Planlægning af engangsleverandører i den offentlige sektor
Denne artikel beskriver, hvordan du forbereder import og oprettelse af flere engangskreditorer og fakturaer.
Hvis du planlægger at masseimportere leverandør- og importoplysninger, skal du typisk først oprette en datafil i regnearksformat og gemme den i CSV-format (kommaseparerede værdier).
- Da der bruges komma til at adskille felterne i en CSV-fil, må du ikke bruge kommaer i teksten i en post. Hvis du f.eks. vil angive firmanavnet "Smith, Jensen og Jensen", skal du indtaste det som Smith Jensen og Jensen.
- Hvis du ikke angiver værdier for felter på denne side, bruger de nyoprettede kreditorkonti værdier fra den engangskreditorprofil, der er henvist til på siden Kreditorparametre. Hvis betalingsmetoden f.eks. er angivet til Bankcheck for engangskreditorprofilen på siden Kreditorparametre, så angives denne betalingsmetode også for de engangskreditorer, som du tilføjer.
- Kreditornummerserien Engangsleverandør bruges til at tildele engangskreditorkontiene og må ikke være angivet til Fortløbende for denne tjeneste. Fakturaer genereres i kladdetilstand. Før du opretter betalingsforslag til betaling, skal du bogføre fakturaerne.
Følgende tabel viser de felter, som den importerede fil skal indeholde. Hver enkelt feltetiket svarer til en kolonneoverskrift i et regneark, og hver række i regnearket indeholder dataene for hver relevant kolonne.
Kreditorsektion
| Felt | Oplysninger |
|---|---|
| Posttype | Person eller Organisation |
| Fornavn | (Hvis posttypeværdien er Person) |
| Mellemnavn (valgfrit). | (Hvis posttypen er Person) |
| Efternavn | (Hvis posttypen er Person) |
| Navn på kreditor | (Hvis posttypen er Organisation) |
| Gruppe | Grænse på 10 tegn |
| Land/område | Grænse på 10 tegn |
| Postnummer | |
| Gade | |
| By | |
| By | |
| Federal Tax ID (valgfrit) | (Kun USA) 1099-nummer |
| 1099-nummertype | (Kun USA) Værdierne kan være Ukendt, Employer Identification Number (EIN - US), Social Security Number (SSN - US), Individuelt Taxpayer Identification Number (TIN - US), eller Anvendt Taxpayer Identification Number (TIN - US). Bemærk: Hvis der ikke er angivet noget Federal Tax ID, indstilles feltet til ukendt. |
| Bankkonto (valgfrit) | Bankkontonavn |
| Bankkontonummer | |
| Registreringsnummer (valgfrit) | |
| SWIFT-kode (valgfrit) | Også kaldet BIC-kode (Bank Identifier Code). |
| IBAN (valgfrit) | IBAN (International Bank Account Number). Maks. 34 tegn |
Fakturasektion
| Felt | Oplysninger |
|---|---|
| Fakturanummer | Fakturanummer. Maks. 20 tegn |
| Fakturabeskrivelse (valgfrit) | |
| Bogføringsdato (valgfrit) | Datoformat |
| Fakturadato | Datoformat |
| Forfaldsdato (valgfrit) | Datoformat |
| Linjenummer | |
| Varenummer (valgfrit) | Grænse på 20 tegn Bemærk! Hvis der ikke er angivet noget varenummer, skal du angive værdier i felterne Indkøbskategori og Indkøbskategorihierarki. Hvis ingen indkøbskategori og intet indkøbskategorihierarki er angivet, skal du angive en værdi i feltet Varenummer. |
| Varenavn (valgfrit) | Maks. 60 tegn |
| Indkøbskategorihierarki (valgfrit) | Bemærk! Hvis du angiver en værdi for dette felt, skal feltet Indkøbskategori også udfyldes. |
| Indkøbskategori (valgfrit) | Bemærk! Hvis du angiver en værdi for dette felt, skal feltet Indkøbskategorihierarki også udfyldes. |
| Antal (valgfrit) | |
| Enhed (valgfrit) | Grænse på 10 tegn |
| Linjenettobeløb | Decimalværdier er tilladt. |
| Enhedspris (valgfrit) | Decimalværdier er tilladt. |
Distributionssektion
| Felt | Oplysninger |
|---|---|
| Tal | Regnskabsfordelingslinjenummer |
| Økonomiske dimensioner | Hvis den importerede fil har økonomiske dimensioner, skal du medtage alle økonomiske dimensioner med den rette navngivning, ellers vises der en fejlmeddelelse, som angiver, at finansdimensionen er ugyldig. Derefter skal du rette de økonomiske dimensioner eller fjerne kolonnerne fra filen. |
| Procent | Decimalværdier er tilladt. |
Hvad skal jeg gøre nu?
Når du har konfigureret de forudsætninger, skal du læse Engangsleverandører i den offentlige sektor.