Godkend og bekræft indkøbsordrer

Vigtigt!

Velkommen til dokumentationen til Microsoft Dynamics 365 for Operations på docs.microsoft.com. Vi overfører vores indhold her fra Dynamics 365 for Operations Hjælp-wiki.

I denne artikel beskrives de statusser, som en indkøbsordre (IO) gennemgår, når det er blevet oprettet, og effekten af at aktivere ændringsstyring på IO'er.

Når en købsordre (IO) er blevet oprettet, skal den evt. gennemgå en godkendelsesproces. Når leverandøren har accepteret ordren, indstilles indkøbsordrens status til Bekræftet.

Godkendelse af indkøbsordrer

IO'er, der ikke bruger ændringsstyring, får status som Godkendt, så snart de er oprettet, mens IO'er, der bruger ændringsstyring, får status som Udkast, når de oprettes. En indkøbsordre, der er oprettet ved autorisation af et ordreforslag fra varedisponering, får altid status Godkendt, uanset indstillingerne for ændringsstyring. En IO opretter kun lagertransaktioner, når den har nået status Godkendt. Derfor vises dette lager ikke som tilgængeligt for reservation eller mærkning, før ordren accepteres.

Du aktiverer ændringsstyring for IO'er ved at angive indstillingen Aktivér ændringsstyring på siden Indkøbs- og forsyningsparametre. Når ændringsstyring er aktiveret, skal IO'er gennemgå et godkendelsesforløb, når de er færdige. Microsoft Dynamics 365 for Operations har en editor til arbejdsgangsprocesser, hvor du kan definere en arbejdsgang til at repræsentere godkendelsesprocessen. Denne arbejdsgang kan omfatte regler for automatisk godkendelse, regler, som bestemmer, hvem der bliver tildelt til at godkende bestemte IO'er og regler for eskalering af en arbejdsgang, der har afventet godkendelse i lang tid. Du kan aktivere ændringsstyringsprocessen for alle kreditorer eller for bestemte kreditorer. Du kan også konfigurere processen, så den kan tilsidesættes for enkelte IO'er.

Når ændringsstyring er aktiveret, går IO'er gennem seks godkendelsesstatusser, fra Udkast til Færdiggjort. Når en ordre er blevet godkendt, skal brugere, der vil ændre den, bruge handlingen Anmod om ændring.

Godkendelsesstatus Beskrivelse Anmod om ændring er aktiveret
Udkast Indkøbsordren er en kladde og endnu ikke sendt til godkendelse i arbejdsgangen for indkøbsordren. Nej
Til gennemsyn Indkøbsordren er sendt til godkendelse i arbejdsgangen for indkøbsordren. Der afventes godkendelse Nej
Afvist Indkøbsordren blev afvist under godkendelsesprocessen. Nej
Godkendt Indkøbsordren blev godkendt. Ja
Bekræftet Indkøbsordren blev bekræftet. En indkøbsordre kan ikke bekræftes, før den er godkendt. Ja
Færdiggjort Indkøbsordren blev færdiggjort. Den er nu økonomisk lukket og kan ikke længere ændres. Nej

Bekræftelse af indkøbsordrer

IO'er, der har godkendelsesstatus Godkendt, kan gennemgå flere trin, før de bliver bekræftet. For eksempel skal du muligvis sende en forespørgsel om indkøb til leverandøren for at få oplysninger om priser, rabatter eller leveringsdatoer. Skal du det, kan du give indkøbsordren statussen Til eksternt gennemsyn ved hjælp af handlingen Købsforespørgsel.

Kreditorer, der er konfigureret til at bruge kreditorportalen, kan gennemse ordrer på portalen, og godkende eller afvise dem. Under denne revisionsproces har indkøbsordren statussen Til eksternt gennemsyn. Kreditorportal kan konfigureres, så en bekræftelse fra kreditoren automatisk bekræfter ordren i Dynamics 365 for Operations. Du kan også manuelt bekræfte en indkøbsordre, når du har modtaget bekræftelse fra leverandøren. Hvis en leverandør afviser en IO, modtages afvisningen samt årsagen til afvisningen og forslag til ændringer. I dette tilfælde forbliver status for indkøbsordren Til eksternt gennemsyn.

Der er også mulighed for at generere en proforma bekræftelse for en ordre, før den faktiske bekræftelse er blevet behandlet. Denne indstilling opretter kun en rapport, som du kan dele med leverandøren. Der oprettes ikke nogen kladdeoplysninger.

Når leverandøren har accepteret ordren, er næste trin at registrere IO'en som bindende. Du kan udføre dette trin, ved hjælp af handlingen Bekræftelse eller handlingen Bekræft. Begge disse handlinger indstiller godkendelsesstatus for ordren til Bekræftet. Bekræftelse af ordre starter to yderligere processer:

  • Der oprettes en kladde for at gemme en nøjagtig kopi af det, der blev bekræftet i systemet. Nogle gange skal ordrer ændres, og flere kladder oprettes, når den opdaterede ordre er bekræftet. I disse kladder kan du få vist en oversigt over de forskellige versioner af ordren, som blev bekræftet.
  • Regnskabsfordelinger oprettes, og der udføres evt. ordrekontrol og budgetkontrol, hvis denne funktion er aktiveret. Hvis en af kontrollerne mislykkes, vises en fejlmeddelelse, der angiver, at der skal udføres ændringer af indkøbsordren, før den kan bekræftes igen.

En kreditor kan anmode om en form for sikkerhed for, at der ydes betaling for et køb. Der findes forskellige metoder til at give denne garanti i kreditorprocesser. For eksempel reserverer handlingen Forudbetaling midler til indkøbsordren, og denne forudbetaling registreres på indkøbsordren.

Ændring af indkøbsordrer

I nogle situationer kan det være nødvendigt at ændre en indkøbsordre, når den har fået godkendelsesstatussen Godkendt eller Bekræftet.

Hvis indkøbsordren blev oprettet ved hjælp af en ændringsstyringsproces, kan du foretage ændringer ved at tilbagekalde ordren eller, hvis ordren er allerede blevet godkendt, ved hjælp af handlingen Anmod om ændring. I så fald ændres godkendelsesstatussen tilbage til Udkast, og du kan derefter ændre ordren. Når du er færdig med at foretage ændringer, kan det være nødvendigt at sende IO'en til fornyet godkendelse. Du kan konfigurere de ændringstyper, som kræver fornyet godkendelse, ved hjælp af en Gengodkendelsesregel for indkøbsordrer-politikregel på siden Indkøbspolitikker.

Hvis en del af det bestilte antal for en indkøbsordrelinje er leveret, kan du ikke ændre det bestilte antal. Du kan dog ændre Levér rest-antallet på linjen. Du kan derefter bruge handlingen Færdiggør til at annullere linjer og forhindre yderligere behandling.

Når en ordre er bekræftet, kan du ikke længere slette den. Du kan dog annullere den samlede mængde eller et eventuelt restantal på en ordre, forudsat at mængden eller antallet endnu ikke er modtaget eller faktureret.

Se også

Oversigt over indkøbsordrer

Oprettelse af indkøbsordre

Produktkvittering sammenlignet med indkøbsordrer

Oversigt over kreditorfakturaer