Übersicht: Entfernen eines ehemaligen Mitarbeiters und Sichern von Daten

Eine Frage, die häufig gestellt wird, lautet: "Was sollte ich tun, um Daten zu schützen und den Zugriff zu schützen, wenn ein Mitarbeiter meine Organisation verlässt?" In dieser Artikelreihe wird erläutert, wie Sie den Zugriff auf Microsoft 365 blockieren, damit sich diese Benutzer nicht bei Microsoft 365 anmelden können, welche Schritte Sie ausführen sollten, um Organisationsdaten zu schützen, und wie Sie anderen Mitarbeitern den Zugriff auf E-Mails und OneDrive Daten gestatten.

Bevor Sie beginnen

Sie müssen ein globaler Administrator sein, um die Schritte in dieser Lösung ausführen zu können.

Um die Schritte in dieser Reihe auszuführen, verwenden Sie diese Microsoft 365 Funktionen und Features.

Produkt oder Komponente Funktion oder Feature
Microsoft 365 Admin Center Postfach konvertieren, E-Mail weiterleiten, Zugriff widerrufen, Benutzer entfernen
Exchange Admin-Center Benutzer blockieren, Zugriff auf E-Mails blockieren, Gerät zurücksetzen
OneDrive und SharePoint Anderen Benutzern Zugriff gewähren
Outlook Pst-Dateien importieren, Postfach hinzufügen
Active Directory Entfernen von Benutzern in Hybridumgebungen

Lösung: Entfernen eines ehemaligen Mitarbeiters

Wichtig

Obwohl wir die Schritte in dieser Lösung nummeriert haben und Sie die Lösung nicht mit der genauen Reihenfolge abschließen müssen, empfehlen wir, die Schritte auf diese Weise auszuführen.

Screenshot: Schritte zum Entfernen eines ehemaligen Mitarbeiters aus Ihrer Organisation



Schritt Zweck
Schritt 1: Verhindern, dass sich ein ehemaliger Mitarbeiter anmeldet und den Zugriff auf Microsoft 365 Dienste blockiert Dadurch wird verhindert, dass sich Ihr ehemaliger Mitarbeiter bei Microsoft 365 anmeldet, und die Person kann nicht auf Microsoft 365 Dienste zugreifen.
Schritt 2: Speichern des Inhalts des Postfachs eines ehemaligen Mitarbeiters Dies ist nützlich für die Person, die die Arbeit des Mitarbeiters übernimmt, oder wenn ein Rechtsstreitigkeiten vorliegt.
Schritt 3: Weiterleiten der E-Mails eines ehemaligen Mitarbeiters an einen anderen Mitarbeiter oder Konvertieren in ein freigegebenes Postfach Damit sorgen Sie dafür, dass die E-Mail-Adresse des ehemaligen Mitarbeiters aktiv bleibt. Wenn Kunden oder Partner E-Mails weiterhin an diese Adresse senden, werden sie hierdurch an die Person geleitet, die dessen Arbeit übernimmt.
Schritt 4: Einem anderen Mitarbeiter Zugriff auf OneDrive und Outlook Daten gewähren Wenn Sie nur die Lizenz eines Benutzers entfernen, aber das Konto nicht löschen, können Sie auch nach mehr als 30 Tagen auf den OneDrive-Inhalt des Benutzers zugreifen.

Bevor Sie das Konto löschen, sollten Sie einem anderen Benutzer Zugriff auf dessen OneDrive und Outlook gewähren. Nachdem Sie das Konto eines Mitarbeiters gelöscht haben, werden die Inhalte in seinen OneDrive und Outlook 30 Tage lang aufbewahrt. Während dieser 30 Tage können Sie jedoch das Konto des Benutzers wiederherstellen und Zugriff auf seine Inhalte erhalten. Wenn Sie das Konto des Benutzers wiederherstellen, bleiben die OneDrive und Outlook Inhalte für Sie auch nach 30 Tagen zugänglich.

Schritt 5: Zurücksetzen und Blockieren des mobilen Geräts eines ehemaligen Mitarbeiters Entfernt die Geschäftsdaten vom Smartphone oder Tablet.
Schritt 6 : Entfernen und Löschen der Microsoft 365-Lizenz eines ehemaligen Mitarbeiters Wenn Sie eine Lizenz entfernen, können Sie sie einem anderen Benutzer zuweisen. Sie können die Lizenz auch löschen, damit Sie erst dann wieder dafür bezahlen, wenn Sie eine andere Person einstellen.

Wenn Sie eine Lizenz entfernen oder löschen, werden die alten E-Mails, Kontakte und Kalender des Benutzers für 30 Tage gespeichert und anschließend dauerhaft gelöscht. Wenn Sie eine Lizenz entfernen oder löschen, aber das Konto nicht löschen, können Sie auch nach mehr als 30 Tagen auf den OneDrive-Inhalt des Benutzers zugreifen.

Schritt 7 – Löschen des Benutzerkontos eines ehemaligen Mitarbeiters Dadurch wird das Konto aus Ihrem Admin Center entfernt. So behalten Sie die Übersicht.

Wiederherstellen eines Benutzers (Artikel)
Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters zu Microsoft 365 (Artikel)
Zuweisen von Lizenzen zu Benutzern (Artikel)
Aufheben der Zuweisung von Lizenzen von Benutzern (Artikel)