Informationen zu Sammlungen in eDiscovery (Premium)

Hinweis

Microsoft 365 Compliance heißt jetzt Microsoft Purview, und die Lösungen im Compliancebereich wurden umbenannt. Weitere Informationen zu Microsoft Purview finden Sie in der Blogankündigung.

Wenn Organisationen mit dem Sammeln der Kommunikationen und Inhalte konfrontiert sind, die für eine Untersuchung oder potenzielle Rechtsstreitigkeiten relevant sein können, stehen sie unter den besten Umständen vor einer erheblichen Herausforderung. Im modernen Arbeitsplatz von heute ermöglicht die Menge, Vielfalt und Geschwindigkeit von Inhalten Innovation und Remotearbeit und erweitert gleichzeitig die Anforderungen und prozesse für die Verwaltung von Sammlungen für eDiscovery-Untersuchungen.

Der Sammlungsworkflow stellt erhebliche technische Herausforderungen beim Extrahieren von Inhalten aus nativen Speicherorten und Quellen dar. Dies ist auch ein kritischer Punkt in der Bewertung und Strategie für häufige Rechtsstreitigkeiten oder Untersuchungsszenarien. Wenn Organisationen mit der Bewertung einer Untersuchung beginnen, werden die ersten Fragen gestellt, wer beteiligt war? Nachdem sie ermittelt haben, wer beteiligt war, können diese Verwahrer schnell in den Haltebereich gesetzt werden, um relevante Inhalte zu erhalten. Die nächste Frage ist, was passiert ist? Um diese zweite grundlegende Frage jeder Untersuchung zu beantworten, müssen sich Manager an die Daten wenden. Um schnell die relevantesten Inhalte für die Frage zu bewerten, was stattgefunden hat, beginnen Manager, das Ziel der Frage zu verfeinern, um sicherzustellen, dass die Sammlungsergebnisse umfassend sind, ohne zu breit zu sein.

Sammlungen in eDiscovery (Premium) helfen eDiscovery-Managern, die Suche nach Inhalten schnell auf E-Mails, Dokumente und andere Inhalte in Microsoft 365 zu beschränken. Sammlungen bieten Managern eine Schätzung der Inhalte, die für den Fall relevant sein können. Dies ermöglicht Es Managern, schnelle, fundierte Entscheidungen über die Größe und den Umfang von Inhalten zu treffen, die für einen Fall relevant sind. eDiscovery-Manager können eine Sammlung zum Durchsuchen von Verwahrungsdatenquellen (z. B. Postfächer und SharePoint Websites) und mithilfe bestimmter Suchkriterien (z. B. Schlüsselwörter und Datumsbereiche) erstellen, um den Umfang ihrer Sammlung schnell zu definieren.

Nachdem die Sammlung definiert wurde, können eDiscovery-Manager die Sammlung als Entwurf speichern und Schätzungen abrufen, einschließlich Schätzungen für das Datenvolumen, die Inhaltsspeicherorte, die Ergebnisse enthalten, und die Anzahl der Treffer für die Suchabfragebedingung. Anhand dieser Erkenntnisse kann informiert werden, ob die Sammlung überarbeitet werden soll, um den Umfang der Sammlung einzugrenzen oder zu erweitern, bevor Sie mit der Überprüfung fortfahren und Die Phasen im eDiscovery-Workflow analysieren.

Wenn der Manager mit dem Umfang der Sammlung und der geschätzten Menge an Inhalten zufrieden ist, die wahrscheinlich reaktionsfähig sind, kann der Manager den Inhalt zu einem Prüfdateisatz hinzufügen oder übernehmen . Beim Commit einer Sammlung in einen Prüfdateisatz verfügt dieser Manager auch über die Optionen zum Einschließen von Chatunterhaltungen, Cloudanlagen und Dokumentversionen. Der Inhalt in der Sammlung durchläuft auch eine andere Verarbeitungsstufe während der Aufnahme in den Prüfdateisatz. und die Sammlung wird mit der endgültigen Sammlungszusammenfassung aktualisiert. Nachdem dem Prüfdateisatz Inhalte hinzugefügt wurden, können eDiscovery-Manager den Inhalt weiterhin abfragen, gruppieren und verfeinern, um die Minimierung und Überprüfung zu erleichtern. Darüber hinaus wird die Sammlung mit Informationen und Statistiken zu den Inhalten aktualisiert, die für den Prüfdateisatz übernommen wurden. Dadurch wird ein historischer Verweis auf den Inhalt in der Sammlung bereitgestellt.

Mit der Veröffentlichung von Sammlungen in einer eDiscovery (Premium) wurde die Registerkarte "Suchen" im Microsoft Purview-Complianceportal in "Sammlungen in einem eDiscovery"-Fall (Premium) umbenannt. Die Schritte zum Definieren des Umfangs und der Größe der Sammlung folgen demselben Prozess wie die Suche, um Speicherorte und Bedingungen zu definieren. Speichern als Entwurf und Abrufen von Vorschauschätzungen ermöglicht eine schnelle Überprüfung des gezielten Umfangs von Sammlungen vor dem Commit einer vollständigen Suche und Sammlung in den Prüfdateisatz. Dies ermöglicht eine verbesserte Auftragsverwaltung und gezielte Iterationen zum Starten der Minimierung von Inhalten während des Such- und Sammlungsprozesses.

Sammlungenworkflow

Um mit der Verwendung von Sammlungen in eDiscovery (Premium) zu beginnen, finden Sie hier einen grundlegenden Workflow und Beschreibungen zu jedem Schritt des Prozesses.

Sammlungenworkflow in eDiscovery (Premium).

  1. Erstellen und Ausführen einer Entwurfssammlung. Der erste Schritt besteht darin, eine Entwurfssammlung zu erstellen und die zu durchsuchenden Verwahrungs- und Nicht-Verwahrungsdatenquellen zu definieren. Sie können auch andere Datenquellen durchsuchen, die dem Fall nicht hinzugefügt wurden. Nachdem Sie die Datenquellen hinzugefügt haben, konfigurieren Sie die Suchabfrage, um die Datenquellen nach inhalten zu durchsuchen, die für den Fall relevant sind. Sie können Schlüsselwörter, Eigenschaften und Bedingungen erstellen, um Suchabfragen zu erstellen, die Inhalte zurückgeben, die wahrscheinlich für den Fall am relevantesten sind. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Entwurfssammlung.

  2. Überprüfen Sie Schätzungen und Statistiken. Nachdem Sie eine Entwurfssammlung erstellt und ausgeführt haben, besteht der nächste Schritt darin, Sammlungsstatistiken anzuzeigen, um zu überprüfen, ob relevante Inhalte gefunden werden, und die Inhaltsspeicherorte mit den meisten Treffern. Sie können auch eine Vorschau der Suchergebnisse anzeigen, um weiter zu ermitteln, ob sich der Inhalt im Rahmen Ihrer Untersuchung befindet. Weitere Informationen finden Sie unter Statistiken und Berichte für Entwurfssammlungen.

  3. Überarbeiten Sie eine Entwurfssammlung, und führen Sie sie erneut aus. Basierend auf den von der Sammlung zurückgegebenen Schätzungen und Statistiken können Sie die Entwurfssammlung bearbeiten, indem Sie die durchsuchten Datenquellen und die Suchabfrage ändern, um die Sammlung zu erweitern oder einzugrenzen. Sie können die Entwurfssammlung aktualisieren und erneut ausführen, bis Sie sicher sind, dass die Sammlung die Inhalte enthält, die für Ihren Fall am relevantesten sind.

  4. Commit für eine Entwurfssammlung in einen Prüfdateisatz. Wenn Sie zufrieden sind, dass die Auflistung den für den Fall relevanten Typinhalt zurückgibt, können Sie die Auflistung in den Prüfdateisatz übernehmen. Wenn Sie eine Sammlung committen, haben Sie die Möglichkeit, Unterhaltungsthreads, Cloudanlagen und Dokumentversionen zum Prüfdateisatz hinzuzufügen, die alle für den Fall relevant sein könnten.

    Wenn Sie eine Sammlung committen, werden untergeordnete Elemente wie E-Mail-Signaturen und Bilder aus einem übergeordneten Element (z. B. einer E-Mail-Nachricht, einer Chatnachricht oder einem Dokument) extrahiert und dann von der optischen Zeichenerkennung (OCR) verarbeitet, um text aus dem untergeordneten Element zu extrahieren. Aus untergeordneten Elementen extrahierter Text wird dann dem übergeordneten Element hinzugefügt, sodass Sie es im Prüfdateisatz anzeigen können. Indem dem Prüfdateisatz keine untergeordneten Elemente als separate Datei hinzugefügt werden, hilft eDiscovery (Premium), die Anzahl potenziell immaterieller Elemente zu begrenzen, die dem Prüfdateisatz hinzugefügt wurden. Weitere Informationen zum Umgang mit untergeordneten Elementen finden Sie unter Sammlungsstatistiken und -berichte.

    Weitere Informationen finden Sie unter Commit für eine Entwurfssammlung in einen Prüfdateisatz.

  5. Überprüfen Sie die Sammlungszusammenfassung und -statistiken. Nachdem Sie eine Sammlung in einen Prüfdateisatz übernommen haben, werden Informationen zur Sammlung beibehalten, z. B. Statistiken zu extrahierten Elementen, tiefe Indizierung, die für die Sammlung verwendete Suchabfrage und die Inhaltsspeicherorte, aus denen Elemente gesammelt wurden. Außerdem können zugesicherte Sammlungen nicht bearbeitet oder erneut ausgeführt werden. Sie können sie nur kopieren oder löschen. Das Beibehalten von Sammlungen stellt einen historischen Datensatz der gesammelten Elemente bereit, die einem Prüfdateisatz hinzugefügt wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Statistiken und Berichte für zugesicherte Sammlungen.