Konfigurer kreditorkonti

I dette emne beskrives, hvilke typer oplysninger du skal angive, når du opretter en ny kreditorkonto.

Når du har oprettet en kreditorkonto, kan du angive oplysninger om kreditoren. Disse oplysninger bruges til automatisk at indsætte data i dokumenter og spore aktivitet, der involverer kreditoren. Du kan f.eks. konfigurere følgende oplysninger om en kreditor:

  • Tilknyt en kreditorgruppe. Alle kreditorer skal være knyttet til en kreditorgruppe. Kreditorerne i en kreditorgruppe har parametre, som de deler. De kan f.eks. have samme betalingsbetingelser.
  • Konfigurer kreditoren til katalogimport. Kreditorer kan levere en fil, der indeholder kataloget over deres varer og tjenester. Denne fil kan overføres, så dine medarbejdere kan bestille fra kreditoren.
  • Tildel kreditoren til indkøbskategorier.
  • Tillad en eksisterende kreditor at gøre forretninger med en anden juridisk enhed i organisationen.
  • Sæt en kreditor på hold for bestemte typer transaktioner.
  • Angiv bankoplysninger for kreditoren, så du kan sende betalinger elektronisk.
  • Konfigurer moms-, leverings-, faktura- og betalingsoplysningerne for kreditoren. Disse indstillinger kopieres som standard til nye dokumenter, du opretter for kreditoren.
  • Konfigurer standard økonomiske dimensioner, der bruges til automatisk bogføring af transaktioner med kreditoren til regnskaber.

Hvis du vil fremskynde oprettelsen af kreditorkonti, kan du oprette skabeloner. Hvis du vil oprette en skabelon, skal du åbne siden Kreditor i handlingsruden og klikke på Indstillinger > Postoplysninger. Klik derefter på Regnskabsskabelon. Regnskabsskabeloner deles med andre brugere.

Du kan også oprette en brugerskabelon til eget brug. Du kan ikke slette en kreditor, der er tilknyttet andre poster, f.eks. kontakter og produkter.

Kreditorkontonumre

Kontonummeret er et entydigt id for en kreditor. Du kan konfigurere kontonumre, så de genereres automatisk, når du opretter en kreditor. Du kan også konfigurere nummerserien, så kontonumrene angives manuelt. Du kan f.eks. bruge kreditorens telefonnummer som id.

Leverandørorganisationer og individuelle kreditorer

Når du opretter en ny kreditorkonto, skal du vælge, om kreditoren er en organisation eller en person. Dit valg påvirker de oplysninger, der skal udfyldes for kreditoren. Disse oplysninger omfatter fornavn, efternavn og titel for en person. For en organisation omfatter disse oplysninger organisationsnummeret og antallet af medarbejdere.

Adresser

For hver kreditor kan du angive flere adresser, som bruges til forskellige formål. Du kan f.eks. oprette en adresse, der er beregnet til Faktura. Hvis du betaler kreditoren med check, kan du også angive en adresse beregnet til Remitter-til. Hvis du skal angive en adresse, der skal bruges ved pengeoverførsler til udenlandske banker, bliver formålet SWIFT.

Kreditorkontakter

Du kan gemme kontakter for en kreditor. Disse kontakter kan derefter bruges på dokumenter som indkøbsordrer eller anmodninger om tilbud (tilbudsanmodninger).

Hvis du vil føje kontakter til en kreditor, skal du åbne siden Alle kreditorer, fanen Kreditor i gruppen Opsætning og klikke på Kontakter > Tilføj kontakter.

Du kan oprette kreditorkontakter fra bunden. Du kan også kopiere oplysninger fra en anden person, der allerede er registreret i Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, og redigere oplysningerne, som du har brug for.

Bemærk: Tilføjelse af en kontakt for en kreditor er ikke det samme som at tilføje kontaktoplysninger for den pågældende kreditor. Selvom du kan tilføje generelle kontaktoplysninger for en kreditor, kan du også have flere bestemte personer, der er kontakter i den pågældende virksomhed, og som alle har deres egne kontaktoplysninger.

Du kan ikke slette en kontaktpersonpost, hvis der refereres til kontakten i et dokument. I stedet kan du deaktivere kontakten.

Du kan føje kreditorkontakter til dine personlige kontakter i Microsoft Office 365. Du skal dog først konfigurere synkronisering mellem Finance and Operations og Office 365 både i Microsoft Exchange Server-synkronisering og i installationsguiden til Microsoft Outlook.

Hvis en kreditor kun er registreret for én juridisk enhed i organisationen, og andre juridiske enheder skal registrere den samme kreditor, kan du bruge siden Føj kreditor til en anden juridisk enhed for at konfigurere kreditoren til at kunne gøre forretninger med en anden juridisk enhed. Du skal vælge en kreditorgruppe, valuta og hold-status for kreditoren i den valgte juridiske enhed.

Hvis flere juridiske enheder i organisationen handler med samme kreditor, og hver juridisk enhed har en separat kreditorkonto for kreditoren, kan du flette part-id'erne for kreditorkontiene. På denne måde kan oplysninger såsom adressen og antallet af medarbejdere deles, så du kun skal opdatere dem ét sted.

Hvis du vil flette part-id'er, skal du følge disse trin.

  1. På siden Globalt adressekartotek skal du vælge de poster i adressebogen, der repræsenterer kreditoren i hver juridisk enhed, som skal medtages i fletningen.
  2. Klik på Flet poster i handlingsruden.

Aftaler

Når du har oprettet en kreditorkonto, vil du måske også registrere de aftaler, som du har med kreditoren. Du kan oprette pris-og rabataftaler ved hjælp af handlingerne i kreditorposten. Du kan også oprette en købsaftale på siden Købsaftaler.

Placering af en kreditor i venteposition

Du kan placere en kreditor i venteposition for forskellige posteringstyper. Følgende valgmuligheder er tilgængelige:

  • Nej – Der er ikke placeret nogen spærringer for kreditoren.
  • Faktura – Der kan ikke bogføres fakturaer for kreditoren.
  • Alle – Kreditoren er sat på hold for alle transaktionstyper. Disse transaktionsstyper omfatter indkøbsrekvisitioner, fakturaer og betalinger.
  • Betaling – Der kan ikke genereres betalinger for kreditoren.
  • Rekvisition – Der kan kun oprettes indkøbsrekvisitioner. Der kan ikke oprettes andre transaktioner.
  • Aldrig – Kreditoren bliver aldrig sat på hold på grund af inaktivitet.

Når du sætter en kreditor på hold, kan du også angive en årsag og en dato, hvor ventepositionen ophører. Hvis du ikke angiver en slutdato, opretholdes ventepositionen på ubestemt tid.

Du kan ændre på hold-opdateringsstatus til Alle for alle kreditorer baseret på de valgte kriterier på siden Deaktivering af kreditor og tildele en årsag til, hvorfor kreditoren er sat på hold.

Følgende kriterier bruges til at medtage kreditorer, der har været inaktive i en periode, medtage eller udelade kreditorer, der er medarbejdere, og udelade kreditorer, der er underlagt en aktiveringsfrist før næste spærring.

  • Baseret på antallet af dage, du angiver i feltet Inaktivitetsperiode på siden Deaktivering af kreditor, beregner programmet den seneste dato, hvor kreditoren kan udføre enhver aktivitet, der betragtes som inaktiv. Det vil sige den aktuelle dato minus det antal dage, du angiver. Hvis der findes en eller flere fakturaer for kreditoren, hvor datoen ligger senere end den beregnede seneste dato, kreditoren udelades fra inaktiveringen. Dette valideres også, hvis kreditoren har betalinger efter denne dato, åbne indkøbsrekvisitioner, åbne indkøbsordrer, anmodninger om tilbud eller svar.
  • Antallet af dage i feltet Aktiveringsfrist før næste spærring bruges til at beregne datoen for den sidste aktiveringsfrist. Det vil sige den aktuelle dato minus de dage, du angiver. Dette gælder kun for kreditorer, der tidligere er blevet deaktiveret. I tilfælde af en tidligere inaktivering, kontrollerer programmet historikken for andre forekomster af inaktivering for kreditoren og kontrollerer, om den seneste inaktivering fandt sted, før den datoen for sidste aktiveringsfrist. Hvis det er tilfældet, medtages kreditoren i inaktiveringsprocessen.
  • Parameteren Medtag medarbejdere refererer til kreditorer, der er knyttet til en medarbejder. Du kan angive, om du vil medtage disse medarbejdere.

Denne proces altid vil udelukke de kreditorer, hvor værdien i feltet Leverandørspærring er Aldrig.

Kreditorer, der godkendes i valideringerne, placeres i venteposition, og værdien i feltet Leverandørspærring ændres til Alle og Årsag til, hvad du har valgt. Der oprettes en post i on hold-oversigten for kreditoren.

Kreditorfakturakonto

Hvis mere end én kreditor har samme faktureringsadresse, eller hvis eb kreditor faktureres gennem en tredjepart, kan du angive en faktureringskonto i kreditorregistreringen. Fakturakontoen er den konto, som fakturabeløbet krediteres, når du opretter en kreditorfaktura fra en indkøbsordre. Hvis du ikke angiver en fakturakonto i kreditorregistreringen, bruges kreditorkontoen som fakturakonto.

Kreditorbankkonti

Hvis du skal foretage betalinger til en kreditorbankkonto, kan du angive oplysninger om kreditorens bank og bankkonti på siden Kreditorbankkonti. Du kan også angive oplysninger om validering og betalinger for bankkontoen. Du kan f.eks. tilføje adviseringer til kreditorbankkonti. Disse adviseringer kan bruges til at bekræfte nøjagtigheden af kontooplysninger, som f.eks. registreringsnumre og kontonumre. Du skal angive en standardkonto for betalinger til kreditoren. Når du foretager en faktisk betaling, du kan dog ændre denne konto til en af leverandørens andre konti.

Finanskonti

Du kan angive standardkonti, som automatisk vises i fakturakladderne for den angivne kreditor. Denne funktion kan være nyttig, hvis du ofte betaler for den samme slags varer eller tjenester fra samme kreditorer over tid. Når du angiver en standardkonto, kan du hurtigt og nemt angive kladdeposter i fakturakladden. De standardkonti, du angiver, bruges ikke til indkøbsordrer eller til kreditorfakturaer, der er angivet på siden Kreditorfaktura.

Du vælger standardkontiene på siden Standardkontoopsætning, som du kan åbne fra fanen Faktura i kreditorregistreringen. De konti, du vælger her, vises på den filtrerede liste over konti for kreditorgruppen, når du angiver en kladdepost. Du kan angive en af kontiene som en standardkonto.