Masseimportér eksterne kontakter til Exchange Online

Bemærk

Microsoft 365 overholdelse af angivne standarder kaldes nu Microsoft Purview, og løsningerne inden for overholdelsesområdet er blevet omdøbt. Du kan få flere oplysninger om Microsoft Purview i blogmeddelelsen.

Denne artikel er til administratorer. Forsøger du at importere kontakter til din egen postkasse? Se Importér kontakter til Outlook

Har virksomheden mange eksisterende forretningskontakter, som du vil medtage i det delte adressekartotek (også kaldet den globale adresseliste) i Exchange Online? Vil du tilføje eksterne kontakter som medlemmer af distributionsgrupper på samme måde som med brugere i virksomheden? Hvis det er tilfældet, kan du bruge Exchange Online PowerShell og en CSV-fil (kommasepareret værdi) til masseimport af eksterne kontakter til Exchange Online. Det er en proces med tre trin:

Trin 1: Opret en CSV-fil, der indeholder oplysninger om de eksterne kontakter

Trin 2: Opret eksterne kontakter med PowerShell

Trin 3: Føj oplysninger til egenskaberne for de eksterne kontakter

Når du har fuldført disse trin for at importere kontakter, kan du udføre disse ekstra opgaver:

Trin 1: Opret en CSV-fil, der indeholder oplysninger om de eksterne kontakter

Det første trin er at oprette en CSV-fil, der indeholder oplysninger om hver ekstern kontakt, du vil importere til Exchange Online.

  1. Kopiér følgende tekst til en tekstfil i Notesblok, og gem den på skrivebordet som en CSV-fil ved hjælp af et filnavnssuffiks af .csv. f.eks. ExternalContacts.csv.

    Tip

    Hvis dit sprog indeholder specialtegn (f.eks. å, ä og ö på svensk), skal du gemme CSV-filen med UTF-8 eller anden Unicode-kodning, når du gemmer filen i Notesblok.

    ExternalEmailAddress,Name,FirstName,LastName,StreetAddress,City,StateorProvince,PostalCode,Phone,MobilePhone,Pager,HomePhone,Company,Title,OtherTelephone,Department,CountryOrRegion,Fax,Initials,Notes,Office,Manager
    danp@fabrikam.com,Dan Park,Dan,Park,1234 23rd Ave,Golden,CO,80215,206-111-1234,303-900-1234,555-1212,123-456-7890,Fabrikam,Shipping clerk,555-5555,Shipping,US,123-4567,R.,Good worker,31/1663,Dan Park
    pilar@contoso.com,Pilar Pinilla,Pilar,Pinilla,1234 Main St.,Seattle,WA,98017,206-555-0100,206-555-0101,206-555-0102,206-555-1234,Contoso,HR Manager,206-555-0104,Executive,US,206-555-0105,P.,Technical decision maker,31/1000,Dan Park
    

    I den første række eller kolonneoverskrift i CSV-filen vises egenskaberne for kontakter, der kan bruges, når du importerer dem til Exchange Online. Hvert egenskabsnavn er adskilt af et komma. Hver række under overskriftsrækken repræsenterer egenskabsværdierne for import af en enkelt ekstern kontakt.

    Bemærk

    Denne tekst indeholder eksempeldata, som du kan slette. Men du skal ikke slette eller ændre den første række (overskrift). Den indeholder alle egenskaberne for de eksterne kontakter.

  2. Åbn CSV-filen i Microsoft Excel for at redigere CSV-filen, fordi det er meget nemmere at bruge Excel til at redigere CSV-filen.

  3. Opret en række for hver kontakt, du vil importere til Exchange Online. Udfyld så mange af cellerne som muligt. Disse oplysninger vises i det delte adressekartotek for hver kontakt.

    Vigtigt

    Følgende egenskaber (som er de første fire elementer i overskriftsrækken) kræves for at oprette en ekstern kontakt og skal udfyldes i CSV-filen: ExternalEmailAddress, Name, FirstName, LastName. Den PowerShell-kommando, du kører i trin 2, bruger værdierne for disse egenskaber til at oprette kontakterne.

Trin 2: Opret eksterne kontakter med PowerShell

Det næste trin er at bruge den CSV-fil, du oprettede i trin 1 og PowerShell, til masseimport af de eksterne kontakter, der er angivet i CSV-filen, til Exchange Online.

  1. Forbind PowerShell til din Exchange Online organisation. Du kan finde en trinvis vejledning under Forbind til at Exchange Online PowerShell. Sørg for at bruge brugernavnet og adgangskoden til din globale administratorkonto, når du opretter forbindelse til Exchange Online PowerShell.

  2. Når du har oprettet forbindelse mellem PowerShell og Exchange Online, skal du gå til skrivebordsmappen, hvor du gemte CSV-filen i trin 1, f.eksC:\Users\Administrator\desktop. .

  3. Kør følgende kommando for at oprette de eksterne kontakter:

    Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress $_.ExternalEmailAddress -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName}
    

    Det kan tage et stykke tid at oprette de nye kontakter, afhængigt af hvor mange du importerer. Når kommandoen er færdig med at køre, viser PowerShell en liste over de nye kontakter, der blev oprettet.

  4. Hvis du vil have vist de nye eksterne kontakter, skal du gå til Exchange Administration og derefter klikke på Modtagere kontakter>.

    Tip

    Du kan finde oplysninger om, hvordan du opretter forbindelse til EAC, under Exchange Administration i Exchange Online.

  5. Hvis det er nødvendigt, skal du klikke på Opdater for at opdatere listen og se de eksterne kontakter, der blev importeret.

    De importerede kontakter vises i det delte adressekartotek i Outlook og Outlook på internettet.

    Bemærk

    Du kan også få vist kontakterne i Microsoft 365 Administration ved at gå til Brugeres > kontakter.

Trin 3: Føj oplysninger til egenskaberne for de eksterne kontakter

Når du har kørt kommandoen i trin 2, oprettes de eksterne kontakter, men de indeholder ikke nogen af kontakt- eller organisationsoplysningerne, som er oplysningerne fra de fleste af cellerne i CSV-filen. Det skyldes, at når du opretter nye eksterne kontakter, er det kun de påkrævede egenskaber, der udfyldes. Du skal ikke være bekymret, hvis du ikke har udfyldt alle oplysningerne i CSV-filen. Hvis den ikke er der, tilføjes den ikke.

  1. Forbind PowerShell til din Exchange Online organisation. Du kan finde en trinvis vejledning under Forbind til at Exchange Online PowerShell.

  2. Gå til den skrivebordsmappe, hvor du gemte CSV-filen i trin 1. f.eks. C:\Users\Administrator\desktop.

  3. Kør følgende to kommandoer for at føje de andre egenskaber fra CSV-filen til de eksterne kontakter, du oprettede i trin 2.

    $Contacts = Import-CSV .\ExternalContacts.csv
    
    
    $contacts | ForEach {Set-Contact $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes  $_.Notes -Office $_.Office -Manager $_.Manager}
    

    Bemærk

    Parameteren Manager kan være problematisk. Hvis cellen er tom i CSV-filen, får du vist en fejl, og ingen af egenskabsoplysningerne føjes til kontakten. Hvis du ikke behøver at angive en leder, skal du blot slette -Manager $_.Manager fra den forrige PowerShell-kommando.

    Det kan igen tage et stykke tid at opdatere kontakterne, afhængigt af hvor mange du importerede i trin 1.

  4. Sådan kontrollerer du, at egenskaberne blev føjet til kontakterne:

  5. I Exchange Administration skal du gå til Modtageres > kontakter.

  6. Klik på en kontakt, og klik derefterrediger ikonet Rediger. for at få vist kontaktens egenskaber.

Det var det hele! Brugerne kan se kontakterne og de yderligere oplysninger i adressekartoteket Outlook og Outlook på internettet.

Tilføj flere eksterne kontakter

Du kan gentage trin 1 til og med trin 3 for at tilføje nye eksterne kontakter i Exchange Online. Du eller brugerne i virksomheden kan blot tilføje en ny række i CSV-filen for den nye kontakt. Derefter kan du køre PowerShell-kommandoerne fra Trin 2 og Trin 3 for at oprette og føje oplysninger til de nye kontakter.

Bemærk

Når du kører kommandoen for at oprette nye kontakter, får du muligvis vist en fejl, hvor der står, at de kontakter, der blev oprettet tidligere, allerede findes. Men alle nye kontakter, der føjes til CSV-filen, oprettes.

Skjul eksterne kontakter fra det delte adressekartotek>

Nogle firmaer bruger muligvis kun eksterne kontakter, så de kan tilføjes som medlemmer af distributionsgrupper. I dette scenarie vil de måske skjule eksterne kontakter fra det delte adressekartotek. Sådan gør du:

  1. Forbind PowerShell til din Exchange Online organisation. Du kan finde en trinvis vejledning under Forbind til at Exchange Online PowerShell.

  2. Kør følgende kommando for at skjule en enkelt ekstern kontakt.

    Set-MailContact <external contact> -HiddenFromAddressListsEnabled $true 
    

    Hvis du f.eks. vil skjule Pilar Pinilla fra det delte adressekartotek, skal du køre denne kommando:

    Set-MailContact "Pilar Pinilla" -HiddenFromAddressListsEnabled $true
    
  3. Hvis du vil skjule alle eksterne kontakter fra det delte adressekartotek, skal du køre denne kommando:

    Get-Contact -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'MailContact')} | Set-MailContact -HiddenFromAddressListsEnabled $true  
    

Når du har skjult dem, vises eksterne kontakter ikke i det delte adressekartotek, men du kan stadig tilføje dem som medlemmer af en distributionsgruppe.