Oversigt over kreditorfakturaer

Denne artikel indeholder generelle oplysninger om kreditorfakturaer. Kreditorfakturaer er anmodninger om betaling for produkter og tjenester, der er modtaget. Kreditorfakturaer kan repræsentere en regning for løbende ydelser, eller de kan være baseret på indkøbsordrer for specifikke varer og tjenester.

Kreditorfakturaer

En kreditorfaktura fra en indkøbsordre er en faktura, der er produceret, når produkter eller tjenesteydelser modtages i henhold til en indkøbsordre, der blev afgivet med en leverandør. Kreditorfakturaen indeholder et hoved og en eller flere linjer til varer eller tjenester. En kreditorfaktura afslutter cyklussen fra indkøbsordre til produktkvittering til kreditorfaktura.

Selvom nogle kreditorfakturaer er knyttet til en indkøbsordre, kan kreditorfakturaer også indeholde linjer, der ikke svarer til indkøbsordrelinjer. Du kan også oprette kreditorfakturaer, der ikke er knyttet til nogen indkøbsordrer. Disse kreditorfakturaer kan repræsentere løbende tjenester som et værktøj til regning, og du behøver ikke at henvise til en indkøbsordre, når du tilføjer dem.

Der er flere måder at angive en kreditorfaktura på:

  • I kreditorindgangsbogen kan du hurtigt indtaste fakturaer, der ikke refererer til en indkøbsordre, så du kan periodisere udgiften. Ved hjælp af kreditorfakturagodkendelseskladden kan du vælge disse fakturaer og bogføre dem på kreditorsaldoen for at tilbageføre periodiseringen.
  • Med kreditorfakturajournalen kan du hurtigt indtaste fakturaer, der ikke refererer til en indkøbsordre i et enkelt trin.
  • Sammen med kreditorfakturapuljen kan du med kreditorindgangsbogen hurtigt indtaste fakturaer for at periodisere udgiften. Du kan åbne tilknyttede indkøbsordrer senere for at bogføre fakturaen mod udgiftskontoen.
  • Med siderne Åbne kreditorfakturaer og Afventende kreditorfakturaer kan du oprette kreditorfakturaer fra bekræftede indkøbsordrer.

Den følgende diskussion indeholder flere oplysninger om, hvordan du kan bruge siden Åbne kreditorfakturaer eller Afventende kreditorfakturaer til at oprette en kreditorfaktura fra en indkøbsordre.

Sådan skal du forstå fakturalinjeantal

Når du åbner en kreditorfaktura fra en relateret indkøbsordre, oprettes der fakturalinjer fra indkøbsordren. Mængderne tages som standard fra antallet på produktkvitteringen. Du kan dog bruge en eller flere af følgende standardfunktionsmåder:

  • Modtagelse nu-antal – Brug denne indstilling til delleverancer. Standardværdien i feltet Antal stammer fra feltet Modtag nu- antal på indkøbsordren.
  • Bestilt antal – Brug denne indstilling til fuldførte forsendelser. Standardværdien i feltet Antal stammer fra feltet Bestilt antal på indkøbsordren.
  • Registreret antal – Brug denne indstilling, hvis varen kræver registrering, som angivet på siden Varemodelgrupper. Standardværdien i feltet Antal er det fysisk opdaterede antal, der er registreret.
  • Antal produktkvitteringer – Brug denne indstilling, hvis der allerede er modtaget en produktkvittering for ordren. Standardværdien i feltet Antal stammer fra det samlede antal tilgængelige produktkvitteringer.
  • Registreret antal og tjenester – Brug denne indstilling, hvis der er registreret antal i modtagelseskladder for lagerførte varer eller ikke-lagerførte varer. Denne indstilling omfatter også tjenester, uanset om de er registreret.

Hvis din juridiske enhed bruger sammenholdelse af kreditorfakturaer, kan du se resultaterne af den mængde, der passer i kolonnen Antal afstemte produktkvitteringer. Du kan også bruge menukommandoen Detaljer om sammenholdelse under fanen Gennemgang for at få vist resultaterne af den tilsvarende mængde.

Tilføje en linje, der ikke var på indkøbsordren

Du kan tilføje en ny linje, der ikke var på indkøbsordren, til kreditorfakturaen. Du skal vælge et varenummer eller en indkøbskategori. Du kan derefter tilføje mængder, priser og beløb på linjen. Linjen medtages kun i sammenholdelsespolitikker for fakturatotaler.

Sende en kreditorfaktura til gennemsyn

Din organisation bruger måske arbejdsgange til at administrere gennemsynsprocessen for kreditorfakturaer. Gennemsyn via arbejdsgang kan være påkrævet for fakturahovedet, fakturalinjen eller begge dele. Arbejdsgangskontrolelementerne gælder for hovedet eller linjen, afhængigt af hvor fokus er, når du klikker på kontrolelementet. I stedet for knappen Indlæg får du vist knappen Send, som du kan bruge til at sende kreditorfakturaen gennem evalueringsprocessen.

Sammenholde kreditorfakturaer med produktkvitteringer

Du kan angive og gemme oplysninger om kreditorfakturaer, og du kan sammenholde fakturalinjer med produktkvitteringslinjer. Du kan også sammenholde delmængder for en linje.

Du kan oprette en kreditorfaktura, der er baseret på de linjeelementer i produktkvitteringen, som er modtaget til dato, selvom alle varerne i en bestemt indkøbsordre endnu ikke er modtaget. Du kan f.eks. bruge denne indstilling, hvis en kreditor sender én faktura pr. måned, som dækker alle de leverancer, kreditoren har sendt i den pågældende måned. Hver produktkvittering repræsenterer en dellevering eller en komplet levering af varerne i indkøbsordren.

Når du bogfører fakturaen, opdateres antallet for Fakturarestmængde for de enkelte varer med de samlede modtagne antal fra de valgte produktkvitteringer. Hvis både antallet Fakturarestmængde og antallet Levér rest for alle varer i indkøbsordren er 0 (nul), ændres indkøbsordrens status til Faktureret. Hvis antallet for Fakturarestmængde ikke er 0 (nul), forbliver status for indkøbsordren uændret, og der kan bogføres ekstra fakturaer for den.

Denne indstilling antager, at der er bogført mindst én produktkvittering for indkøbsordren. Kreditorfakturaen er baseret på disse produktkvitteringer og afspejler antallene i dem. De økonomiske oplysninger til fakturaen er baseret på de oplysninger, der angives, når du bogfører fakturaen.

Du kan finde flere oplysninger under Registrere kreditorfaktura og sammenligne med modtaget antal.

Arbejde med flere fakturaer

Du kan arbejde med flere fakturaer samtidig og bogføre dem alle på én gang. Hvis du skal oprette flere fakturaer, skal du bruge siden Afventende kreditorfakturaer. Hvis du skal bogføre og udskrive flere kreditorfakturaer, skal du bruge siden fakturagodkendelseskladde. Hvis du bruger fakturagodkendelseskladden, skal mindst én produktkvittering bogføres for indkøbsordren, og der skal bogføres en faktura for indkøbsordren i en indgangsbog. De økonomiske oplysninger for fakturaen stammer fra den faktura, der blev bogført i indgangsbogen.

Du kan få flere oplysninger på: