Kreditorsamarbejde med eksterne kreditorer
Modulet Kreditorsamarbejde henvender sig til kreditorer, der ikke har EDI-integration (Electronic Data Interchange) med Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management. Kreditorer kan arbejde med indkøbsordrer (IO'er), fakturaer, konsignationslageroplysninger og tilbudsanmodninger, og de kan også få adgang til dele af deres kreditormasterdata. Denne artikel beskriver, hvordan du kan samarbejde med eksterne kreditorer, der bruger kreditorsamarbejde-grænsefladen til at arbejde med indkøbsordrer, tilbudsanmodninger og konsignationslager. Det beskriver også, hvordan du aktiverer en bestemt kreditor til at bruge kreditorsamarbejde, og hvordan du definerer de oplysninger, som alle kreditorer får vist, når de svarer på en indkøbsordre.
Der er flere oplysninger om, hvad eksterne kreditorer kan gøre i grænsefladen for kreditorsamarbejde, i Kreditorsamarbejde med kunder.
Der er flere oplysninger om, hvordan kreditorerne kan bruge kreditorsamarbejde i faktureringsprocesser, i Arbejdsområde for kreditorsamarbejdsfakturering. Der er oplysninger om, hvordan du klargør nye brugere af kreditorsamarbejde, i Administrere brugere af kreditorsamarbejde.
Definition af de oplysninger, der vises for kreditorer, når de reagerer på indkøbsordrer
Når kreditorer besvarer en indkøbsordre, som du sender til dem, vises et af tre meddelelsesfelter, hvor de skal bekræfte, at de vil acceptere, afvise eller acceptere indkøbsordren med ændringer. Da de oplysninger, der skal vises for kreditoren på dette tidspunkt, kan være specifikke for din virksomhed, kan du angive den tekst, der vises i hver bekræftelsesmeddelelse. Teksten kan meddele kreditoren om de næste trin i processen, eller vilkår og betingelser.
Du kan angive den tekst, der vises i svar til indkøbsordrer, ved at gøre følgende:
- På siden Oplysninger til kreditorer, der reagerer på IO'er skal du vælg svartypen og derefter vælge Rediger.
- I feltet Meddelelse med oplysninger skal du angive de oplysninger, der skal vises til kreditorer i meddelelsesfeltet.
Hvis du skal tilføje meddelelser på mere end ét sprog, skal du oprette separate meddelelser og angive den relevante sprogkode for dem hver. Kreditoren får vist meddelelsen på det sprog, som han eller hun bruger.
Angivelse af kreditorens samarbejdsindstillinger for en bestemt kreditor
En administrator konfigurerer de generelle indstillinger for kreditorsamarbejdet , f.eks. de sikkerhedsroller, der er tilgængelige for alle kreditorer, du samarbejder med. Der er dog også nogle indstillinger, som kan være forskellige for hver kreditorkonto. Du skal konfigurere disse indstillinger.
- Aktivér kreditorsamarbejde.
- Angiv, om kreditoren skal se prisoplysninger.
Aktivering af kreditorsamarbejde
Før du kan oprette brugerkonti til en ekstern kreditor, skal du konfigurere en kreditorkonto, så kreditoren kan bruge kreditorsamarbejde. Indstil feltet Aktivering af samarbejde under fanen Generelt på siden Kreditorer. Følgende valgmuligheder er tilgængelige:
- Aktiv (IO bekræftes automatisk)– Indkøbsordrer bekræftes automatisk, hvis kreditoren accepterer dem uden ændringer. Hvis du bruger denne indstilling, skal du sørge for at planlægge batchjobbet Bekræft accepterede indkøbsordrer fra kreditorsamarbejde, som er ansvarlig for behandling af bekræftelserne. Du kan finde instruktioner i næste afsnit.
- Aktiv (IO bekræftes ikke automatisk)– Din organisation skal manuelt bekræfte indkøbsordrer, når kreditoren har godkendt dem.
Planlægge batchjobbet til automatisk bekræftelse
Hvis du bruger indstillingen Aktiv (IO bekræftes automatisk) for en eller flere af dine leverandører (som beskrevet i forrige afsnit), skal du planlægge batchjobbet Bekræft accepterede indkøbsordrer fra kreditorsamarbejde, som er ansvarlig for behandling og bekræftelse af dine indkøbsordrer. Ellers vises der aldrig automatiske bekræftelser. Du kan bruge følgende procedure for at planlægge dette job.
Gå til Indkøb og forsyning > Indkøbsordrer > Indkøbsordrebekræftelse > Bekræft accepterede indkøbsordrer fra kreditorsamarbejde.
I dialogboksen Bekræft accepterede indkøbsordrer fra kreditorsamarbejde skal du i oversigtspanelet Kør i baggrunden vælge Gentagelse.
Definer den tidsplan, som jobbet skal køre efter, i dialogboksen Definer gentagelse. Når du vælger din tidsplan, skal du overveje følgende:
- Hvis systemet behandler en stor mængde data og kører mange batchjob, kan ydeevnen være et problem. I dette tilfælde skal du sandsynligvis ikke køre dette job oftere end hvert 10. minut (afhængigt af de andre krav). Hvis ydeevne ikke er et problem for dig, kan du køre den så ofte som hvert eller hvert andet minut, hvis det er nødvendigt.
- Hvis leverandørerne ofte leverer varer hurtigt (den dag, de har accepteret det), skal gentagelsen ske ofte (ca. hvert 10. til 30. minut). På denne måde kan lagerarbejdere modtage varerne mod den bekræftede indkøbsordre, når bekræftelsen er sket.
- Hvis leverandørerne skal have en længere leveringstid (mere end 24 timer), kan du angive, at denne opgave kun skal køres én gang om dagen.
Vælg OK for at anvende tidsplanen og vende tilbage til dialogboksen Bekræft accepterede indkøbsordrer fra kreditorsamarbejde.
Angiv flere baggrundsindstillinger efter behov. Dialogboksen indeholder de normale indstillinger til opsætning af batchjob i Supply Chain Management.
Du kan finde flere oplysninger om batchjob i Oversigt over batchbehandling.
Angivelse af, om kreditoren skal se prisoplysninger
Hvis du vil dele prisoplysninger for indkøbsordrer via grænsefladen for kreditorsamarbejde, skal du indstille Priser/beløb på indkøbsordre under fanen Standardindstillinger for indkøbsordrer for kreditorkontoen til Ja. Prisoplysningerne omfatter enhedspris, rabatter og gebyrer.
Arbejde med indkøbsordrer, når der bruges kreditorsamarbejde
Afsendelse af en indkøbsordre til en kreditor
Indkøbsordrer forberedes i Supply Chain Management. Når en indkøbsordre har statussen Godkendt, sender du den til kreditoren ved at vælge Send til bekræftelse på siden Indkøbsordre. Indkøbsordrens status ændres derefter til Til eksternt gennemsyn. Når Indkøbsordren er sendt, kan kreditoren se den på siden Indkøbsordrer til gennemsyn i grænsefladen for kreditorsamarbejde. Kreditoren kan derefter acceptere indkøbsordren, afvise den eller foreslå ændringer til den. Leverandøren kan også tilføje kommentarer for at kommunikere oplysninger, f.eks. ændringer af IO'en. Hvis du vil henlede kreditorens opmærksomhed på den nye IO, kan du også bruge udskriftsstyringssystemet til at sende IO'en via e-mail.
Bekræftelse og accept af en indkøbsordre hos en kreditor
Når en kreditoren har accepteret en indkøbsordre, kan indkøbsordren bekræftes automatisk, eller den skal evt godkendes manuelt. Dette afhænger af, om feltet Aktivering af samarbejde er indstillet til Aktiv (IO bekræftes automatisk) eller Aktiv (IO bekræftes ikke automatisk) for kreditoren.
I nedenstående tabel viser den typiske udveksling af oplysninger, afhængigt af kreditorens svar, når du sender dem en indkøbsordre, der skal bekræftes.
| Kreditorsvar | Resultat |
|---|---|
| Kreditoren accepterer ordren, og Supply Chain Management er konfigureret til automatisk at bekræfte indkøbsordrer, som kreditoren accepterer. | Status for ordren opdateres til Bekræftet. Hvis ordren af en eller anden årsag ikke kan opdateres, bliver kreditorens svar stadig registreret som Accepteret, men indkøbsordrens status forbliver Til eksternt gennemsyn.
Den indkøbsordre, der er sendt til kreditoren og har status Til eksternt gennemsyn, opdateres med bekræftede modtagelsesdatoer på linjerne. Denne opdatering starter en ny version, der automatisk indstilles til Bekræftet-status. Når indkøbsordren er bekræftet, vises den i brugergrænsefladen for kreditorens samarbejde. |
| Kreditoren accepterer ordren, men Supply Chain Management er ikke konfigureret til automatisk at bekræfte indkøbsordrer, som kreditoren accepterer. | Kreditorens svar registreres som Accepteret, men indkøbsordrens status forbliver Til eksternt gennemsyn.
Den indkøbsordre, der er sendt til kreditoren og har status Til eksternt gennemsyn, opdateres med bekræftede modtagelsesdatoer på linjerne. Denne opdatering starter en ny version, der automatisk indstilles til Til eksternt gennemsyn-status. Derefter kan du manuelt bekræfte indkøbsordren. |
| Kreditoren afviser ordren. | Kreditorens svar registreres som Afvist, og indkøbsordrens status forbliver Til eksternt gennemsyn. Afvisningen modtages sammen med kreditornoten. |
Kreditoren accepterer ordren med ændringer. Der foreslås ændringer på linjeniveau. Kreditoren kan acceptere eller afvise individuelle linjer. Her er nogle andre ændringer, kreditoren kan foreslå:
|
Kreditorens svar registreres som Accepteret med ændringer, og indkøbsordrens status forbliver Til eksternt gennemsyn. Statusangivelser viser de typer af ændringer kreditoren har foreslået. Oplysninger om automatisk forbrug af ændringerne kan du se i afsnittet Opdatere indkøbsordren, når en kreditor foreslår ændringer senere i denne artikel. |
Du kan bruge arbejdsområdet Klargøring af indkøbsordrer til at overvåge, hvilke IO'er kreditoren har reageret på. Arbejdsområdet indeholder to lister, der indeholder indkøbsordrer, der har status Til eksternt gennemsyn:
- Til eksternt gennemsyn kræver handling
- Til ekstern gennemgang, venter på svar fra leverandør
Ændring af en indkøbsordre
Når du vil ændre en indkøbsordre, som en kreditor allerede er svaret på, skal du sende kreditoren en ny version af indkøbsordren. Den nye IO har et versionssuffiks, som angiver, at det er en ændret version af en tidligere sendt indkøbsordre. På siden Historik over bekræftelse af kreditor for indkøbsordre kan du og dine kreditorer registrere historikken for hver ordre. Den tidligere bekræftede version af en indkøbsordre forbliver på listen over bekræftede indkøbsordrer, indtil den nye indkøbsordre er bekræftet.
Annullering af en indkøbsordre
Når du annullerer en indkøbsordre, ændres statussen til Godkendt. Du skal sende indkøbsordren tilbage til leverandøren, så de kan bekræfte eller afvise annulleringen. Når annulleringen bekræftes, vises indkøbsordren på kreditorens liste over bekræftede IO'er som Annulleret.
Tilføjelse af vedhæftede filer i en indkøbsordre
Du kan føje vedhæftede filer, f.eks. billeder og noter, til indkøbsordren ved at bruge dokumentstyringssystemet. Vedhæftede filer af typen Ekstern vil være synlige for kreditoren, når du sender indkøbsordren.
Opdatering af en indkøbsordre, når en kreditor foreslår ændringer
Hvis en kreditor har reageret på en indkøbsordre og foreslået ændringer, er næste trin at behandle svaret.
I arbejdsområdet Klargøring af indkøbsordrer kan du på listen Til eksternt gennemsyn identificere indkøbsordrer, som en kreditor har accepteret med ændringer. Fra denne liste kan du også navigere til kreditorens svar.
En kreditor kan ændre følgende oplysninger i hovedet på et svar:
- Reference til kreditordokument
- Leveringsmåde
- Leveringsbetingelse
- Bekræftet modtagelsesdato
Kreditoren kan også tilføje en note eller vedhæftet fil.
På linjerne kan leverandøren ændre antallet og modtagelsesdatoerne, tilføje noter og vedhæftede filer, afvise en linje, erstatte en linje med et andet produkt, der angives som tekst, og opdele en linje i flere leverancer. Status for en linje varierer, afhængigt af de ændringer som kreditoren har foreslået:
- Accepteret med ændringer
- Afvist
- Erstattet – I dette tilfælde tilføjes en ekstra linje med statussen Erstat.
- Bekræftet
- Opdel i tidsplan – I dette tilfælde tilføjes ekstra linjer, der har statussen Planlæg linjer.
Hvis en linje ikke har nogen ændringer, angives linjestatus til Accepteret.
I svaret angiver linjestatusserne de typer af ændringer, som er foretaget af kreditoren. Desuden vises alle felter, der er blevet ændret, med fed skrift, så du let kan identificere ændringer.
Du kan opdatere en indkøbsordre ved at vælge Udfør opdatering af indkøbsordre på svaret eller én linje ad gangen. Et felt af typen Er opdatering af indkøbsordre behandlet? i hovedet og på linjerne viser, om systemet har behandlet hovedet eller linjerne for at opdatere indkøbsordren med eventuelle ændringer, der stammer fra svaret. Du kan kun køre handlingen Udfør opdatering af indkøbsordre én gang pr. hoved eller linje.
Ikke alle foreslåede ændringer kan opdateres på en indkøbsordre. Det er kun opdateringer i hovedet og opdateringer af datoer og antal på linjerne, der kan opdateres automatisk på indkøbsordren. Andre ændringer skal du manuelt opdatere på indkøbsordren. I dette tilfælde er værdien i feltet Er opdatering af indkøbsordre behandlet?Manuel opdatering. F.eks. hvis en kreditor foreslår, at en linje skal opdeles i en tidsplan, skal denne ændring angives manuelt.
Hver linje, der har statussen Godkendt, har en bekræftet modtagelsesdato. Når du kører handlingen Udfør opdatering af indkøbsordre, opdateres datoen på indkøbsordren. Noter og vedhæftede filer bliver ikke automatisk overført til den aktuelle indkøbsordre. Handelsaftaler bliver ikke vurderet på ny på linjerne i indkøbsordren, når du opdaterer den aktuelle indkøbsordre via handlingen Udfør opdatering af indkøbsordre.
Status for indkøbsordren og versioner
Dette afsnit beskrives de forskellige statusser, som en indkøbsordre kan have op til det tidspunkt, hvor den bekræftes. Det beskriver også, når nye versioner af en indkøbsordre bliver gjort tilgængelig for kreditoren. Funktionaliteten varierer, afhængigt af om du bruger ændringsstyring for indkøbsordrer.
Versioner og statusser, hvis du ikke bruger ændringsstyring
I nedenstående tabel vises et eksempel på ændringerne i status og version, som en indkøbsordre kan gennemgå.
| Handling | Status og version |
|---|---|
| Den første version af indkøbsordren oprettes i Supply Chain Management. | Status er Godkendt. |
| Indløbsordren sendes til kreditoren. | En version registreres i grænsefladen for kreditorsamarbejde, og status ændres til Til eksternt gennemsyn. |
| Kreditoren sender et Accepteret med ændringer-svar. | Status er stadig Til eksternt gennemsyn. |
| Du kan foretage nogle ændringer, som kreditoren har anmodet om. | Statussen ændres til Godkendt. |
| Du kan sende den nye version af indkøbsordren til kreditoren. | En ny version registreres i grænsefladen for kreditorsamarbejde, og status ændres til Til eksternt gennemsyn. |
| Kreditoren accepterer den nye version af indkøbsordren. | Status er stadig Til eksternt gennemsyn, medmindre kreditorkontoen er konfigureret til automatisk at indstille indkøbsordrernes status til Bekræftet, når kreditoren accepterer dem. |
Kreditorer behøver ikke at bekræfte en indkøbsordre via grænsefladen for kreditorsamarbejde. De kan også sende en e-mail eller kommunikere deres accept af en IO via andre kanaler. Derefter kan du manuelt bekræfte ordren. I dette tilfælde får du en advarsel om, at ordren er blevet bekræftet, selv om der intet svar er fra kreditoren. Indkøbsordren vises derefter i oversigten over bekræftelser som en åben bekræftet ordre, som ikke har nogen svar. På dette tidspunkt har kreditoren ikke længere mulighed for at bekræfte eller afvise indkøbsordren.
Bemærk!
Den version af indkøbsordren, der er tilgængelig for andre processer i Supply Chain Management, er altid den nyeste version, selv om denne version endnu ikke er registreret i grænsefladen for kreditorsamarbejde.
Versioner og statusser, hvis du bruger ændringsstyring
Hvis ændringsstyring er aktiveret for indkøbsordrer, gennemgår indkøbsordrerne en godkendelsesarbejdsgang for at nå frem til statussen Godkendt. Denne proces er ikke synlig for kreditoren.
I følgende tabel vises et eksempel på ændringerne i status og version, som en indkøbsordre kan gennemgå, når ændringsstyring er slået til. En version registreres, når indkøbsordren er godkendt, og ikke når indkøbsordren sendes til kreditoren eller bekræftes.
| Handling | Status og version |
|---|---|
| Den første version af indkøbsordren oprettes i Supply Chain Management. | Status er Kladde. |
| Indkøbsordren sendes til godkendelsesprocessen. (Godkendelsesprocessen er en intern proces, som kreditoren ikke er involveret i). | Status ændres fra Kladde til Til gennemsyn til Godkendelse, hvis indkøbsordren ikke afvises under godkendelsesprocessen. Den godkendte indkøbsordre registreres som en version. |
| Indløbsordren sendes til kreditoren. | Versionen registreres i grænsefladen for kreditorsamarbejde, og status ændres til Til eksternt gennemsyn. |
| Du kan foretage de ændringer, som kreditoren har anmodet om, enten manuelt eller ved hjælp af handlingen Udfør opdatering af indkøbsordre i svaret for at opdatere indkøbsordren. | Statussen ændres tilbage til Kladde. |
| Indkøbsordren sendes igen til godkendelsesprocessen. | Status ændres fra Kladde til Til gennemsyn til Godkendelse, hvis indkøbsordren ikke afvises under godkendelsesprocessen. Systemet kan også konfigureres, så specifikke feltændringer ikke kræver fornyet godkendelse. I dette tilfælde ændres status først til Kladde og derefter opdateres automatisk til Godkendt. Den godkendte indkøbsordre registreres som en ny version. |
| Du kan sende den nye version af indkøbsordren til kreditoren. | Den nye version registreres i grænsefladen for kreditorsamarbejde, og status ændres til Til eksternt gennemsyn. |
| Kreditoren godkender den nye version af IO'en. | Statussen ændres til Bekræftet. Det sker enten automatisk, eller når du modtager svar fra kreditoren og derefter bekræfter indkøbsordren. |
Deling af oplysninger om konsignationslager
Hvis du bruger konsignationslager, kan kreditorer bruge kreditorsamarbejde til at få vist oplysninger på de følgende sider:
- Indkøbsordrer, der forbruger konsignationslager – Indkøbsordrer for konsignationslager genereres, når ejerskabet af lageret ændres fra kreditoren til din virksomhed. En produktkvittering bogføres på samme tid. Disse konsignationsindkøbsordrer vises kun på siden Indkøbsordrer, der forbruger konsignationslager. De er ikke inkluderet på siden Alle bekræftede indkøbsordrer i modulet Kreditorsamarbejde.
- Produkter, der er modtaget fra konsignationslager – Denne side viser en liste over alle de transaktioner, hvor ejerskabet af produkter er blevet overført fra kreditoren til din virksomhed. Kreditorer kan bruge disse oplysninger til at fakturere kunden.
- Disponibelt konsignationslager – Denne side viser kreditorejede disponible konsignationslager, der er modtaget på dit lagersted.
Arbejde med tilbudsanmodninger, når du bruger kreditorsamarbejde
I dette afsnit beskrives interaktionerne mellem debitorer og kreditorer under tilbudsanmodningsprocessen. Det beskrives også, hvordan oplysningerne videresendes til kreditorer. En grundlæggende oversigt over understøttelse af tilbudsanmodningsprocessen finder du i Oversigt over tilbudsanmodning.
Alternativer, vedhæftede filer, ændringer og returneringer
Alternativer – I hovedet af en tilbudsanmodningssag kan du angive, at alternativer er tilladt for linjer med varer uden for katalog. Når alternativer er aktiveret, kan kreditorer tilføje en anden linje for hver linje, der blev anmodet om.
Vedhæftede filer – Vedhæftede filer kan tilføjes på både hovedniveau og linjeniveau i en tilbudsanmodningssag. Vedhæftede sider kan klassificeres som enten interne eller eksterne. Interne vedhæftede filer kan kun vises på kundesiden, mens kreditorer kan få vist eksterne vedhæftede filer, når de sendes.
Leverandører kan også tilføje vedhæftede filer i deres budsvar. Disse vedhæftede filer kan ses på kundesiden, når en kreditor har sendt budsvaret. Vedhæftede filer, som kreditorer tilføjer klassificeres altid som eksterne. Du kan åbne en vedhæftet fil, som en kreditor har sendt sammen med et bud, ved at vælge Bud i vedhæftede filer eller Budlinjer i vedhæftede filer.
Når du vil åbne vedhæftede filer, der blev sendt sammen med tilbudsanmodningssagen, skal du bruge papirklips til dokumenthåndtering i svaret.
Ændringer – Når en ændring er færdig, fjernes de eksisterende budsvar, så de kan erstattes af opdaterede værdier. Oplysninger som linjepris og antal fra tidligere budsvar kan ses via kladderne i tilbudsanmodningssagen.
At gennemtvinge ændringsbehandling skal du på siden Indkøbs- og forsyningsparametre i oversigtspanelet Tilbudsanmodning indstille Lås tilbudsanmodninger, når de er sendt til Ja. (Denne indstilling er angivet og kræves til den offentlige sektor).
Returneringer – Hvis en kreditor har sendt et bud, men flere eller ændrede oplysninger er nødvendige for tilbudsanmodningssagen, kan kunden returnere et bud til kreditoren. Dataene fra det bud, der blev sendt tidligere, bevares, og kreditoren kan foretage de ønskede ændringer uden at genstarte budprocessen.
Udvidelser til den offentlige sektor
For den offentlige sektor muliggør de udvidede funktioner, at en tilbudsanmodningssag bliver sendt til kreditorer og publiceret. Når du udgiver en tilbudsanmodning, kan alle, der anmoder om oplysningerne, kan få vist det arbejde, der er i overensstemmelse med lovgivningen for den offentlige sektor. Alt arbejde, der er tilgængeligt, afspejles på listesiden Åbne publicerede tilbudsanmodninger, og de annullerede, ventende eller tildelte tilbudsanmodninger kan ses på listesiden Lukkede publicerede tilbudsanmodninger. Disse dokumenter kan også ses på et websted uden for Supply Chain Management gennem integration med følgende dataenheder:
- Publicerede tilbudsanmodninger
- Linje i publicerede tilbudsanmodninger
- Vedhæftede filer i overskrifter til publicerede tilbudsanmodninger
Med disse enheder kan personer, der ikke er klargjorte brugere i Supply Chain Management, men har anonym adgang til det eksterne websted, se tilgængeligt og lukket arbejdet. Desuden gør de udvidede funktioner i Send og publicer det muligt for den bruger, der konfigurerer parametre for tilbudsanmodningsprocessen, at definere en e-mailskabelon. Når indkøberen derefter opretter tilbudsanmodningssagen, skal vedkommende vælge mailskabelonen for at sende de nødvendige oplysninger til kreditorerne i tilbudsanmodningssagen.
Den bruger, der konfigurerer parametre for tilbudsanmodningsprocessen, kan oprette flere e-mailskabeloner. Disse e-mailskabeloner kan indeholde både statisk tekst og følgende erstatningstokens. Tokenerne erstattes med kontekstafhængige værdier, når der oprettes en e-mail.
- %RFQCase%
- %RFQCaseName%
- %bidType%
- %inviteOnly%
- %expiryDateTime%
- %requester%
- %requestingDepartment%
- %accountnum%
- %todaysdate%
- %createddate%
Hvis der kræves en ændring, og den sendes, når tilbudsanmodningen er sendt, vil tilbudsanmodningen blive sendt igen for alle kreditorer, der inviteret. Det publicerede dokument opdateres også på siden Åbne publicerede tilbudsanmodninger.