Konfigurer udgiftsstyring

I denne artikel beskrives de overvejelser og de beslutninger, du skal foretage i planlægningsprocessen, før du konfigurerer Udgiftsstyring i Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise edition. Du kan gemme oplysninger om betalingsmetoderne, rejserekvisitioner, udgiftsrapporter og politikker, bl.a. i området Udgiftsstyring.

Da mange af de beslutninger, du foretager, når du planlægger din konfiguration for udgiftsstyring, er baseret på organisationens hierarki og økonomiske struktur, skal du referere til planlægningsdokumenterne for de pågældende områder.

Interne udgifter

Når du aktiverer interne udgifter, giver du juridiske enheder og medarbejdere mulighed for at pådrage dig udgifter på vegne af og opkræve betaling fra en anden juridisk enhed i organisationen. For eksempel fuldfører en medarbejder i juridisk enhed A et projekt for juridisk enhed B. Hvis interne udgifter er aktiveret, kan medarbejderen derefter indsende en timeseddel til og betales af juridisk enhed B. Hvis organisationen ikke har flere juridiske enheder, skal du ikke aktivere interne udgifter. Beslutning: Vil du aktivere interne udgifter?

Økonomistyring

Udgiftsstyring er tæt integreret med den finansielle forvaltning af organisationen. Mange af konfigurationerne for udgiftsstyring baseres på de beslutninger, du har foretaget om virksomhedens økonomi. I følgende afsnit beskrives de forskellige områder, der kræver planlægning og beslutninger, der er baseret på organisationens finansielle beslutninger og vejledning fra ledelsen.

Diæter

Du skal definere medarbejderen pr. diæt, som organisationen stiller til rådighed. Da diæter normalt bruges til at dække udgifter som måltider, logi og andre omkostninger, kan du oprette regler for diætgodtgørelser, som organisationen tilbyder. Diætsatser kan baseres på tidspunktet på året, rejselokationen eller begge. Når du definerer en diætregel, kan du angive, at du vil tilbageholde en procentdel af en diætsats, hvis en arbejder modtager ekstra måltider eller tjenester. Du kan også definere diætsatsniveauer for at angive et minimum- og maksimumantal timer, en diætsats kan gælde for en arbejders rejse. Beslutninger:

  • Standarddiætregler for første og sidste dag:
    • Hvad er det mindste antal timer, en medarbejder kan gøre krav på for en dag og stadig få en diæt?
    • Er der en reduktion af det beløb, der tilbydes for måltider for den første og sidste dag? Hvis det er tilfældet, hvad er procentdelen af nedsættelsen?
    • Er der en reduktion af det beløb, der tilbydes for et hotel for den første og sidste dag? Hvis det er tilfældet, hvad er procentdelen af nedsættelsen?
    • Er der en reduktion af det beløb, der tilbydes for andre udgifter for den første og sidste dag? Hvis det er tilfældet, hvad er procentdelen af nedsættelsen?
  • Standarddiætregler:
    • Er der en procentvis reduktion i diætgodtgørelsen til hvert måltid, hvis for eksempel måltidet er gratis? Hvis det er tilfældet, hvad er procentdelen af nedsættelsen for hvert måltid?
    • Beregnes nedsættelsen for måltider pr. dag, pr. rejse eller med antallet af måltider pr. dag?
    • Skal diætbeløb afrundes normalt eller rundes op?
    • Bliver diæter beregnet baseret på en 24-timers periode eller en kalenderdag?
  • Diætregler baseret på placering:
    • Vil diætsatser variere, afhængigt af placering, og hvilke steder der medtages?
    • Hvis diætsatsen varierer baseret på placering for hver placering, hvilken procentdel for beløb er der fastsat for:
      • måltider
      • hotel
      • øvrige udgifter

Administration af udgiftskladder og konti

Udgiftsstyring kræver, at du bruger flere kladder og konti. For eksempel skal du beslutte, om den samme konto bruges til kontantforskud og tvister om kreditkort. Beslutninger:

  • Hvilken finanskladde skal godkendte udgiftsrapporter bogføres til?
  • Hvilken konto bruges der til kontantforskud?
  • Skal kontantforskud bogføres med det samme?

Betalingsmetoder

Når du tillader medarbejdere at pådrage dig udgifter på vegne af din virksomhed, skal du definere de betalingsmetoder, medarbejdere har tilladelse til at bruge. For eksempel kan du tillade medarbejdere at bruge penge eller firmaets kreditkort. Du kan også tillade medarbejdere at bruge personlige kreditkort og derefter refundere medarbejderne. Du skal træffe følgende beslutninger for hver betalingsmetode, du tillader. Beslutninger:

  • Hvile betalingsmetoder er tilladte?
  • Hvem ejer udgifterne til betalingsmetoden?
  • Er der en modkontotype? I så fald, hvad er det?
  • Hvis der findes en modkonto, hvad er kontoen?
  • Hvis betalingsmetoden er et kreditkort, skal betalingsmetoden så kun bruges ved importerede transaktioner?

Udgiftskategorier og delte kategorier

Når medarbejderne opretter en udgiftsrapport, skal hver udgift, de registrerer, knyttes til en udgiftskategori. Udgiftskategorier stammer fra delte kategorier, der kan deles på tværs af de juridiske enheder i organisationen. Disse kategorier kan også deles i Projektstyring og regnskab, afhængigt af hvordan organisationen er defineret. Baseret på definitionen af organisationen og vejledning fra implementeringsgruppen skal du afgøre, om de kategorier, der bruges i Udgiftsstyring, skal bruges kun i udgifter, eller om de skal deles mellem projektet og udgifter. Bemærk, at disse kategorier kan deles mellem projekt og udgift eller projekt og produktion, men ikke mellem udgift og produktion. Du skal træffe følgende beslutninger for hver udgiftskategori. Beslutninger:

  • Hvad er udgiftskategorien? Det kan f.eks. være fly, hotel eller kilometerpenge.
  • Kan denne udgiftskategori også bruges i projektstyring og regnskab?
  • Hvad er udgiftstypen?
  • Hvad er standardbetalingsmetoden for udgiftskategorien?
  • Skal udgifter i denne kategori specificeres?
  • Hvad er standardhovedkontoen for udgiftskategorien?
  • Hvad er standardvaremomsgruppen for udgiftskategorien?
  • Er yderligere betalingsmetoder tilladt for denne udgiftskategori? Hvis det er tilfældet, hvad er de?
  • Er der underkategorier inden for denne udgiftskategori? Hvis det er tilfældet:

    • Er der nogen af de underkategorier, der er udelukket fra momsopkrævning?
    • Hvad er varemomsgruppen for underkategorierne?

    Hvis udgiftskategorien også anvendes i Projektstyring og regnskab, skal du svare på de resterende spørgsmål. Ellers er du færdig med dette afsnit.

  • Hvilke omkostningskonti skal der bruges til følgende?
    • Kost
    • Lønfordeling
    • IGVF - kostværdi
    • Omkostning-vare
    • IGVF - kostværdi - vare
    • Periodiseret tab
    • IGVF - periodiseret tab
  • Hvilke indtægtskonti skal der bruges til følgende?
    • Faktureret omsætning
    • Periodiseret omsætning – Salgsværdi
    • IGVF - salgsværdi
    • Periodiseret omsætning – produktion
    • IGVA – produktion
    • Periodiseret omsætning – profit
    • IGVA - profit
    • Periodiseret omsætning – abonnement
    • IGVF - Abonnement

Afgifter

For udgiftsrelateret moms skal du bestemme, hvad der er inkluderet eller aktiveret i udgiftsrapporter. Beslutninger:

  • Indgår der moms i udgiftsbeløbet?
  • Skal momsopkrævning være aktiveret på udgifter?

Bemærk, at hvis du under planlægningen af finansmodulet har besluttet at anvende amerikansk moms og bruge momsregler, hvilket gøres ved at skifte feltet Anvend reglerne for moms til Ja, kan du ikke aktivere momsopkrævning på udgifter.

Politikker

Du kan oprette udgiftsrapportpolitikker, så din virksomhed kan spare tid og penge, når medarbejderne pådrager dig udgifter på deres vegne. Politikkerne sikrer, at medarbejderne holder sig inden for budgettet, angiver alle nødvendige oplysninger og kun bruger penge efter behov. Du skal træffe følgende beslutninger for hver udgiftsrapportpolitik og hver udgiftsrapportgodkendelsespolitik, du opretter. Beslutninger:

  • Hvad er navnet på politikken?
  • Hvad er udgiftspolitikken til?
  • Hvis du tidligere har besluttet at aktivere interne udgifter, for hvilke virksomheder i organisationen skal denne politik anvendes?
  • Hvornår vil politikken være gældende?
  • Hvornår udløber politikken?
  • Hvad er politikreglen?
  • Hvad er resultatet af politikreglen?