser, især hvis de skal sende store mængder.

Selvom der kan være nogle fordele ved at arrangere en dedikeret afsender-IP-adresse, er der også ulemper, og det er ikke en løsning for alle. Overvej følgende:

• En ny afsender-IP-adresse kræver tid til at varme op
  Når den nye afsender-IP-adresse er online, skal du starte med at sende et par meddelelser ad gangen og derefter langsomt arbejde dig op over flere uger, indtil du når den planlagte afsendelsesmængde, som du derefter skal fortsætte med at vedligeholde. En pludselig stigning i antallet af mails, der kommer fra en ny IP-adresse, vil skade dit afsenderomdømme alvorligt, og du kan risikere straks at blive placeret på en blokeringsliste. I opvarmningsperioden er det også vigtigt, at du kun sender til gyldige og engagerede modtagere. Når du senere har etableret et omdømme, kan du begynde at tilføje mindre engagerede modtagere.
• Vedligehold en regelmæssig og ensartet afsendelsesmængde
  Du skal sprede dine mailafsendelser for at sikre, at du sender stort set den samme mængde hver uge. Forsøg f.eks. ikke at sende alle dine meddelelser på én gang i starten af hver måned.
• Du bør stadig konfigurere DKIM
  Standardgodkendelsen for DKIM-afsenderen er vigtig for optimeringen af leveringen af marketingmail. Det er også vigtigt, at du bruger en særlig IP-adresse, som når du bruger en delt IP-adresse, og at du konfigurerer den på præcis samme måde. Du kan finde udførlige oplysninger om, hvorfor dette er vigtigt, og hvordan du gør det, under Konfigurere DKIM for dit afsenderdomæne.
• Du koncentrerer risikoen hos dig selv og kan komme til at betale en høj pris for eventuelle fejl
  Når du er den eneste, der bruger din afsendelses-IP-adresse, vil eventuelle fejl, du laver, påvirke dit afsenderomdømme direkte, uden at det kan skjules i de store mængder mails, der overholder standarderne, fra store grupper af andre brugere.

Offentlige IP-adresser, der bruges til afsendelse af mails

Dynamics 365 Marketing bruger et sæt dedikerede offentlige undernet i IPv4-netværk til afsendelse af emails. Alle emails, der sendes af Marketing, forventes at afvige fra en IP-adresse, der tilhører et af undernettene. Undernet tildeles statisk til Marketing-platformen, men de kan ændres på et senere tidspunkt, når nye undernet introduceres.

Hvis du vil sikre dig, at du altid har de korrekte IP-adresser, bør du læse mere i dokumentet Azure IP-intervaller og servicekoder. Dokumentet er i JSON-format og viser alle Azure-mærkede IP-intervaller. Den servicekode, som Marketing anvender til at sende emails til offentlige IP'er er angivet under "Dynamics365ForMarketingEmail". Listen over IP-intervaller findes under "addressPrefixes".

Det følgende kodestykke er et eksempel på en sektion fra dokumentet for IP-intervaller. Undernettene er angivet i denne sektion af JSON-filen:

      "name": "Dynamics365ForMarketingEmail",
      "id": "Dynamics365ForMarketingEmail",
      "properties": {
        "changeNumber": 1,
        "region": "",
        "platform": "Azure",
        "systemService": "Dynamics365ForMarketingEmail",
        "addressPrefixes": [
          "x.x.x.x/25",
          "x.x.x.x/25",
          ...
          "x.x.x.x/24",
          "x.x.x.x/24"
        ]
      }
    }

Se også

Oprette en marketingmail og udsende den
Oversigt over mailmarketing