Eksportér de data, der blev brugt til at oprette en visualisering

Hvem kan eksportere data

Hvis du har tilladelser til dataene, kan du se og eksportere de data, Power BI bruger til at oprette en visualisering. Data er ofte fortrolige eller begrænset til specifikke brugere. I disse tilfælde kan du ikke se eller eksportere disse data. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Overvejelser og begrænsninger i slutningen af dette dokument.

Visning og eksport af data

Hvis du gerne vil have vist de data, der bruges til at oprette en visualisering, kan du få vist de pågældende data i Power BI. Du kan også eksportere disse data til Excel som en .xlsx- eller .csv-fil. Indstillingen for eksport af data kræver en Pro- eller Premium-licens samt redigeringstilladelser til datasættet og rapporten. Hvis du har adgang til dashboardet eller rapporten, men dataene er klassificeret som yderst fortrolige, kan du ikke eksportere dataene med Power BI.

Se med, når Will eksporterer dataene fra en af visualiseringerne i hans rapport, gemmer dem som en .xlsx-fil og åbner dem i Excel. Følg derefter den trinvise vejledning under videoen for at prøve det selv. Bemærk, at i denne video bruges en ældre version af Power BI.

Eksportér data fra et Power BI-dashboard

1. Vælg Flere indstillinger (...) i øverste højre hjørne af visualiseringen.

   

2. Vælg indstillingen Eksportér data.

   

3. Power BI eksporterer dataene til en .csv-fil. Hvis du har filtreret visualiseringen, filtreres .csv-eksporten også.

4. Via browseren bliver du bedt om at gemme filen. Når du har gemt .csv-filen, kan du åbne den i Excel.

   

Eksportér data fra en rapport

Hvis du vil følge med, skal du åbne eksempelrapporten med en indkøbsanalyse i Power BI-tjenesten i redigeringsvisning. Tilføj en ny tom rapportside. Følg derefter nedenstående trin for at tilføje en samling, et hierarki og et filter på visualiseringsniveau.

Opret et stablet søjlediagram

1. Opret et nyt stablet søjlediagram.

   

2. I ruden Felter skal du vælge > Land/område, > By og Faktura med > Rabatprocent. Du skal muligvis flytte Rabatprocent til brønden Værdier.

   

3. Skift aggregering for Rabatprocent fra Antal til Gennemsnit. I brønden Værdier skal du vælge pilen til højre for Rabatprocent (der kan f.eks. være Antal rabatprocenter), og vælg Gennemsnit.

   

4. Føj et filter til By, vælg alle byer, og fjern derefter Atlanta, GA.

   

5. Foretag detailudledning et niveau nedad i hierarkiet. Aktivér detailudledning, og analysér ned til niveauet By.

   

Vi er nu klar til at prøve begge muligheder for eksport af data.

Eksportér opsummerede data

Vælg indstillingen for Opsummerede data, hvis du vil eksportere dataene til det, du ser i visualiseringen. Denne type eksport viser kun de data, (kolonner og målinger), der bruges til at oprette visualiseringen. Hvis visualiseringen har en aggregering, skal du eksportere aggregerede data. Hvis du f.eks. har et søjlediagram med fire søjler, vises der fire rækker med Excel-data. Opsummerede data er tilgængelige i Power BI-tjenesten som .xlsx og .csv og i Power BI Desktop som .csv.

1. Vælg ellipsen i øverste højre hjørne af visualiseringen. Vælg Eksportér data.

   

   I Power BI-tjenesten har du to muligheder, da din visualisering har en samling (du har ændret Antal til gennemsnitligt):

   • Opsummerede data

   • Underliggende data

   Hvis du vil have hjælp til at forstå sammenlægninger, kan du se under Aggregater i Power BI.

   Bemærk

   I Power BI Desktop har du kun muligheden for at eksportere opsummerede data som en .csv-fil.

2. Fra Eksportér data skal du vælge Opsummerede data, enten vælge .xlsx eller .csv og derefter vælge Eksportér. Dataene eksporteres i Power BI.

   

3. Når du vælger Eksportér, bliver du i browseren bedt om at gemme filen. Når du har gemt den, skal du åbne filen i Excel. Hvis du bruger Power BI-appen i Microsoft Teams, modtager du måske ikke de samme prompter. Den eksporterede fil gemmes i din lokale Downloads-mappe.

   

   I dette eksempel vises én total for hver by i Excel-eksporten. Da vi har filtreret Atlanta fra, er denne by ikke inkluderet i resultaterne. I den første række i regnearket vises de filtre, der blev brugt under udtrækningen af data.

   • Alle de data, der bruges af hierarkiet, eksporteres, og ikke blot de data, der bruges til det aktuelle detaljeniveau for visualiseringen. Vi har f.eks. analyseret ned til byniveauet, men vores eksport omfatter også landedata.

   • Vores eksporterede data er samlet. Vi får en total, én række, for hver by.

   • Eftersom du har anvendt filtre på visualiseringen, vil de eksporterede data være filtreret. Bemærk, at den første række viser Anvendte filtre: By er ikke Atlanta, GA.

Eksportér underliggende data

Vælg denne indstilling, hvis du vil se dataene i visualiseringen ***** og _ yderligere data fra datasættet (se mere i diagrammet nedenfor). Hvis visualiseringen har en samling, fjernes samlingen, hvis du vælger _ Underliggende data*. I dette eksempel vises der kun én række for hver enkelt By-række i Excel-eksporten samt rabatprocenten for den pågældende post. Power BI flader dataene ud, de samles ikke.

Når du vælger Eksportér, eksporterer Power BI dataene til en .xlsx-fil, og i browseren bliver du bedt om at gemme filen. Når du har gemt den, skal du åbne filen i Excel.

1. Vælg ellipsen i øverste højre hjørne af visualiseringen. Vælg Eksportér data.

   

   I Power BI-tjenesten har du to muligheder, da din visualisering har en samling (du har ændret Antal til gennemsnitligt):

   • Opsummerede data

   • Underliggende data

   Hvis du vil have hjælp til at forstå sammenlægninger, kan du se under Aggregater i Power BI.

   Bemærk

   I Power BI Desktop har du kun muligheden for at eksportere opsummerede data.

2. Fra Eksportér data skal du vælge Underliggende data og derefter vælge Eksportér. Dataene eksporteres i Power BI.

   

3. Når du vælger Eksportér, bliver du i browseren bedt om at gemme filen. Når du har gemt den, skal du åbne filen i Excel. Hvis du bruger Power BI-appen i Microsoft Teams, modtager du måske ikke de samme prompter. Den eksporterede fil gemmes i din lokale Downloads-mappe.

   

   • Dette skærmbillede viser kun en lille del af Excel-filen. Den har mere end 100.000 rækker.

   • Alle de data, der bruges af hierarkiet, eksporteres, og ikke blot de data, der bruges til det aktuelle detaljeniveau for visualiseringen. Vi har f.eks. analyseret ned til byniveauet, men vores eksport omfatter også landedata.

   • Eftersom du har anvendt filtre på visualiseringen, vil de eksporterede data være filtreret. Bemærk, at den første række viser Anvendte filtre: By er ikke Atlanta, GA.

Tilpas brugeroplevelsen for eksport af data

Brugere, der har fået adgang til en rapport, bliver tildelt adgang til hele det underliggende datasæt, medmindre sikkerhed på rækkeniveau (RLS) begrænser deres adgang. Rapportforfattere og Power BI-administratorer kan bruge de funktioner, der er beskrevet nedenfor, til at tilpasse brugeroplevelsen.

• Rapportforfattere beslutter, hvilke eksportindstillinger der er tilgængelige for brugerne.

• Power BI-administratorer kan slå nogle eller alle indstillinger for dataeksport fra for deres organisation.

• Ejere af datasæt kan angive sikkerhed på rækkeniveau (RLS). RLS vil begrænse adgangen til skrivebeskyttede brugere. Men hvis du har konfigureret en apps arbejdsområde og givet medlemmerne redigeringstilladelse, anvendes RLS-rollerne ikke på dem. Du kan finde flere oplysninger i Sikkerhed på rækkeniveau.

• Rapportforfattere kan skjule kolonner, så de ikke vises på listen Felter. Du kan finde flere oplysninger under Egenskaber for datasæt

Disse brugerdefinerede brugeroplevelser begrænser ikke, hvilke data brugere kan få adgang til i datasættet. Brug sikkerhed på rækkeniveau (RLS) i datasættet, så hver enkelt brugers legitimationsoplysninger bestemmer, hvilke data de kan få adgang til.

Beskyt data, når de eksporteres fra Power BI

• Rapportforfattere kan klassificere og navngive rapporter ved hjælp af Microsoft Information Protection-følsomhedsetiketter. Hvis følsomhedsetiketten har beskyttelsesindstillinger, anvender Power BI disse beskyttelsesindstillinger, når du eksporterer rapportdata til Excel-, PowerPoint-eller PDF-filer. Kun autoriserede brugere kan åbne beskyttede filer.

• Sikkerheds- og Power BI-administratorer kan bruge Microsoft Cloud App Security til at overvåge brugeradgang og -aktivitet, udføre risikoanalyse i realtid og angive mærkatspecifikke kontrolelementer. Organisationer kan f.eks. bruge Microsoft Cloud App Security til at konfigurere en politik, der forhindrer brugere i at downloade følsomme data fra Power BI til enheder, der ikke administreres.

Eksporter oplysninger om underliggende data

Det kan variere, hvad du ser, når du vælger Underliggende data. Du skal eventuelt have hjælp af administratoren eller it-afdelingen for at forstå disse oplysninger.

*i rapportvisning vises en måling på listen felter med et lommeregner ikon i en Power BI Desktop eller i en tjeneste . Målinger kan oprettes i Power BI Desktop.

Angiv eksportindstillingerne

Designere af Power BI-rapporter styrer, hvilke typer eksportindstillinger af data der er tilgængelige for deres forbrugere. Valgmulighederne er:

• Tillad, at slutbrugere eksporterer opsummerede data fra Power BI-tjenesten eller Power BI-rapportserveren

• Tillad, at slutbrugere eksporterer både akkumulerede og underliggende data fra tjenesten eller rapportserveren

• Tillad ikke, at slutbrugere eksporterer data fra tjenesten eller rapportserveren

  Vigtigt

  Vi anbefaler, at rapportdesignere går tilbage til tidligere rapporter og manuelt nulstiller eksportindstillingen efter behov.

Sådan angiver du disse indstillinger:

1. Start i Power BI Desktop.

2. I øverste venstre hjørne skal du vælge Filer > Indstillinger > Indstillinger.

3. Under AKTUEL FIL skal du vælge Rapportindstillinger.

   

4. Vælg din indstilling i sektionen Eksportér data.

Du kan også opdatere denne indstilling i Power BI-tjenesten.

Vigtigt! Hvis der er konflikt mellem indstillingerne på Power BI-administratorportalen og rapportindstillingerne for eksport af data, overskriver administratorindstillingerne indstillingerne for eksport af data.

Overvejelser og begrænsninger

disse overvejelser og begrænsninger gælder for Power BI Desktop og den Power BI tjeneste, herunder Power BI Pro og Premium.

• Hvis du vil eksportere dataene fra en visualisering, skal du have tilladelse til at oprette for det underliggende datasæt.

• Det maksimale antal rækker, som Power BI Desktop og Power BI-tjenesten kan eksportere fra en rapport for importtilstand til en .csv-fil er 30.000.

• Det maksimale antal rækker, som programmerne kan eksportere fra en rapport for importtilstand til en .xlsx-fil er 150.000.

• Eksport ved hjælp af underliggende data fungerer ikke, hvis:

  • Versionen er ældre end 2016.

  • Tabellerne i modellen ikke har en entydig nøgle.

  • En administrator eller rapportdesigner har deaktiveret denne funktion.

• Eksport ved hjælp af underliggende data fungerer ikke, hvis du aktiverer indstillingen Vis elementer uden data for den visualisering, som Power BI eksporterer.

• Når du bruger DirectQuery, kan Power BI maks. eksportere 16 MB dekomprimerede data. Det kan være et utilsigtet resultat, hvis du eksporterer mindre end det maksimale antal rækker på 150.000. Dette er sandsynligt, hvis:

  • Der er for mange kolonner. Prøv at reducere antallet af kolonner og eksportere igen.

  • Der er data, som er vanskelige at komprimere.

  • Der er andre faktorer, som medfører, at filstørrelsen øges, og antallet af rækker, som Power BI kan eksportere, reduceres.

• hvis visualiseringen brugerdata fra mere end én datatabel, og der ikke findes nogen aktiv relation for disse tabeller i datamodellen, eksporterer Power BI kun data for den første tabel.

• Power BI brugerdefinerede visuelle elementer og visuelle R-elementer understøttes ikke i øjeblikket.

• I Power BI kan du omdøbe et felt (en kolonne) ved at dobbeltklikke på feltet og skrive et nyt navn. Power BI henviser til det nye navn som et alias. Det er muligt at have dublerede feltnavne i en Power BI-rapport, men det understøttes ikke i Excel. Hvis Power BI eksporterer dataene til Excel, gendannes feltaliasserne derfor til de oprindelige feltnavne (kolonnenavne).

• Hvis der er Unicode-tegn i .csv-filen, vises teksten muligvis ikke korrekt i Excel. Valutasymboler og fremmedord er eksempler på Unicode-tegn. Du kan åbne filen i Notesblok, hvor Unicode vises korrekt. Hvis du vil åbne filen i Excel, er løsningen at importere .csv-filen. Sådan importerer du filen til Excel:

  1. Åbn Excel.

  2. Gå til fanen Data.

  3. Vælg Hent eksterne data > Fra tekst.

  4. Gå til den lokale mappe, hvor filen er gemt, og vælg .csv-filen.

• Når du eksporterer til CSV "escapes" visse tegn med et foranstillet ' for at forhindre scriptudførelse, når filen åbnes i Excel. Dette sker, når:

  • Kolonnen er defineret som typen "Tekst" i datamodellen, og
  • Det første tegn i teksten er et af følgende: =, @, +,-

• Power BI-administratorer kan deaktivere dataeksporten.

• Hvis der anvendes en streng med et dynamisk format til en måling, bevarer de eksporterede data ikke denne formatering i Excel. Visuel specifik formatering, f. eks. procent af hovedtotal for en måling, bevares også i Excel.

Har du flere spørgsmål? Prøv at spørge Power BI-community'et