Opret et flow til at styre projektgodkendelserCreate a flow to manage project approvals

Bemærk! Denne artikel er en del af vores selvstudieserie om brug af PowerApps, Microsoft Flow og Power BI med SharePoint Online.Note: This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. Sørg for, at du læser serieintroduktionen for at danne dig et overblik samt relaterede downloads.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

I denne opgave skal vi oprette et flow, der styrer processen for godkendelse af projekter.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. Microsoft Flow er integreret med SharePoint, så det er nemt at oprette et flow direkte fra en liste.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. Det flow, vi opretter, udløses, når et element føjes til listen Projektanmodninger.The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. Flowet sender en e-mail til godkenderen af projektet, der godkender eller afviser anmodningen direkte i en e-mail.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. Flowet sender derefter en e-mail til godkendelse eller afvisning til projektanmoderen og opdaterer vores SharePoint-lister korrekt.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

Trin 1: Konfigurer flowskabelonen.Step 1: Configure the flow template

  1. Klik eller tryk på Flow på listen Projektanmodninger og derefter på Opret flow.In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    Opret et flow

  2. Klik eller tryk på Start godkendelse, når der tilføjes et nyt element.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    Opret et godkendelsesflow

  3. Hvis du ikke allerede er logget på, skal du logge på SharePoint og Outlook og derefter klikke eller trykke på Fortsæt.If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    Log på for at bruge skabelonen

    Du kan nu se skabelonen til dette flow, der er klar til at blive udfyldt.You now see the template for this flow, ready for you to complete. Felterne i flowet repræsenterer trinnene.The boxes in the flow represent steps. De indeholder input fra tidligere trin samt input, som du angiver.They take input from previous steps, as well as input that you provide. Hvert trin kan så give output til efterfølgende trin.Each step can then provide output to subsequent steps.

    Godkendelsesskabelon

  4. I feltet Tildelt til skal du angive et navn, der er gyldigt i din lejer.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    Godkendelses-e-mail til kontakt

    Det næste felt i flowet svarer til projektgodkenderens beslutning og dirigerer flowet til en af to grene: Hvis ja eller Hvis nej.The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    Betingelse for godkendelse

Trin 2: Opret handlinger for Godkend = JaStep 2: Create actions for Approve = yes

Denne gren sender som standard en godkendelse-e-mail til anmoderen.By default, this branch sends an approval email to the requestor. Vi opdaterer også listen Projektanmodninger og føjer et element til listen Projektdetaljer, fordi projektet er blevet godkendt.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. I forgreningen Hvis ja skal du klikke eller trykke på Inform item creator of approval (Informer elementopretter om godkendelse) og derefter på Rediger for at få vist standardindstillingerne for den e-mail, der sendes til anmoderen.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Rediger e-mailindstillinger

  2. Der sendes en e-mail til den person, som oprettede listeelementet, som standard, med den emnelinje og brødtekst, som du kan se.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Du kan opdatere disse, hvis du vil.You can update these if you like.

    Standard-e-mailindstillinger

  3. Klik eller tryk på Tilføj en handling.Click or tap Add an Action.

    Tilføj en handling

  4. Søg efter "SharePoint" under Vælg en handling, og klik eller tryk derefter på SharePoint – Opdater element.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Handlingen Opdater element

  5. Angiv URL-adressen på SharePoint-webstedet og navnet på listen.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Opdater elementparametre

  6. Vælg feltet Id, og klik eller tryk derefter på Id i dialogboksen med dynamisk indhold.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Id på liste i dynamisk indhold

    Dynamisk indhold er tilgængeligt i hele flowet, afhængigt af de forrige trin.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. I dette tilfælde er SharePoint-listeoplysningerne tilgængelige, og vi kan bruge dem i de handlinger, som vi opretter.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. Markér feltet Titel, søg efter "Titel" i dialogboksen med dynamisk indhold, og klik eller tryk derefter på Titel.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Titel på liste i dynamisk indhold

  8. Skriv "Ja" i feltet Godkendt.In the Approved box, enter "Yes". Denne del af flowet bør nu se ud som på følgende billede.This part of the flow should now look like the following image.

    Listeopdatering

  9. Klik eller tryk på Tilføj en handling igen.Click or tap Add an Action again. Denne gang skal du føje et element til listen med projektoplysninger for det projekt, som blev godkendt.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    Tilføj en handling

  10. Søg efter "SharePoint" under Vælg en handling, og vælg derefter SharePoint – Opret element.Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    Handlingen Opret element

  11. Angiv URL-adressen på SharePoint-webstedet og navnet på listen.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Opret elementparametre

  12. Markér feltet Titel, søg efter "Titel" i dialogboksen med dynamisk indhold, og klik eller tryk derefter på Titel.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Titel på liste i dynamisk indhold

  13. Vælg feltet RequestId, og klik eller tryk derefter på ID i dialogboksen med dynamisk indhold.Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Id på liste i dynamisk indhold

  14. I feltet PMAssigned skal du skrive "Ikke tildelt".In the PMAssigned box, enter "Unassigned". Denne del af flowet bør nu se ud som på følgende billede.This part of the flow should now look like the following image.

    Oprettelse af element fuldført

Trin 3: Gennemgå handling for godkend = nejStep 3: Review action for Approve = no

Denne gren sender som standard en afvisnings-e-mail til anmoderen.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. Vi opdaterer også listen projektanmodninger.We'll also update the Project Requests list. Projektet skrider ikke fremad, så vi føjer ikke et element til listen Projektdetaljer.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. I forgreningen Hvis nej skal du klikke eller trykke på Inform item creator of rejection (Informer elementopretter om afvisning) og derefter på Rediger for at få vist standardindstillingerne for den e-mail, der sendes til anmoderen.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Rediger e-mailindstillinger

  2. Der sendes en e-mail til den person, som oprettede listeelementet, som standard, med den emnelinje og brødtekst, som du kan se.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Du kan opdatere disse, hvis du vil.You can update these if you like.

    Standard-e-mailindstillinger

  3. Klik eller tryk på Tilføj en handling.Click or tap Add an Action.

    Tilføj en handling

  4. Søg efter "SharePoint" under Vælg en handling, og klik eller tryk derefter på SharePoint – Opdater element.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Handlingen Opdater element

  5. Angiv URL-adressen på SharePoint-webstedet og navnet på listen.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Opdater elementparametre

  6. Vælg feltet Id, og klik eller tryk derefter på ID i dialogboksen med dynamisk indhold.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Id på liste i dynamisk indhold

  7. Markér feltet Titel, søg efter "Titel" i dialogboksen med dynamisk indhold, og klik eller tryk derefter på Titel.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Titel på liste i dynamisk indhold

  8. Skriv "Nej" i feltet Godkendt.In the Approved box, enter "No". Denne del af flowet bør nu se ud som på følgende billede.This part of the flow should now look like the following image.

    Listeopdatering

  9. Klik på Create flow (Opret flow) og derefter på Done (Udført) øverst til højre på skærmen.At the top right of the screen, click or tap Create flow, then Done.

    Knappen Done (Udført)

    Flowet er nu fuldført, og det bør se ud som på følgende billede, hvis du skjuler felterne.The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    Fuldført flow

Trin 4: Kør godkendelsesflowetStep 4: Run the approval flow

  1. Klik på Ekspresredigering på listen Projektanmodninger, og tilføj derefter et element som det følgende:In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Title = "New monitor for Megan"Title = "New monitor for Megan"
    • Approved = "Pending"Approved = "Pending"
    • Description = "Megan needs a 24" monitor"Description = "Megan needs a 24" monitor"
    • EstimatedDays = "1"EstimatedDays = "1"
    • ProjectType = "New hardware"ProjectType = "New hardware"
    • RequestDate = "02/03/2017"RequestDate = "02/03/2017"
    • Requestor = "Megan Bowen"Requestor = "Megan Bowen"

      Element føjet til listen

  2. Klik på Udført øverst på siden, når du er færdig.Click Done at the top of the page when you're finished.

    Flueben for udført

  3. Kontrollér indbakken for godkenderens e-mailkonto.Check the inbox of the approver's email account. Du bør have en e-mail som den følgende.You should have an email like the following.

    E-mail til Allan Deyoung

  4. Når du klikker på Approve (Godkend) eller Reject (Afvis), kører flowet en anden proces, og du får følgende feedback direkte via e-mail.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    Fuldført godkendelseshandling

  5. Flowet sender en e-mail til Megan med Allans svar, som vist på følgende billede.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Denne e-mail kommer fra Megan, da hun ejer flowet.This email comes from Megan because she owns the flow.

    E-mail til Megan Bowen

Næste trinNext steps

Det næste trin i denne serie af selvstudier er at oprette en app til at administrere projekter.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.